بک آفیس

ـ بک آفیس شامل:

انبارها، حسابداری، حقوق و دستمزد، اموال، سیستم حضور و غیاب کارکنان، E-Mail داخلی بدون نیاز به تلفن و . . .

ـ انبار:

مباحثی همچون برگ درخواست کالا، قبض رسید انبارداری، قبض رسید ریالی حسابدار انبار، حواله انبار، مرجوع انبار، بررسی اسناد، قبض تعدیل رسید و حواله انبار، کنترل اتوماتیک تاریخ‌های مصرف مواد غذائی، گزارشات انبارگردانی، سفارشات خرید، سفارشات فروش، گزارشات مراکز هزینه‌ای در سطوح معین و تفضیلی و نیز کدهای قدیم و جدید کالا، و نیز گزارش از رسیدهای جامانده، حواله‌های جامانده، موجودی منفی، اقلام راکد انبار، ورود و خروج کالا، فروشندگان اجناس ایجاد سند اتوماتیک مصرف، ایجاد سند اتوماتیک خرید کالا.

ـ کنترل کاربران نرم‌افزار شامل:

ورود و خروج، ثبت‌ها شامل رسیدها، حواله‌ها و مرجوعی‌ها، تغییرات احتمالی پرسنل در اسناد، تغییرات کدینگ‌های سیستم کالاها، فروشندگان و . . .، تغییرات تعدیلات رسید و حواله و . . .

ـ حقوق و دستمزد:

سیستم حقوق و دستمزد باید قابلیت محاسبات کارگری، کارگری موقت، قراردادی، قراردادی بازنشسته و . . . را داشته باشد و باید بتواند اطلاعات کارکرد، اضافه‌کاری، تعطیلات رسمی، جمعه کاری، غیبت، مرخصی‌های بدون حقوق و . . . را داشته باشد. و باید بتواند سرفصل کدهای هزینه‌ای (مثل آشپزخانه، رستوران، خانه‌داری، پذیرش و . . .) را ایجاد کند و چاپ لیست‌های حقوق و اضافه‌کار را بتواند به تفکیک سرفصل‌های هزینه جهت دوائر مختلف هتل بگیرد.

کارکرد ماهیانه، دریافت اتوماتیک کارکرد و اضافه کار تعطیلات و . . . از سیستم کارت‌زن حضور و غیاب، علی‌الحسا‌ب‌ها، امتیازات بهره‌وری، مباحث مربوط به وام‌ها، عیدی و پاداش و اسناد آنها، لیست‌های حقوق، مالیات، فیش‌ها، لیست‌های بانک و بیمه و . . .، دیسکت بانک، دیسکت بیمه.

ثابت‌های سیستم شامل درصد نوبتکاری ۳و۲و۱، شب‌کاری، حق شورا، بیمه عمر، بن مجرد متاهل، درصد بهره‌وری، سقف معافیت‌ها، سقف اضافه‌کاری، سنوات خدمت، حداکثر مبلغ عیدی، حداکثر ذخیره مرخصی، نحوه محاسبه مأموریت، درصد مساعده نسبت به حقوق، سقف معافیت عیدی، درصد مالیات عیدی، گزارشاتی همچون لیست‌های بازخریدی سابقه خدمت، سنوات خدمت و سنوات سند شده، مجموع درآمد و مالیات.

ـ کنترل کاربران نرم‌افزار شامل:

ورود و خروج، ثبت محاسبات حقوق، حذف‌ها، تغییرات مبالغ وام، قسط، مانده، تغییرات احکام پرسنل.

ـ نرم‌افزار حسابداری هتل ACCOUNTANCY:

۱. آیاسیستم شما می‌تواند به‌صورت تحت شبکه قابلیت کار همزمان چند کاربر را داشته باشد، یعنی چند کاربر می‌تواند همزمان اقدام به ثبت سند نماید؟

۲. آیا سیستم شما می‌تواند به حالت سیستم دوائر شعب تبدیل شود یعنی می‌تواند چند حسابداری را همزمان انجام دهد؟

۳. آیا در زمان ثبت سند اپراتور می‌تواند اقدام به ثبت کد جدید نماید بدون آنکه از سند حسابداری خارج شود؟

۴. آیا در زمانی که حسابدار در حال ثبت سند می‌باشد می‌تواند از سندها گزارش بگیرد گزارشات دلخواه (یعنی جستجو روی اسناد با هر نوع شرطی و هر نوع بازه‌ای . . .) یا اینکه حسابدار باید از ثبت سند خارج شده و در بیرون از سند اقدام به گزارش دلخواه خودش بکند و یا اصلاً سیستم شما گزارش دلخواهی ندارد.

۵. آیا در زمان ثبت سند قابلیت الحاق، کپی، انتقال اسناد حسابداری به سند جدید وجود دارد؟ اقلامی مثل: ردیف نمودن اسناد، ثبت اسناد موقت به دائم، بررسی اسناد حسابداری، صورت ریز گردش حساب‌ها با قابلیت انتخاب حذف حساب‌های بدون گردش یا بدون مانده، خلاصه گردش حساب‌ها، دفاتر کل، معین، تفضیلی، روزنامه.

۶. آیا سیستم شما صورت مغایرت بانکی می‌تواند بگیرد یا حسابدارتان باید به‌صورت دستی اقدام به صدور صورت مغایرت بانکی بکند، و همچنین صورت مغایرت اسناد در جریان وصول را چطور؟

۷. آیا سیستم شما می‌تواند گردش ماهانه حساب‌ها را بگیرد؟ و می‌تواند در صورت لزوم سند حسابداری روزانه یا ماهانه بگیرد؟ در پایان سال آیا حسابدارتان می‌تواند (به‌طور اتوماتیک) دفاتر سال مالی را ببندد و یا باز بکند (در صورت نیاز) و آیا اصلاً سیستم شما صدور سند افتتاحیه و اختتامیه دارد یا اپراتور باید به‌طور دستی و با زحمات بسیار اقدام به صدور سند حسابداری بنماید.

۸. آیا می‌توان در صورت تغییر اسامی که حق امضای اسناد را دارند به راحتی از داخل برنامه آنها را تغییر داد؟

۹. آیا اگر شما چاپگرتان را تعویض کردید می‌بایست با برنامه‌نویسان تماس بگیرید تا مشخصات چاپ را عوض کند یا شما می‌توانید به راحتی از داخل برنامتان این مشخصات را تعویض نمایید.

۱۰. آیا زمانی‌که در حال ثبت اسناد حسابداری هستید و به دلایلی نخواستید ثبت سند را ادامه دهید، می‌توانید سندتان را به‌طور موقت ذخیره نمایید تا در فرصت‌های بعدی بتوانید سند نیمه تمام خود را بازیابی نموده و آن را تکمیل کنید.

ـ مباحث کلی حسابداری، مدیریت:

شامل پیش نویس سند حسابداری روزانه فروش اتاق به صورت بالا نس شده و کنترل آن جهت کاربر و ایجاد و ارسال اتوماتیک آن به نرم‌افزار حسابداری جهت ثبت سند فروش اتاق، گزارشات ریز عملیات جاری هتل، گزارشات ماهانه کلیه مراکز درآمدی هتل فارسی و لاتین هر ماه یک گزارش، و . . .

ـ حسابداری شامل:

طبقه‌بندی کدینگ‌های حساب بروش کل ۳ رقم معین ۳ رقم و تفضیلی ۴ رقم، تعیین میزان اعتبار، تفضیلی پذیربودن معین حساب، تعیین نوع حساب (دارائی، بدهی، سرمایه، درآمد، هزینه، سایر)، ماهیت حساب، نوع حساب (اسنادی مقداری عادی).

در هنگام ثبت سند شامل (معرفی و تصحیح حساب، انتقال اسناد، کپی اسناد، چاپ، ذخیره فیلد، بازیابی فیلد، ذخیره موقت اسناد، بازیابی اسناد موقت، الحاق اسناد (از سیستم‌های جنبی دیگر شامل سند درآمد هتل، اسناد صادره حقوق و دستمزد، اسناد صادره انبارها و . . .) و ایجاد سند معکوس می‌باشد.

ـ سیستم صدور چک:

جهت صدور چک و نگهداری و شخصات چک‌های صادره و . . . استفاده می‌شود. لازم است به توضیح است این فصل به‌طور بسیار خلاصه نوشته شده یک برنامه‌نویس نمی‌تواند از برداشت مطالب بالا برنامه‌نویسی کند زیرا می‌بایست به‌طور کامل سیستم کار و گردش کار هتل را و ارتباط بین دوایر مختلف از جهت هماهنگی، کنترل‌های ضروری را بداند تا بتواند تحلیل نماید زیرا در هر قسمتی اشتباه نماید به قسمت دیگر تأثیر خواهد گداشت که کنترل‌های مهم را از دست خواهند داد.

ـ یو پی اس:

به‌علت اینکه قطع ناگهانی برق باعث اختلال در اکثر فعالیت‌های الکتریکی (سیستم‌های کامپیوتری) می‌شود و این نارسائی‌ها مانند افت لحظه‌ای ولتاژ، افت طولانی ولتاژ، قطع برق، ولتاژهای لحظه‌ای بالا نویز و تاثیرات فرکانس رادیوئی و تغییرات فرکانس در منبع تغذیه نیاز به U.P.S احساس می‌شود واژه U.P.S از کلمه Uninteruptiple Power Supply گرفته شده که به معنی منبع تغذیه بدون وقفه می‌باشد این دستگاه متشکل از قطعات حالت جامد (Solid- State) که بین منبع برق ورودی و بار وصل شده و از بروز اختللات برق ورودی (برق شهر) از جمله قطع کامل آن جلوگیری می‌کند برای حداقل رسانیدن مشکلات استفاده از برق شهر و حفاظت هر چه بیشتر سخت‌افزار‌ها و نرم‌افزارها‌ی مورد استفاده و همچنین اطلاعات موجود در شبکه‌های کامپیوتری استفاده از سیستم‌های منبع تغذیه بدون وقفه U.P.S استفاده می‌شود.

ـ انواع U.P.S:

U.P.S را به لحاظ نوع کاربرد و تکنو لوژی ساخت می‌توان به سه گروه تقسیم کرد:

۱. سیستم‌های با تبدیل دو گانه Diple Conversion On /Line U.P.S در این نوع U.P.S مبدل AC/DC اصلی دستگاه (اینورتر) به صورت پیوسته تغذیه بار را با یک‌سو سازی از طریق برق شهر AC/DC یا در زمان قطع برق از طریق باتری تأمین می‌نماید به عبارت دیگر در این شرایط تغذیه مصرف‌کننده به‌طور دائم توسط اینورتر انجام می‌گردد و کاملاً از شبکه برق شهر ایزوله می‌باشد به همین دلیل تغییرات ولتاژ، فرکانس و . . . به مصرف‌کننده منتقل نمی‌گردد.

۲. سیستم‌های اضطراری Stand By یا Off- Line در این نوع U.P.S در حالت عادی، برق شهر از طریق By Pass به مصرف‌کننده منتقل می‌گردد در این حال مبدل DC/AC اصلی دستگاه (اینورتر) خاموش است و یا در صورت روشن بودن در حالت باردهی به مصرف‌کننده نمی‌باشد و فقط در مواقع خاصی نظیر اختلال در شبکه یا قطع برق شهر، توان خروجی با استفاده از انرژی ذخیره شده در باتری تأمین می‌گردد جایگزینی منبع تغذیه توسط کلید by pass ممکن است چند میلی ثانیه یا در حد صفر باشد.

۳. سیستم‌های Line Interactive این نوع U.P.S شامل دستگاه‌های می‌شود که در آنها سعی شده با اضافه‌کردن سیستم تنظیم ولتاژ در مسیر By Pass عملکرد بهتری نسبت به سری Off-Lineارائه شود. دو نوع از متداول‌ترین سیستم‌های این رده U.P.S های مجهز به ترانس Buck/Boost و ترانس Ferroresnant می‌باشند. مشابه مدل‌های Off-Line و U.P.S مدل Line Interactive بار خود را از طریق مسیر By Pass تغدیه می‌کند و بر اثر هر حادثه‌ای که سبب قطع برق شهر شود آن را به اینورتر انتقال می‌دهد. در بخش‌های باتری، شارژر و مدار اینورتر نیز با سیستم Off-Linn مشابه است اما به‌خاطر اضافه شدن مدار تنظیم ولتاژ در مسیر By Pass بار کمتر به اینورتر انتقال می‌یابد چنین سیستمی تأثیر بیشتری در کاهش هزینه‌ها داشته و عمر مفید باتری در مقایسه با Off-Line بیشتر می‌شود.