اين مرحله گاه لازم است قبل از مرحله قبلى انجام شود، چراکه برآورد هزينه شرکت در نمايشگاه به‌ويژه براى شرکت‌هائى که براى اولين بار مى‌خواهند در نمايشگاه حضور يابند و يا شرکت‌هائى که از بنيه مالى خوبى برخوردار نيستند خود عامل مهمى جهت تصميم‌گيرى است.
گاهى ممکن است مديريت تشخيص دهد که با توجه به هزينه بالاى نمايشگاه، بهتر است گزينه ديگرى جهت بازاريابى و تبليغات انتخاب شود. در ضمن ميزان هزينه از لحاظ محل تأمين اعتبار آن اهميت دارد. گو اينکه اين مبلغ بايد از محل بودجه تبليغات برداشت شود.
از طرف ديگر تعيين ميزان بودجه، تعيين‌کننده حدود اختيارات و توان لازم جهت اجاره غرفه و خريد خدمات گوناگون از برگزارکننده نيز مى‌باشد. آگاهى از تعرفه‌هاى نمايشگاه که معمولاً در فرم درخواست مشارکت آن نمايشگاه درج مى‌شود و نحوه محاسبه و برآورد هزينه شرکت در نمايشگاه در اين مرحله ضرورت دارد.
شايان ذکر است که برحسب ضرورت ممکن است بودجه درنظر گرفته شده به‌کرات، مورد تجديدنظر قرار گيرد.
فرم درخواست مشارکت در هيجدهمين نمايشگاه بين‌المللى تهران
نام مؤسسه شرکت‌کننده:
آدرس:
تلفن:
تلکس:
فاکس:
نام متقاضى:
با توجه کامل به مقررات و شرايط عمومى نمايشگاه‌هاى بين‌المللى درخواست شرکت در نمايشگاه فوق را به شرح زير مى‌نمايم.
◊
۱. غرفه در سالن سرپوشيده و مجهز به وسايل پيش‌ساخته هر متر مربع ۶۰،۰۰۰ ريال.
شامل: پانل اطراف، برق، موکت، ۱ عدد ميز اطلاعات، ۲ عدد صندلي، ۹ عدد پروژکتور سقفى، ۱ عدد جا گلداني، کتيبه يا نوشته و ۱ عدد لامپ فلورسنت ( حداقل متراژ ۱۲ متر مربع) متراژ مورد نياز........... متر مربع جمعاً ............... ريال.
۲. غرفه در سالن سرپوشيده بدون تجهيزات هر متر مربع ۳۶،۰۰۰ ريال. (حداقل متراژ ۱۲ متر مربع)
متراژ مورد نياز................متر مربع جمعاً ..............ريال.
۳. فضاى باز هر متر مربع ۲۰،۰۰۰ ريال.(حداقل متراژ ۱۰۰ متر مربع)
متراژ مورد نياز ................متر مربع جمعاً ....................... ريال.%۵۰ کل هزينه مبلغ................ ريال طى چک شماره / حواله بانکى ........... عهده بانک ملى شعبه نمايشگاه به شماره حساب ۹۰۰۱۲ به ضميمه فرم درخواست مى‌باشد.
اينجانب امضاءکننده زير کليه موارد مندرج در آئين‌نامه و مقررات مربوط به شرکت در نمايشگاه‌ها را دقيقاً مطالعه نموده و متعهد به رعايت آنها مى‌باشم در صورت تخلف مرکز مجاز و محق به ضبط مبالغ سپرده به نفع خود خواهد بود.
توجه: هرگونه فعل و انفعالاتى بر روى غرفه‌هاى پيش ساخته انجام گيرد شرکت‌کننده موظف به جبران خسارت وارده خواهد بود.
◊
مهر و امضاء:
تاريخ:
اداره غرفه
پس از افتتاح نمايشگاه، غرفه با هجوم بازديدکنندگان مشتاق مواجه خواهد شد. پرسنل کارآزموده و با انگيزه غرفه بايد تمامى هم خود را به کار برده و از فرصت موجود در جهت جذب بازديدکنندگان و جلب نظر آنها بهره‌بردارى نمايند. در ارتباط با اداره غرفه نيز بعداً توضيح داده خواهد شد.
در پايان شايان ذکر است که عدم توجه به زمان و عدم وجود برنامه‌ريزي، چه بسا باعث صرف‌نظر کردن از شرکت در نمايشگاه شود و موجبات فسخ قرارداد شرکت در نمايشگاه را فراهم آورد. در اين حالت طبق شرايط شرکت در نمايشگاه، مبلغى از وجه ضبط خواهد شد. ميزان اين مبلغ بستگى به زمان اعلام انصراف دارد. در حالتى که اين زمان خيلى به شروع نمايشگاه نزديک باشد کل وجه پرداختى به نفع برگزارکننده کارسازى خواهد شد.
بعضى از شرکت‌کنندگان برنامه‌ريزى خود را برپايه طرح سؤالاتى استوار مى‌سازند. به اين ترتيب کل کارهائى را که جهت شرکت در نمايشگاه در دست اقدام دارند را با پاسخ به سؤالات مطروحه احصاء و با تعيين زمان انجام آنها نوعى برنامه مى‌سازند. اين سؤالات مى‌توانند از جمله به شرح زير باشند:
- آيا بايد کليه محصولات نمايش داده شود؟ يا اينکه نتها يک يا چند محصول بايد به نمايش گذاشته شود؟
- در نمايش، بيشتر بايد روى چه چيز تکيه شود؟
- آيا وسايل سمعى و بصرى مورد نياز مى‌باشد؟
- وضعيت رقباء جهت شرکت در نمايشگاه چگونه است؟
- روى چه نکاتى بايد تکيه شود؟
- آيا طرح، رنگ و بسته‌بندى مناسب است؟
- آيا براى نمايش به تابلو عکس، نقشه و يا ماکت و يا حتى ماکت زنده نيازى هست؟
- آيا براى نمايش محصول به امکاناتى چون برق، گاز، هواى فشرده نيازى هست؟
- چه مقدار فضا مورد نياز است؟
تبليغات مربوط
قبل از برگزارى نمايشگاه بايد امر تبليغات به شکلى برنامه‌ريزى شده آغاز گردد. اگر قرار است از ماشين‌آلات، سالن‌هاى توليدى و ساختمان ادارى عکس‌هاى صنعتى و معمولى گرفته شود و يا اينکه از فرآيند توليد فيلم تهيه شود بايد از ماه‌ها قبل شروع به اقدام نمود. همچنين براى تجديد چاپ کاتالوگ‌ها و بروشورهاى قبلى و يا چاپ بروشورهاى جديد نيز بايد هرچه زودتر اقدام شود.
علاه بر لزوم درنظر گرفتن وقت کافى جهت تهيه عکس صنعتي، فيلم، اسلايد، تجديد چاپ کاتالوگ و بروشور، هداياى تبليغاتى و کارت دعوت نمايشگاه از ماه‌ها پيش از آغاز نمايشگاه بايد مورد توجه واقع شود. در مورد ورود به کاتالوگ نمايشگاه و سيستم‌هاى اطلاعاتى که فرم آن براى درخواست‌کنندگان ارسال مى‌شود، نيز بايد رعايت زمان بشود، چراکه کاتالوگ نمايشگاه هفته‌ها قبل از برگزارى نمايشگاه بايد آماده شده باشد. توصيه مى‌شود در روز اول نمايشگاه نحوه ورود رقبا در سيستم اطلاعاتى نمايشگاه بررسى و به تناسب آن تغييراتى در اطلاعات مربوط به شرکت تقاضا شود.
مبادرت به تبليغ در کاتالوگ و سيستم اطلاعاتى در بسيارى از نمايشگاه‌ها مرسوم است. عکس‌هاى گرفته شده از غرفه نيز مى‌تواند در تبليغات آينده مورد استفاده قرار گيرد.
پى‌گيرى و ارزيابى
پى‌گيرى در واقع مرحله برداشت به شمار مى‌آيد، چراکه شرکت در نمايشگاه هدف نيست بلکه وسيله‌اى است براى رسيدن به اهدافى که در فصول قبل شرح داده شدند. نبايد تصور نمود که با اتمام زمان برگزارى نمايشگاه فعاليت‌هاى نمايشگاهى نيز خاتمه مى‌يابد. بلکه تلقى صحيح از نمايشگاه از اين قرار است که بايد در طول برگزارى نمايشگاه دور خيز نمود و پس از برگزارى به سوى اهداف پريد. مذاکرات، تماس‌ها و تبليغات، تازه ماه‌ها پس از زمان نمايشگاه و آن هم پس از پى‌گيرى‌هاى مجدانه ثمر خواهد داد.
ارسال کارت تشکر از بازديد، تماس‌هاى تلفني، پست سريع کاتالوگ، بروشور و اطلاعات درخواستى مشتريان، مذاکرات هدفمند درون سازماني، و خلاصه تقسيم کار مدبرانه براى يک پى‌گيرى برنامه‌ريزى شده پس از شرکت در نمايشگاه در واقع حساس‌ترين مراحل فرآيند شرکت در نمايشگاه به حساب مى‌آيند.
