نامه‌های شخصی

در حال حاضر در برخى نواحى ممکن است نامه‌هاى شخصى در فعاليت‌هاى ترويجى از اهميت کمى برخوردار باشند، ولى با متداول شدن سوادآموزي، اهميت آنها افزايش مى‌يابد. مردم معمولاً با دريافت يک نامهٔ شخصى که سودمند باشد و از نگارش خوبى برخوردار باشد، به‌نوعى احساس رضايت مى‌کنند يا لذت مى‌برند. اين مسئله ممکن است به‌خودى‌خود به ايجاد روابط کارى خوب در يک ناحيه کمک کند. نامه‌ها هم در داخل يک سازمان ترويج و هم بين اين سازمان و ديگر سازمان‌هاى دولتي، مهمترين شکل ارتباطى محسوب مى‌شوند. تمامى کارکنان ترويج بايد تلاش کنند تا برخى مهارت‌هاى نامه‌نگارى را کسب کنند.

نکاتى که از اين حيث بايد مدنظر قرار گيرند عبارت است از:

- چون براى برخى افراد مقدور نيست که ديدار حضورى انجام بدهند، ممکن است مجبور باشند براى اخذ اطلاعات دست به نامه‌نگارى بزنند۳.

- تمامى چنين نامه‌هائى را بايد سريعاً و مؤدبانه پاسخ داد.

- پاسخى که از نگارشى خوب برخوردار باشد مى‌تواند تأثيرى مثبت بر جاى بگذارد و به جلب اعتماد عامهٔ مردم به يک سازمان ترويج کمک کند.

- پاسخى که نگارش آن ضعيف يا بسيار رسمى باشد، ممکن است هر کسى را از نوشتن مجدد نامه دلسرد کند و به‌هرگونه اعتمادى که در حال شکل‌گيرى است، آسيب برساند.

- اطلاعاتى که طى پاسخى ارائه مى‌شود، بايد به‌قدرى که براى آن منظور خاص مورد نياز است غنى باشد، ولى نبايد دربردارندهٔ جزئيات غيرضرورى يا اطلاعات نامربوط باشد.

- اگر نمى‌توانيد پاسخى کامل را بلافاصله بدهيد، نخست بايد به‌طور کوتاه و دوستانه وصول‌نامه را اعلام کنيد و تعهد کنيد که به‌محض فراهم آوردن اطلاعات مورد نظر، پاسخى کامل را خواهيد فرستاد.

- نامه‌ها بايد موجز، واضح و خوش‌ترکيب باشند؛ اگر آنها زياد طولانى باشند، احتمال دارد که خواننده را سر در گم کنند.

ويژگى‌هاى ايدهٔ نو

مى‌توان ايدهٔ جديد را به‌شرط آنکه داراى خصوصيات عمومى زير باشد در محدودهٔ فعاليت ترويجى اشاعه داد:

۱- مورد نياز واقعى مردم در حرفه و زندگى روزمره باشد.

۲- تناقصى با اعتقادات زندگى‌ساز و فرهنگ مردم منطقه نداشته باشد و بر اعتقادات صحيح و درست تأکيد کند.

۳- مطابق با موقعيت، خصوصيات و امکانات مردم و منطقه باشد.

۴- منافع مردم منطقه را تضمين کند يعنى در جهت منافع آنى و آتى مردم باشد.

۵- قابليت رقابت با روش‌هاى مشابه موجود را داشته باشد و نتايج بهترى ارائه کند.

۶- پيشرفت‌هاى حاصل از آن ايده به‌خوبى مشهود و قابل مقايسه باشد.

۷- در جهت يارى رساندن به مردم و توانا ساختن آن در يارى کردن به ديگران باشد يا به‌عبارت ديگر در جهت حل مشکلات مردم باشد.

۸- هدف مشخصى داشته باشد و اين هدف به وضوح قابل احساس و مورد پذيرش مردم باشد.

۹- نفى‌کنندهٔ فعاليت‌هاى ارزشمند موجود نباشد، مردم را در دست‌يابى به موقعيتى بهتر تشويق کند.

۱۰- با امکانات، توانائى‌ها و مهارت‌هاى مروج مطابقت داشته باشد.

۱۱- مورد پذيرش مروج و رهبران محلى باشد.

۱۲- اگر براى دوره‌اى کوتاه و موقت در نظر گرفته شده است نبايد به دگرگونى وسيع در کار و زندگى مردم نياز داشته باشد.

۱۳- نتايج حاصل به فعاليت و انرژى مورد لزوم جهت تغيير و تثبيت مطابقت داشته باشد.

۱۴- با روندها و خط‌ مشى‌هاى سازنده ممکلتى مطابقت کامل داشته باشد.

۱۵- امکانات و شرايط لازم جهت برقرارى و اشاعهٔ آن قابل تأمين باشد.

۱۶- کاربرد عملى داشته باشد و کمتر به مهارت‌هاى آموزشى و مطالعاتى فراگير متکى باشد.

۱۷- براساس واقعيات تجربه شده و آزمايش شده تنظيم شده باشد.

۱۸- در مجموع مردم را به‌سوى وضعيتى ايده‌آل سوق دهد.

۱۹- خصوصياتى داشته باشد که مردم را در پذيرش خود تشويق کند.

۲۰- حس رقابت در پيشرفت را در مردم برانگيزد.

۲۱- خودآموزى و ديگرآموزى را تشويق کند.