مدیریت ارتباطات اینترنتی

زمانی که دانشمندان آمریکایی و انگلیسی در سال ۱۹۶۰ اینترنت و بعد از آن ARPANET ، شبکه‌های رادیویی و ماهواره‌ای را اختراع کردند، این فناوری‌ها بلافاصله توسط دولت آمریکا برای انتقال سریع اطلاعات و سایر کاربردهای نظامی مورد استفاده قرار گرفت. بیست سال بعد با ارایه شبکه جهانی اینترنت، این فناوری توسط کسب‌وکارها مورد استفاده قرار گرفت و کسب و کارها از این فناوری برای جذب مردم و فروش محصولات به صورت آن‌لاین بهره گرفتند.
تا سال ۱۹۹۰ هزینه سنگین استخدام کارمندان آشنا به مهارت‌ها ی توسعه وب و همچنین هزینه‌های بالای تشکیل وب‌سایت مانع از گسترش این فناوری در موسسات غیرانتفاعی بود. همچنین اگر وب‌سایتی توسط یک موسسه غیرانتفاعی راه‌اندازی می‌شد به دلیل عدم وجود خدماتی مانند الکترونامه و پیام فوری ارتباط متقابل بسیار محدودی با سایر سایت‌ها داشت.
بعد از سال ۱۹۹۰ سیستم‌های جدیدی در اینترنت به وجود آمد. این سیستم‌ها به منظور تسهیل ارتباطات از طریق اینترنت راه‌اندازی شدند. نرم‌افزارهای مدیریت ارتباطی مانند الکترونامه و ... از جمله‌ی این سیستم‌ها بودند که با ورود به اینترنت ساختارهای مناسب و متفاوتی را برای مدیرت ارتباطات در اینترنت به وجود آوردند.
ارایه این خدمات سبب شد که موسسات غیرانتفاعی راحت‌تر بتوانند اینترنت را در اختیار بگیرند. این مرحله نقطه‌ی عطفی در تاریخ استفاده از اینترنت در جوامع به شمار می‌آمد.
حال مساله اساسی استفاده از این شبکه جهانی برای مدیریت ارتباطات با سایر سازمان‌ها و افراد است. Vinay Bhagat رییس شرکت Convio می‌گوید: ما باید توجه کنیم که چگونه به بهترین نحو از اینترنت برای تقویت روابط با اعضا، کارمندان، پشتیبانان و .. استفاده کنیم.
در سال ۲۰۰۳-۲۰۰۲ برخی موسسات غیرانتفاعی آمریکا از قدرت اینترنت در انتخابات ایالتی استفاده‌های شایانی کردند. Howard Dean یکی از ده کاندیدای دموکرات توانست در عرض نیم سال هوادران خود را به ۷.۵ میلیون نفر برساند که این رقم بسیار بیش‌تر از ۹ رقیب دموکرات وی بود و دلیل آن آشنایی او و حامیانش از قدرت اینترنت بود که به خوبی از امکانات این فناوری برای جلب آرای مردم حتا در دورترین نقاط ایالت استفاده کردند و این در حالی بود که او برای امور تبلیغاتی خود کم‌ترین هزینه را نسبت به سایر رقبا متحمل شد.
بعد از آن سایر سازمان‌ها و موسسات غیرانتفاعی دانستند که می‌توانند با استفاده استراتژیکی از اینترنت به هدف‌های خود به راحتی دست یابند و همچنین در هزینه‌های خود صرفه‌جویی زیادی داشته باشند. اهمیت این فناوری نه تنها برای سازمان‌ها و موسسات غیر انتفاعی ملی و بین‌المللی مشخص شده بود، بلکه سازمان‌های کوچک و ناحیه‌ای نیز از توانایی‌های این فناوری استفاده‌های زیادی کردند.
بنابراین اگر موسسه‌ی شما جزو آن گروهی است که از اینترنت برای دست‌یابی به اهداف خود استفاده کرده است شما باید برای تقویت و بهبود ارتباطات موسسه خود، استفاده از اینترنت و فناوری‌های وابسته را افزایش دهید و اگر جزو موسساتی هستید که تا کنون از پتانسیل این فناوری استفاده نکرده‌اند، هر چه زود‌تر دست به کار شوید و این مسیر را آغاز کنید.
حال که شما قدرت فناوری اینترنت را در موسسات به چشم دیدید مرحله بعدی چیست؟ برای استفاده استراتژیکی از اینترنت و برقراری روابط مناسب آن‌لاین، سازمان شما باید در ابتدا این سه هدف را دنبال کند:
▪ ساختن روابط مناسب با مخاطبان و بهینه‌ کردن این روابط با آن‌ها
▪ دادن امکان ارتباط دو طرفه مردم ومخاطبان با موسسه‌
▪ گسترش این روابط دو طرفه و تبادل اطلاعات با آن‌ها و فراهم کردن خدماتی که این امر را آسان‌تر کند
برقراری ارتباط از طریق اینترنت نسبت به سایر شیوه‌های موجود از نظر هزینه بسیار با صرفه‌تر است. بنابراین موسسه غیرانتفاعی شما باید بیش‌تر اطلاعات خود را از طریق الکترونامه به اعضا و حامیان خود انتقال دهد و از ارسال نامه‌های پستی رایج که بسیار زمان‌بر و خسته‌کننده هستند، خودداری کند. این سیستم مدیریت جدید مانع از مکاتبات متوالی رایج با سایر اعضا که به منظور افزایش میزان روابط صورت می‌گیرد، می‌شود.
روابط مبتنی بر اینترنت و آن‌لاین دارای کیفیت بالاتری هستند زیرا بر خلاف نامه‌های مرسوم که فقط یک موضوع را دنبال می‌کنند شما از طریق وب‌سایت خود می‌توانید با ارایه اطلاعات و خبرهای جالب به مخاطبان خود موضوع مورد نظر خود را به راحتی به مخاطب خود انتقال دهید.
همچنین می‌توانید نظرات و پیشنهادهای و انتظارات مخاطبان خود را از طریق وب‌سایت دریافت نمایید و از مزایای این ارتباط دو طرفه و متقابل استفاده کنید. این ارتباط متقابل بین اعضا و سازمان سبب ایجاد تفاهم بیش‌تر در زمینه ایده‌ها و اهداف شده و بنیان موسسه و سازمان شما را محکم‌تر می‌سازد. یکی از راه‌کارها برای افزایش این ارتباط متقابل فراهم نمودن امکان ارایه نظرها و پیشنهادهای مخاطبان و اعضا با یکدیگر و یا حتا با اعضای سایر سازمان‌ها است.
● گسترش گفت‌وگوهای متقابل با مخاطبان
هرچند که هدف بیش‌تر سازمان‌های غیر انتفاعی از برقراری روابط با مخاطبان افزایش درآمد و جمع‌آوری پول است، ولی موسسات هوش‌مند دریافته‌اند که اینترنت می‌تواند به عنوان یک رسانه کارایی بیش‌تر برای درخواست پول از حامیان و پشتیبانان داشته باشد.
برای بالا بردن کارایی وب‌سایت خود از آن به عنوان جای‌گاهی برای تبادل اطلاعات، ایده‌ها و نظرها استفاده کنید. این موضوع سبب می‌شود که مخاطبان شما که در آینده حامیان مالی موسسه شما خواهند بود، از خدمات و نحوه کار شما آگاهی بیش‌تری داشته و استقابل بهتری کنند.
زمانی که مخاطبان و حامیان شما بدانند که می‌توانند تاثیر زیادی از طریق اعمال نظرهای خود بر سازمان و موسسه شما داشته باشند، به طور مشخص احساس ارتباط قوی‌تری با سازمان شما خواهند داشت. اگر حامیان مالی شما از طریق الکترونامه‌های منظم و روزنامه‌های الکترونیکی بدانند که پول‌های آن‌ها از طریق موسسه شما در چه راهی مصرف می‌شود، روابط متقابل بهتر و مناسب‌تری با موسسه شما خواهند داشت.
استفاده استراتژیکی از اینترنت می‌تواند به موسسات در سه موضوع زیر کمک کند:
۱) شما با استفاده از وب‌سایت خود می‌توانید حوادث، فعالیت‌ها و سایر اتفاق‌های سازمان خود را به صورت یک خبرنامه از طریق الکترونامه به مخاطبان خود ارسال کنید. این امر سبب یک‌پارچگی و تقویت مدیریت لیست مخاطبان و حامیان موسسه خواهد شد و باعث تقویت روابط بین اعضا، حامیان و پشتیبانان مالی و ... سازمان خواهد شد.
۲) وب‌سایت به شما امکان می‌دهد که با مخاطبان خود به صورت همیشگی و سریع در ارتباط باشید. حتا شما می‌توانید افزایش بسیار اندک در میزان ارزش سهام و سایر اطلاعات را به صورت متوالی به مخاطبان خود اطلاع دهید. علاوه بر این می‌توان میلیون‌ها موضوع و خبر دیگر را که مورد توجه مخاطبان است برای آن‌ها بفرستید. همچنین از طریق وب‌سایت می‌توانید اتفاقات و حوادثی را که به صورت ناگهانی برای موسسه اتفاق می‌افتد مدیریت کنید.
برای مثال یک موسسه نگه‌داری از حیوانات یک درخواست فوری الکترونیکی را برای اعضا و حامیان مالی فرستاد و به آن‌ها هشدار داد که علوفه مورد نیاز برای حیوانات تمام شده و پول کافی برای خرید آن وجود ندارد. و از این طریق توانست این مشکل را به سادگی برطرف سازد.
وب سایت اینترنتی شما همچنین می‌تواند شما را در جمع‌آوری و تنظیم فعالیت‌های بازاریابی کلی از طریق یکپارچه کردن الکترونامه‌ها، نامه‌های پستی و مکالمات و ... یاری دهد.
۳) موسسه Public Radio شیکاگو توانست با استفاده از یک استراتژی بسیار ساده حامیان مالی و مخاطبان خود را به طرز شگفت‌آوری افزایش دهد. هر عضو به هنگام بازدید از وب سایت این موسسه باید فرمی را درباره‌ی علاقه‌مندی‌ها و فعالیت‌های مورد علاقه خود تکمیل می‌کرد. این موسسه با استفاده از این فرم‌ها روزنامه الکترونیکی مناسب روحیه مخاطبان خود را از طریق وب‌سایت به آن‌ها ارایه کرد و همچنین الکترونامه‌هایی در زمینه موارد مورد علاقه مخاطبان برای آن‌ها ارسال کرد. این راه‌کار ساده در مدت زمان کوتاهی سبب افزایش مخاطبان و روابط متقابل آن‌ها با موسسه و سایر اعضا شد. می‌بینید که چگونه با به کارگیری راه‌های ساده و کم هزینه می‌توانید تعداد مخاطبان خود را به صورت چشم‌گیر افزایش دهید.
اگر شما تا کنون از اینترنت برای فعالیت موسسه غیر انتفاعی خود استفاده نکرده‌اید، باید هر چه سریع‌تر دست به کار شوید چرا که تا دو سال قبل استفاده کنندگان آن‌لاین در سراسر دنیا حدود ۳ میلیارد نفر بوده‌اند ولی این آمار در حال حاضر بسیار افزایش یافته است.
حال که شما از وب سایت خود برای تقویت روابط بین مخاطبان و اعضا استفاده می‌کنید چه کارهایی را باید برای بهره‌گیری بهتر از این فناوری انجام دهید؟
کلیه کارها و فعالیت‌های موسسه خود را برای حامیان مالی و مخاطبان خود گزارش دهید و کارهایی را که در حال انجام است و یا به اتمام رسیده است به آن‌ها اعلام کنید. این بدان معناست که اطلاعات و خبرهای خود را به روز کنید. ساکن بودن وب‌سایت شما و به روز رسانی کند به سرعت سبب کم شدن مخاطبان موسسه خواهد شد.
وب‌سایت خود را کاربر پسند کنید. اطلاعات را به صورت واضح و آشکار گزارش دهید. زمان کافی برای سازمان‌دهی اطلاعات ارایه شده صرف کنید و از لینک‌های مربوط به موضوعات مشابه در وب‌سایت موسسه استفاده کنید. نگران این که مخاطبان خود را از دست بدهید نباشید. اطلاعاتی که ارایه می‌دهید مانند اجناس یک صاحب مغازه است. اگر شما به مغازه‌ای مراجعه کنید که جنس مورد نظر شما را نداشته باشد دفعه بعد مشخصا به آن مغازه مراجعه نخواهید کرد. پس سعی کنید با ارایه اطلاعات به روز مخاطبان خود را حفظ کرده و تعداد آن‌ها را افزایش دهید.
در ارایه اخبار و اطلاعات مربوط به موسسه از تصاویر و گرافیک‌های با کیفیت بالا استفاده کنید. حامیان مالی دوست دارند به غیر مطالعه متن‌ها فرایند پیشرفت کار را در قالب‌ عکس‌ها، نمودارها و ... پی‌گیری کنند استفاده از عکس‌های با کیفیت بالا، نمودارها، گراف‌ها و ...سازمان‌ را حقیقی‌تر و بهتر نمایش می‌دهد و سبب می‌شود موسسه ارتباط بهتری با مخاطبان و حامیان مالی خود برقرار نماید.
از وب‌سایت خود برای دانستن علاقه‌مندی‌های مخاطبان خود استفاده کنید و پس از آن از طریق الکترونامه و روزنامه‌های الکترونیکی موضوعات مورد علاقه مخاطبان خود را به آن‌ها ارایه دهید.
گسترش ارسال الکترونامه‌های پر محتوا تاثیر زیادی در حفظ مخاطبان دارد و سبب رشد ارتباطات بین سازمان و مخاطبان خواهد شد.
برنامه واقع‌گرایانه‌ای تهیه کنید، مشخص کنید امکان انجام چه کارهایی را به کمک کارکنان سازمان خود دارید. برنامه‌های کوتاه مدت و بلند مدت سازمان خود را مشخص کنید.
پرسنل و زمان کافی را برای سازمان‌دهی وب‌سایت خود در نظر بگیرید. برای این که وب‌سایت و الکترونامه‌های شما تاثیرگذار باشند یک کارمند مخصوص این کار استخدام کنید. از خدمات و نرم‌افزارها و سیستم‌های مدیریت ارتباطی جدید و مدرن در وب‌سایت خود استفاده کنید.

منبع : آژانس خبری فناوری اطلاعات و ارتباطات ایستنا