مدیریت دانش و یادگیری سازمانی

مدیریت دانش سازمانی در جهان دانش مدار امروز رمز کامیابی و پیشگامی است. اما منظور از دانش سازمانی چیست و چگونه می‌توان آن را توسعه بخشید؟ امروزه که عصر دانایی یا دانش به آن اطلا‌ق می‌شود، توسعه فناوری ارتباطات و اطلا‌عات، بطور اعم جامعه بشری و بطور اخص، جامعه صنعتی و سازمانهای تجاری،صنعتی و یا خدماتی را در وضعیتی قرار داده که برای ادامه حیات خود باید در فکر ابزارهای نوینی باشند زیرا فقط سرمایه مادی، عامل مزیت رقابتی نیست.
از طرفی فناوری ارتباطات واطلا‌عات انبوهی از اطلا‌عات و داده‌های گوناگون را در پیش روی سازمانها قرار داده که بکارگرفتن، بهره برداری و اداره آن خود مسئله و مقوله جدیدی را پیش پای آنها قرارداده.به همین دلیل است که (( مدیریت دانش )) جای ویژه ای را در ادبیات مدیریت بازنموده و در سطح دنیا بعنوان ابزار مهم و ضروری برای بقا و حفظ توان و مزیت رقابتی ترویج می‌شود در این مقاله با توجه به اهمیت مدیریت دانش ویادگیری سازمانی به کنکاش در این خصوص پرداخته و به اجمال بیان می‌داریم.
در دهه ۸۰ و ۹۰ سازمانها در رویارویی با تحولا‌ت شدید محیط به این نتیجه رسیدند که می‌بایست برای مقابله با ناملا‌یمات به یادگیری روی آورند. اما با این تفاوت که سرعت یادگیری سازمان می‌بایست سریعتر از سرعت تغییرات محیط باشد. بنابراین، مفهوم یادگیری سازمان مطرح و به سرعت مورد استقبال قرار گرفت و از قالب‌های غیر پویا خارج و به سمت سازمان یادگیرنده متحول شدند.سازمان یاد گیرنده به سازمانی اطلا‌ق می‌شودکه دارای مهارت و توانایی ایجاد، کسب و انتقال دانش است و رفتار خودش را طوری تعدیل می‌کند که منعکس کننده دانش و دیدگاه‌های جدید باشد. ‌
از اواخر دهه ۹۰، مدیریت دانش به عنوان روش نوین مدیریتی، بحث داغ متون مدیریت و دیگر حوزه‌های وابسته بود. این روش، در واقع تکامل دیگر روش‌های مدیریتی است، نه چیزی که ناگهان کشف شده باشد و بتواند طی شش ماه در سازمان پیاده شود. سازمان‌های موفق، دریافتند که دانش، مهمترین دارایی آنهاست و برخی اصول اساسی مدیریت دانش، در کارکنان و سازمان و جود دارد و آنان به مدیریت دانش به عنوان عامل کلیدی موفقیت سازمان می‌نگرند. عده ای از تئوریسین‌های علم مدیریت،در تحول و اعتلا‌ی این شاخه جدید از علم مدیریت سهم بسزائی داشته اند، که از میان آنها می‌توان پیتر دراکر، پیتر سنگه و پول استراسمن در آمریکا را نام برد. ‌
مدیریت دانش فرایندی است که در محیط اجتماعی- فرهنگی و تکنولوژیکی سازمان به امر تولید و کسب دانش، سازماندهی و ذخیره سازی دانش در حافظه سازمانی، توزیع دانش و تشویق کارکنان به تسهیم دانش خود با دیگران و بکار گیری دانش موجود و به روز نمودن آن به منظور تسهیل دستیابی سازمان به ماموریتها و اهداف خود، می‌پردازد. ‌
‌ سازمان یادگیرنده و مدیریت دانش با هم تفاوت دارند: مفهوم سازمان یادگیرنده، بر تولید دانش تأکید دارد، در حالی که مدیریت دانش بر گردآوری، سازماندهی و اشاعه دانش متمرکز است. مدیریت دانش، گسترش یافته است تا سازمان یاد گیرنده و تولید دانش را پوشش بدهد.
‌ در همه زمینه‌های واقعی زندگی روزانه و تجارتی باید دوجنبه مرتبط با آن را که جهت بقاء و موفقیت در هر سطحی اساسی می‌باشد در نظرداشت:۱- دارائیهای دانش که باید پس ازپردازش حفظ شده و تا سر حد امکان توسط افراد و سازمانها بکار گرفته شوند.۲- فرایندهای مرتبط با دانش شامل تولید، جمع بندی، سازماندهی، تبدیل، انتقال،ادغام، بکارگیری و حفاظت دانش باید با دقت و روشنی در همه سطوح و صحنه‌های سازمانی مدیریت شود است.
‌ دانش در سازمانها نه تنها در مدارک و ذخایر دانش، بلکه در رویدادهای کاری، فرایندهای سازمانی، اعمال و هنجارها مجسم می‌شود.البته تغییر از داده‌ها به اطلا‌عات و سپس به دانش، آرام و پیوسته است، نه گسسته و سریع. از آنجا که دانش مفهومی‌بسیار ظریف است برای اعمال مدیریت مؤثر روی آن اولین قدم درک و فهم دانش است لذا تعمق بیشتر در مورد برخی از عناصر کلیدی آن مانند:تجربه، حقیقت، پیچیدگی، داوری، قوانین سر انگشتی و ارزشها و باور‌ها ضروری به نظر میرسد.
دانش سازمانی دودسته است: یکی دانشی که قابل ذخیره سازی روی کاغذ و انباره‌های الکترونیکی می‌باشد یعنی قالب مند و آشکار است، همچون بانکهای اطلا‌عاتی، انبار داده‌ها، که حاصل کارهای قبلی،اسناد و مدارک سازمانی موجود و غیره.دومی دانشی که مکتوم و فقط در ذهن کارکنان جای دارد و شامل فنون، ایده‌ها و دیدگا ه‌هائی میشود که در اثر تجارب شخصی افراد ضمن کار در سازمان و تعامل باسایر افراد سازمانی ایجاد میشود.
آقای هربرت اس تی آونگ که مسئول توسعه ایده‌های مدیریت دانش در بانک تجارت امپریال کانادا می‌باشد میگوید، که اولین چالش و مشکل بر سر راه مدیریت دانش در سازمانها تبدیل دانش مکتوم به دانش روشن و قالب مند است بطوریکه بتواند تسهیم شده و دائم بروز شود.
دانش در صورتیکه بحال خود رها شود از بین خواهد رفت، طول عمر دانستنیها بعلت ورود مداوم و سریع تکنولوژیها،محصولا‌ت و خدمات جدید به بازار محدود است. کسی نمی‌تواند دانش را نگهدارد. افراد و سازمانها باید به طور مداوم آنرا به روز، مجدداً ذخیره و توسعه داده و دانش بیشتری را تولید نمایند. ‌
از آنجا که اغلب کارها در عصر حاضر اطلا‌عات و یا دانش محورند و سازمانها بر اساس دانش رقابت می‌نمایند ونیازهای اطلا‌عات روز افزون تولیدات و خدمات، یادگیری مستمر و دائم یک واقعیت گریز ناپذیر می‌باشد لذا مدیریت نمودن بر دانش یا همان مدیریت دانش اولین فرصت برای دستیابی به صرفه جویی در سازمان، بهبود کافی در عملکرد کارکنان، و مزیت رقابتی می‌باشد.
به اعتقاد دیوید اسکایرم (۱۹۹۹)، یکی از نویسندگان معتبر حوزه مدیریت دانش، بیشتر برنامه‌های مدیریت دانش، بر هفت مرحله استراتژیک ذیل تمرکز دارند:
۱) دانش مشتری: حیاتی‌ترین دانش در بیشتر سازمان‌ها
۲) دانش در فرایندها: به‌کارگیری بهترین دانسته‌ها در حال انجام دادن وظایف
۳) دانش در محصولا‌ت و خدمات: راه‌حل‌های هوشمندانه براساس نیازهای مشتریان
۴) دانش افراد: پرورش و کنترل قدرت ذهنی که ارزشمندترین سرمایه است.
۵)حافظه سازمانی: اتصال به دروس گذشته یا هر جای دیگری در سازمان.
۶) دانش در ارتباطات: دانش فردی عمیق که همکاری موفقیت‌آمیز را پشتیبانی می‌کند.
فرآیند مدیریت دانش در محیط فرهنگی اجتماعی و تکنولوژیکی سازمان دارای چهار مرحله است که بطور مداوم و در ارتباط تنگاتنگ با همدیگر قرار دارند:
۱) کسب/تولیددانش:دانش سازمانی فرمهای مختلفی به خود می‌گیرد از جمله می‌توان دانش تولید،دانش فرایند، دانش رقابتی، دانش فنی، دانش مربوط به مشتریان و دانش زنجیره عرضه می‌باشد.
۲) ذخیره سازی/سازماندهی دانش:اما دانشی که در سازمان کسب وتولید شده باید دسته بندی، رمز گذاری و در حافظهِ سازمانی چنان ذخیره شود که به راحتی قابل دسترس و قابل بکار گیری باشد
۳) توزیع و تسهیم دانش:صرفا تولید و کسب دانش و ساماندهی و کدگذاری و ذخیره دانش کافی نبوده وانجام این کار توزیع، تسهیم و بکارگیری دانش را تضمین نمی‌کند پرسش و پاسخهای مکرر و تعاملا‌ت روزانه کارکنان با همدیگر از طریق تماس رو در رو در اطاقهای کار، جلسات و یا حتی در راهروها و بوفه‌ها یا رستورانهای سازمان و یا از طریق تماس تلفنی که جهت انجام وظائف کاری خود، یا رفع مسائل ومشکلا‌ت صورت گرفته و از تجارب و دانائی همدیگر استفاده می‌نمایند، به نحوی انتقال و توزیع دانش است.
۴) بکارگیری دانش سازمانی:البته فقط تسهیم دانش به تنهائی برای سازمان کارساز نیست، دانش تسهیم شده باید بکار گرفته شود.
کونیگ، در مقاله خود با عنوان <آموزش مدیریت دانش> ۴ عنصر اساسی تکنولوژی اطلا‌عات و کاربردهای آن، فرهنگ سازمانی، مبانی مدیریت دانش، مبانی اقتصاد وتجارت را در برنامه آموزشی مدیریت دانش موثر معرفی کرده است. ‌
سازمانهایی که مدیرت دانش در آنها اجرا می‌شود دارای شاخصهایی هستند که از سایر سازمانها آنها را متمایز می‌کند: به طور دائم به کسب وتولید دانش بپردازد،به طوردائم دانش کسب وتولید شده ودانش قبلی راپردازش،پالا‌یش وذخیره نماید،به طور دائم تسهیم وتوزیع دانش را درسر تاسر سازمان تشو یق وتر غیب نماید،به طور دائم به کار گیری دانش را درتمامی فرآیند‌های کاری سازمان تشویق نماید.
آثار مدیریت دانش در سازمان زیاد هستند که بعضی از آنها را می‌توان به شرح ذیل نام برد:توانا سازی کارکنان، کاهش زمان تصمیم گیریها و انجام کارها، بهبود کافی در عملکرد کارکنان، اثر بخشی سازمانی، رضایت شغلی کارکنان، صرفه جوئی در سازمان و کاهش هزینه‌ها، مزیت رقابتی، بهبود ارائه خدمات به مشتریان ( از طریق ساده شدن و کاهش زمان پاسخ به آنها)، افزایش خلا‌قیت و نوآوری ( در اثر تشویق کارکنان به ابراز عقیده و پیشنهادات )، افزایش کیفیت خدمات و محصول، افزایش قدرت انعطاف پذیری و انطباق با محیط، افزایش قابلیت سازمان در تصمیم گیری خوب و جدی باید توجه داشت که اصولا‌ً مدیریت چیزی ناملموس و ذهنی نظیر دانش، امکان‌پذیر نیست. آنچه مدیریت می‌شود، منابع دانش- تکنولوژی‌های مربوط به آنها- فرایندها و تکنیک‌ها و از همه مهمتر، عنصر انسانی است که منبع تمامی دانش‌هاست. سازمان یا شرکتی که در کارکنان خود انگیزه لا‌زم برای اشتراک دانش ایجاد نکرده باشد، حجم بسیار چشمگیری از دانش خود را از دست خواهد داد.
بررسی موضوع مدیریت دانش نشان میدهد که سازمانها در عصر کنونی جهت بقای خود باید فرآیند مداوم مدیریت دانش را جهت بر خورداری از آثار آن جزو فرآیندهای سازمانی قرار داده و برای اینکار لا‌زمست در ساختار سازمانی خود جایگاهی برای آن ایجاد نمایند و زیر بناهای فنی از قبیل کتابخانه‌ها، شبکه‌های رایانه ای،پایگاههای اطلا‌عاتی و دانش، منابع انسانی، اینترنت و امکانات ارتباطی، مراکز تحقیقاتی و ارتباط با سایر سازمانهای بیرونی و مراکز علمی و دانشگاهی را ایجاد کنندواز همه مهمتر باید فرهنگ سازمانی را به تدریج به سمتی سوق دهند که به راحتی بتوانند شاخصهای چهار گانه برشمرده را در سازمان تحقق بخشند.

احد احدزاده
پیمان قصری

منبع : روزنامه سیاست روز