|
|
|
| پروفرما سندى است مشابه پيش‌فاکتور فروش. پروفرما سابقه‌اى از فروش اعمال شده به حساب نمى‌آيد بلکه ارائهٔ سياههٔ فروش است که پيش از فروش صادر مى‌شود. از آنجا که پروفرما تمامى اطلاعات مربوطه، مثلاً شرح مشخصات کامل کالا، مشخصات بسته‌بندي، بهاى کالا و مدت اعتبار، هزينهٔ بسته‌بندى و در صورت نياز، هزينهٔ حمل و بيمه را در خود دارد و براى ارائه پيشنهاد به مشترى و ارائه به مسؤولين مختلف مورد استفاده قرار مى‌گيرد.
|
|
| شرايط پرداخت نيز در پروفرما آورده مى‌شود ولى نمى‌توان نشانهٔ حمل را تا زمانى که سفارش قطعى دريافت شود، ارائه نمود. اگر از پروفرما به‌عنوان پيشنهاد قيمت استفاده شود آن پروفرما، پيشنهاد تعهدآورى را به وجود مى‌آورد که در برگيرندهٔ قيمت کالا و شرايط مذکور در آن است. به محض دريافت اعتبار اسنادى توسط صادرکننده وى بايد آن را با پروفرماى خود مقابله نمايد تا اطمينان حاصل کند هر دو با يکديگر همساز هستند. معمولاً قرارداد اعتبار اسنادى مفصل‌تر است، ولى اهميت دارد که صادرکننده، اسناد خود را مطابق با قرارداد و اعتبار، هر دو تنظيم کند. براى راهنمائى کلي، فهرست کنترل زير بايد توسط صادرکننده به کار گرفته شود:
|
|
| ۱. شرايط اعتبار اسنادى که ممکن است قابل برگشت يا غيرقابل برگشت باشد.
|
|
| ۲. نام و نشان صادرکننده (ذى‌نفع).
|
|
| ۳. مبلغ اعتبار که مى‌تواند به دلار و يا ارز ديگر خارجى باشد.
|
|
| ۴. نام و نشان واردکننده (افتتاح‌کنندهٔ اعتبار).
|
|
| ۵. نام طرفى که مبادلهٔ اسناد توسط وى صورت مى‌گيرد و اينکه پرداخت آنها به محض رويت است يا شرايط خاص ديگر.
|
|
| ۶. شرايط قرارداد و حمل (تحويل در کارخانه، فوب، سى. اف. آر و غيره).
|
|
| ۷. شرح مختصرى از کالاى تحت پوشش اعتبار اسنادي، اساساً شرح بيش از اندازه ممکن است باعث بروز خطاهائى گردد که باعث اتلاف وقت مى‌شود.
|
|
| ۸. دستورات دقيق دربارهٔ تسليم اسناد در مقابل چگونگى شيوهٔ پرداخت.
|
|
| ۹. شرح حمل از جمله در صورت مجاز بودن حمل از يک وسيله به وسيلهٔ ديگر، اطلاعات راجع به آخرين تاريخ حمل و شرح بندر مبداء و بندر مقصد بايد ثبت گردد.
|
|
| ۱۰. اينکه آيا اعتبار اسنادى دريافتى براى يک بار حمل و يا چند بار حمل اعتبار دارد.
|
|
| ۱۱. تاريخ انقضاء.
|
|
| اهميت دارد که ظَهر برگ اعتبار و ضميمه آن را بررسى کرد، زيرا شرايط و تعبيرات بيشترى قيد مى‌گردد که همه به اتفاق يک اعتبار را تکامل مى‌بخشند. بهترين صورت آن است که فروشنده (صادرکننده) و مشترى (واردکننده) هر دو سعى کنند که شرايط اعتبار را تا سر حد امکان ساده سازند.
|
|
| در موقعيت‌هائى که فروشنده (صادرکننده) از مقدار اعتبارى که برداشت مى‌کند اطمينان نداشته باشد، بايد ترتيبى اتخاذ نمود که خريدار (واردکننده) کلمهٔ حدود را در مقابل بهاء کالا در اعتبار اسنادى بگنجاند. اين مبلغ مى‌تواند ۱۰ درصد بيشتر يا کمتر از کالاى حمل شده بجا مى‌گذارد. به‌صورتى ديگر اعتبار اسنادى مى‌تواند يک تولرانس ۵/۷ درصد تا ۵ درصد کم و بيش را تعيين نمايد که صادرکننده بايد در اين زمينه راهنمائى شود.
|
|
| تنظيم اسناد معمولاً دربرگيرندهٔ تنظيم بارنامهٔ کامل و بدون نقص براى حمل هوائى است که به آن بارنامهٔ هوائى مى‌گويند. در مورد نقل و انتقالات بين‌المللى با راه‌آهن بين‌المللى نياز به سند سي. آي. ام (CIM = بارنامهٔ راه‌آهن) و در مورد حمل و نقل بين‌المللى جاده‌اى سند محمولهٔ سي. ام. آر (CMR = راه‌نامهٔ جاده‌اي) مورد نياز است. رزرو جا هنگام حمل کالا يا کشتي، هواپيما و يا حمل زمينى بايد توجه خاصى به مناسب بودن وسيلهٔ حمل و نقل با ماهيت محموله نمود.
|
|
| پيشرفت کار سفارش صادراتى و فهرست کنترل
|
|
| براى اطمينان از روند آماده‌سازى کالا، بسته‌بندي، آماده‌سازى حمل، بيمه، ترخيص از گمرک، صورت حساب و دريافت وجه راه خطا نرويد و پيشنهاد مى‌گردد فهرست کنترلى يا برگ پيشرفت کارى براى هر سفارش فراهم نمائيد.
|
|
| بايد به خاطر داشت که تغييرات بسيارى در پيشرفت کار يک سفارش صادراتى وجود دارد. در مورد اقلامى که با پست يا حمل هوائى ارسال مى‌گردند، اعتبار و نيز تدارک ارسال ممکن است کمى با آنچه گفته شد تفاوت داشته باشد. امروزه غالب صادرکنندگان براى سفارش قرارداد فروش يک پروندهٔ اطلاعاتى جداگانه دارند. پرونده داراى جداول اقدامات معينى است که در هر قرارداد بايد از آن متابعت نمود و خطر اشتباه و يا دوباره کارى برخى از موارد را کاهش مى‌دهد.
|
