مذاکره

از اهرم مذاکره برای رفع اختلاف‌ها و تفاوت نظرها استفاده مى‌شود. انسان‌ها چه در کسب و کار و چه در دولت و چه در خانواده از طريق مذاکره تصميم‌گيرى مى‌نمايد. گرچه مذاکره يک امر طبيعى است ولى مذاکره مؤثر کر ساده‌اى نيست.

مذاکره مى‌تواند به‌طور ملايم يا سخت يا به‌طور اصولى انجام گيرد. مذاکره کننده ملايم خواستار آن است که از برخوردهاى شخصى پرهيز کند. لذا به سادگى به امتياز دادن مى‌پردازد تا نيل به توافق را هموار سازد. مذاکره کننده سرسخت مى‌خواهد پيروز شود يا اين وجود نتيجه کار چنين شخصى اغلب به ايجاد پاسخى به همان ميزان سخت و خشن منتهى مى‌شود. که او را مأيوس و مستأصل مى‌کند و نيروى او را از بين مى‌برد و به روابط وى با طرف ديگر لطمه وارد مى‌کند.

يک راه سومى هم براى مذاکره وجود دارد که نه سخت است و نه ملايم که به آن روش مذاکره اصولى به شما مى‌گويد که هر جا که امکان دارد به دنبال منافع متقابل باشيد.

روش مذاکره اصولى مى‌تواند به‌وسيله ديپلمات‌ها و هيئت‌هاى اقتصادى و بازرگانى و تجار و ... مورد استفاده قرار گيرد.

- فرآيند مذاکره:

مذاکره يک فرآيند است مانند هر فرآيندى آغاز و پايانى دارد فرآيند مذاکره با اقدامات و فعاليت‌هاى بيش از مذاکره آغاز و با اقدامات و فعاليت‌هاى پس از مذاکره و اجراء توافق‌نامه‌هاى به‌دست آمده پايان مى‌يابد.

- ارتباط در مذاکره:

بدون برقرارى ارتباط مذاکره‌اى شکل نمى‌گيرد. مذاکره عبارت است از جريان مداوم رفت و برگشت ارتباطات به منظور رسيدن به يک تصميم مشترک.

برقرارى ارتباط هرگز کار ساده‌اى نبوده حتى بين افرادى که داراى روابط نزديک و فعاليت مشترک هستند. اگر آنچه را که طرف مقابل مى‌گويد نشنويد يا درک ننمايد و يا سوء برداشت داشته باشد مذاکره تداوم پيدا نخواهد کرد.

- تعداد مذاکره کنندگان:

براى کاهش آثار منفى مذاکره مى‌توانيد از طريق کاهش تعداد افراد شرکت‌کننده در جلسات مذاکره، ارتباطات را بهبود بخشيد.

- ارکان مذاکره:

۱. جدا کردن اشخاص طرف مذاکره از مسائل مورد مذاکره. چون در مذاکره به برقرارى ارتباط صحيح و گفتگوى بدون تنش نياز داريم.

۲. تمرکز روى تأمين منافع به جاى پافشارى روى مواضع.

چون:

- نيروى محرکه مواضع، منافع است.

- منافع چند نوع است، منافع مشترک، منافع موازى و منافع معارض در مذاکره، لازم است منافع مشترک پيدا کنيم.

۳. داشتن راه حل گوناگون براى موضوع مذاکره (Option) با راه‌حل‌هاى گوناگون و حق انتخاب‌هاى متنوع و سنجيده پشت ميز مذاکره بنشينيد؟

چون:

- هر مسئله فقط يک راه‌حل ندارد.

- هر مسئله مى‌تواند چند راه‌حل داشته باشد.

۴. پرهيز از استفاده از معيارهاى ذهنى و گرايش به استفاده از معيار عيني.

براى مسائل اقتصادى و فنى و صنعتى و مالى استانداردها و معيارهاى مشخصى پذيرفته مى‌شود و به کارگيرى آنها گام مهمى در راه استفاده از معيارهاى عينى در مذاکرات است.

- صفات و ويژگى‌هاى مذاکره‌کننده:

- بردباري، تحمل و خويش ‌دارى در برابر سخنان و رفتار طرف مقابل،

- مديريت زمان در طول جلسات مذاکره،

- انصاف و در نظر داشتن منافع مشروع طرف مقابل،

- آگاهى کامل به موضوع مذاکره و اشراف به تمام جوانب آن،

- احترام به تخصص و شخصيت اعضاء تيم خودى در مذاکره،

- جلب مشارکت اعضاء خودى هيئت در جلسات.

- تعريف مذاکره (Negociate):

مذاکره وسيله‌‌اى است که براى برقرارى ارتباط سازمان يافته بين مردم و سازمان‌هاى گوناگون اجتماعي، جهت رسيدن به توافق، مذاکره گفتگويى پيشرفته و هدف‌دار است. (Negociate) به معناى مذاکره به منظور توافق است.

در مذاکره فنون و رموزى مورد استفاده قرار ‌مى‌گيرد که با استفاده از آن برخى مى‌توانند به توافق برسند و بعضى چنين توانايى را ندارند.

- چه نوع معاملاتى نياز به مذاکره دارند:

۱. موقعى که پروسه توليد طولانى است.

در چنين شرايطى جهت تعيين قيمت مناسب بايستى با فروشندگان مذاکره نمائيم.

۲. زمانى که در شرايط خريد مى‌خواهيم متغيرهاى متعددى مانند خدمات (Service) و کيفيت و قيمت را منظور نمائيم.

۳. در خريد کالاهاى صنعتى با قيمت بالا و کالاهاى موضوع قراردادهاى دولتي، انجام مذاکره ضرورى مى‌باشد.

A- High -Dollar value Industrial

B- Goverment Contract

۴. موقعى که خريد ما درصد بالائى از توليد يا فروش فروشنده مى‌باشد، انجام مذاکره براى اخذ تخفيف و ساير تسهيلات ضرورى مى‌باشد.

۵. در شرايط تغييرات شديد تکنولوژى که تداوم توليد وجود ندارد و توليد به منظور تطبيق با تکنولوژى وقفه دارد. در چنين شرايطى دادن سفارش جهت توليد کالا يا خريد از فروشنده نياز به مذاکره دارد.

- نتايج مذاکره:

هر مذاکره‌اى را مى‌توان با سه معيار مورد قضاوت قرار داد:

۱. منتهى به يک موافقت‌نامه معقول بشود.

۲. مؤثر و داراى کارآئى باشد.

۳. روابط بين طرفين را بهبود بخشد يا لااقل به روابط آنان خلل وارد ننمايد.