نقش کارکنان غرفه‌های نمایشگاه در موفقیت شرکت‌ها

همه ساله در ایران و جهان نمایشگاه‌های بزرگ بازرگانی داخلی و بین‌المللی برگزار می‌شوند.
بسیاری از شرکت‌ها نیز در این نمایشگاه‌ها شرکت می‌کنند.آن دسته از موسسات که با اهداف مشخص و برنامه ریزی شده در نمایشگاه‌ها شرکت می‌کنند تا حد زیادی موفق می‌شوند، اما می‌توان با قاطعیت ادعا کرد که بسیاری از شرکت‌هایی که در نمایشگاه‌های بازرگانی حاضر می‌شوند (به خصوص شرکت‌های ایرانی) از اهمیت و نقش حضور مناسب کارکنان در غرفه‌ها غافل می‌مانند. آیا به راستی در زمانی که می‌گویند «مشتری سلطان است» می‌توان به موفقیت حضور شرکت در نمایشگاه امیدوار بود؟ برای درک اهمیت نقش کارکنان غرفه‌ها در موفقیت حضور نمایشگاهی شرکت‌ها به ویژه برای صادرکنندگان کشور، به ذکر چند نکته مهم و مفید در رابطه با کارکنان غرفه‌ها می‌پردازیم. هر غرفه باید یک مدیر یا سرپرست داشته باشد. به علاوه وجود یک مترجم، کارشناس فنی فروش و یک کارگر که همگی از آراستگی ظاهری و رفتار مناسبی برخوردار باشند نیز در غرفه ضرورت دارد. البته هر یک از این افراد باید آموزش‌های لازم را در مورد فعالیت‌های نمایشگاهی ببینند و نسبت به اهداف شرکت در نمایشگاه نیز توجیه شده باشند. افراد مزبور علاوه بر داشتن حوصله کافی، انگیزه و تعهدی قوی، باید در مجموع از اطلاعات عمومی، اجتماعی، فنی و بازاریابی کافی برخوردار باشند. رعایت نکات زیر توسط کارکنان غرفه‌ها، موفقیت موسسات شرکت کننده را افزایش می‌دهد:
۱) کارکنان در غرفه‌ها ننشینند: نشستن کارکنان در غرفه‌ها، این احساس را در بازدید کنندگان به وجود می‌آورد که کارکنان اهمیتی به حضور آنها نمی‌دهند یا اینکه دوست ندارند وقت خود را در اختیار آنها قرار دهند. باید توجه داشت که بازدیدکنندگان عموما به دنبال نقاط ضعف شرکت شما هستند.
۲) کارکنان باید از مطالعه در داخل غرفه‌ها اجتناب کنند. برای جلب توجه بازدیدکنندگان فرصت بسیار کم است. بنابراین، فرصت‌ها نباید به خاطر خواندن روزنامه یا مجله از دست بروند.
۳) کارکنان باید از سیگار کشیدن، خوردن و آشامیدن، جویدن آدامس در داخل غرفه اجتناب کنند، چرا که بازدیدکنندگان علاقه‌مند و موثر را از پرسیدن منصرف می‌کنند.
۴) کارکنان باید با تمام بازدیدکنندگان رفتاری مودبانه داشته و حتی‌الامکان به پرسش‌های هر یک از بازدیدکنندگان با حوصله پاسخ دهند.
۵ ) کارکنان باید از مکالمه تلفنی در غرفه خودداری کنند، چرا که ممکن است بازدیدکنندگان را از دست بدهند.
۶) کارکنان باید به گونه‌ای در غرفه‌ها بایستند که مانع دید بازدیدکنندگان نگردند. معمولا بهترین جا برای ایستادن گوشه‌های راست و چپ غرفه است.
۷ ) مطالب نوشتاری تهیه شده جهت نمایشگاه (کاتولوگ، بروشور،...) را نباید در اختیار هر بازدیدکننده‌ای قرار داد، زیرا که برخی از آنان بلافاصله یا بعد از چند قدم، آن را دور می‌ریزند و نظر به صرف هزینه برای تهیه بروشورها ارائه آن به هر بازدید‌کننده‌ای به صرفه نیست.
۸ ) کارکنان غرفه‌ها باید سعی کنند از صحبت کردن با یکدیگر در غرفه‌ها تا حدامکان خودداری کنند. صحبت کردن در غرفه‌ها بیانگر بی توجهی به محیط اطراف خود و بازدیدکنندگانی است که ممکن است خریداران موثری باشند.
۹) کارکنان باید برای کلیه مراجعان به غرفه‌ها یک میزان ارزش و اعتبار قائل گردند.
۱۰) راهروهای تنگ و استقبال گسترده بازدیدکنندگان از بعضی غرفه‌ها، رفت و آمد جلو این غرفه‌ها را تا اندازه‌ای مشکل می‌سازد، بنابراین کارکنان غرفه‌های مختلف نباید با صحبت با یکدیگر در مقابل غرفه‌ها این مشکل را دامن بزنند.
۱۱) کارکنان باید خوش برخورد باشند تا بدین وسیله بازدیدکنندگان بیشتری را جلب غرفه خود کنند.
۱۲۰ کارکنان باید از نظر ظاهر کاملا آراسته باشند، این امر اگر چه مستقیما در موفقیت شرکت نقشی ندارد، اما به طور غیرمستقیم نقش بسیار موثری دارد، چراکه موجب ایجاد ذهنیتی مثبت در بازدیدکنندگان نسبت به شرکت و پرسنل شاغل در آن می‌شود.
۱۳) کارکنان غرفه‌ها هنگام مذاکره با خریداران بالقوه بهتر است از نام آنها هنگام خطاب استفاده کنند، چراکه هر کسی دوست دارد نام خودش را بشنود.
۱۴ ) همچنین کارکنان غرفه‌ها باید نقش یک عنصر آگاهی‌دهنده به شرکت خود در خصوص فعالیت‌های رقبای داخلی و خارجی را نیز ایفا کنند. بدین منظور باید به گونه‌ای عمل کنند که این نقش به نحو احسن انجام گیرد.
رعایت نکات زیر موفقیت کارکنان غرفه‌ها را در مورد نقش مذکور افزایش می‌دهد:
الف ) کارکنان باید دید کلی نسبت به نمایشگاه داشته باشند. یعنی باید خود را یک بازدیدکننده انگاشته و با قدم زدن در راهروهای نمایشگاه پاسخ اینگونه پرسش‌ها را بیابند: آیا فضای نمایشگاه، فضایی مناسب است ؟ آیا شرکت‌های نمایش‌دهنده، با انگیزه در نمایشگاه حاضر شده‌اند؟ آیا محصولات نمایش داده شده، نو و جدیدند؟ راهروهای غرفه‌های مختلف از نظر ازدحام جمعیت بازدیدکننده چگونه‌اند؟ شرکت‌های دیگر و از جمله رقبا، چگونه امر تبلیغ و ترویج را در نمایشگاه انجام می‌دهند؟ کدام غرفه‌ها شلوغ‌ترند؟ چرا؟ چه محصول یا ایده جدیدی در این غرفه‌ها ارائه شده که باعث این ازدحام گردیده است؟
ب) کارکنان سپس باید تفاوت‌های محصولات و غرفه‌های خود را با دیگر رقبای داخلی و خارجی مورد ارزیابی قرار دهند. به این منظور آنها باید درون غرفه‌های رقبا رفته و با دقت و حوصله غرفه‌ها، کارکنان غرفه‌ها و نکات مهم دیگر را مورد بررسی قرار دهند.

تهیه شده در اتحادیه صادرکنندگان مبلمان منزل واداری

منبع : روزنامه دنیای اقتصاد