برگزاری مجالس جشن و سمینارها (۲)

مجالس جشن و پذیرائی

در هتل‌هائی که دارای رستوران و سالن مخصوص و مجهز هستند، پذیرائی از میهمانان، یکی از کارهای مهم و مؤثر و سبب رونق کار هتل است. هتلدارانی که در این زمینه سرمایه‌ای به جریان گذاشته‌اند، انتظار دارند در ازای سرمایه خود، تا حد امکان از مزایای آن بهره‌مند شوند و سالن یا رستوران هتل برای پذیرائی در مجالس مورد استفاده میهمانان قرار گیرد و چون این قبیل جشن‌ها و پذیرائی‌‌ها از لحاظ درآمد هتل از اهمیت خاصی برخوردار است، لذا باید توجه لازم برای حسن برگزاری مجالس، مبذول گردد و مسئولان امر، به طرز شایسته و رضایت بخش از عهده انجام آن برآیند.

از طرفی کسانی که در هتل‌ها مجالس میهمانی تشکیل می‌دهند، مایلند از میهمانان آنان آبرومندانه پذیرائی شود که به مراتب بهتر از پذیرائی‌های منازل یا باشگاه‌ها جلب توجه کند. به این ترتیب علاوه بر ارضای خاطر صاحبان مجالس، سایرین نیز که در جشن شرکت دارند.خود و دوستانشان تشویق و علاقه‌مند می‌شوند که مجالس پذیرائی و میهمانی‌ها را در هتل ترتیب بدهند، و بدین وسیله به ترویج این کار کمک کرده‌اند و از راحتی و مزایای آن برخوردار شده‌اند، و این خود بهترین تبلیغ است در رواج تشکیل مجالس جشن و میهمانی در هتل‌ها.

بنابراین برای اینکه این کار به نحو احسن انجام بگیرد و موجب تشویق و ایجاد رغبت در میهمانان شود و حسن خدمت و سلیقه مسئولان هتل مورد توجه قرار گیرد، رعایت نکاتی چند لازم است که ذیلاً به شرح آنها می‌پردازیم: قبل از هر چیز باید دانست میهمانانی که قصد پذیرائی از آنان را دارید، از چه تیپ و طبقه‌ای و به چه منظوری این میهمانی برگزار می‌شود، تا مطابق ذوق و سلیقه و خواست آنان، میزهای پذیرائی به طرز زیبا و متناسب با روحیه میهمانان چیده و آماده شود. جا و مکان و لوازم هتل و میهمانی اهمیت خاصی دارد. مبلمان خوب، ظرف‌های پذیرائی و نوع جنس آنها. سرویس کامل کافی و کارکنان و مأموران پذیرائی ورزیده و ماهر و آموزش دیده از وسایل اولیه و قابل اهمیت به شمار می‌رود.

آشپزخانه باید کاملاً مجهز و آمادگی لازم را داشته باشد تا بتواند غذای مناسب و مورد علاقه میهمانان را تهیه کند. نحوه پذیرائی و آداب و طرز کار مأموران مربوط باید کاملاً رضایت‌بخش و برای میهمانان جالب توجه باشد. گردانندگان هتل و مسئولان امر، موقعی می‌توانند خود را در انجام این قبیل کارها موفق بدانند که پس ا ز پذیرائی از میهمانان، آثار رضایت در چهره آنان مشاهده کنند و این خود بهترین وسیله معرفی کار هتل به همشهریان و مراجعه‌کنندگان خواهد بود. در موقع رزرو هتل برای میهمانی، باید در جداول، معلوم شود که منظور از مراجع یا مشتری، شام است یا عصرانه، زیرا ترتیب چیدن میزها و صندلی‌های سالن مستلزم آگاهی از وقت پذیرائی است.

مسلماً آماده کردن و طرز چیدن میز شام یا میز عصرانه متفاوت خواهد بود. مثلاً برای زیبای بیشتر میز شام ایستاده، دور آن را پیله بزنند. برای سرعت بیشتر و جلوگیری از اتلاف وقت بهتر است پارچه‌ای را که در نظر گرفته‌اند قبلاً به صورت پیله بدوزند و حاضر نمایند و وسیله آرایش میز و سالن رستوران را به طرز جالب توجه و در حد پسند مشتریان و میهانان آماده سازند. برای رزروکردن سالن رستوران، فرمی تهیه می‌شود که در سفارش غذا و موارد مربوط به آن اشتباهی رخ ندهد. این فرم در سه نسخه تنظیم می‌شود. نسخه‌ای برای تهیه و آماده نمودن غذا به آشپزخانه، نسخه دیگر برای محاسبه، به حسابداری ارسال می‌شود، و یک نسخه نیز در نزد مدیر رستوران می‌ماند. علاوه بر مراتب مذکور در مورد جشن‌ها و پذیرائی‌ها، نکته دیگری که لازم به یادآوری است، طرز دادن قیمت و حساب مخارج پذیرائی است. در این زمینه به نکات زیر باید توجه شود:

ـ در نظر گرفتن استهلاک وسایل، میلمان و قالی و غیره.

ـ هزینه گرم کردن سالن.

ـ هزینه برق.

ـ هزینه دکوراسیون و گل‌ها.

ـ قیمت غذا و تهیه آن.

ـ حقوق یا دستمزد کارکنان.

ـ قیمت نوشابه مصرف شده.

ـ هزینه شستشوی رومیزی‌ها.

ـ هزینه مکالمات تلفنی میهمانان یا خارج هتل.

ـ با رعایت تمام این تکات، باید صورت‌حسابی به مشتری داد که عادلانه باشد.

ـ جبران خسارات وارده برای وسایل و ظروفی که شکسته یا مفقود شده است.

پیش‌بینی برای جشن‌ها، عروسی‌ها و گردهمائی‌ها

برای پیش‌بینی صحیح و اجرای روش‌های مناسب در این قبیل مجلس‌ها نخست باید از تعداد میهمانان و نوع میهمانیی که قرار است برگزار شود، آگاه باشیم که میهمانی شام یا عصرانه یا ناهار خواهد بود. در صورتی که قرار باشد میهمانی شام داده شود می‏توان میزها و صندلی‌ها را پیش از آن و برای پذیرائی به صورت جداجدا مرتب کرد و روی هر یک از میزها را با قرار دادن میوه، شیرینی و گل‏های زیبا مزین و آماده ساخت. سپس با ورود میهمانان به سرو قهوه و چای پرداخت که برای این کار می‏توان فنجان‏ها را از پیش آماده داشت تا یک گارسن با قوری چای و یک قوری قهوه برای هر یک از میهمان‌ها که بخواهد چای یا قهوه سرو نماید. این روش در ایجاد سرعت و افزایش نتیجه در کار تأثیر دارد. باید توجه داشت که اگر میهمانی شام باشد پیش از آن نباید بستنی سرو گردد.

روی میز شام نیز باید رومیزی پهن شود و گل زیبا فراموش نگردد. چنانچه میهمانی عصرانه باشد می‏توان میز و صندلی یا مبلمان را جدا از یکدیگر مرتب ساخت و ساندویچ‌ها یا نوشابه‏ها را سرو کرد. ساندویچ‌ها بایستی در اندازه‏های کوچک آماده شود و نوشابه را نیز بهتر است در لیوان سرو کنند. شیرینی را نیز که در مجالس عروسی سرو می‏شود هم می‏توان از قبل روی میزها قرارداد و هم به‌ تدریج سرو کنند. میهمانانی که به سالن جشن می‏آیند ممکن است دسته گل‏هائی با خود بیاورند، این هدیه‏ها باید طوری در اطراف سالن و نزدیک به محل استقرار عروس و داماد چیده شوند که از دید آنها پنهان نماند و معلوم باشد چه کسانی با هدیه کردن دسته گل ابراز محبت و شادمانی کرده‏اند. هدیه‏ها و کادوهائی که به عروس و داماد تقدیم می‏شود چنانچه قرار باشد در همان سالن گشوده گردد، لازم خواهد بود یک نفر از کارکنان سالن بر جریان کارها نظارت داشته باشد تا سرقت نشوند. کارکنان سالن مکلف هستند یونیفورم بپوشند تا در این مراسم و در میان میهمانان شناخته گردند، در این حال نباید سرگرم صحبت‌ها و گفتگوهای میهمان‌ها شوند و از پذیرائی گرم و محبت‏آمیز آنها باز بمانند.

موقع بریدن کیک مخصوص باید یکی از کارکنان هتل برای سرو آن به عروس و داماد نزدیک باشد و پیش از آن باید کارد مخصوص بریدن کیک و پیش‏دستی‌ها را آماده کرده باشند. موقع ورود عروس و داماد بهتر است دسته گل کوچکی از طرف کارکنان سالن به آنها و پدر و مادر آنان هدیه شود که این کار از اهمیت و احترام ویژه‏ای برخوردار است. برای مراسم عکسبرداری نیز باید از طرف هتل و پیش از آن به فراخوانی عکاس ورزیده و مناسب اقدام شود، کارکنان سالن در این حال باید در حرکت باشند و ظروف کثیف را با ظرف‌های تمیز جایگزین کنند. زیرسیگاری‌ها را تمیز نگه دارند و در صورتی که کودکان هم در جشن شرکت داده شده باشند بی ‏نظمی نکنند و با رفتاری نرم و آرام آنها را کنترل نمایند. کارکنان این سالن‌ها باید بدانند در مراسم جشن عروسی این نکته برای برگزارکنندگان بسیار اهمیت دارد که به میهمانان آنها خوش بگذرد و چون معمولاً چنین مراسمی فقط یک بار در زندگانی برگزار می‏شود، همه شرکت‏کنندگانش مایلند که مجلس را با خاطره‏ای خوش برگزار نمایند و کارکنان سالن‌ها نیز باید در هر چه بهتر برگزارشدن این مراسم مشارکت داشته باشند.

در میهمانی‌های عروسی که به شام برگزار می‏شود بهتر آن است میهمانان به صورت بوفه سرو شوند. مهمترین نکته‏ای که در این موارد باید در نظر داشت آن است که وسایل و لوازم مورد نیاز به مقدار و تعداد کافی و پیش از برگزاری مراسم تعیین و تهیه گردد تا در حین اجرا و پذیرائی از میهمانان مشکلی از کمبود پیش نیاید، مقدار غذا، ظروف و انواع خوراکی‌ها، میوه، کارد و چنگال، بشقاب، لیوان، فنجان نعلبکی، پیش‏دستی، میز و صندلی و غیره را باید از قبل و به تعداد و مقدار کافی آماده ساخت.مجالس جشن و شادمانی که در هتل برگزار می‏شوند سودآور هستند و بایستی در برقراری این مجلس‌ها سعی شود که به شرکت‌‌‏کنندگان خوش بگذرد و آنها احساس راحتی و آسایش کنند تا برای برگزاری مجالس بعدی نیز تبلیغ شود که بهترین عوامل برای چنین تبلیغ‏هائی همان شرکت‏کنندگان در این جشن‌ها خواهند بود مشروط بر آنکه میهمانان از نحوهٔ برگزاری مجالس رضایت داشته باشند. اگر چنین باشد از میان همان میهمان‌ها افرادی برای رزرو سالن مراجعه خواهند کرد و خواستار برگزاری مراسم جشن خود در همان محل خواهند شد، به طوری که اگر یک میهمانی‏ رضایت بخش در هتل برگزار شود میهمانی دیگری در پی خواهد آورد.

در برگزاری میهمانی‌ها گاه از طرف برگزارکنندگان یا شرکت‏‌کنندگان پیشنهادهائی مطرح می‏گردد، این ایده‏ها را تا آنجا که با موازین هتلداری و حیثیت هتل و مقررات آن مغایرت نداشته باشد، می‏توان پذیرفت. شرط دیگر در این مورد آن است که نتیجه کار را پایین نیاورد. گاه نیز چنین پیش می‏آید که بعضی صاحبان میهمانی‌ها که از فنون و رموز هتلداری اطلاع ندارند با نظریه‌‌های خود و پافشاری در اجرای آن باعث کاسته‌شدن نتیجه کارها می‏شوند، احتیاج به پرسنل بیشتر را افزایش می‏دهند یا موجب ایجاد اختلال در سرویس و پذیرائی می‏گردند. پیش از برگزاری مراسم جشن باید که مدیران، با سرآشپزها و سرگارسن مشاوره کنند، تقاضاهای مطرح شده و احتیاجات احتمالی را با امکانات موجود مقایسه نمایند، شرح وظایف هر یک برای آنها بیان شود و به آنها تفهیم شود که چه مسئولیّتی برعهدهٔ آنها خواهد بود. دربارهٔ میهمان‌ها نیز باید اطلاعات کافی به دست آورد، تعداد میهمان‌ها، مقدار غذا، ‌نوع غذا و دیگر موارد را بایستی معلوم داشت.

دانستن این نکات بر ما معلوم خواهد کرد که چه مقدار وسایل و چه تعداد لوازم نیاز خواهد بود. در هتل‌هائی که این مکان همیشگی وجود داشته باشد که برای رزرو میهمانی‌ها مراجعه نمایند بهتر آنست که دفترچه‏‌‌هائی چاپی یا به صورت تایپ شده تهیه و منتشر گردد که در آن توضیح داده شود که هتل برای برگزاری چه نوع میهمانی‌ها و برای پذیرائی از چه تعداد و با چه نوع خوراکی‏ها یا غذاها آمادگی دارد و نرخ آن چقدر خواهد بود. همچنین بهتر است که در این میهمانی‌ها هزینهٔ گل، عکاسی، آماده ‏سازی اتومبیل عروس و داماد را به طور جداگانه منظور کنند چرا که ممکن است میهمانان خود برای تهیه آن اقدام کنند. ضمناً مناسب است همراه با این دفترچه‏ها چند قطعه عکس زیبا از محیط سالن، میزها، مبلمان و تجهیزات سالن و هتل تهیه و ضمیمه گردد و نرخ‌ها با منوهای‌های مختلف نیز مشخص شود. برای رزرو کردن مجالس با روش صحیح باید در دفتر ویژه‏ای یادداشت شود که تاریخ برگزاری، نام و مشخصات کامل برگزار کننده یا رزرو کننده، مبلغ دریافتی به عنوان بیعانه، تعداد افرادی که در ضیافت شرکت خواهند داشت،‌ نوع غذائی که باید سرو شود، ساعت شروع و پایان میهمانی، نرخ درخواست شده برای هر نفر میهمان در آن معین شده باشد.

در پایان ورقه بهتر است از برگزار کننده و صاحب میهمانی و برای تأیید مندرجات آن از وی امضا بگیرند تا در هنگام پذیرائی یا پس از برگزاری آن مشکلی در مورد نوع غذا پیش نباید و ادعا نکنند که غذای درخواستی سرو نشده و غذای دیگری ارائه گردیده است. متذکر می‌شویم که در میهمانی‏ها باید مراقب بود تا افرادی به عنوان میهمان وارد هتل یا طبقه‌‏های هتل نشوند چرا که ممکن است افراد یا گروهی با شرکت در این مجالس و با هدف سوء استفاده یا سرقت اموال و یا ایجاد اختلال به کارهای موذیانه‏ای دست بزنند و باعث لطمه زدن بر شخصیت خانوادگی و آشفته ساختن مراسم شادمانی آنها شوند. این نکته مهم را بیافزائیم که در بعضی مراسم جشن که از سوی صاحبان میهمانی در هتل برگزار می‏شود آنها مایل هستند بعضی مواد خوراکی نظیر کیک یا بستنی را تهیه و در هتل به میهمانان خود عرضه نمایند. مسئولین هتل می‏توانند از این کار جلوگیری نمایند چرا که ممکن است همین خوراکی باعث ایجاد مسمومیت غذائی در مصرف‏کنندگان آنها شود و بدیهی است که چنین رویدادی خواهد توانست برای هتل به صورت یک حادثه دردناک که پیامدهای ناگوار خواهد داشت، معرفی گردد.