اصول برنامه ریزی منابع سازمانی ERP

برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning)یا ERP سعی دارد تا عملكرد همه واحدهای شركت را در یك سیستم كامپیوتری یكپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هر واحد را پاسخ گوید. این ادعای بزرگی است! یك برنامه نرم افزاری كه بتواند نیازهای افراد مالی و منابع انسانی را برآورده سازد. هریك از واحدها سیستم كامپیوتری منحصربه خود را برای بهینه سازی عملكردهایش دارد. اما ERP آنها را در یك برنامه نرم افزاری یكپارچه تركیب می كند. این برنامه از طریق یك پایگاه داده ها اجرا می شود، لذا واحدهای مختلف می توانند اطلاعات را ساده تر به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. این شیوه یكپارچه در صورتی كه شركت ها نرم افزار را به درستی نصب كنند مزایای متعددی دارد.
برای مثال دریافت سفارش مشتری؛ در واقع هنگامی كه مشتری سفارش می دهد سفارش به صورت كاغذی یا كامپیوتری در واحدهای مختلف شركت در گردش است. این گردش سبب تاخیر در پاسخ گویی به سفارش می شود، در ضمن هیچ یك از افراد شركت به درستی نمی داند كه وضعیت سفارش در هرنقطه چگونه است.
ERP سیستم های كامپیوتری مستقل را در واحدهای مالی، منابع انسانی و انبارداده ها در هم می شكند و آنها را با برنامه نرم افزاری یكپارچه كه به ماجول های نرم افزاری تقسیم می شود جایگزین می سازد. بدین ترتیب واحدهای مالی، ساخت و انبارداده ها هنوز هم نرم افزار خودشان را دارند با این تفاوت كه حالا نرم افزارها به یكدیگر لینك شده اند، به گونه ای كه واحد مالی می تواند با مراجعه به انبارداده ها از تحویل سفارش مطلع شود. اكثر نرم افزارهای ERP انعطاف پذیرهستند، به گونه ای كه شما می توانید بعضی از ماجول ها را نصب كنید بدون اینكه نیاز باشد تا كل بسته را بخرید. برای مثال بسیاری از شركت ها فقط ماجول مالی یا منابع انسانی ERPرا نصب می كنند.
● ERP چه نوع هزینه هایی می تواند به همراه داشته باشد؟
▪ هزینه های آموزش:
از آنجا كه كاركنان در بخشهای مختلف شركت با یك سیستم یكپارچه كار می كنند لازم است درك بیشتری از فعالیت ها و فرایندهای موجود در سایر بخشها نیز پیدا كنند. زیرا هر داده ای كه آنها وارد سیستم می كنند بر روی كل سیستم اثر گذار خواهد بود. بنابراین باید ارتباط بین بخشهای مختلف شركت از طریق این سیستم برای كاربران كاملا تشریح گردد. علاوه بر این برنامه ای برای آموزش شكل ظاهری(INTERFACE) سیستم نیز باید تدارك دیده شود.
▪ هزینه یكپارچگی و تست نرم افزارها:
برای حصول اطمینان از روند صحیح اجرای فعالیت ها باید ارتباط بین نرم افزارهای ERP با یكدیگر و احتمالا با سایر نرم افزارهای به كاررفته در شركت مورد توجه قرار گیرد كه این كار مستلزم هزینه هایی خواهد بود. به عنوان مثال یك شركت تولیدی ممكن است نرم افزارهای جانبی برای تجارت الكترونیكی، سیستم باركد و سایر سیستم های مورد استفاده خود نیز داشته باشد. بنابراین لازم است ارتباط درست و حساب شده ای بین این نرم افزارها و بسته نرم افزاری ERPبرقرار شده باشد.
▪ سفارشی كردن نرم افزارها (Customization):
این كار در مواقعی انجام می شود كه یكی یا چند مورد از نرم افزارهایERP نتواند با شرایط كاری و فرایندهای موجود شركت خریدار تطابق داده شود و بنابراین ضروری به نظر می رسد كه نرم افزار مزبور بر اساس شرایط خاص آن شركت باز سازی شود.
▪ تبدیل داده ها (Data conversion):
به طور یقین تبدیل و انتقال داده ها و اطلاعات مربوط به مشتریان، كالاها، عرضه كنندگان، طرف های تجاری و. . . از سیستم مورد استفاده قبلی به سیستم جدید مبتنی بر ERPمستلزم هزینه هایی خواهد بود.
▪ مدت زمان بازگشت سرمایه (ROI):
اغلب شركتها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازیERP بتوانند منافع مورد نظر خود را سریعاً از این سیستم كسب كنند ولی چنین امری در بدو امر امكان پذیر نیست و لازم است مدت زمانی از نصب و اجرای سیستم گذشته باشد و بهبودهایی در فرآیند موجود نیز حاصل شده باشد تا زمان بازدهی این پروژه آغاز گردد.

فریما سادات میری

منبع : روزنامه جوان