چطور توسعه فناوری اطلاعات را در سازمان خود طراحی و اجرا کنیم

بدون شک فناوری اطلاعات در بسیاری از کشورهای جهان به علت ماهیت علمی مبتنی بر توسعه دانش مورد توجه قرار گرفته است. هر کشوری نیز با توجه به توان تخصصی مسئولین کشورشان و میزان اطلاع آنها در توسعه فناوری اطلاعات، پیشرفتهای متفاوتی داشته‌اند.
کشورهای خط مقدم تولید دانش، در این راه نیز پیشگامان استفاده و توسعه سریع این پدیده بوده‌اند و بیشترین منافع را نیز از آن خود کرده ‌اند، و می‌روند تا فاصله دیجیتالی خود را با بسیاری از کشورهای در حال توسعه و عقب مانده زیادتر کنند. طبق اطلاعات شرکت eTForecasts تا سال ۲۰۰۵ میلادی جمعیت استفاده کنندگان اینترنت به ۱۲/۱ میلیارد نفر در جهان میرسد. اغلب این رشد مربوط به منطقه آسیا و آمریکای لاتین خواهد بود.
سیستم‌های اینترنت بدون سیم به سرعت در حال رشد است و تا سال ۲۰۰۵ طبق اطلاع همین منبع ۶۰ درصد استفاده کنندگان از این سیستم استفاده خواهند کرد. شبکه‌های باند وسیع و پرسرعت اینترنت در حال کسترش است و با توسعه آن فرهنگ جدیدی در جهان حاکم خواهد شد. گسترش مدارس و دانشگاههای مجازی بسرعت شگفت آوری رو به گسترش است. به عنوان مثال در آمریکا به تنهایی بیش از سه هزار دانشگاه و مدرسه مجازی وجود دارد.
در بعضی از این دانشگاه‌ها روشهای سنتی نادیده گرفته شده است و در بعضی از آنها حتی مدرک دکتری را چند ماهه به افرادی که از پس امتحانات آنها برآیند ارائه می‌دهند. این اقدامات سبب می‌شود که شانس رقابت هر روز بیشتر از روز بعد از آن از بین برود و شرایط جدیدی به سیستم آموزشی جهان در حال تحمیل شدن است. تجارت الکترونیکی مقوله دیگری است که تاخیر در رسیدن به آن می‌تواند خسارات جبران ناپذیری داشته باشد.
نبود دولت الکترونیکی به شدت از کیفیت مدیریت می‌کاهد و موقعیت اداره کشورها را دچار بحران، بی‌نظمی و اختلال خواهد کرد. اگر کمی دقت نکنیم و با سرعت و بصورت علمی و سنجیده به جلو نرویم همین امکانات سنتی را هم که عدم پاسخگو بودن خود را به نیاز هزاره سوم به اثبات رسانده است را نیز از دست خواهیم داد.
نظر به اهمیت موضوع در نوشتار زیر قدمهای لازم برای طراحی و اجرای فناوری اطلاعات در سازمانهای مختلف با تاکید بر مثالهایی برای یک سازمان آموزشی ارائه شده است. اگرچه در در این مجموعه مثالها برای سازمانی مرتبط به آموزش و پرورش مطرح می‌شود اما مقصود از این نوشتار حالت عمومی داشته و لذا این مقاله می‌تواند برای تمام سازمانهای دیگری که توسعه فناوری اطلاعات را در دستور کار خود دارند نیز مفید باشد
● طرح توسعه فناوری اطلاعات در سازمانها
برای موفقیت در طراحی و اجرای برنامه توسعه فناوری اطلاعات در هر سازمان طراحان و مجریان باید مشخصات ویژه‌ای که بعضا در این قسمت آمده است داشته باشند.
۱) باید دانش طراحان و مجریان به روز باشد.
۲) طراحان و مجریان از جدیدترین تحولات در این زمینه آگاه باشند.
۳) تحولات آتی در این زمینه را در برنامه‌ها و طرحهای خود ببینند.
۴) روحیه کار گروهی، انعطاف پذیری (آمادگی پاسخ مناسب به تغییرات)، همکاری و پشتیبانی (به روز نگهداشتن) در اجرای طرحهای تخصصی توسعه فناوری اطلاعات در سازمان وجود داشته باشد.
● هدف مشخص از طرح توسعه فناوری اطلاعات در سازمان
در اولین قدم باید کاملا مشخص باشد که سازمان برای جه مقصودی نیاز به توسعه فناوری اطلاعات دارد.
▪ آیا آنرا به عنوان یک ابزار واسط برای تنظیم برنامه‌ها و سرعت انجام کارهای جاری می‌خواهد.
▪ آیا آنرا برای تغییر اساسی در سیستم سازمان و تغییر چارت سازمان بر اساس امکانات فناوری اطلاعات می‌خواهد و یا به عبارتی می‌خواهد سازمان خود را برپایه IT بنا نهد.
▪ آیا می‌خواهد به عنوان منبع در‌آمد و اصل بنای سازمان را بر اساس IT قرار دهد.
.....
در هرصورت باید هدف کلی انجام طرح توسعه IT در هر سازمان قبل از شروع کاملاْ مشخص باشد. کاربردهای متفاوت نیاز به بسترهای سخت افزاری و نرم افزاری متفاوتی دارند و مشخص نبودن کاربرد فناوری اطلاعات در یک سازمان می‌تواند هزینه‌های بسیار زیادی را به یک سازمان تحمیل نماید و کارآیی لازم را هم نداشته باشد.
● مشخص کردن جهت حرکت
اولین مسئله پس از تعین هدف کلی برای طراحان توسعه فناوری اطلاعات باید مشخص کردن جهت حرکت باشد برای اینکار لازم است طراحان دو سئوال زیر را پاسخ دهند. سازمان از نظر فناوری اطلاعات در کجاست؟
سازمان از نظر فناوری اطلاعات به کجا ‌خواهد رفت؟
● شروع برنامه عملیاتی بر اساس حمایت مدیر سازمان و پیشرفت دائمی
باید بر اساس حمایت قوی مدیر هر سازمان قدمهای عملیاتی طرح شامل موارد ذیل تعیین شود.
تیم طراح توسعه IT سازمان با شرایطی که در ابتدای این مجموعه به آن اشاره شد مشخص شود.
نیازهای اولیه طرح توسعه فناوری اطلاعات شامل کاربردهای سازمان مشخص و مرور شود.
دیدگاه‌های آرمانی (VISION)* و ماموریتها (MISSION) طرح توسعه فناوری اطلاعات در سازمان بر اساس نیازهای کوتاه مدت و درازمدت و با افق بسیار دور تهیه و تبیین شود.
هدفهای کوتاه مدت و دراز مدت رسیدن به این دیدگاه‌های آرمانی مشخص شوند.
دیدگاه‌های آرمانی توسعه فناوری اطلاعات در بین افراد سازمان مطرح و ارتباطات افراد بر اساس آن دیدگاه‌های آرمانی برقرار شود.
عملیات اجرایی تهیه طرح و ارزیابی آن بر اساس نظرات کارشناسی و معیارهای مشخص بررسی مجدد شده و تغییرات لازم در آن انجام شود.
تیم اجرایی که توان انجام طرح آماده شده را داشته باشد انتخاب شود.
یک تیم مکمل شامل حداقل یک نفر از هر واحد درون سازمان و سازمانهای وابسته و طرف سازمان بصورت جداگانه تشکیل شود. بعنوان مثال در یک سازمان آموزشی این افراد می‌توانند از دانش آموزان، والدین، معلمین، مدیران، کتابداران، مامور خرید، تدارکات، تکنسین‌های فنی و نمایندگان دیگری از مجموعه درون هر سازمان باشند. این تیم با آگاهی از آنچه قرار است اتفاق بیفتد به سئوال طراحان پاسخ داده و همکاری آنها انجام طرح را تسهیل می‌کند.
تشخیص تخصص و توان اعضای تیم که بتوانند از پس اجرای طرح بر آیند مسئله مهمی می‌باشد. در صورتیکه توان و تخصص لازم در بین افراد سازمان نباشد باید از بیرون از سازمان کمک گرفته شود. توسعه IT امری علمی، فنی و پیچیده می‌باشد، و نباید از افراد عادی و بدون تخصص انتظار انجام آنرا داشت.
جمع آوری و آنالیز گزارش داده‌ها که ممکن است مثلا در یک سازمان آموزشی شامل امور مرتبط به بخشهای مختلف اداری، برنامه‌های آموزشی، درسها، وضعیت دانش‌آموزان، سخت افزار ارتباطی زیر بنایی مدرسه، سایر امکانات سخت‌افزاری و نرم افزاری، وضعیت نیروی انسانی متخصص فناوری اطلاعات و بسیاری از موارد دیگر باشد.
بررسی نیازهای کارکنان سازمان بعد از آنالیز داده‌ها که منتج به توسعه و بازنگری به دیدگاه‌های آرمانی شود. مثلاْ در یک سازمان آموزشی برای در نظر گرفتن احتیاجات معلمین و دانش‌آموزان ممکن است سئوالات زیر بتواند در توسعه دیدگاه آرمانی تاثیرگذار باشد.
چطور توسعه فناوری اطلاعات می‌تواند به آموختن دانش آموزان کمک کند و روی عملکرد معلمین اثر بگذارد؟ جطور می‌تواند در آموزشهای آتی و برنامه‌های بعدی سازمان تاثیر بگذارد؟
چطور می‌تواند در استراتژی یکپارچه سازی مدیریت و اتصال واحدها به هم تاثیر داشته باشد، تا از تکرار انجام کارها با روشها و سلیقه‌های مختلف در واحدها جلوگیری شود و برآیند حرکت سازمان همواره به جلو باشد؟
چطور می‌تواند همه کارکنان سازمان را درگیر کارهای سازمان نمود تا اتکای سازمان به چند نفر نباشد و تاثیر همگان در مجموعه وجود داشته باشد؟
چطور می‌توان روحیه خلاقیت و اختراع را در بین کارکنان سازمان ایجاد نمود؟
چطور می‌تواند سازمان را به منابع اطلاعاتی جهان مرتبط کند؟
چطور می‌تواند آینده سازمان را با وارد شدن به دنیای دیجیتال تضمین نماید؟
چطور می‌تواند برکیقیت کارها بیفزاید؟
موارد فوق و دهها سئوال دیگر کمک خواهد کرد تا دیدگاه آرمانی تعیین شده در بخش اول مورد بازنگری قرار کرفته و بشکل عملی‌تر و مبتنی بر واقعیات و نیازهای اصلی سازمان تبیین گردد. با فرض مشخص شدن دیدگاهـهای آرمانی و سازماندهی نیروهای مورد نیاز برای توسعه فناوری اطلاعات قدم بعدی توسعه ماموریت و یا انجام کارهای لازم برای رسیدن به اهداف آرمانی یعنی MISSION می‌باشد.
● اجرای ماموریت(MISSION) فناوری اطلاعات در سازمان
در این مرحله باید قدمهای اجرایی برای رسیدن به اهداف آرمانی، با فضا سازی مناسب در سازمان در جهت بالا بردن کیفیت انجام کارها با استفاده از فناوری اطلاعات انجام شود. برای این منظور برای انجام ماموریت اجرایی نیاز به تعیین اهداف اجرایی مشخص می‌باشد و باید موارد ذیل مشخص شوند.
▪ لیستی از عملیات اجرایی مشخص شود.
▪ افراد هر تیم اجرای برای هر عملیات مشخص شده در لیست فوق معلوم شوند.
▪ روشهای و برنامه‌های مشخص زمانبندی شده و عملیاتی و قدمهای لازم برای رسید به اهداف هر عملیات بطور جداگانه مشخص گردد.
▪ یک برنامه زمانبندی کلی از مجموعه عملیات اجرایی تهیه شود.
در این مرحله باید مجددا دیدگاه‌های آرمانی و ماموریت مورد توجه قرار گیرد و در پایان هر عملیات از رسیدن به آنها اطمینان حاصل شود. اطلاعات بین افراد گروه به مشارکت گذاشته شود و ارتباطات افراد گروه‌ها برقرار گردد. همه افراد گروه باید از همه امور تا حد امکان مطلع باشند تا بتوانند با دانش بیشتر بکار خود ادامه دهند.
در این مرحله باید عملیات جداگانه را جمع بندی نموده و طرح توسعه فناوری اطلاعات را اجرایی نمود. برای اینکار لازم است:
۱) برنامه زمانبندی و اقدامات انجام شده زیر نظر قرار گیرند (مونیتور شوند).
بودجه طرح و نیازهای مادی عناصر درون طرح شامل هزینه‌های نیروی انسانی، تجهیزات و ساختمان و سایر هزینه‌ها مورد بررسی قرار گیرد. این هزینه‌ها ممکن است در یک سازمان آموزشی شامل: طراحی و جمع آوری دروس جدید، آموشهای تخصصی ویژه، پی بستر ارتباطی و رایانه‌های مورد نیاز، بودجه نگهداری سیستمها، تکنولوژیهای آموزشی جدید، نرم افزار و هزینه مطالعه برای منابع درآمد یک سازمان باشند.
۲) پس از مشخص شدن هر نیاز که به صورت طرح مطرح می‌شود باید زیر مجموعه عملیات لازم و بودجه و نیروی انسانی و سایر اقدامات لازم برای انجام آن با جزئیات کافی مورد بررسی و کارشناسی قرار گیرد. به عنوان مثال در مورد یک سازمان آموزشی باید به موارد ذیل که مربوط به قسمتی از طرح کلان می‌باشد توجه داشت.
▪ توسعه و یکپارچه سازی برنامه‌های درسی
▪ لیست درسهای موجود تهیه شود
▪ مشخص نمودن درسهایی که باید فورا بصورت یکپارچه درآیند.
▪ مثالهایی از پژوهش و تحقیق برای تمرین دانش آموزان تهیه شود.
▪ فناوری به عنوان آموزش جدید دیده شود.
● آموختن تخصصی
▪ شناسایی نیازها و اولویتها تخصصی مورد نیاز شناسایی منابع آموزشی و بررسی قرصتهای استفاده از ▪ امکانات جهانی
▪ شناسایی کارگاه‌ها، کنفرانسها، گردهمایی معلمین آموزشهای Online.
▪ شناسایی و مشخص کردن بهترین زمان آموزشهای تخصصی به معلمان و کارکنان
▪ ایجاد پی بستر و تنظیم سیستم
▪ سخت افزار
▪ نرم افزار
▪ شبکه‌های مورد نیاز
▪ تعمیر و نگهداری
▪ تنظیم بودجه برای به روز رسانی و نگهداری سیستمها
● تهیه قوانین مورد نیاز
▪ شناسایی و تهیه قوانین فناوری اطلاعات مورد نیاز
▪ آموزش قوانین IT به کارکنان
▪ مطالعه قوانین جهانی و به روز نگهداشتن آنها
▪ مطالع مجدد قوانین سازمان و اعمال تغییرات لازم در صورت نیاز در آنها.
● بررسی امکانات فناوری برای حل مسائل خاص
▪ آموزش خاص برای افرادی با محدویتهای متفاوت در بینایی، شنوایی، زبانی (لال و لکنت زبان)، ناتوانی جسمی و سایر مشکلات فیزیک افراد خاص.
● بررسی امکانات فناوری برای حل بسیاری از مسائل دیگر
فناوری اطلاعات می‌توانند در بسیاری از امور سازمانها در زمینه‌های مختلف از جمله موارد ذیل تاثیر گذار باشد.
▪ در روابط عمومی سازمانها
▪ در انتشارت
▪ پژوهش و تحقیقات
▪ در ملاقاتهای مجازی و کنفرانسهای راه دور برای مدیران
▪ در برنامه‌های گردش اداری بدون کاعذ
▪ در نظرخواهیهای online و ارزیابی خدمات سازمانها در بالا بردن کیفیت خدمات سازمانها و بروز بودن خدمات اداری
▪ در ارائه خدمات سازمان
بعد از انجام اقدامات فوق دیدگاه‌های افراد درگیر طرح وسیعتر شده و فرصت جدیدی برای سازمان بدست می‌آید تا یک بار دیگر طرح توسعه فناوری اطلاعات سازمان مورد نظر مورد ارزیابی مجدد قرار گیرد و با اصلاح مشکلات احتمالی آنرا برای بهره‌برداری در اختیار سازمان قرار دهد. طراحی و توسعه فناوری اطلاعات امری پیچیده و تخصصی می‌باشد و برای تسلط کافی به تمام ابعاد آن نیاز به گذراندن دوره‌های تخصصی ویژه می‌باشد.
● تعریف دیدگاه آرمانی:
دورنمای مشخصی که در عین جامع بودن، در بیانی ساده و شفاف ارائه شود و جنبه شعاری داشته و بتوانند شور، انگیزه و هماهنگی لازم را در همسو کردن فعالیتهای یک سازمان برای انجام رسالتی خاص، بوجود آورد، دیدگاه آرمانی یا Vision ‌گویند

نویسنده : دکتر علی اکبر جلالی
محمدرضا گرامی
http://ictworld.blogsky.com