آغاز ساختمان تا افتتاح هتل

پس از آن‌که کارهای اساسی و ساختمانی هتل به پایان رسید و روزهای افتتاح و آغاز به کار هتل نزدیک شد اقدام‌های دیگری باید انجام پذیرد که هر یک به ارزش خود می‌تواند اهمیت ویژه‌ای داشته باشد. این اقدام‌ها دنباله کارهای مهم ساختمانی و کامل‌کننده هتل است که به منظور آماده‌سازی آن برای شروع به فعالیت و پذیرائی از مسافران و میهمانان به انجام می‌رسد. نخست می‌باید که تمام ساختمان هتل را به طور دقیق و کامل بررسی نمود. یاد‌آور می‌شویم که بهتر است این بررسی‌ها همراه با یک متخصص هتلداری انجام گیرد و به توصیه‌ها، سفارش‌ها، خرده‌گیری‌ها و طرح‌های او با دقت توجه شود.

در این بازدیدها مشخص خواهد شد که چه محل‌هائی برای کدام کارها و فعالیت باید در نظرگرفته شود و هر یک از بخش‌های هتل را می‌توان در کدام قسمت مستقر نمود. قسمت‌های مورد نیاز هتل و محل استقرار هریک را باید با دقت تعیین کرد. محل هر یک ازآنها باید به گونه‌ای انتخاب شود که ارتباط آنها با یکدیگر به سادگی و آسانی برقرار شود. همچنین باید محل استقرار ماشین کارت ساعت در هتل نیز معین باشد تا ساعت شروع به کار هریک از کارکنان روی کارت مخصوص ثبت شود. سپس لازم خواهد بود تا تعداد پرسنل و کارکنان هتل را تعیین نمائیم و میزان احتیاج هتل به افراد حقوق بگیر را مشخص کنیم. آنگاه مسأله شیفت بندی و تعیین تعداد ساعت کار افراد پیش خواهد آمد و باید مشخص نمود که در چه ساعتی لازم است شیفت‌ها تعویض و گروه بعدی جایگزین گروه قبلی شود.

این موضوع باید با توجه به افزایش تراکم واردین هتل و شلوغی‌های آن در نظرگرفته شود. پس ازآن موضوع تعیین تعداد و انواع وسایلی که مورد نیاز هتل است پیش خواهد آمد که لازم است بدانیم چه وسایلی در هر قسمت از هتل مورد نیاز خواهد بود و از هریک چه تعداد باید خریداری و آنها را در کجا قرار دهیم. در ساختمان هتل می‌باید به نکات مربوط به ایمنی و حفظ سلامت و حفاظت از میهمانان و کارکنان هتل توجه خاص مبذول گردد و از آن جمله می‌باید قسمت‌هائی از هتل را که در ساعت‌های شب تعطیل خواهد بودّ معیّن ساخت. همچنین لازم است تالوله‌ها و دیگر وسایل مربوط به آتش نشانی هتل و لوازمی از این قبیل که در آینده برای کنترل‌های حفاظتی و ایمنی اهمیت فراوان دارند، به طور دقیق بررسی و از کارآئی و صحّت آنها اطمینان حاصل نمود.

بالن‌های ویژه فرونشانی آتش و نوع هریک، میزان کارآئی و طرز کار آنها باید به دقت بازرسی گردد و به کارکنان آموزش داده شود و در مرحله بعدی لازم است که نوع سیستمی را که در آینده می‌باید برای اداره امور هتل به‌کار گرفته شود تعیین و درباره آن با متخصص این امر مشاوره به عمل آید. ازآنجا که هر هتل می‌باید برای اداره خود از سیستم اداری و پرسنلی ویژه‌ای برخوردار باشد، لازم است که پیش از هرگونه اقدام عملی در این موارد به ثبت طرح‌ها و برنامه‌های اجرائی بر روی کاغذ اقدام شود. تعداد پرسنل هر بخش و تعداد ساعت کار آنها را باید تعیین کرد و آنگاه طرح‌های پذیرفته شده را برای ارائه به چاپخانه جهت تهیه فرم‌های چاپی ارائه نمود. در این باره بایستی دقت کافی به عمل آید که این طرح‌ها بی‌نقص باشند تا از جنبه مالی متحمل زیان‌های هنگفت نشویم. در مورد طرح‌ها باید به نکاتی از قبیل گردش کار، نحوه ارائه گزارش‌ها به قسمت‌های مختلف و نوع گزارش‌ها توجه نمود.

این فرم‌ها که درآینده می‌باید گزارش‌های هتل بر روی آنها ثبت گردد، بایستی ازهر جهت گویا و بدون ابهام باشند تا بتوانند روی فرم‌های ویژه هر گزارش به درستی عمل کرد. به عنوان مثال، فرم‌های مربوط به امور مالی و کنترل حساب و درآمدها و هزینه‌ها می‌باید به طور دقیق و صحیح و روشن طراحی و چاپ گردد و از تهیه گزارش‌های اضافی که نیتجه‌ای غیر از کاغذ بازی و اتلاف وقت در پی نخواهد داشت جلوگیری شود. با توجه بدین نکته لازم است که هر نوع فرم را پیش از آن‌که طراحی نمائیم، به تمام جوانب آن دقت کنیم و آن را طوری طرح کنیم که بتوان بیشترین میزان استفاده از آن را به عمل آورد مثلاً بتوانیم در پشت فرم گزارش نیز مطالب مهم دیگری مربوط به همان قسمت را درج کنیم.

باید دقت نمود که فرم گزارش چاپی دریافت شده ازیک قسمت با گزارش‌های و اصل از دیگر قسمت‌ها هماهنگی داشته باشد، چرا که این فرم‌ها در نهایت به یکدیگر الصاق خواهند شد و از این رو می‌باید که قطع، اندازه، شکل و رنگ آنها بایکدیگر متناسب باشد. البته بسیاری از فرم‌ها را می‌توان با کامپیوتر طراحی و چاپ گرفت و نیازی به چاپخانه نیست در همان حال که فرم‌های لازم برای استفاده در هتل رابه چاپخانه می‌سپاریم یا با کامپیوتر طراحی می‌کنیم بایستی در اندیشه استخدام پرسنل و کارکنان هتل نیز باشیم و این مهم را باید با توجه به تعداد بخش‌ها، حجم و ساعات کار، شیفت‌بندی و میزان احتیاج هتل به انجام برسد. تعداد پرسنل آن را باید با ملاحظه نوع معماری ساختمان، درجه هتل و تعداد بخش‌های آن، شیفت‌بندی و نحوه اداره هتل تعیین و استخدام نمود. لیست‌ها و صورت هزینه‌هائی نیز باید برای وسایل مورد نیاز هریک از بخش‌ها تهیه گردد.

به عنوان مثال برای بخش خانه‌داری تعداد پتوها، ملافه‌ها، روبالشی‌ها، انواع حوله‌های دست و حمام و تعداد آنها و همچنین برای قسمت رستوران بایستی تعداد میز و صندلی‌های لازم، انواع مناسب‌تر و مرغوب‌تر آنها، تعداد و نوع رومیزی‌ها را معیّن و تدارک دید. برای بخش لباسشوئی هم باید وسایلی از قبیل غلتک، خشکشوئی، آبشوئی، خشک‌کن، پرس اتو، حوضچه لکه‌گیری و دیگر لوازم را معیّن و برای خرید اقدام نمود. در مورد آشپزخانه و دیگر بخش‌های هتل نیز می‌باید انواع و تعداد وسایل و لوازم را تعیین و پس از مشاوره‌ها و بررسی‌های ضروری به تهیه آنها همت گماشت. تمامی این لوازم و وسایل و تجهیزات را باید به گونه‌ای تعیین، انتخاب و نصب یا مستقرکرد که بتوان با تحمل کمترین میزان مخارج بیشترین منفعت و کاربردی را به دست آورد. به عنوان مثال چنانچه دستگاه "تایم گیر" را درهمان محل پارکینگ اتومبیل هتل قرار دهیم خواهیم توانست انجام دو نوع کار را از یک نفر انتظار داشته باشیم. نخست آن که وی می‌تواند به عنوان تایم گیر" انجام وظیفه کند و دیگر آنکه مراقبت از پارکینگ و اتومبیل‌های موجود درآن را بر عهده می‌گیرد به‌طوری‌که بتواند بر حوادث و رویدادهای داخل پارکینگ نظارت داشته باشد.

بالابردن میزان بازدهی و راندمان کار در هتل به نکات ساده ولی پر اهمیت ارتباط می‌یابد. درهمان آغازکار می‌باید توجه نمود که مثلاً برای میز رسپشن کدام محل مناسب‌تر است یا میز صندوق تریا را باید در کدام نقطه قرار داد و میز صندوق رستوران در کجا مناسبت دارد. نکات کوچک دیگری نیز وجود دارند که اهمیت آنها را نمی‌توان نادیده گرفت. از جمله اینکه آیا نزدیک میز تریا و رستوران برای استقرار ماشین حساب و کامپیوتر و استفاده از آن، پریز برق کابل شبکه LAN هم وجود دارد؟ آیا پریز تلفن در مکان‌های مناسب کارگذاشته شده است؟ تجهیزات و لوازم تریا را چگونه باید مستقر ساخت که در کمترین فرصت بتوان بیشترین فعالیّت را به انجام رسانید و راندمان را درکار افزایش داد. در قسمت لاندری باید توجه نمود که جای مناسبی برای ملافه‌های ناشسته در نظر گرفته می‌شود و هم لباس‌های شسته و تمیز را بتوان در جای مناسب قرار داد. برای اتخاذ هر تصمیمی بایداین نکته مهم را مورد نظر قرارداد و حسابگرانه و با بینش صحیح طوری عمل کرد تا با استفاده ازفعالیت کمترین تعداد پرسنل و در کوتا ه‌ترین زمان ممکن بتوان کارها را پیش برد. دیگر از نکاتی که لازم است پیش از افتتاح هتل بدان توجه شود، نام هتل و سفارش دادن آن به تهیه کننده تابلو است.

همچنین می‌باید که شماره‌های اتاق‌ها وجاکلیدی‌ها، جعبه کلید و تابلوهای لازم برای راهنمای طبقات و بخش‌های پارکینگ، رستوران، تریا، خانه‌داری، انبار، حسابداری، مهندسی، لباسشوئی، پلکان اضطراری، مدیریت، رسپش، کشیر، اطلاعات ، توالت عمومی و غیره را در جای مناسبی نصب نمود. این تابلوها هر یک به مسافر کمک می‌کند تا مشکلات خود را شخصاً و در محیط هتل برآورده سازد و برای اطلاع از محل هریک از این قسمت‌ها به مسئولین یا کارکنان هتل مراجعه نکند و از اتلاف وقت پیشگیری شود. پیش از افتتاح هتل لازم است که همه اتاق‌ها، راهروها، چراغ‌ها و فاضلاب با دقت بررسی شود. بررسی فاضلاب‌ها یک امر ضروری و حتمی است زیرا ممکن است مصالح بنائی به‌کار رفته درساختمان هتل در مجرای فاضلاب‌ها برجامانده و آن را مسدود کرده باشد. یکی از نکات مهمی که تأکید بر آن را بسیار ضروری می‌دانیم آن است که بین رستوران و در آشپزخانه می‌باید یک فضای جداگانه در نظرگرفت در چندین مورد که برای شروع به کار هتل‌ها و به منظور راه‌اندازی آنها مراجعه کرده بودم، در معماری ساختمان از این نکته غفلت شده بود که محلی برای ظروف تمیز، ظرف یخ و ظرف نان و به‌طورکلی لوازمی که گارسن‌ها بدان احتیاج دارند در نظرگرفته شود. اختصاص یک فضای نه چندان بزرگ که به چنین امری سبب می‌شود که از ورود و خروج بی‌مورد گارسن‌ها به آشپزخانه بی‌نیاز شویم و از شلوغی آن تا حدود زیادی کاسته گردد.

در دو مورد به ناچار برآن شدیم تا جلو درب آشپزخانه را با قرار‌دادن یک "پارتیشن" و به طوری‌که پشت آن را از طرف آشپزخانه قفسه بندی نمودیم. برای همین منظور اختصاص دهیم تا گارسن‌ها برای برداشتن یخ ، نان، قاشق و چنگال و لیوان و رومیزی و دستمال سفره و از این قبیل، ناچار از ورود به آشپزخانه نباشند. با این اقدام، بعضی از فضای آشپزخانه از آن جدا می‌گردید، ولی چنانکه این نکته به موقع خود و در معماری ساختمان هتل مورد توجه می‌بود چنین مشکلی پیش نمی‌آمد. بعد از اتمام کار ساختمان و تکمیل تجهیزات، مبلمان، دکور، رنگ، خرید وسایل، انتخاب مدیر، استخدام پرسنل، آموزش پرسنل، انتخاب مسئولان و متصدیان، تعیین حدود و وظایف آنان، تقسیم بندی بخش‌های هتل، تهیه دفاتر و اوراق و فرم‌های چاپی و کلیه وسایلی که قبلاً با مطالعه و دقت کافی پیش‌بینی شده، موضوع افتتاح هتل مطرح می‌شود.

یعنی هنگامی فرا رسیده است که هتل، آمادگی خود را برای آغاز به کار اعلام نماید و به استحضار شهروندان برساند که چنین هتلی در فلان نقطه شهر ساخته و پرداخته و آماده پذیرائی شده است. این لحظه با سرور و شادمانی توأم است و به منزله جشن افتتاح تلقی می‌شود، یعنی بعد از مدت‌ها، بلکه سال‌ها تحمل رنج و زحمت و کوشش و فعالیت و تقبل هزینه هنگفت، فرصت آغاز کار و بهره برداری فرارسیده و کلیه تشکیلات و دستگاه‌ها و سرویس، آماده خدمت شده‌اند. بدیهی است قبل از پیش‌آمدن چنین فرصتی و اتخاذ تصمیم افتتاح هتل، باید از تمام قسمت‌ها بازرسی به عمل آید و معلوم شود که کلیه دستگاه‌های نصب شده به‌ خوبی کار می‌کنند؟ از لحاظ آب و برق و گاز و تلفن و دستگاه‌های لباسشوئی و سرد‌خانه‌ها و سرد‌کننده‌ها و غیره هیچ گونه عیب و نقصی باقی نمانده و مواد اولیه مورد نیاز تهیه گردیده و در انبار و سردخانه‌ها موجود می‌باشد و حتی دقت شود که فاضلاب‌های حمام‌ها و دستشوئی‌ها و سایر قسمت‌ها نقایصی را نشان ندهد. پس از این مقدمات و حصول اطمینان کامل از گردش بی عیب و نقص کارها، تصمیم افتتاح هتل را باید به مرحله اجرا درآورد.

قطعاً طی اعلامیه‌ها یا اطلاعیه‌ها، با درج در جراید یا از راه‌های دیگری، تاریخ افتتاح هتل قبلاً اعلام گردیده است، ولی برای شرکت در جلسه افتتاحیه باید ازعده‌ای که مورد نظراند دعوت به عمل آید و در ساعت موعود هتل افتتاح شود و از مدعوین، حداقل با چای و شیرینی، یا میوه و بستنی و غیره، پذیرائی گرمی به عمل آید. البته مدعوین از قسمت‌های مختلف هتل بازدید خواهند نمود و از اهمیت و امکانات هتل مطلع خواهند شد.

آشنائی حاضرین با پرسنل، به خصوص کادر مدیریت هتل، بسیار مغتنم یا حائز اهمیت است و این نوع فرصت‌ها، خود بهترین وسیله برای معرفی و شناساندن هتل به دوستان و آشنایان و مسافرانی می‌باشد که با عده دعوت‌شدگان آشنائی دارند، زیرا این افراد و خویشان و بستگان آنان از راه‌های دور قصد آمدن به آن شهر را داشته باشند و درصدد اقامت در هتلی برآیند یا وسیله پیغام و تلفن تقاضای رزرو اتاق بنمایند، مسلماً در درجه اول توسط دوستانشان به هتلی که سابقه آشنائی دارند معرفی خواهند شد. دعوت از ادارات و در جریان قرار دادن امکانات هتل و افرادی که مایحتاج و مواد اولیه مورد نیاز هتل از آنها خریداری می‌شود یا به انحای مختلف با آنها سروکار خواهند داشت، برای شرکت در مراسم افتتاح، نباید فراموش شود. در جلسه افتتاح هتل بد نیست از مدعوین خواسته شود نظرات خود را در مورد ساختمان، تجهیزات و دکور و سایر خصوصیات هتل ابراز دارند.

چه بسا ممکن است اظهار نظرهای آنان مفید و مؤثر واقع شود و پیشنهادهای جالب و ثمر بخشی داشته باشند. یکی از شرایط موفقیت درامر هتل‌داری، مردم‌داری و مردم دوستی و میهمان نوازی است و این دعوت و نظایر آنها سبب می‌شود که از میان شهروندان خود، دوستان تازه‌ای پیدا کنیم و برای این دوستی و مودّت، ارزش و احترام قائل شویم. زیرا قدر و منزلت دوستی‌ها و آشنائی‌ها، علاوه بر اینکه فی نفسه قابل تقدیر است موجب پیشرفت و رونق کارها نیز خواهد شد.

ویژگی‌ها، خط مش و سیاست‌های مربوط به راه‌اندازی مراکز میهمانداری

پیش از گشایش یک هتل یا رستوران قبل از پذیرا شدن میهمان‌ها یا مسافرین باید که برای هر یک از قسمت‌ها و دوایر آن به تعیین خط مشی، سیاست و روش کار مشخص پرداخت و در این راستا به گونه‌ای عمل کرد که ضمن پیش‌بینی امکانات توسعه و گسترش زمینه کارها و رسیدن به سطح مطلوبی از کیفیت‌ها از خط مشی و روال مشخص و اطمینان بخشی نیز پیروی نمود. به‌ دست آوردن یک شناخت دقیق از برنامه‌های شغلی و شناسائی رسمی جوانب و اطلاع از شیوه‌های اجرائی آن همانند تهیه یک دورنمای کلی از حرفه میهمانداری است. تصویر دقیق‌تر این حرفه اقدام به برنامه‌ریزی‌های دراز یا کوتاه مدت و کوشش در راه دست‌یابی به اهداف مشخص است که از جمله این اهداف می‌توان به دست آوردن سهمی مناسب در بازار کار و تجارت، وضع و دخالت در قیمت‌ها، کسب درآمد معقول و استفاده از آن را مثال آورد.

گردش منظم و مداوم کارها، در تمام زمینه‌ها، وجود همکاری لازم و سازنده میان کارکنان و ارائه آموزش‌های کافی به آنها، بر کار نظارت و کنترل امور تأثیر می‌گذارد و آن را آسان می‌سازد. نمونه و الگوئی که در حال حاظر پیشنهاد می‌شود، خواهد توانست به عنوان خط مشی مناسبی برای اجرا در بخش غذا و نوشابه به کارگرفته شود.چک لیست‌های مندرج در این نمونه هم می‌تواند پیش از گشایش تأسیسات میهمانداری در امور مربوط به غذا و نوشابه مورد استفاده مدیران قرار گیرد.