مخزن داده‌ها، منبع تصمیم گیری

پیشرفتهای به دست آمده در ارتباطات، ایجاد نگرشهای جدید به سازمان و طرح موضوعاتی چون سازمانهای مجازی و ترویج اطلاعات و دانش و توسعه اینترنت و گستردگی استفاده از آن درجهان از عوامل اصلی ایجاد تحول در رویکرد صاحبنظران به حوزه ها وشاخه های مختلف علمی و کاربردی نسبت به سیستم های اطلاعاتی ودرنتیجه به مخازن داده ها به‌عنوان منبع اصلی آن به‌شمار می‌آیند.
همزمان با این پیشرفت وتوسعه، استفاده از مخازن داده ها در فرایند کسب وکار به‌عنوان یکی اززمینه های ضروری ایفای نقش مدیران درتصمیم گیری وراهبری سازمان ازجایگاه ویژه ای برخوردار است .
اما در ارتباط با موضوع مورد بحث، سوال اصلی این است که مدیران در اتخاذ تصمیمات چقدر با تکیه بر اطلاعات تصمیم می‌گیرند واگر چنین است آنگاه این اطلاعات چقدرقابل اعتماد است و یا چقدر اطلاعات عمیق و گسترده است وچگونه تبدیل به دانش شده است تا بتوان نقش ابزار دست مدیران را برای راهبری سازمان هایشان ایفا نماید.
کمک گرفتن ازمخزن داده ها یعنی دسترسی به داده های بسیارزیادی که طی سالیان متمادی در ارتباط با موضوعات مورد علاقه سازمان گردآوری شده است تا در فرایند پرس‌وجو، تلفیق یا ترکیب اطلاعات به تصمیم گیری ویا در شرایط تصمیم سازی به آنها کمک نماید.
با مقدمه بیان شده مخزن داده ها را می‌توان به‌صورت های زیر تعریف کرد.
- مجموعه گسترده ای از اطلاعات گذشته وحال حاصل از عملیات سازمان است که با ساختار تعریف شده ای جمع آوری شده است.
- مخزن داده ها شامل اطلاعات یکپارچه و ساخت یافته با گرایش موضوعی در ابعاد زمانی مختلف و غیر فرار و ماندگار به‌منظور پشتیبانی و مدیریت نظام تصمیم سازی و تصمیم گیری در سازمان است.
- مخزن داده ها یک بانک اطلاعاتی بزرگ است که شاید در چندین کامپیوتر توزیع شده باشد و بتواند تمامی اطلاعات یک سازمان را مجتمع و آنها را مدیریت ومنتشر کند.
- اطلاعات یک سازمان در جایی به‌نام مخزن داده ها با ساختار مشخصی ذخیره می‌شوند تا برای استفاده های مختلف از جمله پرس وجو ویا تجزیه وتحلیل به‌کار آیند. ساختار فایل ها و جداول و سازمان داده ها باید با داده های ذخیره شده هماهنگ شد تا تهیه گزارش و پرس و جو در آن امکان پذیر شود.
- مخزن داده ها می‌تواند در به نمایش گذاردن اطلاعات گذشته سازمان با طبقه بندی های مختلف و مورد نظر ایفای نقش نماید.
موارد زیر در مورد مخزن داده ها مطرح است:
۱) داده ها در مخزن داده ها بر اساس موضوعات خاص سازماندهی می‌شوند مانند مشتریان ، فروشندگان ، تهیه کنندگان‌، محصولات، حسابها ، ........
۲) داده ها در مخزن داده ها به لحاظ شکل و ساختار آنها و نحوه نامگذاری‌شان با اینکه از منابع متفاوت استفاده شده است، دارای ساختار یکپارچه هستند.
۳) داده ها در مخزن داده متعلق به دوره های زمانی مختلف هستند و از این رو می‌توان تغییرات و الگوهایی که این تغییرات از آن پیروی کرده‌اند را مورد مطالعه قراردهد.
۴) داده ها در مخزن داده ها در حالت ایستا بوده و به‌روز نمی‌شوند وهمواره رو به فزونی هستند.
۵) بازار داده ها یک زیرمجموعه کوچک و محدود از مخزن داده هاست که تهیه گزارش از داده‌ها ویا تحلیل بر روی یک بخش یا یک واحد ویا یک دپارتمان و یا عملیات در سازمان را امکان پذیر می‌کند. مانند فروش، حقوق و دستمزد و تولید. در بعضی موارد یک بازار داده به‌وسیله یک مخزن از داده های شخصی که معمولا کوچکتر از مخزن داده های سازمان است، تکمیل می‌شود.
● مزایای مخزن داده ها
۱) مخزن داده ها برای استفاد از اطلاعات وپرس وجو برروی آنها با اندازه و مقیاس بزرگ طراحی شده است.
۲) ساختار مخزن داده ها برای کاربران عادی براحتی قابل درک بوده وکار با آن بسیار راحت است؛ در صورتی‌که پرس وجو کردن برروی داده های با اندازه و مقیاس بزرگ وبانک های اطلاعاتی رابطه ای با تراکنش زیاد در سیستم های اطلاعاتی برای این نوع کاربران بسیار کارمشکلی خواهد بود.
۳) مخزن داده ها قادر است از میان قسمتهای مختلف فعالیتهای عملیاتی سازمان سوالاتی را استخراج کند. مثلا داده های تولیددر مقابل داده های ذخیره مواد اولیه تولید؛ حتی اگر این اطلاعات در بانک های اطلاعاتی با ساختار مختلف ذخیره شده باشند.
۴) جستجودرداده ها در بانکهای اطلاعاتی رابطه ای ونرمال شده ممکن است کار بسیار سخت وپیچیده ای باشد، در صورتی‌که در مخزن داده ها ساختن گزارشها و تغییر داده ها کار ساده ای است و بسیار سریع انجام می‌شود.
۵) مخزن داده ها راه کارآمدتری در مدیریت بر داده ها و تهیه گزارشها از منابع مختلف و متفاوت همگن وغیر همگن از منابع داخل و بیرون سازمان است.

علی شایسته زاده

منبع : ماهنامه تدبیر