مستندسازی تجربیات مدیران

مبنای فکری آموزش مدیریت در حین خدمت آن است که حوادث و رویدادهای مختلف، درسهای متفاوتی به مدیران می دهند. در واقع منبع اصلی آموزش مدیریت، وظایف، مسئولیت ها و چالش های شغل است. هرگاه ماموریت جدیدی به مدیر واگذار شود این ماموریت شرایط آموزش مهارت جدید را برای مدیر فراهم می کند و سپس این آموزش یک تجربه سازنده برای مدیر به ارمغان می آورد. مطالبی از قبیل: مفهوم تجربه و معنی مستندسازی چیست؟ چه تجربیاتی ارزش مستندسازی دارند؟ چه چیز باید مستند شود؟ پرسشهای اساسی سازمانها درزمینه مستندسازی تجارب است که مطرح می نمایند.
۱) یک راه اولیه برای کسب دانش، تجربه است. آموختن از تجربیات گذشته خود و دیگران به عنوان مهارت های سازمان های یاد گیرنده نیز مورد تاکید قرار گرفته و سازمان وقتی یادگیرنده می شود که در پنج مهارت
الف) حل سیستمی مسائل
ب) آزمودن راهکارهای جدید
ج) درس گرفتن از تجربیات گذشته
د) درس گرفتن از بهترین تجربیات دیگران و انتقال سریع و موثر و نتیجه بخش آموخته ها در سازمان، توانمند شود. لذا آنچه در دانش روانشناسی از آن به عنوان تجربه یاد می کنند حداقل می‌تواند از سه طریق: تحریک گیرنده های حسی (بینایی، شنوایی و ...) تشخیص و تعبیر یافته های حسی (ادراک- ) کنش متقابل با محیط حاصل شود.
۲) منشا تشکیل دانش، داده است. داده ها واقعیت ها و اعداد خام هستند. از دیدگاه سازمانی، داده ها به درستی یک سلسله معاملات ثبت شده منظم تلقی شده اند و اطلاعات از قرار گرفتن داده ها در یک زمینه یا محیط خاص ایجاد می شود و ...
۳) یادگیری سازمانی را می توان، فرآیندی هوشیارانه، هدفمند، متعامل و پویا، مستمر، مداوم و رشد یابنده که از بازخوردی مداوم ، سریع و موثر در سطوح فردی، گروهی و سازمانی برخوردار است و تحت تاثیر فرآیندهای ادراکی منابع فرهنگی مورد استفاده افراد عمل می کنند تعریف نمود.
۴) مدیریت دانش سازمانی، یکی از مهمترین عوامل موفقیت شرکتها در شرایط رقابتی وعصر اطلاعات بوده و اهمیت موضوع به حدی است که امروزه شماری از سازمانها، دانش موجود خود را اندازه گیری و به منزله سرمایه فکری سازمان و نیز به عنوان شاخص برای درجه بندی شرکتها در گزارشهای خود منعکس می نمایند. این موسسات، استقرار مدیریت دانش در سازمان را، به عنوان بخشی از استراتژی سازمان، ضروری می دانند.
۵) اصول مدیریت دانش را می توان از دیدگاه صاحبنظران مدیریت دانش چنین بیان نمود:
۶) دانش:
الف) نشات گرفته از افکار افراد است و در افکار افراد جای دارد
ب) تسهیم دانش مستلزم اعتماد است
ج) فناوری رفتارهای دانشی جدید را امکان پذیر می سازد
د) تسهیم دانش باید تشویق شود و پاداش داده شود و ...
۷) تحلیل محتوای تصمیم گیری، تصمیم عبارت است از لحظه ای در فرآیند مداوم ارزشیابی گزینه ها برای رسیدن به هدف، تصمیم ها به اصطلاح درون آدمها قرار دارند. تصمیم ها رویدادهای ذهنی یا معرفتی هستند که میان درون‌دادهای اطلاعاتی و برون دادهای رفتاری بعدی واقع می شوند.
۸) فرآیند تصمیم گیری در سه دوره
الف) دوره ماقبل تصمیم، با تاکید بر مواردی چون:
بیان صورت تصمیم در آغاز کار، نحوه نگرش تصمیم گیرنده نسبت به تصمیم ... تعریف می شوند.
ب) دوره اتخاذ تصمیم:
تحلیل این مرحله عبارت است از توصیف فرآیندهایی که به گزینش و توضیح تصمیم یا پیامد دیگر دوره تصمیم می انجامد. دوره تصمیم با ارائه گزینه به تصمیم گیرنده آغاز می گردد و با انتخاب گزینه پایان می پذیرد.
ج) دوره مابعد تصمیم:
این مرحله با تبیین و تحلیل پیامدهای تصمیم گیری، خود را آشکار می سازد.
۹) مستندسازی تجربیات مدیران، مستلزم بیان دقیق و روشن ادراکات و اقدامات انجام گرفته در دوره های ماقبل تصمیم، تصمیم و پس از تصمیم و نیز ذکر دقیق عوامل چهارگانه تاثیر گذار بر آن یعنی شخصیت تصمیم گیرندگان، عوامل موثر بر آن، مشخصات و ویژگی های عمومی تصمیم گیرندگان، عوامل درون سازمانی و عوامل برون سازمانی می باشد.
▪ تصمیمات مدیریتی دو دسته اند:
الف) تصمیمات برنامه ریزی شده یا قابل پیش بینی که با توجه به سیاست ها، رویه ها یا مقررات نوشته یا نا نوشته اتخاذ می گردند و به سادگی بر امور جاری شرکت اثر گذارند.
ب) تصمیمات برنامه ریزی نشده، مربوط به مسائل پیش بینی نشده یا موارد اضطراری هستند اگر سازمان با مسئله مهمی روبه رو شود و از طرفی برای حل آن، سیاست های سازمان، روشی برای آن ارائه ننموده است باید از طریق تصمیمات برنامه ریزی نشده به حل آن، اقدام نماید و از طرف دیگر مسائل غیر روزمره، منحصر به فرد و نوظهورند، به سبب اینکه پاسخ های استانداردی برای حل آنها وجود ندارد این شرایط، مشکل گشایی خلاق را می طلبند، اینها تصمیماتی ماهرانه هستند که منحصرا برای وضعیت موجود ساخته و پرداخته می شوند.
▪ خلق و توسعه دانش سازمانی به دو دسته تقسیم می شوند:
الف) عوامل رسمی که مبتنی بر مقررات، برنامه ها و استراتژی های از پیش تعیین شده سازمان می باشد و شامل رسالت، اهداف، استراتژی ها و برنامه های رسمی کوتاه و بلند مدت سازمان- متغیرهای ساختاری سازمان یعنی میزان تمرکز یا عدم تمرکز، میزان پیچیدگی افقی، عمودی و جغرافیایی حاکم بر مشاغل و فعالیت های سازمان و ... الگوهای ارتباطات رسمی یعنی الگوهای فرماندهی، گزارش دهی و ... و نظام اطلاعاتی سازمان - نظام مالی سازمان و ..
ب) عوامل غیر رسمی که مبتنی بر مفروضات، ارزشها، باورها و رفتارهای پذیرفته شده موجود و متداول در سازمان می باشد و شامل: فرهنگ غالب سازمان و خرده فرهنگ های موجود بین دوایر و گروههای مختلف فعال در سازمان و ... الگوهای ارتباطات غیر رسمی و تعاملات بین فردی، درون گروهی و درون سازمانی، رفتارهای متداول و تحسین آمیز و رفتارهای تقبیح شده از دیدگاه جو غالب - الگوهای رایج قدرت و سیاست در سازمان و...
مجموعه عوامل محیطی موثر بر فرآیند تصمیم گیری و نیز خلق و توسعه دانش سازمانی به دو بخش تقسیم می‌شود:
الف) عوامل محیط اختصاصی شامل:
قوانین و مقررات دولت، برنامه ها و سیاست های کلان دولت اعم از خصوصی سازی و برون سپاری فعالیت ها، کاهش نیروی انسانی در سازمان های دولتی، ایجاد اشتغال و ... رقبا و برنامه ها و استراتژی های آنان، و ...
ب) عوامل محیط عمومی:
وضعیت سیاسی کشور، ثبات، بی ثباتی، تقویت یا تضعیف روشهای دموکراتیک و ... وضعیت فرهنگی- اجتماعی کشور، وضعیت اقتصادی، ثبات و امنیت سرمایه گذاری، تورم یا رکود، نرخ بیکاری و ...

منبع : روزنامه رسالت