توجیه وظایف کارکنان غرفه

هرچه پرسنل غرفه فعال‌تر و مجرب‌تر باشند شانس يک بازاريابى موفق و امکان برقرارى تماس‌هاى تجارى جديد، بيشتر مى‌شود. انتخاب افراد مناسب براى کار در غرفه برمبناى اطلاعات تخصصى و ويژگى‌هاى مشخصى است. اعضاء غرفه معمولاً شامل افراد زير مى‌باشند:

نماينده شرکت (عضو هيئت مديره، مديرعامل، مديربازرگاني)، مدير غرفه، کارمندان فني، فروشندگان، مسؤولين اطلاعاتي، مسؤولين سرويس، مترجمين.

در يک غرفه تجارى هر عضو، بايستى بهترين تلاش خود را قبل و در جريان عمل غرفه و بعد از آن انجام دهد. مأموريت در غرفه يک هديه و پاداش نيست بلکه يک کار سخت و دشوار است که براى آن شخص مى‌بايد آمادگى کامل داشته باشد. هرچه اعضاء يک غرفه از اهداف مشارکت آگاه‌تر باشند و وظايف آنها به‌طور وضوح مشخص و روشن شده باشد بهتر مى‌توانند نقش خود را ايفاء نمايند. به‌طور کلى آنها بايد از موارد زير اطلاعات کافى در اختيار داشته باشند.

- اهداف کلى شرکت در نمايشگاه (که قبلاً توسط مديران تعيين شده است).

- قيمت و شرايط محصولات.

- ميزان توانائى رقباء.

- بازارهاى بالقوه بين‌المللى.

- مشترى‌هاى مهم و گروه‌هاى مصرف‌کننده علاقه‌مند داخلى.

- چگونگى ضبط روند و نتايج مذاکرات.

- طرح غرفه برنامه روزانه.

- اهميت غرفه براى صنعت مربوطه.

- اطلاع کلى در مورد نمايشگاه و اوضاع محيطى غرفه.

- اطلاعات عمومى درباره غرفه.

- رويدادهاى ويژه در طى برگزارى نمايشگاه.

- اطلاعاتى در مورد اينکه چگونه بايستى نظر مشتريان را جلب نمود.

- اطلاعات براى نمايندگان خبرى.

غالباً ديده مى‌شود که کارکنان غرفه‌ها اطلاعات محدودى در زمينه مواجهه با بازديدکنندگان دارند، لذا بايستى کليه کارکنان غرفه براى انجام اين کار و در زمينه هدايت بحث‌ها و يا پاسخگوئى به سؤالات، آموزش ببينند. از آنجا که بايستى تا حد ممکن با بازديدکنندگان تماس برقرار شود، موفّق‌ترين اعضاء غرفه آنهائى هستند که موفّق به جذب بازديدکنندگان شوند. هر بازديدکننده حکم يک مشترى بالقوه را دارد و بايد حتى‌الامکان او ار جذب کرد.

مشترى علاقه‌مند است که مورد توجه واقع شود، از اين رو بهتر است نحوه صحبت کردن افراد غرفه، مثلاً به اين ترتيب باشد: به عوض گفتن 'ما اين خدمات را ارائه مى‌کنيم' گفته شود 'شما اين خدمات را دريافت مى‌نمائيد' و يا به جاى 'به شما نشان خواهيم داد' گفته شود 'شما خواهيد ديد' در آموزش براى کار در غرفه‌هاى تجارى بايستى بر موارد زير تکيه کرد:

- طريقه برانگيختن علاقه بازديدکنندگان.

- پيش‌بينى زمان و ميزان مراجعه مشتريان.

- طرز دريافت و ثبت نام و آدرس بازديدکنندگان.

- طرز رفتار اعضاء غرفه با بازديدکنندگان به‌طور کلى.

تذکر اين نکته که اعضاء غرفه در همه اوقات آماده پاسخگوئى به سؤالات بازديدکننده مى‌باشند مهم است. به‌خصوص تذکر اين نکته داراى اهميت است که اعضاء غرفه نبايستى سرگرم امورى باشند که بازديدکننده را از آمدن به غرفه منصرف کند، مانند خواندن روزنامه يا صحبت با دوستان. مسئله لباس و شکل ظاهرى نيز داراى اهميت زياد مى‌باشد. پوشيدن لباسى متحدالشکل کار بازديدکنندگان را ساده مى‌کند و آبرومندانه‌تر نيز هست.

هنگامى که بازديدکننده وارد غرفه مى‌شود بايستى به او زمان کافى داد تا به اطراف نگاه کند. کسى که در غرفه کار مى‌کند بايد به اين مسئله توجه کند که چه چيز مورد علاقه بازديدکننده است و بايستى منتظر يک فرصت مناسب باشدکه تماس را آغاز کند. در اين لحظه کارمند غرفه خود را معرفى مى‌کند. بازديدکننده‌هائى که براى غرفه‌دار شناخته شده‌اند را بايد سريعاً استقبال کرد و آنها را به نام صدا زد. انتخاب کارکنانى که مواردى از اين قبيل را در نمايشگاه‌هاى گوناگون تجربه کرده‌اند براى کار در غرفه ارجح است. در غير اين صورت بايد به کارکنان جديد آموزش‌هاى توجيهى لازم داده شود.