طرح‌ریزی برنامه‌های مسافرت

مسافرت اغلب به خستگى موقتى منجر مى‌گردد، حتى زمانى که مسافت نسبتاً کوتاه است و مذاکره‌گر قبلاً چند مسافرت جهت انجام کار داشته است. زمانى که بايد براى مذاکره اقدام به سفر نمود، شما و همکارانتان بايد زمانى را براى استراحت کافى اختصاص دهيد و وقت خود را قبل از شروع کنفرانس تنظيم نمائيد، اگرچه توانائى افراد مختلف در به‌دست آوردن دوباره انرژى خود بعد از سفر يکسان نمى‌باشد. يکى از بهترين روش‌ها براى کاهش اثرات نامطلوب و بالقوه مسافرت براى مذاکره اين است که هنگام بعدازظهر و يا اول شب سفر کنيد و در مورد بهترين زمان براى مذاکره براى روز بعد برنامه‌ريزى نمائيد. براى بيشتر مذاکره‌گران يکى از بدترين برنامه‌هاى سفر اين است که شب هنگام سفر کنند و فردا صبح در جلسه حاضر شوند.

زمان و استراحت تنها عوامل مؤثر در مسافرت نيستند، کيفيت مسافرت همچنين مى‌تواند از اهميت زيادى برخوردار باشد. بسيارى از شرکت‌ها، مخصوصاً در زمان رکود اقتصادي، اصرار مى‌ورزند که تمام کارکنان به‌طور توريستى مسافرت نمايند و مخارج زيادى به جهت کرايه اتاق و پانسيون براى شرکت به‌وجود نياورند. اگرچه محدوديت در بودجه را نبايد از نظر دور داشت، اما آنها را بايد با توجه به شرايط به کار بست، مخصوصاً زمانى که براى معامله‌اى چند ميليون دلارى سفر نمود. زمانى که از نقطه نظرى صحيح اين موضوع مورد بررسى قرار مى‌گيرد، مسافرت با وسايل نقليه درجه يک مخارج زيادى در بر نخواهد داشت، با اين وجود به ارزش آن مسافرت مى‌توان در جريان مذاکرات پى برد. يک قانون بسيار خوب و ساده را بايد به کار بست: 'تمام اعضاء تيم مذاکره‌گرتان براى مذاکره در مورد مسائل مهم بايد با وسايل درجه يک مسافرت نمايند' .

زمانى که راجع به هزينه و خدمات اضافى در مورد جا و غذا و يا مسافرت با وسايل درجه يک فکر نکنيم، مى‌توانيم خستگى و امکان آزار و اذيت ديدن از عوامل خارجى را کاهش دهيم.

به‌علاوه، مسافرت با وسايل نقليه درجه يک امتياز روانى مهم و ظريقى دارد. اين امتياز به سادگى مذاکره را وادار مى‌نمايد تا احساس نمايد که شرکت وى مايل است مبلغ بيشترى براى تضمين راحتى او بپردازد. مسافرت با وسايل نقليه درجه يک به کارمند مى‌فهماند که 'شما براى اين شرکت مهم هستيد' . زمانى که از شما خواسته مى‌شود بهترين کارآئى را داشته باشيد و شما آن کارآئى لازم را خواهيد داشت، اين مسئله به اين معنا است که مأموريت مهمى به شما واگذار شده است. دست نوازش بر پشت کشيدن مى‌تواند به مذاکره‌گر انگيزه نيروى قوى و لازم براى دستيابى و نگهدارى سطح بالاى جاه‌طلبى و امتيازات روانى زيادى را در مذاکره بدهد.