ODF فرمتی برای آزادی اسناد اداری‌

یکی از مشکلاتی که در وب مشاهده می‌شود مربوط به عدم سازگاری اسناد اداری (فایل‌هایی که عمدتاً توسط نرم‌افزارهای آفیس ساخته می‌شوند) است. برای مشاهده این اسناد باید آن‌ها را به فرمت‌های رایج وب مانند PDF و HTML تبدیل نمود که دیگر برگرداندن آن‌ها به فرمت ابتدایی مشکل و بعضاً ناممکن است. این مشکل در چند ساله اخیر در شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی نمود بیشتری پیدا کرده است. چون همگی نیازمند تبادل اطلاعات از طریق وب با دیگر سیستم‌ها هستند، اما از قالب و فرمت اسناد اداری طرف مقابل بی‌خبرند یا خود از یک فرمت ویژه استفاده می‌کنند. همین امر نیازمندی به یک استاندارد جهانی برای اسناد آفیس را اثبات می‌کند؛ چیزی که Open Document Format) ODF) در پی رسیدن به آن است.
● ODF چیست؟
ODF یک فرمت استاندارد متن‌باز برای مدیریت فایل‌هایی است که دارای ماهیت اسناد اداری هستند. هر شخص یا سازمانی می‌تواند با به‌کارگیری این فرمت به صورت آزاد و رایگان، اسناد مورد علا‌قه خود را با استفاده از نرم‌افزار مورد نظرش تهیه کند. ODF امکان یکسان‌سازی اسناد میان نرم‌افزارهای مختلف (خواه نرم‌افزار آزاد، خواه نرم‌افزار تجاری یا نرم‌افزاری که توسط یک شخص نوشته شده است) را فراهم می‌کند.
از آن جایی که این فرمت آزاد است، هر شخصی می‌تواند به ویژگی‌های آن دسترسی داشته باشد و آن را برای نرم‌افزار و اسناد خود به کار گیرد یا اسنادش را با آن تطابق دهد. این فرمت در برخی از نرم‌افزارهای رایج و پرکاربرد موجود است و مورد استفاده قرار می‌گیرد. در حالی که به صورت همزمان نیز توسط تهیه‌کنندگان این نرم‌افزارها توسعه داده می‌شود. IBM Workplace Managed Client ،OpenOffice.org ۲.۰ و نرم‌افزارهای هم‌‌خانواده آن، مانند StarOffice ۸، مهم‌ترین ابزارهایی هستند که از فرمت ODF پشتیبانی می‌کنند و آن را مورد استفاده قرار می‌دهند. کاربران این نرم‌افزارها می‌توانند اسناد مورد علاقه خود را به فرمت ODF درآورند یا آن‌ها را ویرایش کنند.
سازگاری با اسناد آفیس شرکت مایکروسافت، یکی از اولین اهداف ODF است. به‌طوری که در نگاه اول از فرمت متنی این شرکت ‌(doc.)، فرمت صفحات گسترده ‌‌(xls.) و فرمت نمایشی ppt. پشتیبانی می‌کند و کاربران این فرمت‌ها می‌توانند اسناد خود را به فرمت ODF تبدیل کنند یا برعکس اسنادODF را به فرمت اسناد مایکروسافت مبدل کنند ODF. فرمت odt. را برای اسناد متنی، فرمت ods. را برای اسناد صفحه‌گسترده و odp. را برای فایل‌های نمایشی عرضه کرده است که می‌توانند در فرمت‌های مشابه نرم‌افزارهای اداری دیگر از جمله آفیس مایکروسافت مورد استفاده قرار گیرند. بنابراین می‌توان نتیجه گرفت که ODF یک فرمت آزاد برای کاربرانی است که با اسناد آفیس سروکار دارند؛ فارغ از نوع نرم‌افزار یا نوع فایل و شرکت توسعه‌دهنده آن‌ها.
ODF در سازمان استاندارهای بین‌المللی (ISO) در ماه می ۲۰۰۵ ثبت گردیده است. ISO دلیل پشتیبانی خود ازODF را نیاز نرم‌افزارهای اداری به یک فرمت استاندارد برای تبادل اطلاعات میان کاربران در محدوده‌‌هایی مانند یک اداره، یک سازمان، کشور یا سرتاسر جهان می‌داند و می‌گوید با چنین فرمتی دیگر دغدغه عدم سازگاری فایل‌ها و اسناد تولیدشده در نرم‌افزارهای گوناگون وجود نخواهد داشت و هر کاربر می‌تواند به صورت آزادانه از هر نرم‌افزار استفاده نماید.
علاوه بر این، وب سایت Advancement of Structured Information Standards) OASIS) نیز مسئول بررسی ویژگی‌های فرمت ODF، بروزرسانی و ایجاد تغییرات در آن است. هر نوع ویژگی یا فناوری جدید که نیاز باشد به این فرمت افزوده شود، به دست OASIS صورت می‌گیرد. در سایت این مؤسسه راهنمای جامعی درباره ODF قابل دسترس است.
این موضوع برای دولت‌ها نیز حائز اهمیت بوده است و طی چند سال گذشته سازمان‌های کشورهای بزرگی همچون مالزی، آلمان، کره جنوبی، برزیل، بلژیک، فرانسه، انگلیس و ... از ODF پشتیبانی نموده‌اند و به وزارتخانه‌ها و ادارات متبوع خود دستور داده‌اند که اسناد دولتی باید از فرمت استاندارد ODF استفاده کنند.
● دلایل به وجود آمدن ODF
در حقیقت فرمت ODF را باید ادامه راهی دانست که فرمت XML شروع نمود. XML زبانی شی‌گرا است که موجب به وجود آمدن اتصال میان سیستم‌های اطلا‌عاتی مختلف گشت و امکان ارتباط و تعامل این سیستم‌ها را روی بستری مانند اینترنت فارغ از سکوی نرم‌افزاری فراهم کرد.
این استاندارد که در اواخر دهه ۱۹۹۰ پدیدار شد، قابلیت‌ها و مزیت‌های زیادی برای سازمان‌ها و شرکت‌ها داشت‌.‌ چون از این پس می‌توانستند به‌راحتی اطلاعات خود را تحت این فرمت در هر جای جهان مبادله نمایند. عملاً XML ماهیتی فراتر از یک زبان جهت توسعه صفحات وب دارد و به یک استاندارد برای تبادل اطلاعات مبدل گشته است.
همین امر موجب شد که فرمت ODF همان ایده را دنبال کند، اما این بار برای اسناد اداری و فایل‌هایی که توسط نرم‌افزارهای اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند. ODF از قوانین و اصول XML استفاده می‌کند و اسنادی را به وجود می‌آورد که با هر نرم‌افزار اداری قابل خواندن و مدیریت هستند.
بنابراین در این شرایط دیگر نیازی به تبادل فرمت فایل در هیچ سازمانی نخواهد بود و هر اداره می‌تواند با کمک ODF اسناد خود را تهیه کند و برای ادارات دیگر در هر جای جهان بفرستد. تحت این فرمت امکان گفت‌وگو و تبادل اطلاعات متنی و ... درباره موضوعات مختلف به وجود خواهد آمد و فرمت فایل‌ها، به جای نرم‌افزار و سکوی اجرایی آن‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد. سؤالی که در این میان مطرح می‌شود و مدت‌ها است فکر کارشناسان را به خود مشغول کرده است، اجماع جهانی پیرامون فرمت ODF است.
این فرمت هنگامی خواهد توانست جایگاه و کارکرد حقیقی خود را به دست آورد که از سوی شرکت‌های بزرگ تهیه نرم‌افزار مورد حمایت قرار گیرد و استفاده از آن تبلیغ شود. اتفاقی که فقط شرکت مایکروسافت با آن مخالفت نموده است و تا چند ماه پیش صراحتاً عنوان کرده بود که از این فرمت در نسخه جدید آفیس خود استفاده نخواهد کرد. برنامه آفیس شرکت مایکروسافت دارای کاربران و مشتریان فراوانی است و عدم همراهی این شرکت می‌تواند مشکلات عدیده‌ای را پدید آورد. ODF همانند بسیاری دیگر از استاندارهای متن‌باز هیچ‌گونه متولی رسمی قدرتمند تجاری ندارد و فاقد یک کنسرسیوم جهانی است و بیشتر بار توسعه آن روی دوش دو شرکت IBM و سان‌‌مایکروسیستمز است.
بنابراین این فرمت بیش از آن‌که یک تفکر تجاری در پشت خود داشته باشد، یک حرکت داوطلبانه است و برای ترویج آن نیازمند همراهی شرکت‌های بزرگ تجاری فعال در این زمینه است. مایکروسافت از ابتدای توسعه ODF با آن مخالفت نموده و حاضر به سوق دادن کاربران آفیس خود به سوی این فرمت نشد. اما بر اثر فشارهای زیاد شرکت‌های هم‌پیمان، گستردگی و پشتیبانی دولت‌ها، و همچنین اتحادیه اروپا از آن، کم کم از نظر خود عقب‌نشینی کرد و عنوان نمود که ابزارهای مبتنی بر XML را در آفیس ۲۰۰۷ خواهد گنجاند که بتوانند با اسناد دارای فرمت ODF کار کنند.
Office Open XML فرمت جدیدی از سوی مایکروسافت برای کار با اسناد مبتنی بر زبان XML است. با این ترفند مایکروسافت به سلامت از کنار فرمت ODF عبور می‌کند و در عین حال روی اصول خود، یعنی عدم استفاده از یک فرمت متن‌باز در نرم‌افزارهای خود پایبند می‌ماند.
● قالب ODF
دغدغه‌ دیگری که درباره فرمت استاندارد ODF پدید آمده مربوط به قالب و شکل و شمایل اسناد مبتنی بر این فرمت است. بدین صورت که نرم‌افزارهای مختلف هر یک از یک نوع فونت، اندازه، ابزارهای فرمت‌دهی و قالب‌بندی و اشیای گرافیکی با اندازه‌های مختلف استفاده می‌کنند و در این میان نیز هر سازمان با توجه به نیازمندی‌های خود یک قالب‌بندی مختص به خود را طرح خواهد کرد. آیا فرمت ODF قادر به پشتیبانی از تمامی این اجزا، استانداردسازی آن‌ها و سوییچ میان آن‌ها برای نرم‌افزارهای مختلف از منظر نوع نمایش می‌باشد؟ نرم‌افزارهای آفیس از یک فرمت فایلی برای نمایش و مدیریت اطلاعات استفاده می‌کنند و مابقی نرم‌افزار پوسته‌ای برای ارتباط کاربر با این فرمت فایل و مدیریت و سفارشی‌‌نمودن آن است.
پاسخ یا بهتر بگوییم راهکاری که برای این موضوع ارائه می‌شود، استفاده از زبان‌های تحت وب استاندارد و پذیرفته شده از سوی همگان برای نمایش و مدیریت اطلاعات در ساختار و قالب‌های اسناد اداری است. در حقیقت ODF چیزی جز یک استاندارد برای نمایش و مدیریت اطلاعات در اسناد اداری نیست. چندین استاندارد برای این منظور وجود دارد. اولین آن‌ها زبان HTML است که استاندارد W۳G است و برای صفحات وب مورد استفاده قرار می‌گیرد.eXtensible HyperTest Markup Language) XHTML) دیگر فرمت قابل استفاده برای اسناد الکترونیکی است که در مقایسه با HTML از انعطاف‌پذیری و قابلیت‌های بیشتری برخوردار است.
نهایتاً‌ eXtensible Markup Language) XML) دارای ویژگی‌های نمایش اطلاعات روی سکوهای مختلف است که در این میان برای فرمت ODF زبان XML انتخاب شده است. چون اهداف ابتدایی و بنیادی مورد نظر این فرمت را برای ساخت، نمایش و ویرایش اسناد با فرمت‌های نرم‌افزارهای آفیس را تأمین کرده است.
غیر از MS Office، دیگر نرم‌افزارهای آفیس موجود در میان کاربران تقریباً از یک سکوی اجرایی استفاده می‌کنند و به همین خاطر یکسان‌سازی قالب و فرمت‌ها میان آن‌ها تنها مستلزم به کارگیری زبان XML برای نمایش اطلاعات است. شرکت مایکروسافت نیز فرمت Office Open XML را با هدف خواندن و مدیریت اسناد اداری مبتنی بر زبان XML ارائه خواهد کرد. نتیجتاً عدم سازگاری قالب‌ها و فرمت‌ها و اجزایی مانند فونت‌ها در ایجاد یک فرمت استاندارد برای اسناد اداری وجود نخواهد داشت. چون در پشت هر برنامه اداری زبان استاندارد نمایش اطلاعاتXML وجود خواهد داشت.
● ODF، فرمتی آزاد
فرمت ODF از اصول و ضوابط نرم‌افزارهای آزاد تبعیت می‌کند و به برخی از آن‌ها پایبند است. به همین خاطر می‌توان آن را در زمره فرمت‌های دنیای نرم‌افزارهای آزاد گنجاند. برای نمونه فرمت ODF دارای قوانین ذیل است:
▪‌‌ ‌توسعه فرمت ODF به صورت آزادانه و با انتشار اسناد مربوطه صورت می‌گیرد.
▪‌ دسترسی به فرمت ODF برای همگان آزاد است. این قانون در مورد دسترسی به ویژگی‌ها و اسناد فنی آن نیز صادق است.
▪ شرکت‌های توسعه‌دهنده، ODF را به صورت رایگان در نرم‌افزارهای خود استفاده می‌کنند.
▪‌ استفاده و به کارگیری ODF آزاد است و مجوز آن اختیارات لازم را به کاربران می‌دهد.
▪‌ امکان مشارکت و همکاری شرکت‌ها و اشخاصی که می‌خواهند از فرمت ODF برای نرم‌افزار اختصاصی خود استفاده کنند وجود دارد.
▪‌ فرمت ODF متعلق به کشور یا شرکت خاصی نیست.
اخیراً مؤسسه۱‌oftware Freedom Law Center) SFLC) فرمت ODF را به رسمیت شناخت و آن را منافی اصول آزادی نرم‌افزار ندانست و بیان کرد که این فرمت می‌تواند در نرم‌افزارهایی که دارای مجوز آپاچی یا GNU/GPL هستند، به کار گرفته شود. اما باید توجه کرد که ODF یک استاندارد آزاد است، نه نرم‌افزار آزاد و لذا می‌تواند در نرم‌افزارهای تجاری یا انحصاری نیز به کار گرفته شود. چنانچه اکنون نیز این فرمت در نرم‌افزار آزاد OpenOffice ۲.۰ و همزمان در نرم‌افزار تجاری StarOffice ۸ مورد استفاده قرار گرفته است. ODF می‌تواند توسط نرم‌افزارهای آزاد و نرم‌افزارهای انحصاری توسعه داده شود و مورد استفاده قرار گیرد. در واقع هر کسی که بخواهد از این فرمت استفاده کند، آزاد است و هیچ مانعی یا مجوز محدودکننده‌ای پیش‌رو نخواهد داشت.
● نرم‌افزارهای مجری ODF
اولین بار شرکت سان مایکروسیستمز در سال ۱۹۹۹ از فرمت ODF در نرم‌افزار OpenOffice و StarOffice استفاده نمود و روی توسعه آن کار کرد. اما به تدریج دیگر نرم‌افزارهای آزاد نیز از این استاندارد استقبال کردند و آن را در فرمت‌های مورد پشتیبانی نرم‌افزارهای خود گنجاندند. اکنون وضعیت ODF بسیار مطلوب و رو به گسترش است. چون به زودی فرمت پیش‌فرض چهار نرم‌افزار بزرگ خواهد بود. این نرم‌افزارها عبارتند از:
▪ OpenOffice.org ۲.۰.۳ ،StarOffice ۸
▪ IBM Lotus Workplace Managed Client version ۲.۶
▪ KWord ۱.۵.
علاوه بر این نرم‌افزارها که تقریباً تمام بازار برنامه‌های اداری دنیای نرم‌افزارهای متن‌باز را در اختیار دارند، برخی دیگر از نرم‌افزارها نیز در نسخه‌های جدید خود از ODF پشتیبانی می‌نمایند و روی توسعه آن کار می‌کنند. برای نمونه، می‌توان به نرم‌افزار Writely ۲ یعنی ویرایشگر متن مبتنی بر وب گوگل، ۳Zoho Writer ،۴ajaxWrite و نسخه تحت سیستم‌عامل مکینتاش اپن‌آفیس یعنی ۵NeoOffice اشاره کرد. برای اطلاع کامل از نرم‌افزارهای ODF می‌توانید به آدرس ویکی‌پدیای نرم‌افزارهای ‌۶ODF مراجعه نمایید.
● ODF و چشم به آینده‌
در دنیایی که اطلاعات و ارتباطات دو بال پرواز آن هستند، استانداردسازی و استفاده از فرمت‌های پذیرفته‌شده از سوی همگان، یکی از ضروریات است. به همین خاطر اسناد اداری نیز باید تابع یک فرمت همه‌گیر و گسترده باشند تا بتوانند توسط هر نرم‌افزاری مورد استفاده قرار گیرند. ODF چشم به آینده دارد تا از سوی شرکت‌های بزرگ مورد قبول واقع شود و دولت‌ها نیز ملزم به استفاده از آن شوند. در چنین شرایطی کم کم کاربران خانگی و کاربرانی که داوطلبانه اطلاعات خود را روی وب منتشر می‌کنند، به سوی ODF مهاجرت می‌نمایند و نتیجتاً شاهد فراگیرشدن آن خواهیم بود. البته اگر شرکت‌های بزرگ و تأثیرگذاری همچون مایکروسافت نیز با این حرکت همراهی کنند و یکپارچگی و مشارکت جمعی را بیشتر از انحصارطلبی پذیرا باشند.

منبع : انجمن علمی دانشگاه شیخ بهایی