طرح ارزیابی ستاد سازمان براساس مدل تعالی سازمانی EFQM روش اجرای ارزیابی و مدل تعالی سازمانی

حرکت شرکت‌های ایرانی به سمت کلاس جهانی و مطرح شدن آنها در عرصه بین‌المللی ضرورتی است که حیات و بقای آینده بنگاه‌های اقتصادی کشورمان به آن وابسته است. سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران نیز با آگاهی از این موضوع، جهانی‌سازی شرکت‌های تحت پوشش را سرلوحه فعالیت‌های خود قرار داده و با تشویق شرکت‌های تحت پوشش به پیاده‌سازی سیستم‌های نوین مدیریتی به ایجاد بستر مناسبی برای ایجاد فضای رقابتی و ورود به عرصه بین‌المللی پرداخته است. طرح ارزیابی عملکرد شرکت‌های تحت پوشش بر اساس مدل تعالی سازمانی EFQM که تاکنون دو مرحله به اجرا درآمده و اینک در آستانه اجرای مرحله سوم آن می‌باشیم، یکی از اقدامات مثبتی است که سازمان جهت نیل به ماموریت و آرمان خود به اجرا درآورده است. متناسب با حرکت شرکت‌های تحت پوشش در مسیر تعالی و سوق به سمت کلاس جهانی، مناسب به نظر می‌رسد تا مجموعه ستاد سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران نیز از چنین سیستم‌های مدیریتی بهره لازم را برده و با اجرای خود ارزیابی در سطحی وسیع و عمیق فرایند راهبری شرکت‌های تحت پوشش و در سطح کلان راهبری توسعه صنعتی کشور را تقویت کند. هدف از انجام این طرح کمک به اجرای خودارزیابی براساس مدل تعالی سازمانی EFQM در ستاد سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران در سطح وسیع و عمیق به منظور شناسایی نقاط قوت، زمینه‌های قابل بهبود جهت اتخاذ راهکارهای بهبود و تقویت توان راهبری شرکت‌های تحت پوشش و توسعه صنعتی کشور است.خودارزیابی براساس مدل تعالی سازمانی EFQM به سازمان این امکان را می‌دهد تا با هم‌اندیشی مجموعه سیاست‌گذاران و راهبران بخش عمده‌ای از صنعت کشور به صورتی یکپارچه، نقاط قوت و چالش‌های پیش روی سازمان با توجه به معیارهای جامع و فراگیر مدل تعالی سازمانی مورد بررسی دقیق قرار گرفته و راهکارهای بهبود در جهت ارتقای سطح عمومی عملکرد سازمان اتخاذ شود. اجرای راهکارهای بهبود و تداوم اجرای خودارزیابی به صورتی منظم و سیستماتیک نیل به اهداف و آرمانهای سازمان را تسهیل خواهد کرد.
● شرح روش ارزیابی
یکی از رویکردهایی که به صورت تفصیلی و نسبتا دقیق جهت ارزیابی و خودارزیابی سازمان‌ها بر اساس مدل تعالی سازمانی به کار گرفته می‌شود، رویکرد پروفرما است. در این رویکرد ارزیابی یا خودارزیابی در سطح ۳۲ جزء‌ معیار مطرح در مدل تعالی سازمانی انجام می‌شود و در هر یک از جزء معیارهای مدل، موارد قابل بررسی که متناسب با سازمان مورد ارزیابی تعیین می‌شود، ارزیابی شده و با توجه به نحوه اجرای فعالیت‌ها و یا کسب نتایج مطرح در موارد قابل بررسی، موقعیت سازمان در قبال هر یک از جزء معیارها و معیارهای مدل مشخص می‌شود. با توجه به نوع فعالیت و ویژگی‌های سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران، به منظور ارزیابی این سازمان، رویکرد پروفرما مناسب به نظر می‌رسد. از آنجا که سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران به عنوان یک سازمان سیاست‌گذار و راهبر مطرح بوده و فعالیتها و نتایج مرتبط با آن متناسب با نوع ماموریت، آرمان و اهداف سازمان دارای ویژگی‌های خاص خود می‌باشد، موارد قابل بررسی در هر یک از معیارها و جزء معیارهای مدل تعالی سازمانی نیز باید متناسب با شرایط خاص سازمان طراحی شده و با توجه به آن موارد ابعاد مختلف سازمان مورد ارزیابی قرار گیرد. تیم ارزیابی پس از بررسی مجموعه اطلاعات و مدارک دریافتی از سازمان، موارد قابل بررسی در هر یک از معیارها و جزء معیارهای مدل تعالی سازمانی را مشخص ساخته و با توجه به ساختار سازمانی و شرح وظایف واحدهای سازمان، موارد قابل بررسی در هر یک از این واحدها را تعیین می‌نماید. در هر یک از واحدهای سازمان (معاونت‌ها و مدیریت‌های مورد ارزیابی) عمدتا معیارها و جزء معیارهایی از مدل که ارتباط بیشتری با حیطه فعالیتی آن واحد داشته باشد مورد ارزیابی قرار خواهند گرفت مثلا مقوله مدیریت مالی (جزء‌ معیار ۴ ب مدل) در معاونت مالی و اقتصادی سازمان بررسی می‌شود. جدول معیارها و جزء معیارهای مرتبط با معاونت‌ها و مدیریت‌های مختلف سازمان در ادامه آمده است. در نهایت تیم ارزیابی پس از برگزاری جلسات ارزیابی در واحدهای مختلف سازمان، اتفاق نظر کرده و نتیجه ارزیابی سازمان را در قالب گزارشی حاوی نقاط قوت، زمینه‌های قابل بهبود و امتیاز سازمان در هر یک از معیارهای نه‌گانه مدل، ارائه می‌نماید. این گزارش با تعیین سطح سازمان در مسیر تعالی، می‌تواند مبنای مناسبی جهت اتخاذ راهکارهای بهبود و برنامه‌های بهبود سازمان باشد.
● مدل تعالی سازمانی
هر سازمانی صرفنظر از حوزه فعالیت، اندازه، ساختار و یا سطح بلوغ خود برای حصول به موقعیت نیازمند ایجاد و استقرار سیستم‌های مدیریتی مناسب می‌باشد. مدل تعالی سازمانی به عنوان ابزاری کاربردی و موثر با ایجاد چنین سیستم مدیریتی در سازمان‌ها، در زمینه‌های زیر به کار گرفته می‌شود:به عنوان ابزاری برای خودارزیابی جهت تعیین موقعیت سازمان در مسیر تعالی، کمک به درک فاصله اهداف و واقعیت‌ها و ترغیب سازمان به یافتن راه‌حل های بهبود
مبنایی برای ایجاد زبان و تفکر مشترک در تمامی ابعاد سازمان و در همه حوزه‌های عملکردچارچوبی برای درک وضعیت اقدامات انجام شده، حذف دوباره‌کاری‌ها و تشخیص انحرافات به عنوان ساختاری برای سیستم مدیریتی سازمان
مدل تعالی سازمانی مدلی روشمند مبتنی بر نه معیار اصلی است .پنج معیار آن توانمندسازها و چهار معیار دیگر نتایج می‌باشد . معیارهای توانمندساز آنچه را که سازمان انجام می‌دهد، پوشش داده و معیارهای نتایج آنچه را که سازمان به دست می‌آورد، دربرمی‌‌گیرد. نتایج در اثر توانمندسازها حاصل شده و توانمندسازها نیز با استفاده از بازخوردهای نتایج بهبود می‌یابند. این مدل برای حصول به تعالی ابعاد عملکردی گسترده‌ای را در نظر گرفته و بر این منطق استوار است که نتایج متعالی در عملکرد، مشتریان، کارکنان و جامعه از طریق رهبری که خط‌مشی و استراتژی را هدایت و تسری نماید و با استفاده از کارکنان، مشارکت‌ها و منابع و فرایندها به دست می‌آید.
● اجزاء و ساختارمدل
هر کدام از معیارها، تعریفی خاص خود داشته که کاملترین حالت معیار را شرح می‌دهد. به منظور بیان ابعاد مختلف و جامع مطرح شده در تعریف هر معیار، تعدادی جزء‌معیار برای هر معیار در نظر گرفته شده است.جزء‌ معیارها سوالاتی هستند که در هر ارزیابی در مورد معیارها باید مورد توجه و بررسی قرار گیرند.در نهایت هر یک از جزء‌معیارها شامل چند نکته راهنما است. استفاده از این نکات راهنما در ارزیابی‌ها اجباری نبوده ولی می‌تواند به عنوان مصادیق و موارد قابل طرح در هر جزء ‌معیار مطرح شود.
معیارهای مدل تعالی سازمانی
۱ ) رهبری
▪ تعریف: رهبران متعالی ماموریت و آرمان سازمان را ایجاد می‌کنند، توسعه می‌دهند و دستیابی به آنها را تسهیل می‌نمایند. آنها ارز‌ش‌ها و سیستم‌های موردنیاز برای موفقیت پایدار سازمان را ایجاد کرده، توسعه می‌دهند و از طریق اعمال و رفتار خویش به اجرا درمی‌آورند. در دوران تحول، ثبات در مقاصد دارند و هر کجا که لازم باشد، قادر هستند جهت‌گیری سازمان را تغییر داده و سایرین را به پیروی از آن ترغیب کنند.
الف) رهبران ماموریت، آرمان،‌ارزش‌ها و اصول اخلاقی سازمان را ایجاد کرده، توسعه می‌دهند و خود الگوی فرهنگ تعالی هستند.
ب) رهبران برای اطمینان یافتن از ایجاد، توسعه و استقرار سیستم‌های مدیریت و بهبود مستمر آنها شخصا مشارکت دارند.
ج) رهبران با مشتریان ، همکاران تجاری و نمایندگان جامعه در تعامل هستند.
د) رهبران، فرهنگ تعالی را در بین کارکنان تقویت می‌کنند.
ه) رهبران تغییرات سازمانی را شناسایی و راهبری می‌کنند.۲ ) خط‌مشی و استراتژی
تعریف: سازمان‌های متعالی ماموریت و آرمان خود را از طریق ایجاد و توسعه یك استراتژی متمركز بر ذینفعان با در نظر گرفتن بازار و بخشی كه در آن فعال هستند به اجرا درمی‌آورند. خط‌مشی‌ها، برنامه‌ها، اهداف و فرایندها برای تحقق استراتژی‌ها، ایجاد و توسعه یافته و جاری می‌شود.
الف) خط‌مشی و استراتژی بر اساس نیازها و انتظارات حال و آینده ذینفعان پایه‌ریزی می‌شود.
ب) خط‌مشی و استراتژی براساس اطلاعات حاصل از اندازه‌گیری عملكرد، تحقیقات، یادگیری و فعالیت‌های مرتبط بیرونی پایه‌ریزی می‌شود.
ج) خط‌مشی و استراتژی ایجاد شده، توسعه یافته، مورد بازنگری قرار گرفته و به روزآوری می‌شود.
د) خط‌مشی و استراتژی از طریق چارچوب فرایندهای كلیدی در میان گذاشته شده و جاری‌ می‌شوند.
۳ ) كاركنان
▪ تعریف: سازمان‌های متعالی تمامی توان بالقوه كاركنان خود را در سطوح فردی، تیمی و سازمانی اداره كرده، توسعه بخشیده و از آن بهره می‌برند. آنها عدالت و برابری را در میان كاركنان ترویج كرده، آنها را در امور مشاركت داده و به آنان تفویض اختیار می‌كنند. این سازمانها به گونه‌ای به كاركنان خود توجه كرده، با آنها ارتباط برقرار ساخته و آنها را مورد تشویق و تقدیر قرار می‌دهند كه در آنها انگیزه و تعهد لازم برای استفاده از مهارت‌ها و دانششان در جهت منافع سازمان ایجاد شود.
الف) منابع انسانی برنامه‌ریزی و مدیریت شده و بهبود می‌یابند.
ب) دانش و شایستگی كاركنان شناسایی شده، توسعه یافته و حفظ می‌شود.
ج) كاركنان مشاركت داده شده و به آنان تفویض اختیار می‌شود.
د) كاركنان و سازمان گفتمان دارند.
ه) كاركنان مورد تشویق و تقدیر قرار گرفته و به آنها توجه می‌شود.
۴ ) مشاركت‌ها و منابع
▪ تعریف: سازمان‌های متعالی مشاركت‌های بیرونی، تامین‌كنندگان و منابع داخلی خود را به منظور پشتیبانی از خط‌مشی و استراتژی و اجرای اثربخش فرایندها برنامه‌ریزی و مدیریت می‌كنند. این سازمان‌ها در برنامه‌ریزی و مدیریت مشاركت‌ها، بین نیازهای حال و آینده سازمان، جامعه و محیط زیست توازن برقرار می‌كنند.
الف ) مشاركت‌های بیرونی مدیریت می‌شوند.
ب) منابع مالی مدیریت می‌شوند.
ج) ساختمان‌ها، تجهیزات و مواد مدیریت می‌شوند.
د) فناوری مدیریت می‌شود
ه) اطلاعات و دانش مدیریت می‌شوند.
۵ ) فرایندها
▪ تعریف: سازمان‌های متعالی فرایندهای خود را به منظور كسب رضایت كامل و ایجاد ارزش فزاینده برای مشتریان و سایر ذینفعان طراحی كرده، مدیریت كرده و بهبود می‌بخشند.
الف) فرایندها به گونه‌ای نظام‌مند طراحی و مدیریت می‌شوند.
ب) فرایندها در صورت نیاز بهبود می‌یابند و به منظور كسب رضایت كامل و ایجاد ارزش فزاینده برای مشتریان و سایر ذینفعان، از نوآوری استفاده می‌شود.
ج) محصولات و خدمات بر اساس نیازها و انتظارات مشتری طراحی شده و توسعه می‌یابند.
د) محصولات و خدمات تولید، تحویل و پشتیبانی می‌شوند.
ه) روابط با مشتری مدیریت و تقویت می‌شود.
۶ ) نتایج مشتری
▪ تعریف: سازمان‌های متعالی به طور فراگیر، نتایج برجسته مرتبط با مشتریان خود را اندازه‌گیری كرده و به آنها دست می‌یابند.
الف) شاخص‌های ادراكی
این شاخص‌ها بیانگر ادراكات مشتریان از سازمان می‌باشند (به عنوان مثال از طریق نظرسنجی‌های مشتری، تیم‌های متمركز، رتبه‌بندی‌های فروشندگان، تقدیرها و شكایات رسمی به دست می‌آیند).
ب) شاخص‌های عملكردی
این شاخص‌ها، شاخص‌هایی داخلی هستند كه سازمان به منظور نمایش، درك‌، پیش‌بینی و بهبود عملكرد خود نسبت به مشتریان بیرونی سازمان و پیش‌بینی ادراكات آنان استفاده می‌كند.
۷ ) نتایج كاركنان
▪ تعریف: سازمان‌های متعالی به طور فراگیر، نتایج برجسته مرتبط با كاركنان خود را اندازه‌گیری كرده و به آنها دست می‌یابند.
الف ) شاخص‌های ادراكی
این شاخص‌ها بیانگر ادراكات كاركنان از سازمان می‌باشند (به عنوان مثال از طریق نظرسنجی‌ها، تیمهای متمركز، مصاحبه‌ها و ارزیابی‌های ساخت یافته كاركنان به دست می‌آیند.)
ب)‌شاخص‌های عملكردی
این شاخص‌ها، شاخص‌هایی داخلی هستند كه سازمان به منظور نمایش، درك، پیش‌بینی و بهبود عملكرد خود نسبت به كاركنان سازمان و پیش‌بینی ادراكات آنان استفاده می‌كند.
۸ ) نتایج جامعه
▪ تعریف: سازمان‌های متعالی به طور فراگیر، نتایج برجسته مرتبط با جامعه را اندازه‌گیری كرده و به آنها دست می‌یابند.
الف) شاخص‌های ادراكی
این شاخص‌ها بیانگر ادراكات جامعه از سازمان می‌باشند (به عنوان مثال از طریق نظرسنجی‌ها، گزارش‌ها، مقالات چاپ شده در نشریات، گردهمایی‌های عمومی،‌ نمایندگان جامعه و مراجع دولتی به دست می‌آیند.) برخی از شاخص‌ها كه به عنوان نكات راهنما در شاخص‌های ادراكی مطرح شده است قابل طرح در شاخص‌های عملكردی بوده و بالعكس.
ب) شاخص‌های عملكردی
این شاخص‌ها، شاخص‌هایی داخلی هستند كه سازمان به منظور نمایش، درك، پیش‌بینی و بهبود عملكرد سازمان نسبت به جامعه و پیش‌بینی ادراكات جامعه استفاده می‌كند.
۹ ) نتایج كلیدی عملكرد
▪ تعریف: سازمان‌های متعالی به طور فراگیر نتایج برجسته مرتبط با عناصر كلیدی خط‌مشی و استراتژی خود را اندازه‌گیری كرده و به آنها دست می‌یابند.
الف) دستاوردهای كلیدی عملكرد
این شاخص‌ها نتایج كلیدی هستند كه توسط سازمان تعریف شده و در خط‌مشی و استراتژی سازمان مورد توافق قرار گرفته‌اند.
ب )‌شاخص‌های كلیدی عملكرد
این شاخص‌ها، شاخص‌هایی عملیاتی هستند كه به منظور نمایش و درك فرایندها و پیش‌بینی و بهبود دستاوردهای كلیدی عملكرد سازمان به كار گرفته می‌شوند.

منبع : مجله گسترش صنعت