|
|
| با گذشت دهها قرن از زمان تشکيل اولين نمايشگاه، اين پديده امروز پيچيدگى خاصى پيدا کرده به‌طورى که شرکت موفقيت‌آميز در يک نمايشگاه، بدون به کار گرفتن تخصص‌هاى گوناگون امرى دور از ذهن است. حضور چند روزه در يک نمايشگاه تلاش چند ماهه کليه واحدهاى سازمان شرکت‌کننده را مى‌طلبد. از طرف ديگر در صورتى‌که اين تلاش‌ها بر محور يک برنامه‌ريزى دقيق انجام نشود، چه بسا على‌رغم صرف پول، وقت و انرژى بيشتر، مالاً اعتبار شرکت زير سؤال رفته و نمايشگاه به زيان شرکت‌کننده تمام شود. برنامه شرکت در نمايشگاه در واقع در قالب پروژه‌هاى قابل ارائه است که زمان آن از ماه‌ها قبل از شروع نمايشگاه آغاز و به ماه‌ها پس از آن ختم گشته و به سه بخش عمده: قبل از برگزارى (مقدمات)، ضمن برگزارى (اداره غرفه) و بعد از برگزارى (پى‌گيري) نمايشگاه تقسيم مى‌شود. هر يک از اين بخش‌ها از فعاليت‌هاى گوناگونى تشکيل مى‌شوند که رعايت عامل زمان در انجام آنها حائز اهميت فراوانى است. براى اين منظور از جدول زمان‌بندى استفاده مى‌شود.
|
|
| جدول زمانى فعاليت‌هاى شرکت در نمايشگاه همچون هر جدول زمانى ديگر از دو شاخص زمان و فعاليت‌ها تشکيل شده است. اين جدول به منظور رعايت کامل و دقيق عامل زمان در طى مراحل گوناگون شرکت در نمايشگاه تهيه مى‌شود. بدون وجود چنين جدولى در کنار دوباره کارى‌ها، انجام امورى نيز از قلم افتاده و يا با تأخير انجام مى‌شود. اين جدول در واقع، همان نمودار گنت (GANT CHART) مى‌باشد که ساده‌ترين و قديم‌ترين شکل برنامه‌ريزى است. ستون عمودى جدول، نمايانگر فعاليت‌ها و رديف‌هاى افقي، زمان‌هاى پيش‌بينى و واقعى انجام هر يک از فعاليت‌ها را نشان مى‌دهد. جدول نمودار برنامه‌ريزى شرکت در نمايشگاه‌هاى بين‌المللى نمونه‌اى است شامل فعاليت‌هاى عمده شرکت در نمايشگاه، هر شرکتى بايد و مى‌تواند جدولى از اين نوع براى خود رسم نمايد و تنها نقص اين جدول اين است که ارتباط فعاليت‌ها را با يکديگر نشان نمى‌دهد. لذا به شرکت‌هائى که داراى کادر برنامه‌ريزى مجهزترى هستند و يا از کامپيوتر استفاده مى‌نمايد. توصيه مى‌شود از شبکه‌ها (Net works) استفاده نمايند. يک شبکه از مجموعه‌اى از فعاليت‌ها و رويدادهاى به هم پيوسته‌اى که جهت انجام يک پروژه لازم هستند تشکيل شده است. چون اين فعاليت‌ها به شکل نمودار درمى‌آيند لذا پس از اتصال به‌صورت شبکه جلوه مى‌کنند.
|
|
| در هر حال مراحل اساسى شرکت در نمايشگاه با کمى تقدم و تأخّر و به‌طورکلى شرح داده شده‌اند. با اين توجه که هر يک از مراحل، خود قابل تجزيه بوده و گاه بعضى از اجزاء آن به زمانى جدا از زمان انجام آن مربوط مى‌شوند.
|
|
|
|
| اگر با فرآيند شرکت در نمايشگاه به‌عنوان يک پروژه يا برنامه برخورد مى‌شود پس بايد براى اجراء آن نيز مديرى انتخاب شود تا هماهنگى لازم را جهت انجام فعاليت‌هاى مختلف بين افراد به عمل آورد. اين شخص طبيعتاً به‌عنوان سرپرست غرفه گزارشى نيز ار نتيجه شرکت در نمايشگاه ارائه خواهد داد، تا پى‌گيرى‌هاى بعدى انجام شود.
|
|
| وجود يک مترجم، کارشناس فنى فروش و يک کارگر که همگى از ظاهر و برخورد مناسبى برخوردار باشند نيز در غرفه ضرورت دارد. هر يک از اين افراد بايد آموزش‌هاى لازم را در مورد فعاليت‌هاى نمايشگاهى ديده و نسبت به اهداف شرکت در نمايشگاه نيز توجيه شده باشند. افراد مزبور علاوه‌بر لزوم داشتن حوصله کافي، انگيزه و تعهد قوي، بايد در مجموع از اطلاعات عمومي، اجتماعي، فنى و بازاريابى کافى برخوردار باشند.
|
|
|
|
| در آستانه برگزارى نمايشگاه، غرفه براساس طرح از پيش تهيه شده ساخته مى‌شود. براى اين کار مى‌توان از متخصصين نيز کمک گرفت. در اينجا ذکر اين نکته ضرورت دارد که شرکت‌هائى که داراى برنامه مدون و حساب شده‌اى نيستند معمولاً آثار سوء بى‌برنامگى خود را در اين مرحله مشاهده مى‌کنند. به‌طورى که پس از افتتاح نمايشگاه همچنان در حال سرهم‌بندى غرفه خود مى‌باشند.
|
|
|
|
| در صورتى‌که شرکت‌کننده، در نمايشگاه‌هاى خارجى حضور مى‌يابد، کسب اطلاعات دقيق از مقررات حمل و نقل و تشريفات گمرکى حائز اهميت مى‌باشد. شرکت‌هاى حمل و نقلى وجود دارند که در حمل کالاها به نمايشگاه‌هاى خارجى تجربه دارند و گاهى محموله چند شرکت‌کننده را هم‌زمان با يکديگر به وسيله چند کانتينر انجام مى‌دهند. اين شرکت‌ها ضمن حمل سالم کالاها به نمايشگاه با پشتوانه تخصص و تجربه زياد، امور گمرکى را نيز خود به عهده مى‌گيرند.
|
|
| معمولاً نمايشگاه‌ها مقررات و تشريفات گمرکى خاص خود را قبلاً به اطلاع شرکت‌کنندگان مى‌رسانند تا آنها دچار سردرگمى و بلاتکليفى نشوند.
|
|
|
|
| مشتريان انتظار دارند در مورد قيمت، امکان تخفيف، نحوه پرداخت، ظرفيت بالقوه، حداقل سفارش، مدت زمان تحويل، مشخصات دقيق فنى و کيفيت محصول و بالاخره نوع بسته‌بندى مخصوص صادرات، پاسخ سؤالات خود را دريافت دارند. انجام مذاکره به‌صورت مردد و متزلزل توسط دست‌اندکاران غرفه ممکن است به از دست دادن يک مشترى بالقوه خوب منجر شود. از اين رو لازم است قبل از شرکت در نمايشگاه ضمن محاسبه و ارزيابى آمادگى‌هاى شرکت جهت انعقاد قراردادهاى احتمالى نسبت به توجيه متصديان در اين رابطه اقدامات لازم انجام شود.
|
|
| تصميم در مورد شرکت در نمايشگاه
|
|
| هر شرکتى با توجه به برنامه بازاريابى جامع خود، ضرورت شرکت در نمايشگاه‌هاى بين‌المللى را ارزيابى و درک نموده است و به همين دليل به جمع‌آورى اطلاعات در موردنمايشگاه‌هاى آينده مبادرت مى‌ورزد. سپس نظر به اهداف بازاريابى خود و معيارهاى موردنظر نمايشگاه يا نمايشگاه‌هاى مناسبى انتخاب مى‌نمايد. گفتنى است که بعضى از شرکت‌ها به‌عنوان يک عادت، با اين مرحله برخورد مى‌کنند و سالانه در نمايشگاه و يا نمايشگاه‌هاى به‌خصوصى شرکت مى‌نمايند و خود را بى‌نياز از ارائه يک پشتوانه تحليلى جهت اتخاذ چنين تصميمى مى‌دانند.
|
