تبدیل ارزشیابی عملکرد به یک تجربة برد – برد

● تبدیل ارزشیابی عملکرد به یک تجربه‌ برد - برد
علیرغم ضرورت ارزیابی عملکرد، بسیاری از مدیران علاقه ‌ای به چنین ارزیابی‌ هایی ندارند. بدتر اینکه، بسیاری از افراد، چنین ارزشیابی ‌ها را بی ‌ارزش یا بیهوده تلقی می‌ کنند. در حالی که ، ارزشیابی ‌ها یک فرصت مهم هم برای مدیران و هم برای کارکنان هستند.
این چک لیست به شما این امکان را می ‌دهد تا این موارد را ارزیابی کنید:
▪ چرا ارزشیابی ضروری است و چه مزایایی را برای مدیران و کارکنان به دنبال دارد. در وهله‌ نخست، ارزشیابی باعث تضمین و توسعه‌ عملکرد آتی می ‌شود.
▪ چگونه ارزشیابی‌ ها باید برنامه ‌ریزی و اجرا شوند تا تاثیر مثبت آنها افزایش یافته و از نقایص منفی آنها اجتناب شود.
▪ تأثیر ارزشیابی ‌ها بر موفقیت بلندمدت سازمان. ارزشیابی ‌ها یک فرصت قابل توجه برای توسعه‌ فعالیت ‌های در جریان، مدیریت کارآمد و تسریع در ایجاد تغییر و تحول هستند.
● مقدمه
دلایل بسیاری وجود دارند برای پاسخ به این که چرا ارزشیابی ‌های عملکرد ،الزامی هستند. دلایل مثبت آنها عبارتند از ایجاد فرصت برای:
▪ بررسی عملکرد گذشته‌ افراد؛
▪ برنامه‌ریزی کار و نقش آینده‌ آنها؛
▪ تدوین اهداف خاص فردی در آینده و موافقت با آن ؛
▪ شناسایی نیازهای توسعه و سازماندهی فعالیت‌ های توسعه؛
▪ هدایت مستمر؛
▪ تقویت یا توسعه‌ ارتباطات؛
▪ عمل کردن به مثابه‌ یک تسریع‌کننده در قبال اعطای اختیارات؛
▪ تمرکز بر توسعه‌ بلند مدت دوره‌ شغلی؛
▪ تقویت یا افزایش انگیزه.
اغلب، رابطه‌ نزدیک میان ارزیابی و شرایط استخدام، موضوعی منفی تلقی می ‌شود (مثلاً ارزیابی نکردن، می ‌تواند لغو استخدام یک نفر را غیرممکن سازد). این عاملی است که باید آن را در ذهن داشت.
در اینجا، هدف اصلی، رشد عملکرد آتی است. ارزشیابی خوب، چنین تصوری را ایجاد می کند که حتی می‌توان بهترین عملکرد را نیز توسعه داد و به دنبال، افزایش، احتمال به بار نشستن برنامه ‌ها و طرح ‌های آتی بود.
● با دقت تمام آماده شوید
کلید ارزشیابی موفق، آمادگی هر دو طرف است.
ارزیاب باید:
▪ در طول سال، وقت کافی برای توجه به کارمندان اختصاص دهد.
▪ هدف و شکل ارزشیابی را به روشنی و به طور دقیق اعلام کند تا افراد بدانند که چه انتظاری از آنها می ‌رود. کارکنان باید، نیاز به ارزشیابی، اهمیت آن، اهداف ویژه‌ آن و نیز چگونگی بهترین شیو‌ه ‌های اجرای آن را درک کنند.
▪ در تمام طول سال آماده باشد و سوابق لازم را گردآوری کند. گردآوری فایل ‌های ارزشیابی، بدان معنا است که شما مجبور نیستید فقط به حافظه‌ خود اتکا کنید. بدین ترتیب، باید به موضوعاتی توجه کنید که می ‌توانند به شکلی مفید در ارزشیابی ‌ها مطرح شوند. یادداشت‌برداری و تهیه‌ کپی از اسناد، می ‌تواند کمک زیادی به شما بکند.
ارزیابی ‌شونده باید سوابق را نزد خود نگاه دارد و درباره‌ تمامی جزییات به دقت برنامه‌ ریزی کند.
ارزشیابی موفق، ارزش یک سال اندیشیدن را دارد. در نظر گرفتن تمامی جزییات در یک سال کاری بسیار دشوار است .از سوی دیگر برگزاری مصاحبه بر اساس اطلاعات ناقص هم، اعتبار ارزشیابی شما را به خطر می ‌اندازد. مدیران تنها در صورتی می‌ توانند دست به یک ارزشیابی موفق بزنند که اطلاعات کافی داشته باشند.
اطلاعات مناسب درباره‌ پیشینه‌ کار افراد، باید به دقت بررسی شوند مانند شرح وظایف ارزیابی ‌شونده (موضوعی که ممکن است بعد از ارزشیابی اصلاح شود)، اهداف خاص مربوط به گذشته، تغییرات احتمالی در شغل، مسئولیت ‌های آن، شرایط کاری و سوابق ارزشیابی ‌های گذشته.
● کار سیستم
در اینجا، هدف این نیست که دقیقاً مشخص کنیم که چگونه معیارهای رسمی در سیستم ارزشیابی باید کار کنند. اما چنین معیاری باید جامع بودن و شفافیت کار را تضمین کند.
▪ یک سیستم خوب و قابل مدیریت ایجاد کنید، یا با آنچه که باید از آنها استفاده کنید، آشنا شوید.
▪ اهداف سازنده‌ خود را روشن سازید.
▪ تمامی رویه ‌ها، مستندات و اقدامات خود را به طور شفاف به اطلاع ارزیابی‌ شونده برسانید.
▪ به شکلی هدفمند از این فرآیند استفاده کنید.
جزییات اهمیت زیادی دارند. نهایتاً باید میان آنچه که بهترین تناسب را برای شما دارد و سیستمی که باید از آن استفاده کنید، توازن برقرار نمایید. توجه به جزییات مهم است. موارد زیر نشان می‌ دهند که چگونه یک رویکرد سیستماتیک می ‌تواند کارآیی خوبی داشته باشد.
● پیش از مصاحبه‌ ارزشیابی
▪ اطلاعیه ‌ای کتبی را آماده کنید. همچنین جدول زمانبندی را که مورد موافقت طرفین است، تأیید نمایید. این امر باید نمایانگر هدف ارزشیابی باشد. اطلاعات گذشته را پر رنگ کنید. نسخ اسنادی را که قصد دارید از آنها در جلسات استفاده کرده یا به آنها رجوع کنید، توزیع نمائید.
▪ پرونده‌ افراد را مطالعه کنید. مطمئن شوید که تمامی اطلاعات لازم برای آنچه را که می خواهید در طول سال رخ دهد و آنچه را که رخ داده، در اختیار دارید. از نکاتی یادداشت بردارید که لازم است در مورد آنها بیشتر بحث شود. همچنین سعی کنید اسنادی را که می ‌خواهید در جلسات از آنها استفاده کنید، قبلا آماده سازید.
▪ عوامل عملکرد را بررسی کنید. همچنین باتوجه به این که یادداشت ‌های مختصر می‌ توانند یک نقطه‌ شروع باشند، یک دستور کاری را تهیه کنید. ضمنا از قبل درباره‌ جلسه پیش ‌داوری نکرده و تصمیمات خود را به شکلی خام و ناپخته اتخاذ نکنید.
▪ ایده‌ های اولیه‌ خود را به چالش بکشید. منطق کارتان را بررسی کنید و از خودتان بپرسید که در این مرحله به دنبال چه هدفی هستید. اگر به پاسخ روشنی نرسیدید، قطعا تحقیق بیشتری لازم است .
▪ حوزه ‌های خاص ارزشیابی را بررسی کرده و مد نظر قرار دهید. واضح است که در برخی حوزه‌ ها به آموزش نیاز است. مجدداً بدون هیچ گونه پیش‌ داوری، آنچه را که برای شما مناسب است، بررسی کنید.
▪ رو به جلو بیاندیشید. به خاطر داشته باشید که مهم ‌ترین بخش این مبحث، درباره‌ آینده است. شما باید پروژه ‌ها و کارهای ویژه ‌ای را برنامه ‌ریزی کنید و ملاحظات توسعه ‌ای و اجرایی را مد نظر قرار دهید.
▪ با دیگران مشورت کنید. بویژه با کسانی مشورت کنید که قبلاً در زمینه‌ ارزشیابی، کار کرده ‌اند یا دارای تصویری کامل از آن هستند.
▪ درباره‌ ارتباط ارزشیابی، با، کار، شفاف عمل کنید. بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که ارزشیابی باید در زمانی خاص و مجزا صورت گیرد.
● تدوین مصاحبه
▪ زمان کافی در نظر بگیرید. شما باید ضمن اجرای کارتان ، اهمیت ارزیابی را نیز نشان دهید. کمتر ارزشیابی را می ‌توان یافت که در کمتر از یک ساعت صورت گیرد . برخی از آنها ممکن است دو، سه یا چند ساعت به طول انجامند. این زمانی است که باید به شکلی مفید از آن بهره ببرید.
▪ اجازه‌ ایجاد هیچ اختلال و مزاحمتی را ندهید. حتی یک لحظه توقف در کار برای پاسخ دادن به تلفن، می ‌تواند علایمی منفی به دنبال داشته باشد.
▪ محیطی مناسب ایجاد کنید. ارزشیابی ‌ها باید در محلی راحت صورت گیرد. محیط نباید چندان رسمی باشد بلکه باید همانند یک محیط کاری باشد.
• فرد مورد ارزشیابی را در شرایطی راحت قرار دهید. بدانید که حتی با داشتن روابط خوب قبلی، ارزشیابی ‌ها می ‌توانند استرس ‌زا باشند. لذا هر کاری را برای ایجاد شرایطی راحت صورت دهید.
● در طول جلسه
▪ مشخص کنید که دستور کار چیست و جلسه چطور پیش خواهد رفت. همچنین دریابید که ارزیابی‌ شونده چه اولویت ‌هایی دارد.
▪ سعی در اداره روند کار داشته باشید. البته به شکلی آمرانه نیز با ارزیابی ‌شونده برخورد نکنید.
▪ پرسش‌ های خود را شفاف مطرح کرده و بر روی مبحث مورد نظر تمرکز کنید.
▪ درجلسه ارزشیابی ،شما بیشتر گوش کنید. زیرا در وهله‌ اول، این جلسه فرصتی برای ارزشیابی‌شونده است تا با شما ارتباط برقرار کند. در یک ارزشیابی خوب، ارزشیابی‌شونده باید بیشتر حرف بزند و مدیر، باید امکان چنین کاری را فراهم آورد.
▪ در ارزشیابی، بر عوامل عملکرد، تمرکز کنید. سعی نکنید به سراغ روان ‌شناسی فرد بروید یا بخواهید عوامل شخصیتی فرد را بسنجید.
▪ از سیستم استفاده کنید. برای هدایت جلسه، از سیستم ‌ها و فرم ‌های ارزشیابی‌ استفاده کنید. این امر تضمین می ‌کند که اکثر نیازهای شما مرتفع شوند.
▪ بحث را ترغیب کنید. نقاط قوت و ضعف ارزشیابی ‌شونده، موفقیت ‌ها و شکست ‌ها و مضامین آنها در قبال آینده را مد نظر قرار دهید.
▪ طرح‌ هایی برای اقدام تدوین کنید و نشان دهید که می ‌توان در همین جلسه پیرامون چنین طرح‌ هایی تصمیم ‌گیری کرد. همچنین طرح‌ هایی را که نیازمند بحث بیشتر هستند بیان کنید. ضمن این که به هر عامل به طور جداگانه می پردازید، در قبال تصمیمات خود قاطعانه عمل کنید.
▪ با بیان نکته ‌ای مثبت ،ازجلسه ارزشیابی نتیجه‌ گیری کنید. همچنین درجلسه همیشه از نقشی که ارزشیابی ‌شونده قبلاً ایفا کرده یا کاری که در گذشته کرده، تشکر کنید. این امر را در مستندات نیز بگنجانید.
● پس از جلسه
یک کار مهم و کلیدی باید صورت دهید. تمامی مستندات و تأییداتی را که بلافاصله بعد از جلسه لازم هستند تکمیل کنید. کپی آنها را نیز برای ارزیابی بفرستید و فرصت مباحثه‌ ای را هم در آینده فراهم آورید. همچنین نسخی از ارزشیابی را برای واحدهای کلیدی همچون واحد پرسنلی ارسال کرده و نسخی را نیز در پرونده‌ خود نگه دارید.
● عملی ساختن آن
▪ مطمئن شوید که همگان، ضرورت ارزشیابی، اهمیت و اهداف آن و نیز مزایای متقابل آن را درک می‌کنند.
▪ در تمام طول سال آمادگی داشته باشید و با حفظ سوابق و یادداشت ‌های خود، به فرآیند ارزشیابی کمک کنید.
▪ عوامل اصلی عملکرد را مد نظر قرار دهید – به ارزیابی‌ شونده اجازه دهید که بیشتر او حرف بزند و خودتان بیشتر شنونده باشید.
▪ فرآیند ارزشیابی را بر عملکرد آینده متمرکز سازید و با بیان موضوع پاداش، باعث سردرگمی افراد در مباحثه نشوید.
▪ تعمداً ارزشیابی را با موضوع آموزش و توسعه و همچنین با مشاوره، نظارت و ایجاد انگیزه مرتبط سازید.
▪ خیلی سریع ارزیابی را پیگیری کنید، تمامی مطالب کتبی لازم را برای ارزیابی ‌شوندگان ارسال کنید و فرصت بحث بیشتر در آینده را مهیا سازید.
● نتیجه
ارزشیابی کاری یک مرتبه‌ ای و گذرا نیست. هیچ مدیری نمی ‌تواند افرادش را ارزیابی کرده و آنها را تا سال بعد به حال خود رها کند. ارزشیابی زمانی بیشترین سود را دارد که بلند مدت، مستمر و در ارتباط با کسب و کار فعلی شرکت باشد. این موارد را در نظر داشته باشید:
▪ ارتباط مستمر با مدیریت: یک ارزیابی اثربخش، تمامی فرآیندهای مدیریتی را در طول سال، آسان ‌تر می‌ سازد.
▪ ارتباط آموزش و توسعه: مشاوره، نظارت و مباحث اطلاعاتی، همگی معیارهایی مهم در قبال ارزشیابی عملکرد هستند که به آموزش رسمی نیاز دارند.
▪ انگیزه: ارزشیابی ‌ها، هم باید ایجاد انگیزه کنند و هم باید به فعالیت ‌های ایجاد کننده انگیزه کمک کنند.
ارزشیابی به هر دلیلی باشد، فرصتی قابل توجه است که غالباً یا از دست می ‌رود یا تضعیف می ‌شود.
ارزشیابی نه تنها ابزاری برای تحول است، بلکه یک عامل تسریع ‌کننده برای مدیریت اثربخش و عملکرد بهینه است. مزایای ارزشیابی بسیار قابل توجه و ملموس هستند.
ـ «سنجش نبودن عملکرد، به مراتب سخت ‌تر از سنجش عملکرد است.» هارولد ژنین
ـ «میان فرد و رفتار یا عملکردش، تفاوت قایل شوید.» استفان کاوی

مترجم: گروه مترجمان میثاق مدیران
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«ارزشیابی قوی عملکرد»، کارن مک‌کرکی ، ۱۹۹۸
« ارزشیابی مولد عملکرد»، یاندی تولر ساکس ، ۱۹۹۲

منبع : نشریه میثاق مدیران