قواعد اساسی لازم الاجرا در قراردادهای مرتبط با آی تی

امروزه قراردادهای بزرگ انفورماتیک روبه ازدیاد است. نظر به پیچیدگی سیستم مورد عمل دیگر این امکان برای سازندگان، متخصصان، شرکت های انفورماتیک، شرکت های مشاوره یا پدید آورندگان وجود ندارد که به تنهایی یک پروژه را اجرا نمایند. پیچیدگی پروژه ها وجود تخصص های مختلفی را ایجاب می کند که یک بنگاه به تنهایی قادر به انجام آن نیست. از این رو اشکال مختلف مشارکت بین بنگاه ها مطرح می شود که آشنایی با آنها برای کارفرما ضروری است در این مقاله شما با کلیات این موارد آشنا خواهید شد .در پیمانکاری جزء فقط مقاطعه کار (پیمان کار اصلی) با کارفرما طرف قرارداد است و بهتنهایی در مقابل او مسئولیت دارد. در هم پیمانی تمام افراد طرف قرارداد در مقابلکارفرما مسئولند. انواع مختلف شرکت ها از جمله شرکت های سهامی با توانایی های توسعهیافته و ترکیبی ایجاد می شود. در گروه بندی منافع اقتصادی، بنگاه ها ضمن حفظاستقلالشان از یک نظام حقوقی خاص دارای تشریفات کمتر نسبت به شرکت ها در راستایمنافع مشترک پیروی می کنند.
قواعد اساسی لازم الاجرا قبل از انعقادقراردادبرای این که یک قرارداد منعقد شود، کافیست توافق در خصوص موضوع وقیمت وجود داشته باشد. در طول دوره پیش قراردادی یعنی دوره مباحثات و تمهیداتقرارداد انفورماتیک، مقاطعه کار باید کارفرما را از مسائل زیر آگاه نماید:
▪ مختصات راه حل پیشنهادی
▪ ویژگی های فنی
▪ محدوده راه حل ارائه شده
▪ رفع ابهام از نیازهای کارفرما در صورت ضرورت
▪ مشکلات (تنگناهای) استفاده از سیستم
▪ مقتضیات محیطی سیستم
▪ هر مشکلی که در مرحله راه اندازی سیستم ممکن است ایجاد شود
همچنین کارفرما باید:
▪ نهایت تلاش برای شناسایی مقاطعه کار را انجام دهد، ازجمله تخصص، توان مالی وغیره
▪ از کلیه مختصات سیستم مطلع شود تا بتواند در کمال آگاهی انتخاب نماید
▪ از مقاطعه کار اطلاعات تکمیلی بخواهد
▪ راه حل پیشنهادی مقاطعه کار را با سیستم های رقیب مقایسه کند
▪ اطلاعات منتشر شده در مجلات تخصصی را بخواند
▪ در صورت نیاز از راهنمایی های یک مشاور بهره گیرد
▪ از سایر خدمات طرف قرارداد کسب اطلاع کند
▪ تقاضا کند که طرز کار سیستم نمایش داده شود و غیره
دفترچهدستورالعمل و مختصاتمکانیزه کردن یک شرکت یا یک بخش خدماتی تصمیم بسیارمهمی است. انتخاب فنی سیستم، هزینه ها و تبعات وسیعی در بر دارد که به دشواری قابلاندازه گیری است. اولین اقدام در این مسیر، توصیف نیازها به شکلی واقع گرایانه ودقیق است. کارفرما باید کلیه اقدامات لازم برای تحلیل این نیازها را به عمل آورد. در صورت عدم توان داخلی از خدمات مشاور بهره گیری نماید. مهمترین سند برای شکل دادناین نیازها، تهیه دفترچه دستورالعمل است. دفترچه دستورالعمل سندی است که تمایلات وخواسته های کارفرما را بیان می نماید و حداقل باید دارای نکات زیر باشد:
▪ نیازهای فعلی کارفرما
▪ اهداف مورد نظر
▪ ابزار فنی و انسانی موجود برای اجرای سیستم
▪ مهلت های پیش بینی شده برای اجرای پروژه
▪ تحولات آتی
دفترچه پیشنهاد سندی است که مقاطعه کار، شروط و پیشنهاداتخود را بر اساس دفترچه دستورالعمل کارفرما بیان می دارد و نهایتا دفترچه مختصاتسندی است شامل دفترچه دستورالعمل و دفترچه پیشنهاد که به امضا طرفین رسیده و درآینده ضمیمه قرارداد می گردد.
● قوانین اساسی قراردادها
مسئولیت مدنی دارای جنبه عمومی است و نمی توان توسط قرارداد خلاف آنتوافق کرد.
قراردادهای خصوصی نسبت به کسانی که آن را منعقد نموده اند در صورتی که مخالفصریح قانون نباشد نافذ است.
عایت حقوق مصرف کننده، از جمله مجازات تقلب در فروش کالا، درج شروط تحمیلی درقرارداد، قیمت و شرایط نامناسب فروش، عدم ارائه خدمات پس از فروش و غیره.
رعایت قوانین و مقررات اداری کشور و ترجیحا خصوصی دستگاه در قرارداد با بخشدولتی.
شروط تحمیلی در قراردادفسخ یک جانبه قرارداد کهاجازه ختم قرارداد را به یکی از طرفین بدون داشتن عذر موجه و اخطار قبلی می دهد.
غیر قابل استناد نمودن مستندات و اطلاعات ارائه شده در زمان قبل و حین انعقادقرارداد توسط مقاطعه کار.
▪ معاف نمودن مقاطعه کار از ارائه خدمات مشاوره به کارفرما.
▪ معاف نمودن کارفرما از همکاری با مقاطعه کار.
▪ منتفی نمودن خدمات و پشتیبانی در مورد نرم افزارها و مستندات آنها.
▪ منتفی نمودن مسئولیت ناشی از نتایج مضر استفاده از محصول، خدمات و پشتیبانیمقاطعه کار.
▪ شرایط اعتبار قراردادها
▪ رضای طرفین
▪ اهلیت طرفین
▪ مشروع بودن طرفین جهت قرارداد
▪ مشخص بودن موضوع قرارداد
در مورد قراردادهای انفورماتیک به واسطه منافع اقتصادی موضوع این قراردادها وتفاوت در توانمندی فنی کارفرما و مقاطعه کار تهیه دفترچه مختصات توصیه میشود.
بنابراین طرفین قرارداد جاهل به قانون شناخته نمی شوند.
● اجزای عمومی و اختصاصی قراردادهای انفورماتیک
تشخیص هویت طرفین، شامل عنوان دقیق، نوع شرکت، آدرس، شماره ثبت شرکت،میزان سرمایه شرکت، نام و عنوان یا مسئولیت نمایندگان و غیره.
مقدمه، قبل از متن قرارداد برای توضیح مفاد قرارداد، تاریخچه و دلیلوجود قرارداد بکار می رود. باید دقت داشت که مقدمه همان اعتباری را دارد که سایربندهای قرارداد دارند.
تعاریف، برای تعریف کردن برخی از اصطلاحات قرارداد که نیاز به تبیین وتعریف دارند.
اسناد قراردادی، که در صورت وجود ضروری است فهرستی از آنها به همراهرابطه قراردادی بین اسناد مختلف و ارزشی که طرفین قرارداد برای آنها قائلند بههمراه این اسناد ضمیمه قرارداد گردد.
موضوع قرارداد:ماهیت و توصیف حقوقی عملیاتی را که اجرای آنها مورد نظرطرفین است و محدوده حقوق و تکالیف هر یک از آنها را مشخص می کند. باید کاملا روشنبیان گردد به نحوی که برای کلیه افراد ذینفع در عملیات قرارداد فهمیده شود. از جمله قراردادهای
▪ مطالعات انفورماتیک (عموما برای نیازسنجی، تجزیه و تحلیل و طراحی جامع بکار میرود)
▪ تولید نرم افزار سفارشی (عموما برای نرم افزارهای ویژه بکار می رود)
▪ استفاده از بسته نرم افزاری (عموما برای نرم افزارهای عمومی بکار می رود)
▪ پشتیبانی نرم افزار (برای نرم افزارهای خریداری یا تولید شده بکار می رود)
▪ نگهداری سخت افزار (برای سخت افزارهای موجود بکار می رود
محل جغرافیایی، عمدتا برای قراردادهای پشتیبانی نرم افزار یا نگهداریسخت افزار بکار می رود و در آن سایت کاری مشخص می گردد.
تعهدات طرفین قرارداد، شامل تعهدات اساسی هر یک از طرفین قرارداد به طورمتمرکز بوده هر چند که در شروط مختلفی از قرارداد به آنها اشاره شده باشد، از جملهدر قراردادهای انفورماتیک می توان به تعهدات زیر اشاره نمود:
▪ تعهد وسیله: نتیجه که مقاطعه کار را مکلف می سازد برای نیل به یک نتیجه معین،بهترین وسایل ممکن را بکار گیرد.
▪ تعهد مشاوره: همکاری که مقاطعه کار را مکلف می نماید اطلاعات مورد نیاز کارفرمارا در اختیارش قرارداده به نحوی که کارفرما در کمال آگاهی بتواند تصمیم بگیرد. دراین زمینه کارفرما نیز ملزم به همکاری است.
مدت قرارداد، فسخ آن و فرس ماژور، شامل مدت قرارداد در قراردادهای بامدت معین، شرایط تمدید قرارداد در صورت لزوم، دلایل فسخ، مدت پیش آگاهی از فسخ،نتایج فسخ و فرس ماژور. (موضوع فسخ عمدتا در قراردادهای با مدت نامعین مطرح میگردد)
قیمت، نحوه پرداخت و خسارت تاخیر، شامل مبلغ قرارداد، چگونگی کسر کسوراتقانونی، زمان های پرداخت و مبلغ پرداختی، وسیله پرداخت(چک، واریز مستقیم وغیره)،نحوه محاسبه خسارات دیرکرد و در صورت نیاز مشخصات بانکی گیرنده. (عموما خسارات غیرمستقیم مستقل از خسارات مستقیم و به صورت درصدی از کل مبلغ قرارداد محاسبه می گردد)
مالکیت مطالعاتی و فکری: در قراردادهای انفورماتیک تعیین مالکیتمطالعاتی و فکری برای طرفین قرارداد اساسی است و می تواند بر سایر جنبه های قراردادخصوصا شرایط مالی، مسئولیت ها و ضمانت تاثیر بگذارد. (عموما مالکیت مطالعاتی متعلقبه مقاطعه کار و مالکیت فکری متعلق به کارفرما است)
ضمانت، شامل ضمانت در صورت شبیه سازی محصول توسط مقاطعه کار، ضمانت عیوبپنهان، ضمانت انطباق محصول با مختصات پیش بینی شده در قرارداد و غیره. (عموما درقالب ضمانت حسن انجام کار و به صورت درصدی از مبلغ قرارداد تعیین می گردد)
عدم رقابت و عدم درخواست کارکنان:مقاطعه کار و کارفرما متعهد می گردندمعاملات خاصی را انجام ندهند، سعی در استخدام و بکارگیری کارکنان یکدیگر ننمایند وغیره.
مقررات عمومی، شامل روش حل دعاوی، قانون حاکم به قرارداد، حل مسالمت آمیزدعاوی، چگونگی تفسیر عناوین، تمامیت قرارداد، محل اقامت، استقلال شروط و غیره.
نمایندگان و امضاها، که باید توسط اشخاص حقیقی از طرف خود یا بهنمایندگی از طرف کارفرما و مقاطعه کار (در صورتی که اشخاص حقوقی باشند) و اختیاراتلازم برای متعهد ساختن شرکت را برخوردارند، صورت گیرد.
تاریخ شروع قرارداد، که می تواند تاریخ امضا قرارداد، ابلاغ قرارداد یاغیره باشد که در متن قرارداد باید به آن اشاره گردد.
تغییرات در متن قرارداد، که باید اجازه، سطح و نحوه انجام آن در متنقرارداد مشخص گردد.
همچنین تهیه فهرست موضوعات، تدوین طرح و نقشه قرارداد،قرائت آن را آسان می نماید.
● ویژگی های خاص قراردادهایمطالعات انفورماتیک
کمیته پیگیری، متشکل از رئیس پروژه کارفرما، رئیس پروژه شرکت خدماتمشاوره انفورماتیک و هر شخصی که مطابق دستور جلسه حضور او ضروری تشخیص داده شود.
▪ همکاری متقابل: انجام گرفتن مطالعات اولیه بدون همکاری فعال و مداومکارفرما و شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک میسر نمی باشد. بدین منظور کارفرما میبایست که شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک را با کلیه افراد اداره خود که در جریانموضوع مورد مطالعه قرار دارند مرتبط سازد و از این میان شخصی را که قادر بهپاسخگویی به مشکلات مطرح شده و قبول راه حل های پیشنهادی توسط شرکت خدمات مشاورهانفورماتیک باشد، انتخاب و معرفی نماید.
مالکیت مطالعات، متعلق به شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک است، مگر آنکهخلاف آن شرط شده باشد. مالکیت مطالعات در صورت واگذاری به کارفرما، شامل وسایل،ابزارها، روش ها و دانش فنی استفاده شده توسط شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک نیست. البته کارفرما حق دارد از مطالعات بهره مند شود. کارفرما نمی تواند بدون موافقتکتبی شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک تمام یا قسمتی از مطالعات را حتی به صورت رایگاندر اختیار افراد ثالث قرار دهد. همچنین شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک نمی تواندبدون موافقت کتبی کارفرما کارهای انجام گرفته در طول مطالعات را به اجرا گذارد.
تبادل اسناد و مدارک و رازداری: کارفرما باید کلیه اسناد، مدارک،اطلاعات و عناصری را که به منظور درک بهتر موضوع مطالعه و مشکلات طرح شده ضرورتدارد را در اختیار شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک قرار دهد. شرکت خدمات مشاورهانفورماتیک می بایست تمام تلاش خود را جهت عدم افشای اسناد و مدارک محرمانه ارائهشده توسط کارفرما بکار گیرد. همچنین بلافاصله پس از خاتمه یا فسخ قرارداد کلیهاسناد و مدارکی که توسط کارفرما در راستای اجرای قرارداد در اختیارش قرار گرفته استرا مسترد نماید. نهایتا نوع فعالیت های مطالعاتی ایجاب می کند رازداری را در طولاجرای قرارداد و تا سه سال بعد از آن که شامل کارکنان آنها نیز می باشد.
▪ تاخیر: هرگونه تاخیر ناشی از عمل کارفرما در نتیجه ارائه اطلاعاتغیرواقعی و ناقص، عدم تخصیص فضای مناسب در مقایسه با مشخصات مورد توافق، عدمتوانایی سازمان اداری کارفرما، تاخیر در تائید مدارک و فقدان همکاری توسط کارکنانمرتبط در اداره کارفرما، شرکت خدمات مشاوره انفورماتیک را از هرگونه تعهدی راجع بهمهلت های اجرا معاف می نماید.
▪ ادامه مطالعات: در صورتیکه مطالعات درواقع مطالعات اولیه تولید یک نرمافزار سفارشی باشد، کارفرما متعهد می شود هر گونه خدمات انفورماتیک مرتبط بامطالعات موضوع قرارداد را ابتدا به شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک پیشنهادنماید.
ویژگی های خاص قراردادهای امتیاز بهره برداری یا امتیازاستفادهمولف یک نرم افزار دارای حقوق بهره برداری نسبت به آن است. قراردادامتیاز بهره برداری، قراردادی است که توسط آن مولف تمام یا بخشی از حق بهره برداریرا به یک کاربر واگذار می کند. حق بهره برداری عبارتند از:
▪ حق تکثیر.
▪ حق ترجمه، اشتقاق، تنظیم و هر گونه تغییر در نرم افزار و تکثیر نرم افزاری کهاز آنها منتج می شود.
▪ عرضه به بازار به صورت معوض یا مجانی به هر منظور از جمله اجاره.
▪ حق تجزیه.
▪ حق تحلیل.
برخلاف امتیاز بهره برداری که می تواند شامل واگذاری یک یاتعدادی از حقوق فهرست شده در بالا گردد، امتیاز استفاده عبارتست از نمایندگی در حقاستفاده صرف. همچنین تفکیک بین مفاهیم نمایندگی و انتقال اهمیت دارد. نمایندگیعبارتست از انتقال انحصاری یا غیر انحصاری یک یا تعدادی از حقوق بهره برداری از نرمافزار در حالی که انتقال عبارتست از واگذاری کلیه حقوق مالکانه ناشی از نرم افزار.
● تعیین محدوده امتیاز یا استفاده
▪ محل بهره برداری
▪ نوع سخت افزار
▪ نوع و نگارش سیستم مورد بهره برداری یا استفاده
▪ پیکره بندی(تک کاربره، چند پایانه، شبکه، …)
▪ شخص کاربر
▪ تعداد کاربران
▪ تعداد نسخه های محافظت شده
▪ مدت امتیاز
▪ تعیین حقوق امتیاز یا استفاده و ضمانت های لازم
▪ حق تصحیح نرم افزار
▪ نحوء نصب نرم افزار و انطباق آن با سایر نرم افزارهای پایه
▪ دستیابی به برنامه مبدا یا دی کامپایل کردن
▪ تصویر برداری، پخش عمومی و محرمانگی اسناد همراه محصول
▪ شبیه سازی محصول، عدم انطباق محصول با امتیاز
▪ تعویض رایگان قالب فیزیکی نرم افزار(Diskette یا CD-ROM)
▪ نگهداری رایگان، نگهداری و خدمات پس از فروش
▪ انتقال قرارداد
تهیه بسته نرم افزاری نیاز به پیگیری دقیق آن از سویدارنده امتیاز دارد. بدین منظور مشتری باید یکی از کارکنان لایق خود را که به شرایطاستفاده از نرم افزار آگاهی دارد مسئول نماید.
● ویژگی های خاص قراردادهای تولید نرم افزارهای سفارشی (توسعه ویژه)
اجرای یک نرمافزار ویژه تعهدی است که توسط آن یک شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک برنامه یا مجموعهای از برنامه های ویژه را به تقاضای کارفرما تولید می کند(اصطلاحا توسعه می دهد). از آنجائیکه موضوع این قراردادها تحویل یک شی موجود نیست بلکه ایجاد یک چیز درآینده با هدفی مورد نظر است، بنابراین بدون تردید قرارداد با اتفاقات غیرقابل پیشبینی مواجه خواهد شد که کنترل و پیش بینی آنها در قالب ملاحظاتی مناسب در قراردادبسیار مهم می باشد.
معیارهای انتخاب شرکت خدمات مهندسی انفورماتیکدر این پروژه ها انتخاب شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک بسیار مهم بوده و صرفا بهمهلت ها و قیمت ها نباید تکیه کرد:
ـ قدرت مالی
ـ توانایی های فنی
ـ مدت زمان ضمانت های اعطایی
ـ حقوق مربوط به مالکیت نرم افزار
در غیاب یک شرط قراردادی، نرم افزار در مالکیت مولف آن یعنی شرکت خدمات مهندسیانفورماتیک باقی می ماند.
تعیین اینکه کارفرما فقط نسبت به خود نرم افزار دارای حق است یا این حق نسبت بهابزارها، روش ها و دانش فنی استفاده شده توسط شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک و اسنادنرم افزار نیز وجود دارد.
تعیین اینکه کارفرما و شرکت خدمات مهندسی انفورماتیک حق استفاده، بهره برداری،تکثیر، نمایندگی و تجاری کردن امتیاز بهره برداری از نرم افزار را دارند.
▪ تعیین مالکیت برنامه مبدا.
▪ تدوین دفترچه مختصات و نحوه اجرایعملی
تحلیل کارکردی:هدف، شمارش مجموع کارکردهایی است که باید مکانیزه شوند. بنابراین منظور تشریح منطقی این کارکردها و توصیف ویژگی های اساسی راه حل ها است.
▪ تحلیل ارگانیک:برنامه ها به طور مشخص معین می شوند تا با توجه به تحلیلکارکردی با سخت افزار مورد نظر و با زبان برنامه ریزی هماهنگ گردند.
▪ برنامه ریزی:نتایج مورد نظر مرحله به مرحله مشخص می گردد.
▪ محل اجرا،باید مشخص گردد.
▪ ابزارهای اجرا،از جمله سخت افزارها و سایر نرم افزارهای مورد نیاز بایدمشخص گردند.
▪ وضعیت کیفی کارکنان کارفرما و دوره های آموزشی مورد نیاز باید تعیین گردند.
▪ پیش بینی روش های مختلف استقرار یا جانشینی.
● مراحل دریافت نرم افزار
دریافت موقت، شامل تحویل نرم افزار در قالب مناسب، انطباق آن با مختصاتو آزمایش با برنامه های آزمون است.
دریافت قطعی، شامل کنترل قابلیت ها و کارکردها در حین اجرای واقعی نرمافزار است.
رازداریاز آنجائیکه کارفرما و شرکت خدماتمهندسی انفورماتیک در طول اجرای این قرارداد از اطلاعات و دانش فنی محرمانه اطلاعپیدا می کنند، درج بندی ناظر بر محرمانه بودن پروژه و عملیات آن در قرارداد اهمیتدارد.
تعاریف قرارداد استاندارد یا نمونه،قرارداد از پیش تهیهشده ای است که حاوی شرایط قابل اعمال برای بهره برداری است.
بسته نرمافزاری –Pakage،برنامه یا مجموع برنامه های رایانه ایاستانداردی است که دارای برنامه موضوع است. این بسته شامل اسناد مربوطه نیز میباشد.
پشتیبانی نرم افزار،به مجموعه اقداماتی اطلاق می گردد که هدفاز آنها تغییر کارکرد نرم افزار نیست ولی بهره برداری عادی از نرم افزار را پس ازرفع مشکل کم و بیش مسئله ساز یا پس از اصلاحاتی که تاثیری در نتیجه طرز کار نرمافزار ندارد ممکن میسازد.
نرم افزار ویژه یا سفارشی،برنامه یامجموعه ای از برنامه ها است که به منظور پاسخگویی به نیازهای یک بنگاه تهیه می شود. این نرم افزار ممکن است از یک برنامه، مجموعه ای از برنامه های مستقل یا غیر مستقل،انطباق برنامه هایی که قبلا موجود بوده اند باشد.
نرم افزار اشتقاقی،یک نرم افزار ویژه است که بر مبنای نرم افزاری که قبلا وجود داشته توسعه یافته است.

مراجع
کتاب قراردادهای انفورماتیک – ترجمه دکتر ستار زرکلام – دبیرخانه شورایعالیانفورماتیک
موافقتنامه و شرایط عمومی قراردادهای خدمات مشاوره – سازمان مدیریت و برنامهریزی کشور
قرارداد تهیه طرح جامع انفورماتیک وزارت مسکن و شهرسازی
مجله شبکه – فروردین و اردیبهشت ۸۳ – outsourcing – بهروز نوعی پور

منبع : پایگاه اطلاع رسانی مدیران ایران