انواع گزارش

گزارش از نظر فرم

۱. گزارش فرمى: در فرم خاصى نوشته و يا تنظيم مى‌شود.

۲. گزارش غيرفرمى: فرم خاصى ندارد، البته ساختار مشخصى دارد که خواهيم ديد. گزارش غیر فرمی خود از نظر کمیت مطلب به طور کلی به چهار گونه تقسیم می شود:

الف - گزارش-‌نامه (Letter Report)

اين‌گونه گزارش، در اساس نوعى نامهٔ کارى است که در محيطهاى فني، صنعتى و ... نوشته مى‌شود و در آن به مشکلاتى که در تجارت، علوم، صنعت، مهندسى و ساير زمينه‌هاى فعاليت بشرى بروز مى‌کند، پرداخته مى‌شود و گزارش کوتاه و رسمى است.

اين گزارش از نظر اجزاء تشکيل‌دهنده، صورت ظاهر، طرح کلى و نحوه صفحه‌آرايى شبيه نامهٔ تجارى است، اما از نظر محتوا و سبک نگارش با آن متفاوت است. گزارش - نامه وقتى استفاده مى‌شود که موضوع موردنظر را بتوان در حدود حداکثر سه صفحه و نه بيشتر مطرح کرد. البته مى‌تواند صفحات پيوست هم داشته باشد.

- اجزاء و ساختار گزارش - نامه

	عنوان سازمان يا شرکت فرستنده
	سمت يا وضعيت سازمانى نويسنده گزارش
	نشانى

......... : تاريخ

......... : پيوست

نام مخاطب :

وضعيت يا سمت مخاطب :

نشانى مخاطب :

موضوع :

   [اظهار ادب]

۱. عبارات يا جملات مبنى بر سابقه مکاتبه و سبب نوشتن و ارسال گزارش - نامه: يک نوشتپار

۲. بيان مشکل: يک نوشتپار

۳. خلاصه راه‌حل‌هاى يافت شده: يک يا دو نوشتپار

۴. شرح و بسط راه‌حل (ها) ضمن بيان نظريه (ها)، دلايل و ...: هر تعداد نوشتپار که لازم باشد

۵. بيان نتايج: حاوى توصيه‌ها، درخواست‌ها، نظرات، پيشنهادات: يک يا دو نوشتپار

۶. نام و نام‌خانوادگي، سمت و امضاء نويسنده

۷. پيوست‌ها:

٭ گاه از صورت: از: ....، به: ....، موضوع:.... نيز استفاده مى‌شود.

٭ قسمت اظهار ادب اختيارى است، اما معمولاً در محيطهاى کارى ايرانى وجود دارد.

ب - يادداشت (Memorandum)

گونه‌اى گزارش کوتاه و غيررسمى است که در درون بخش، شرکت يا سازمان بين افرادى که با يکديگر ارتباط کارى نزديک دارند، نوشته و ارائه مى‌شود و از رايج‌ترين نوع گزارش کوتاه در محيطهاى علمى - فنى است. اين گزارش، کوتاه است با صورتى ساده، بيان صريح و ناظر به ايده اصلى و معمولاً براى فردى خاص ( مدير پروژه، همکار پروژه و ...) و گاه خطاب به افرادى از يک قسمت از سازمان يا شرکت ( مثلاً افراد گروه تعمير و نگهدارى ) نوشته مى‌شود. گاه ممکن است در پاسخ به درخواستى مبنى بر انجام يک آزمايش، يک مطالعه يا تحقيق مختصر و گاه براى اعلام بخشى از نتيجه مرحله‌اى از يک پروژه و ... نوشته شود.

- اجزاء و ساختار گزارش - يادداشت

يادداشت :	تاريخ : ...........
به : .........................
از : .........................
موضوع : ...................

۱. مقدمه: حاوى جملاتى در ورد موضوع درخواست يا پرسش و ... و سبب نوشتن يادداشت

۲. شرح حيطه مطالعه، تحقيق يا آزمايش و شرايط کار

۳. شرح کار انجام شده ( مطالعه، آزمايش ...)

۴. نتايج بدست آمده

۵. منابع مورداستفاده

۶. افراد انجام‌دهنده کار

۷. نام و امضاء

مى‌بينيم که از لحاظ اجزاء و ساختار، اين‌گونه گزارش، شبيه گزارش - نامه است، اما در مورد کاربردش متفاوت بوده و غيررسمى است.

ج - گزارش کوتاه ( Short Report)

گونه‌اى از گزارش است که رسمى بوده و زمانى نوشته مى‌شود که براى ارائه مطلب موردنظر به چهار صفحه و هرگز نه بيش از حدود هشت صفحه، نياز باشد. اين گزارش مى‌تواند هم درون سازمانى باشد و هم برون سازماني. وقتى که گزارش به خارج از سازمان ارسال مى‌شود، بايد صفحه عنوان و نامه ارسال داشته باشد. وقتى که ارائه اين نوع گزارش کار رايجى باشد، بهتر است صفحه عنوان بصورت يک فرم طراحى شود و در اختيار گزارش‌نويسان قرار داده شود.

- اجزاء و ساختار گزارش کوتاه

۱. [جلد]

۲. [صفحه عنوان و نامه ارسال]

۳. صفحه حاوى مشخصات گزارش ( يا شناسنامه گزارش) بصورتى که در زير آمده است.

۴. فهرست مطالب

۵. متن اصلي

۶. پيوست‌ها

شماره پرونده موضوع : ...	شماره گزارش : ...
تهيه کننده : ...	تاريخ : ...
عنوان : ...	تعداد صفحات : ...
چکيده :
گيرنده : ...
نتايج مهمتر : ...

در صفحه عنوان گزارش کوتاه بايد اطلاعات زير درج شود:

- عنوان گزارش

- تهيه‌کننده و سمت او

- واحد تهيه کننده

- گيرنده

- نشانى

- تاريخ

البته طرح اين صفحه مى‌تواند يکى از طرح‌هاى صفحه عنوان در گزارش بلند هم باشد.

د - گزارش بلند

اين‌گونه گزارش که گاه به آن گزارش رسمى ( Formal Report) هم مى‌گويند، در واقع صورت گسترش يافته گزارش کوتاه است. اندازه اين گزارش معمولاً از حدود ده صفحه شروع مى‌شود و گاه ممکن است چند جلد هم داشته باشد.

اين گزارش خود در چند رده تنظيم مى‌شود. از جمله مى‌توان رده‌هاى زير را برشمرد:

رده الف: گزارش کاملاً رسمى ادارى و معمولاً برون‌سازمانى و با خوانندگان معدود که صورتش بايد از کيفيت بسيار بالا برخوردار باشد.

رده ب: گزارش نه‌چندان ادارى و بيش از حدود ۲۵ صفحه و معمولاً درون‌سازمانى است.

رده ج: گزارش کميته‌هاى اجرايى و مورداستفاده متخصصين در شرکت يا سازمان و بيشتر نوعى گزارش کارى است و حدود بيست صفحه دارد.

رده د: گزارش درون‌بخشي، اما مفصل‌تر از گزارش - يادداشت و داراى حدود ده تا پانزده صفحه و احياناً حاوى مطالبى که در يک برهه زمانى خاص اعتبار دارد و موقتاً مورد استفاده قرار مى‌گيرد.

- اجزاء و ساختار گزارش بلند

۱. جلد

۲. صفحه سفيد

۳. صفحه عنوان

۴. [صفحه حق تأليف (Copyright) ]

۵. نامه ارسال

۶. [تقديم‌نامه]

۷. پيشگفتار

۸. سپاسگزاري

۹. فهرست مطالب

۱۰. فهرست شکل‌ها و جدول‌ها

۱۱. فهرست نمادها و نشانه‌ها ( مى‌تواند در بخش پيوست‌ها هم درج شود)

۱۲. چکيده

۱۳. اجزاء بخش مياني

۱۴. پيوست‌ها

۱۵. فهرست منابع

۱۶. صفحه سفيد

البته همه اين اجزاء لزوماً هميشه در همه رده‌هاى گزارش بلند لازم نيست.

گزارش از نظر محتوا

۱. گزارش وضعيت‌نما: در اين‌گونه از گزارش، يک وضعيت ( اعم از مشکل، رويداد، پديده و ... ) شرح داده مى‌شود.

۲. گزارش کارنما: در اين‌گونه از گزارش، چگونگى انجام يک کار بيان مى‌شود و منطقاً زمانى نوشته مى‌شود که کارى ( به تمامى يا تا مرحله‌اي) انجام شده باشد.

گزارش از نظر زمان توليد و ارائه

۱. گزارش دوره‌اي: در دوره‌هاى از پيش تعيين شده نوشته و ارائه مى‌شود، مثل گزارش هفتگى پيشرفت پروژه.

۲. گزارش نادوره‌اي: گاه و بيگاه درخواست و نوشته مى‌شود مثل گزارش بررسى بروز يک مشکل فنى در مثلاً يک کارخانه.

گزارش از نظر موضوع

از اين نظر، گزارش در محيطهاى کارى مى‌تواند گوناگون باشد.

گونه‌هاى رايج‌تر، عبارتند از:

- گزارش بررسى يک مشکل يا نقص فني

- گزارش مطالعاتى - امکان سنجي

- گزارش برگزارى همايش علمى - فني

- گزارش بررسى يک وضعيت ( رويداد، پديده و ...)

- گزارش حاوى توصيه - پيشنهاد

- گزارش کار از جمله:

- گزارش پيشرفت پروژه

- گزارش طراحى

- گزارش ساخت و توليد

- گزارش بازرسى و تحقيق

- گزارش عمليات و اجرا

- گزارش خريد يا فروش

- گزارش بازديد

- گزارش سفر

- گزارش شرکت در همايش علمى - فني