راههای ارتقای بهره وری در سازمانها

‌بحث بهره‌وری در حال حاضر یكی از مباحث مهم و جدی در صنعت برق كشور است كه اساساَ یكی از سیاستهای مهم را در این ارتباط تشكیل می دهد.
درمورد راهكارهای افزایش بهره‌وری، دیدگاههای گوناگونی مطرح شده است. در مقاله زیر كه از سوی سیدمحمد رضوی علوی از كاركنان شركت توزیع نیروی برق جنوب استان كرمان تدوین و ارسال شده راهكارهای افزایش بهره‌وری مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است.
راهكارهای افزایش بهره وری مستلزم شناخت كافی وضعیت موجود و فرهنگ كاری شركتها است. با توجه به تفاوتهای مهم در فرهنگ كاری شركتها و وضعیت موجود آنها می توان گفت راهكارهای افزایش بهره وری نیز در آنها متفاوت خواهد بود. از جمله راهكارهای افزایش بهره وری می توان به كاهش ضایعات، ایجاد تعهد در كاركنان، توجه به كاركنان، استفاده بهینه از استعدادها، ایجاد انگیزه در كاركنان، توجه به تغییرات و ... اشاره كرد. درجه تاثیر هر یك از این راهكارها در افزایش بهره وری به وضعیت موجود شركت در آن زمینه و ضرورت پرداختن به هر یك از این موارد بستگی دارد كه باید به شكل ماهرانه‌ای شناسایی و اولویت بندی شده و بر آن اساس اقدام شود.
برای آگاهی از میزان افزایش بهره‌وری باید آن را در قالب شاخصهای مختلف و در دوره های معینی اندازه‌گیری كرد. با اندازه گیری شاخصهای بهره وری می توان مشخص ساخت كه تلاشهای بهره‌وری تا چه حدی مفید بوده است. اندازه‌گیری بهره وری نیز می تواند براساس یك سیستم مناسب و اصولی انجام گیرد، در غیر این صورت نمی‌توان به نتایج آن اطمینان و انتظار بهبود در آن را داشت. یكی از موارد مهم در اندازه گیری بهره وری مشخص كردن صحیح طول دوره ارزیابی است كه به عواملی نظیر دسترسی به اطلاعات، ماهیت عملیات تولیدی و اهداف مدیریت بستگی دارد.
رویكردها به طور كلی در زمینه بهره‌وری و تعاریف آن می توان موارد زیر را بیان كرد.
بهره‌وری‌(PRODUCTIVITY): در لغت به معنی قدرت تولید وبارور بودن و مولد بودن به كار رفته و در ادبیات فارسی به بهره وری، با فایده بودن و سود برندگی معنا شده است.
- استیگل در تعریف بهره‌وری می‌گوید: نسبت میان بازده و مرتبط به عملیات تولیدی مشخص و معین است.
- ماندلا بهره وری را اینگونه تعریف كرده: بهره وری به مفهوم نسبت بازده تولید به واحد منابع مصرف شده است كه با یك نسبت مشابه دوره پایه مقایسه شده و به كار می رود.
سازمان بین المللی كار (ILO) نیز به تعریف بهره وری پرداخته است و در مورد آن گفته: بهره وری عبارت از ارتباط بین ستاده حاصل از یك سیستم تولیدی با داده‌های به كار رفته مانند زمین، سرمایه،‌ نیروی كار و ... به منظور تولید آن ستاده است.
گرچه تعاریف عمومی زیادی برای بهره‌وری وجود دارد ولی به منظور قابلیت اجرایی كردن آن، تعریف بهره‌وری باید هماهنگ و سازگار با نیازهای ویژه و معین ”سازمان باشد تا بتواند محیطی بهره ور جو با كاركنانی مشوق برای اجرای بهره وری ایجاد كند و اگر مكانیسمی مناسب برای مشاركت تمامی كاركنان تدوین و به كار گرفته شود می توان گفت قدم‌های موثری در ایجاد بهره وری برداشته شده است. ولی تداوم و افزایش مستمر آن، مستلزم مواردی چند نظیر تسهیم منافع حاصل از بهره وری بین كاركنان،‌اصلاح ساختار سازمانی و ایجاد یك ساختار سازمانی مناسب برای بالفعل درآوردن برنامه‌های افزایش بهره وری، توسعه و بهسازی نیروی انسانی متناسب با ساختار سازمانی ایجاد شده و توسعه و نوسازی فناوری های موجود است.
البته باید گفت اگر چه هر كشور باید متناسب با سنن ملی، فرهنگ و آداب و رسوم خود به بهبود بهره وری بپردازد، لكن بهره وری دیگر فقط یك مسئله ملی و داخلی نیست بلكه یك موضوع جهانی است و در جهان امروز سازمانهایی به حیات خود ادامه خواهند داد كه بهره‌ورتر تولید می‌كنند.
●كاهش ضایعات
یكی از راههای افزایش بهره وری كاهش ضایعات است. ضایعات و افزایش روزافزون آن، یكی از پدیده‌های تولید انبوه است كه كشورهای صنعتی از جمله اروپاییان در جستجوی یافتن راههایی برای جلوگیری و قطع این جریان هستند.
اهمیت كاهش ضایعات در اقتصاد ملی به قدری است كه بسیاری از رسانه های كشوری گاه و بی گاه به بیان مطالبی از ضایعات منابع كشوری پرداخته و اهمیت آن را به مردم گوشزد می كنند.
با كاهش ضایعات و در نتیجه كاهش هزینه ها، سود بیشتری عاید شركت می شود كه بخشی از آن نیز به عنوان بهره وری به كارگران و كاركنان پرداخته می شود. در نتیجه آنها نیز می‌توانند با داشتن درآمد بیشتر زندگی بهتری را برای خود و خانواده خود و در نتیجه افراد جامعه فراهم آورند.
از این رو، تولید بهتر و با ضایعات كمتر علاوه بر آنكه سطح زندگی كارگران را بهبود می بخشد موجب شكوفایی اقتصادی مملكت نیز می شود.
تمامی كاركنان باید ضمن استفاده از تواناییهای شخصی خود، با تشكل در گروههای كاری، نظریات و پیشنهادهای سازنده ای را در ارتباط با كاهش ضایعات و افزایش بهره وری ارائه كنند. در این ارتباط می توان به ایجاد و اجرای نظام پیشنهادها و تشكیل گروههای كوچك كاری، نظیر گروههای كنترل كیفی، گروه كاهش ضایعات، گروه افزایش بهره وری و گروههای حل مشكل كه متناسب با شرایط خاص سازمان باشد اشاره كرد.
یكی دیگر از راههای كاهش ضایعات نوسازی و توسعه فناوری است. هر گونه توسعه فن آوری مستلزم افزایش مهارت كاركنان است كه باید به همراه سایر زمینه های مورد نیاز مربوط به تغییرات تكنولوژیك به مورد اجرا درآید. فناوری های جدید بر روی ساختار سازمانی، مهارتها، روابط كاركنان و مشاغل تاثیر خواهد گذاشت.
ایجاد تعهد در كاركنان یك كارمند متعهد برای سازمان فوق العاده ارزشمند است. او می تواند با انجام به موقع كارها و حس مسئولیت در افزایش تولید و بهره وری موثر باشد. لذا سعی كنید كارمندان متعهدی برای سازمان تربیت كنید.
مدیران می توانند با برآورده كردن نیازهای اساسی كاركنان، برقراری اعتماد متقابل میان خود و آنها و ایجاد یك فرهنگ عاری از سرزنش، آنها را نسبت به سازمان متعهد كنند. تا زمانی كه نیازهای روحی و روانی كاركنان برآورده نشود هرگز به طور كامل نسبت به سازمان احساس تعهد نخواهند كرد.
تنها متعهد ساختن كاركنان به سازمان كافی نیست بلكه باید تعهد آنها را به سازمان همواره حفظ كرد. یكی از موثرترین راههای حفظ تعهد در كاركنان و نگه داشتن آنها در سازمان، غنی‌سازی شغل و افزایش انگیزه در آنان است. قدردانی از افراد به خاطر عملكرد برترشان انگیزه ای در حفظ تعهد كاركنان و ایجاد رضایت شغلی در آنان است. استفاده از محركهای مالی نظیر افزایش حقوق (مزایا)، پرداختهای موردی تشویقی و ... برای عملكردهای استثنایی و دارای بهره وری بالای كاركنان، از لحاظ حفظ تعهد كاركنان حائز اهمیت است.
●توجه به كاركنان
تجربه نشان داده است كه یك سازمان فقط با اتكا به كاركنان خود می تواند موفق باشد. از این رو سازمانهای نیك اندیش همواره بر بهبود مستمر كیفیت كاری كاركنان خود توجه خاصی می كنند و این الگوی رفتاری در مدیران سازمانها، كاهش ضایعات و بهبود كیفیت محصول را به همراه دارد كه نتیجه نهایی آن نیز افزایش بهره وری است.
دادن مشاغل جدید یا بهتر به افراد نشان دهنده آن است كه شما برای موفقیتهای آنان ارزش قائل هستید. این كار شما آنها را به كسب موفقیتهای بیشتر تشویق می كند. یكی از روشهای ساده و اثربخش برای ارتقای كاركنان با توجه به دو سوال مهم زیر اعمال می شود: اول آنكه آیا آنها توانایی لازم برای انجام كار را دارند؟ دوم اینكه آیا آنها انگیزه لازم برای انجام كار را دارند؟ تنها كارمندی كه هم از انگیزه و هم از توانایی لازم برخوردار باشد می تواند بهره وری شركت را افزایش دهد. ولی اگر فردی بدون استحقاق لازم ارتقاء یافته باشد علاوه بر اینكه باعث رنجش خاطر و نارضایتی سایر كاركنان شایسته‌تر می‌شود،‌ خود نیز احساس ناامنی كرده و دائماَ در حال دلهره به سر خواهد برد كه همه این موارد باعث فعالیت كمتر و كاهش بهره وری خواهد شد.
بعضی از مدیران نیازهای تولید را به سایر نیازهای سازمانی مقدم می‌شمارند و برعكس عده ای دیگر به افراد بیش از تولید اهمیت می دهند.
هر دو روش مزبور اشتباه است. تغییر یا به كارگیری شیوه ای جدید زمانی اثربخش خواهد بود كه هر دو گروه به یك اندازه مورد توجه قرار گیرند. توجه به كاركنان به عنوان انسان و ابراز علاقه نسبت به رفاه، سلامتی، امیال و آرزوهای آنان، موجب عملكرد بهتر آنها شده و سبب می شود كه بهره وری آنها افزایش پیدا كند.
●استفاده از استعدادها
تشخیص و استفاده از استعدادهای فردی افراد یكی از سازنده ترین و ارضاكننده ترین كارهای یك مدیر است كه می تواند به شكل ابزاری قوی در راه افزایش بهره وری به كار گرفته شود. در سازمانها به ویژه سازمانهای بزرگ، اغلب اوقات استعدادهای فردی به طور كامل مورد بهره برداری كامل قرار نمی گیرند و گاهی اوقات كاملاَ ناشناخته باقی می مانند. یعنی استعدادهای بالقوه در جهت افزایش بهره وری به كار گرفته نمی شوند كه خود یك نوع فرصت از دست رفته افزایش بهره وری محسوب می شود.●انگیزه
مسلماَ پول تنها عامل انگیزش افراد نیست. اما اگر حقوق افراد بسیار نازل باشد باعث از بین رفتن انگیزه آنها می شود. در نتیجه پاداش مالی همچنان به صورت یك انگیزش قوی برای آنها باقی می ماند. از این رو، سعی كنید از پاداشهای تشویقی به عنوان راهی برای سهیم كردن كاركنان در موفقیتهای سازمان و بهره وری حاصل از آن استفاده كنید نه به عنوان عامل ایجاد انگیزه. به عبارتی برای كاركنان تفهیم شود در بهره وری كاری كه انجام می دهند سهیم اند.
بزرگترین ایجاد عامل انگیزه در افراد این است كه به آنها نشان داده شود به نحوی در مالكیت سازمان شریك هستند و این همان سهیم كردن كارگران در بهره وری حاصل از كارشان است كه به نوبه خود موجب افزایش بهره وری می شود. از طرفی پاداشهای پرداختی یا سهیم كردن كارگران در بهره وری كارشان باید عادلانه باشد،‌ در غیر این صورت ممكن است نتیجه عكس بدهد. به عبارتی ساده باید گفت ثمرات و مزایای حاصل از بهره وری باید به طور عادلانه بین مدیریت و كارگران تقسیم شود. بهره وری بسیار بالای افراد بیش از پرداختهای اضافی به آنها ارزش دارد. ولی همه افراد پاداش عادلانه را دوست دارند. افراد مایلند پاداشی كه دریافت می كنند متناسب با تلاش آنها باشد. در این صورت آنها تعهد بیشتری نسبت به شیوه های جدید كار از خود نشان خواهند داد. در غیر این صورت،‌ آنها در مقابل پرداختهای ناعادلانه و افكار شما مقاومت نشان خواهند داد و ممكن است این مقاومت به صورت انفعالی بوده و موجب كاهش بهره وری شود. اگر به افراد نیاز داشته باشید ولی نمی‌توانید آنها را پیدا كنید، اگر آنها در جلسات حضور پیدا نمی كنند و در صورت حاضر بودن در بحثها مشاركت نمی‌كنند، اگر از انتقال اطلاعات خودداری می‌كنند، اگر پیغامها را به تاخیر می اندازند یا آنها را بلوكه می‌كنند، یا چنانچه به ظاهر از ایده‌های شما حمایت می كنند ولی در عمل جلو آن را می گیرند، در آن صورت باید نسبت به وجود مقاومت منفعل مظنون باشید.
●توجه به تغییر
تغییر برای سازمانها راهی برای افزایش بهره وری و حفظ توان رقابتی آنها است. بنابراین، می‌توان گفت جهت رشد سازمانها، تغییر امری اجتناب ناپذیر است و افراد سازمانی باید با روند تغییرات سازگاری داشته باشند. این سازگاری می تواند از طریق فراگیری مهارتهای جدید حاصل شود. در بسیاری از موارد ممكن است یادگیری تغییر، خود یك تغییر عمده به شمار آید، ‌در این صورت یكی از بهترین روشهای ایجاد شیوه كار و تفكر جدید و سازگار، تشكیل یك ”سازمان یادگیرنده” است. سازمان یادگیرنده، سازمانی است كه در آن شیوه تفكر تغییر گرا برای همه افراد به یك عادت تبدیل می شود. به همین علت تغییر همواره در حال رخ دادن است و تمامی فرایندها و سیستم ها به طور طبیعی در معرض بازنگری مستمر قرار می گیرند. این نوع رویكرد، توسعه سازمان را تسهیل می كند و این اطمینان را به وجود می آورد كه در مواقع اضطراری، سازمان آمادگی كامل برای مدیریت بحران را دارد. اما برای اثربخش تر شدن تغییرات عمده، لازم است
این نوع تغییرات به همه افراد و همه موارد تسری داده شوند. امروزه تغییر مهمترین عامل موثر در مدیریت كسب و كار موفق است. سازمانها و افراد شاغل در آنها باید نگرش مثبتی نسبت به مسئله تغییر داشته باشند، تا از این طریق توان رقابتی خود را در بازارهای تهاجمهی امروزی را حفظ كنند.
●اندازه گیری بهره‌وری
برای افراد انسانی آگاهی از نتایج تلاشهایش یك نیاز ذاتی است و مدیران نیز باید بدانند سیستم سازمانی كه آن را مدیریت می كنند چگونه عمل می‌كند. اندازه گیری بهره وری ابزاری موثر در تجزیه و تحلیل عملكرد شركت بوده و ضمن آنكه مشخص می‌كند تلاشهای بهره وری تا چه حدی مفید بوده است. برای اندازه بهره‌وری باید به موارد زیر توجه كرد:
۱- مدیران و كارمندان باید سیستم بهره وری را درك كرده و به آن اعتماد داشته باشند.
۲- اندازه گیری بهره وری باید تمام منابع و فعالیتهای كسب و كار را در بر بگیرد.
۳- نتایج اندازه گیری باید منبع سود را مشخص كند و به این پرسش جواب دهد كه آیا سود حاصل ناشی از بهره‌وری واقعی بوده یا تورم قیمت ها سبب این امر شده است.
۴- نتایح حاصل باید نشانه‌های روشنی برای تصمیمات مدیریت داشته باشد.
برای معنی دار بودن و تحلیل بهتر شاخصهای بهره وری لازم است كه این شاخصها براساس یك اطلاعات پایه برای همان ورودی و خروجیهای مورد نظر برای دوره های مشخص مانند ماهانه، فصلی یا سالانه محاسبه و مورد مقایسه قرار داد. طول دوره ارزیابی تا حد زیادی به عوامل زیر بستگی دارد:
الف- سهولت دسترسی به اطلاعات
ب- ماهیت عملیات تولیدی
ج- اهداف مدیریت از ارزیابی بهره وری
د- تعداد شاخصهایی كه باید تعیین شوند.
به منظور محاسبه به موقع شاخصهای بهره وری لازم است سیستمی با اهداف زیر تدوین شود.
۱- ایجاد ساختار مناسب اطلاعاتی به منظور دسترسی به اطلاعات بهره وری در مقاطع زمانی مختلف.
۲- تعیین سیكل زمانی ارسال اطلاعات از طرف واحدهای مختلف شركت.
۳- تدوین رویه های اجرایی انجام فعالیتهای بهره وری.
اندازه گیری شاخصهای بهره وری به منظور سنجش عملكرد شركتها، می‌تواند به عنوان ابزار مناسبی جهت برنامه ریزیهای بلندمدت مدیریت در سطح سازمان باشد. به طور كلی هر سازمان برای اجرای برنامه های بهره‌وری از اندازه گیری بهره وری شروع می كند.
به منظور نهادینه كردن بهره وری و تبدیل آن به یك فرهنگ، حمایت بی چون و چرای مدیران ارشد و اتحادیه های كارگری (در صورت وجود) قبل از هر چیز امری لازم و ضروری است.
‌●چرخه بهره وری
ادامه فعالیتهای اقتصادی شركتها بدون اطلاع از وضعیت موجودآن، به رغم صرف هزینه‌های هنگفت برای بهبود بهره وری اگر نه غیر ممكن ولی مشكل بوده و همواره با بحرانهایی نظیر وجود ضایعات، افزایش دوباره‌كاریها و پایین بودن كیفیت محصولات تولیدی دست به گریبان خواهد بود. یكی از راههای رهایی از این معضل استفاده از چرخه بهره‌وری است.
چرخه بهره وری فرایندی است كه اندازه‌گیری و برنامه‌های بهره وری در هر سازمان براساس آن انجام می‌شود. یك چرخه بهره وری شامل چهار مرحله زیر است كه به شكل یك سیكل بسته عمل می كند.
الف- اندازه گیری بهره وری
ب- ارزیابی و تحلیل شاخصها
ج- برنامه ریزی بهره‌وری
د- بهبود بهره‌وری (انجام فعالیتهای بهبود).
با اجرای صحیح چرخه بهره وری همواره می توان وضع موجود شركت را تحت كنترل قرار داده و در جهت بهبود آن كوشید.
●سنجش بهره وری از طریق ارزش افزوده
به هر میزان تولید بیشتر باشد، امكان بهبود زندگی مردم، بهره‌مندی از شرایط مادی، فرهنگی و اجتماعی بهتر و امكانات زیربنایی و دفاعی بیشتر و موثرتر فراهم می شود. تولید بیشتر امكان سرمایه‌گذاری و ظرفیت‌سازی برای تولید باز هم بیشتر ایجاد كرده، در نتیجه زندگی مادی، اجتماعی‌وفرهنگی بهتر برای نسل آینده را امكان‌پذیر می‌سازد. از این رو، كشورها در تلاش‌اند با تدوین و اجرای برنامه‌های درست و خردمندانه، تولیدات خود را ارتقا و وضع زندگی مادی و معنوی خود را بهبود بخشند. با افزایش بهره‌وری، توان پرداخت دستمزدهای بالا برای شركتها ایجاد شده و بازدهی سرمایه را افزایش می دهد كه این هر دو،‌ عوامل اصلی ایجاد ثروت ملی محسوب می‌شوند.
به نظر اقتصاددانان، افزایش بهره‌وری بهترین اهرم برای افزایش بهبود استانداردهای زندگی و مقابله با تورم است. تجربه نشان داده است كه افزایش بهره وری كل می‌تواند به كاهش قیمتها منجر شود. افزایش بهره‌وری به مفهوم كاهش قیمت تمام شده،‌ افزایش كیفیت و برآورد بهتر خواست‌های مشتری است. با ابزار كاهش قیمتها و افزایش كیفیت می‌توان سهم بیشتری از بازار را به خود اختصاص داده و در یك بازار رقابتی از رقبا سبقت گرفت.
داشتن سهم بیشتر بازار به مفهوم افزایش سود بوده و آن نیز به افزایش درآمد كاركنان و بالارفتن قدرت خرید آنها و در نهایت افزایش استاندارد زندگی آنها منجر می شود.
از دیدگاه سیستمی با گسترش این تفكر در سطح كل یك اقتصاد ملی، می توان نتیجه گرفت كه افزایش بهره‌وری ملی به بالارفتن قدرت خرید مردم، رونق اقتصادی، افزایش درآمد ملی، كاهش تورم و همچنین افزایش اشتغال در درازمدت منجر خواهد شد. چرا كه با بهبود وضعیت اقتصادی، منابع لازم برای سرمایه‌گذاری‌های جدید تامین و توسعه فعالیتها به نوبه خود به اشتغال زایی منجر می شود. به عبارت دیگر افزایش بهره وری به توسعه فرصتهای شغلی برای افراد منجر می شود.
كوهئی گوشی موسس مركز بهره‌وری ژاپن می نویسد: بهره‌وری هدفی است كه از طریق بهسازی مستمر تجهیزات مادی و نیروی انسانی قابل حصول است. این جمله ساده و در عین حال پرمعنی، روشن ترین تعریفی است كه واقعیت بهره وری را نشان می‌دهد، زیرا در بهره وری پیشرفت روحی و روانی انسانها به اندازه مواد و تجهیزات مورد توجه قرار می گیرد. به علاوه، تجربه نشان می دهد كه جدیدترین تكنیك ها و یافته های مهندسی و مدیریتی تنها زمانی موثر واقع می شوند كه فضای كاری آنقدر مناسب باشد كه كاركنان بتوانند ضمن سازگاری و تطابق خود با این تكنیك‌ها، همگام با مدیریت در جهت افزایش بهره وری تلاش كنند.
ژاپنی ها معتقدند كه مشكل افزایش بهره وری را باید در قالب یك نگرش فرهنگی مورد بررسی قرار دهیم. از اینرو جنبش بهره وری در ژاپن با رعایت این ویژگیها رشد یافته است و با استفاده از تكنیك های انسان‌گرای مدیریتی مثل همكاری كاركنان با مدیریت، روحیه جمع گرایی، فعالیت گروههای كوچك كاری، فعالیت گروههای كنترل كیفی و سایر مشخصات ژاپنی به حد اعلای رشد خود رسید.
●●نتیجه گیری
تلاش بشر همواره در جهت ایجاد امكانات بهبود زندگی، بهره‌مندی از شرایط عادی، فرهنگی و اجتماعی بهتر و بیشتر بوده و برای رسیدن به آن تولید بیشتر و بهینه را هدف اساسی خود قرار داده است. از طرفی تولید بیشتر و بهینه مگر از طریق تولید بهره‌ور میسر نمی‌شود. افزایش بهره‌وری ضمن اینكه سبب افزایش كیفیت محصول شده و قیمت تمام شده آن را كاهش می دهد،‌ بازدهی سرمایه را نیز افزایش داده و توان پرداخت دستمزدهای بالا برای شركتها را فراهم می‌سازد كه این هر دو از عوامل اصلی ایجاد ثروت ملی به شمار می آید. بنابراین، می توان گفت كه افزایش بهره وری بهترین ابزار برای افزایش بهبود سطح زندگی مردم و ایجادثروت ملی است. از دیدگاه سیستمی با گسترش این تفكر در سطح منابع اقتصادی جامعه می توان نتیجه گرفت كه افزایش بهره وری شركتها موجب افزایش بهره وری ملی شده و آن نیز به بالارفتن قدرت خرید مردم، رونق اقتصادی،‌ افزایش درآمد ملی، كاهش تورم و همچنین افزایش اشتغال در درازمدت منجر خواهد شد.

منبع : پایگاه اطلاع رسانی وزارت نیرو