زمان و خانه‌داری

در صنعت هتلداری عامل زمان اهمیت دارد و در همهٔ‌ قسمت‌ها مطرح است. زمان پول است. برای تعمیر اتاق یا وسایل هتل، برای سرو غذا، انبارکردن، خرید موادی نظیر گوشت و جابه‌جا کردن به موقع آن برای جلوگیری از فساد، برای فروش اتاق، رزرو اتاق، شیفت‏بندی و برای خانه‏داری نیز عامل زمان مطرح است. چه زمانی باید راهروها تمیز شود و چه مواقع اتاق‌ها را تمیز کنند، برای نظافت هر یک از بخش‏های هتل باتوجه به وسعت آن باید زمانی تعیین کرد، اتاق‌هائی که حمام یا بالکن دارد یا بی‏حمام و بدون بالکن است یا وسایل اتاق‌ها که در هتل‌های مختلف یکسان نیست زمان متفاوتی هم لازم خواهد داشت. برای تعیین زمان اجرای کار باید چنین عمل شود که: چقدر به طول می‏کشد تا کار انجام می‏شود و چقدر بایستی به طول کشد تا به انجام رسد؟ آن‌گاه مدت زمان مناسب برای اجرای کار را می‏توان معین کرد.

این زمان را برای اتاق‌ها، راهروها، آسانسور و دفاتر، اتاق‌هائی که از مسافر خالی شده،‌ اتاق‌هائی که مسافر دارد، اتاق‌هائی که خالی بوده هم می‏توان زمانی را تعیین کرد. باید که سرعت لازم برای انجام کارها به همان روشی که پیش از این گفتیم تعیین کرد و سپس میانگین گرفت،‌ این کار به دشواری انجام می‏شود، ولی به صورت مشاهده‏ای که نتیجهٔ آن در ذهن می‏ماند قابل توجه خواهد بود. این مشاهده نیاز به تجربه، مهارت و آموزش خواهد داشت و از عهدهٔ کسانی برمی‏آید که شرایط بالا را در خود داشته باشند. چنانچه روش این اندازه‏گیری صحیح نباشد، زمان به دست آمده نادرست خواهد بود و مشکلاتی در پی خواهد داشت.

زمان تعیین شده برای یک نظافت کردن استاندارد نیست چرا که نظافت انواع مختلف دارد و هریک به زمان معینی نیاز دارد یک نظافت را بسیار بسیار تمیز انجام داده‏اند یکی را تمیز کرده‏اند. فرمول‏بندی و تعیین زمان بدین منظور است که ۴۰ تا ۵۰ درصد از وقت نظافت‏‏چی هدر نرود. در کار نظافت و تعیین زمان باید به شرایط آب و هوائی و فصلی نیز توجه شود. گاهی هوا بسیار گرم و زمانی بسیار سرد است. در هر هنگام به یکسان نمی‏توان کار کرد.

برای تعیین، تعداد ملافه‏های مورد نیاز هتل که باید شستشو شوند، از رابطهٔ زیرا استفاده می‏کنیم:

تعداد ملافه‌‏ها = ۳×۲× تعداد تخت

ولی این رابطه با زمان شستشو و اتوکشی ملافه‏ها نیز ارتباط می‏یابد و عوامل مؤثر در این فرمول ممکن است آن را تغییر دهند. مبلمان هتل و نوع هر یک نیز بر زمان تعیین شده برای نظافت آن تأثیر می‏گذارد، چرا که ممکن است از نوعی باشد که زمان کوتاه‌تری برای نظافت بخواهد و به همین دلیل هم نوع دکوراسیون هتل در طول زمان نظافت تأثیر دارد، ولی در همه حال باید دانست که:‌ زمان پول است. ممکن است برای تعیین زمان اجرای کار از کارگرانی استفاده شده باشد که به خوبی کار نکنند و کیفیت کار را پایین بیاورند تا زمان انجام آن را کوتاه کنند. اگر برای تعیین زمان از تجربه کافی برخوردار نباشیم بهترین طریقه انتخاب کارگران معمولی است که بتوانند به میزان طبیعی فعالیت کنند.

کسی که در این زمینه تجربه‏ای ندارد بایستی از لحظه‏شماری خودداری نماید و مدتی وقت را برای دستشوئی رفتن، به انتظار آسانسور ماندن یا گرفتن دستور در نظر بگیرد. به طور کلی مطالعات زمانی برای نظافت را نمی‏توان دقیق دانست چرا که روش کار، وسایل کار و آموزش برای کار متفاوت است و به‌علاوه ما خود نمی‏دانیم که نظافت تمیز را چگونه تعریف می‏کنند! پس چگونه می‏توان از هر بابت به دقت در زمان تعیین شده اطمینان داشت؟ تنها برای کنترل کارهای کارگران و این که آنها بدانند در حدود چه زمانی باید کار را تمام کنند می‏توان زمان را ملاک تعیین کرد.

باید دانست که نتایج خوب از روش‏های خوب حاصل می‏شوند. تلاش‌های مدیریت هتل در آموزش دادن افراد، برنامه‏ریزی صحیح و سازمان‌دهی‏ کارگران و بررسی روحیات و توجه به خواسته‏های آنان، در اختیار گذاشتن اسباب و لوازم خوب و مناسب و تواناساختن کارگران به انجام کار، همهٔ این عوامل می‏توانند نتایج حاصل را بهبود بخشند. سرپرست قسمت خانه‏داری نقش عمده‏ای در بازرسی از کیفیت انجام کارها دارد. او باید که نسبت به شیوه کار انجام شده حساس و دقیق باشد، زمان را در نظر بگیرد و کیفیت کار را با آن مقایسه کند و این توانائی را داشته باشد که نحوه و کیفیت کار را به خوبی ارزشیابی نماید. بازرسی و بازبینی نتایج کار، بهترین روش‌های کنترل هستند. برای آنکه بازرسی‌ها ارزش خود را داشته باشند باید که منظم و با ترتیب انجام شوند. بی‏نظم و پراکنده بودن کارها از قدر آن می‏کاهد.

بازرسی‎‏ها را باید به‌طور دقیق و هر روز انجام داد. آن کس که بازرسی از کار دیگران را انجام می‏دهد باید مورد اعتماد و احترام آنها باشد. مدیر هتل یا سرپرست قسمت خانه‏داری این احترام را دارند ولی ممکن است هر روز نتوانند به بارزسی بپردازند که وقت آن را به ویژه در هتل‌های بزرگ در اختیار نداشته باشند. برای اطمینان از وجود نظم و انضباط در کار بازرسی، لازم است تا این مسئولیت به یکی از کارکنان شایسته محول شود. او باید درستکار، مورد اعتماد و عاری از غرض‌های شخصی باشد. در ابتدا باید چنین فردی را به طور صحیح آموزش داد، وسیله لازم برای انجام کار را در اختیارش گذاشت. برای این منظور می‏توان فرم‌های چاپ شده‏ای تهیه و بازرسی‏ها را باتوجه به مندرجات آن به پایان رسانید و نتایج را مشخص کرد. این فرم‌ها برای هتل‌های مختلف به یکسان نخواهد بود و تغییراتی در آن پیدا خواهد شد.

نمونه‏ای از این فرم را می‏توان در بخش خانه‌داری مشاهده کرد برای اندازه‏گیری مقدار کار انجام شده در زمینهٔ نظافت هتل به سه طریق می‏توان عمل کرد:

۱. تعیین متراژ.

۲. تعیین وظیفه.

۳. تعیین کار به‌صورت آکوردگیری.

برای اینکه بدانیم که نظافت یک بخش یا قسمت یا ناحیه چه مقدار مواد و وسایل و وقت لازم دارد می‏توان ابتدا متراژ آن را تعیین کرد. بدین معنی که باید دانست یک ناحیه، یک مبلمان یا یک بخش به طور روزانه یا هفتگی نظافت می‏شود و یا به تعداد اسباب و لوازم موجود در آن بستگی دارد یا عوامل دیگری دخالت دارند؟ به هر حال باید تعیین کرد که کار نظافت در چه فاصله‏ای از زمان باید انجام گیرد؟ روزانه، هفتگی یا ماهیانه است.برای تعیین زمان نظافت و سرعت کاری که انجام می‏شود باید عوامل مختلفی را در نظر گرفت و از آن جمله نوع کار و لوازم به کار رفته است. در این باره مثال‌هائی می‏آوریم: نظافت‌هائی از قبیل: فرش با جاروبرقی، لکه‏گیری، شامپوفرش، گردگیری، شستن زمین، دیوارشوئی، لکه‏گیری دیوار، تمیز کردن به مفهوم کلی، پالیش کردن، پاک‏کردن شیشه‏ها، پله‏ها با جاروبرقی، پله‏ها با زمین‏شوی و . . .

تعیین زمان انجام کار در تمامی این موارد با دیگری فرق خواهد داشت و به‌علاوه کیفیت اجرای آن نیز باید مورد توجه باشد. با توجه به وسایل نظافت، نوع نظافت، تجهیزات هتل، عوامل، وضعیت مخصوص هر هتل و نکاتی که شرح داده شده، فرمول نظافت اتاق را حساب می‏کنیم:

تعداد اتاق‌های هتل (N) ×درصد اتاق‌های اشغالی (OR) ×میزان زمان تمیز کردن یک اتاق اشغال‌شده

X = OT × OR × N

تعداد اتاق‌های هتل (N) ضرب در میزان درصد اتاق‌های خالی (VR) ضرب در زمان نظافت اتاق‌های خالی (VT) مساوی با مقدار زمان لازم برای تمیز کردن اتاق‌های خالی (Y) می‏باشد.

تعداد اتاق× درصد اتاق‌های خالی×‌زمان لازم برای نظافت هر اتاق خالی= زمان لازم برای تمیز کردن اتاق‌های خای (مسافر داشته)

Y = VT × VR × N

تعداد Check Out (C) ضرب در میزان زمان نظافت برای اتاق‌هائی که مسافر داشته و خارج شده (خروجهای متغیر) (CD) مساوی است با زمان لازم برای نظافت خروجی‏ها Chech Out (Z) (اتاقهایی که Check Out کرده‏اند زمان بیشتری لازم دارد تا اتاق خالی که مسافر نداشته) (برای خروجی ها که مسافر داشته را میانگین زمانی حساب می‏کنند).

تعداد Check Out × میزان زمان نظافت (میانگین) برای اتاق‌هائی که مسافر داشته و خارج شده = زمان لازم برای نظافت اتاق‌هائی که مسافر داشته و خارج شده

CD = Z×C

حاصل جمع ۳ رقم بالا برابر است با جمع کل زمان برای نظافت اتاق‌ها = Z + ‎Y+ X

ـ فرمول نظافت اتاق:

مثال: فرض کنید یک هتل ۴۰۰ اتاق دارد و در یک روز به‌خصوص ۷۰% اشغالی‏ هتل می‏باشد، پس در این حالت ۴۰۰=N و ۷۰%=OR اگر میزان تمیز کردن معمولش برای هر اتاق اشغالی، ۲۶ دقیقه باشد ۲۶=OT

X= OT × OR× N

X= ۲۶ × ۷۰%× ۴۰۰

دقیقه ۷۲۸۰=X

این بدین معنی است که ۷۲۸۰ دقیقه، زمان لازم دارد برای نظافت اتاق‏های اشغال شده، حال فرض کنید زمان لازم نظافت برای هر اتاق خالی (که مسافر ندارد) ۶ دقیقه باشد، بنابراین ۶=VT و چون درصد اشغالی ۷۰%=OR بوده پس ۳۰%=۷۰%-۱۰۰% درصد اتاق‌های خالی که به دست می‏آید، پس حال ۳۰%=VR می‏باشد، در نتیجه می‏توانیم جمع زمان برای تمیز کردن اتاق‌های خالی (Y) را به دست آوریم.

Y= VT×VR × N

Y= ۶ × ۳۰% × ۴۰۰

دقیقه ۷۲۰= Y

و بالاخره حال، فرض کنید در یک روز به‌خصوص ۱۴۰ اتاق CheckOut داشته‏ایم، بنابراین ۱۴۰=C و اگر هر اتاق خارج شده که میانگین حساب کرده‏ایم ۱۰ دقیقه وقت برای نظافت لازم داشته (چون اتاقی که مسافر داشته و خارج شده وقت بیشتری لازم دارد) بنابراین ۱۰=CD در نتیجه می‏توانیم جمع زمان برای اتاق‏های خارج شده را بدست بیاوریم (Z).

Z= CD

Z = ۱۰ × ۱۴۰

دقیقه ۱۴۰۰ = Z

حال برای به دست آوردن جمع کل زمان برای نظافت این هتل ۴۰۰ اتاقه می‏بایست این ۳ عدد را باهم جمع کنیم:

دقیقه ۹۴۰۰= ۱۴۰۰Z + ۷۲۰ Y + ۷۲۸۰ X

چنانچه هر نظافتچی (اتاقدار) ۳۷۶ دقیقه زمان برای تمیز کردن اتاق‌ها داشته باشد و بخواهیم بدانیم چند تن نظافتچی (اتاقدار) لازم داریم:

نفر ۲۵=۳۷۶ ÷ ۹۴۰۰

و برای این که بخواهیم تخمین بزنیم که برای یکسال تمیز کردن اتاق‌های میهمانان چقدر زمان لازم است و چند نفر اتاقدار مورد نیاز است، برحسب درصد اشغال سالیانه می‏توان حدود را حساب نمود.

ـ خلاصه:

زمان به دقیقه زمان تمیزکردن یک اتاق درصد اشغالی تعداد اتاق که مسافر دارد

زمان لازم نظافت اتاق‌هائی که مسافر دارد (X)

۷۲۸۰= ۲۶× ۷۰% × ۴۰۰

زمان به دقیقه زمان تمیزکردن یک اتاق درصد خالی تعداد اتاق خالی که مسافر ندارد.

زمان لازم تمیز کردن اتاق‌های خالی(Y)

۷۲۰=۶×۳۰% × ۴۰۰

زمان تمیز کردن یک اتاقی که مسافر داشته خارج شده تعداد اتاق خروجی

زمان نظافت برای خروجی‏ها

۱۴۰۰= ۱۰× ۱۴۰

جمع ۳ رقم جمع کل زمان برای نظافت

۹۴۰۰= ۱۴۰۰+ ۷۲۰+ ۷۲۸۰

N: NUMBER OF ROOM

OR: OCCUPANCY RATE

OT: OCCUPIED ROOM CLEANING RATE

X: THE AMOUNT OF TIME REQUIRED FOR CLEANING AN OCCUPIED ROOM

VR: VACANCY RATE

VT: THE VACANT ROOM CLEANING RATE

Y: THE AMOUNT OF TIME FOR CLEANING VACANT ROOM

C: THE NUMBER OF CHECK OUTS

CD: CHECK OUT DIFFERENTIAL

Z: THE AMOUNT OF TIME FOR CHECK OUT CLEANIN