مجله الکترونیکی‏

● تعریف مجله الکترونیکی
مجله الکترونیکی یا خبرنامه الکترونیکی، سند مکتوب الکترونیکی است که در سازمان‌های دولتی یا غیردولتی در زمینه‌های اخبار سازمان، مسایل آموزشی، فنی و تخصصی، فرهنگی و تبلیغاتی و نظایر آن (مرتبط با سیاست‌ها و وظایف قانونی و در محدوده فعالیت‌های سازمان) منتشر و به منظور اطلاع‌رسانی، ایجاد ارتباط و همگرایی فکری و عملی بین مسئولان سازمان و کارکنان و جلب نظر و همکاری بین مشتریان بالقوه و بالفعل سازمان و حتی اعضای آن توزیع می‌شود.
● هدف مجلات الکترونیکی
روشن کردن افکار عمومی نسبت به سازمان و آخرین فعالیت های آن با هدف آگاهی دادن به مشتریان بالقوه و بالفعل در خصوص اتفاقات و اخباری که در فاصله زمانی معینی روی می‌دهد و سهیم کردن آنان در سرنوشت خودشان از طریق تبادل افکار و آراء در شکل یک سند مکتوب می‌تواند هدف و کارکرد اصلی «مجلات الکترونیکی» باشد.همچنین بالا بردن سطح علمی و اطلاعاتی کاربران محصولات سازمان به منظور به روز نگه داشتن ایشان در برابر تحولات و پدیده های نوین علمی و افزایش میزان اطمینان آنها نسبت به سازمان می تواند از جمله دیگذ اهداف راه اندازی یک مجله الکترونیکی به شمار آید.در یک وضعیت مطلوب و به شرطی که کارکردهای اصلی و رسالت واقعی این گونه نشریات به درستی شناخته و به کار گرفته شوند، فرصت مناسبی برای بیان اهداف یک سازمان و همگرایی فکری، ذهنی و علمی مدیریت و دیگر بخش‌های آن سازمان با بیرون سازمان خواهد بود.
● انواع مجلات الکترونیکی
مجلات الکترونیکی بر حسب نوع مطالب و هدف از انتشار ، به انواع مختلفی تقسیم بندی می شوند که هر یک کارکرد ویژه خود را دارند و با توجه به انگیزه روابط عمومی با هدف خاصی منتشر می شوند:
۱) مجلات الکترونیکی اطلاع رسانی
این نوع نشریه معمولاً با توجه به میزان فعالیت سازمان ، به صورت روزانه یاهفتگی منتشر می شود و مطالب آن حاوی اخبار سازمان به منظور آگاه کردن مشتریان از وضعیت داخلی و همچنین تصمیم گیری های مدیران در مورد مسائل گوناگون است .
۲) مجلات الکترونیکی آموزشی
نشریه های آموزشی هنگامی انتشار می یابد که مدیران در صدد باشند از طریق نشریه اقدام به آموزشی مشتریان خود کنند. گاهی این نشریه ها می توانند جای کلاس های آموزشی را هم بگیرند یا زمینه مساعد تری را برای تشکیل این گونه کلاس ها فراهم آورند . نوع مطالب آموزشی بستگی تام به میزان سواد مشتریان و اهداف آموزش دارد. گاه چند نشریه هم زمان ، با توجه به نوع مخاطب منتشرمی شود مثلاً نشریه ای برای مشتریانی که به کارهای تخصصی اشتغال دارند و نشریه ای برای مشتریانی عادی با سطح سواد معمولی و یا غیر متخصص در زمینه مورد نظر سازمان. بدین ترتیب اگر آموزش برای هر گروه با توجه به میزان سواد و تخصص آنان از راه انتشار صورت گیرد ، نتایج مثبت خود را نشان خواهد داد. ذکر این نکته ضروری است که آموزش از طریق نشریه به ویژه برای افراد غیذ متخصص، حتماً باید با استفاده از امکاناتی دیگر مثل چاپ تصاویر مختلف ( عکس ، طرح و کاریکاتور ) باشد تا درک وفهم آن برای مخاطب آسان شود . دوره انتشار نشریه های آموزشی بستگی به نوع آموزش ، هفتگی و ماهانه است.
۳) مجلات الکترونیکی سرگرمی و رفاهی
واحدهای بازاریابی وظیفه دارند همواره از روحیه مشتریان خود با خبر باشند و بکوشند با برنامه ها و روش های مختلف زمینه مثبت اندیشی آنها را به سازمان به صورت مستقیم و غیر مستقیم افزایش دهند. یکی از راه های تقویت روحیه مشتریان انتشار نشریه ای است که محتوای آن به حفظ طراوت و سرزندگی ایشان به نحو مقتضی کمک کند؛ مطالب شاد سرگرم کننده ، مسابقه های با جایزه داستان های خنده آور ، داستان های شاد و مصور ، قرار دادن انواع کپن برای تخفیف خرید از برخی از فروشگاه های از قبل تعیین شده و …می تواند اوقاتی از ساعت فراغت مشتریان را پر کند و ضمن آن تفریح و سرگرمی هم به شمار آید.دوره انتشار چنین نشریه هایی معمولاُ هفتگی است اما به تشخیص سازمان و تمایل مخاطبان می تواند هفته ی دو شماره هم انتشار پیدا کند.
۴) مجلات الکترونیکی تبلیغی
مجلات الکترونیکی تبلیغی یکی از مهمترین انواع نشریات الکترونیکی هستند و هدف راه اندازی این نشریات پوشش تبلیغی بر روی محصولات سازمان به صورت مستقیم و غیر مستقیم است. تکنیک های تبلیغی با استفاده از نرم افزاهای گرافیکی و طراحان با ذوق و همچنین نویسندگان زبردست می تواند در عین تبلیغی بودن نشریهباعث جلب توجه خوانندگان شود. دوره انتشار مجلات الکترونیکی تبلیغی ماهانه است.
۵) مجلات الکترونیکی عمومی
این نشریه ها متداول ترین نشریه های الکترونیکی هستند و محتوای آنها تلفیقی از اطلاع رسانی ، آموزشی ، سرگرمی و رفاهی است . درصد حجم هر یک از این موضوع ها بستگی به مخاطبان آن دارد که در پرسشنامه قبل از راه اندازی با توجه به سن ، سواد ، شغل و نوع کار مخاطبان سازمان و پارامترهای دیگر ارزیابی می شود ، تا معلوم شود مثلاً چند درصد مطالب اطلاع رسانی باشد و چند درصد آموزشی و سرگرمی و رفاهی .
● مدیریت مجلات الکترونیکی
راه اندازی و دوام انتشار یک نشریه الکترونیکی، نیازمند مدیریت، سازماندهی و طراحی بر اساس اصول حرفه‌ای مربوط به آن می‌باشد. وجود یک مدیر مسئول و بخش‌های تحریریه، ویرایش، تایپ،‌ صفحه بندی، طراحی و عکاسی، نظارت بر توزیع برای تولید یک نشریه الکترونیکی ضروری می‌باشد. همچنین با توجه به بخش‌های فوق یک ترکیب نیروی انسانی شامل: خبرنگار، گزارشگر، عکاس، طراح، صفحه بند، ویراستار و متصدی توزیع مورد نیاز است و برای سامان دهی امور اجرایی و محتوایی نشریه نیاز به یک سردبیر و مدیر اجرایی نیز می‌باشد. البته تمام این موارد می تواند بر حسب حجم نشریه با نیروی کاری متغیر مورد اجرا و بهره برداری قرار گیرد.
● نظر سنجی از طریق مجلات الکترونیکی
مجلات الکترونیکی یکی از بهترین ابزارها برای انجام نظر سنجی هستند با توجه به اعتماد و علاقه ای که در میان مخاطبان برای خواندن نشریه وجود دارد مدیران بازاریابی برای بررسی دیدگاه ها و افکار مشتریان از طریق این مجلات اقدام به ارائه فرم های نظر سنجی الکترونیکی می کنند.
● عضویت در مجلات الکترونیکی
معمولاً مجلات الکترونیکی نشریاتی هستند که در داخل جمع مشتریان سازمان منتشر می شوند اما راه دریافت و عضویت در چنین نشریاتی از طریق وب سایت سازمان است. مخاطبان سایت با ثبت نام از طریق سایت و ارائه پست الکترونیک خود به شما این امکان را به شما می دهند تا نشریه را در فواصل زمانی معین در اختیارشان بگذارید.
▪ نکاتی در توزیع مجلات الکترونیکی
۱) سعی کنید نشریه را در اسرع وقتی که به مخاطب خود قول داده ای تهیه و برای او ارسال کنید.
۲) به مخاطب امکان دهید تا در صورت عدم تمایل عضویت خود را در نشریه لغو کند.
۳) بیش از حد تبلیغ نکنید.
۴) سعی کنید حتماً در کنار تبلیغات برای او اطلاعات مفید هم داشته باشید.

منبع : مرکز توسعه و تبادل دانش فناوری اطلاعات