فرانت آفیس

ـ مباحث کلی پذیرش شامل:

تسریع در ثبت و پذیرش مهمان، ثبت گروهی مهمانان تور شرکت، کاملاً لینک با سیستم رزرواسیون اتاق، اتاق‌ها، بلوک اتاق‌ها جهت تسریع در امر واگذاری اتاق و فروش نرفتن یک اتاق به چند نفر در آن واحد به مهمان و پذیرش سریع تورها، نگهداری اتوماتیک حساب‌های نسیه تور شرکت، صورت‌حساب‌ها، پلان مورد استفاده تورها، تخفیفات اعطائی به تورها و انتقال اتوماتیک آنها، تعیین روزانه نرخ ارز، اعلام خرابی به تأسیسات و پیگیری اتوماتیک آن.

گزارشات خلاصه فروش و فروش تفکیکی اتاق و میانگین‌های مترتب با آن، گزارشات تفکیکی نوع اتاق‌های فروخته شده بر اساس اتاق نفر طی بازه تاریخی، گزارشات اماکن، اشیاء گم شده و پیدا شده در هتل، لیست سیاه در هتل و کنترل اتوماتیک نرم‌افزاری در هنگام ثبت مهمان و جستجوهای سریع جهت کاربران پذیرش و اطلاعات، وضعیت تورهای مقیم در هتل، امکان انتخاب صورت‌حساب فارسی و یا لاتین برای کاربر، امکان تعیین تورهای مقیم روزهای قبل و نفرات آنان، کنترل و گزارش رجیسترها و رزروهای تخفیف‌دار متفرقه و دائمی، انتقال سرگروهی اتاق‌ها، نحوه پرداخت‌ها و . . .

ـ تخفیفات اتاق‌ها شامل:

تخفیفات دائمی و متفرقه.

ـ تخفیفات دائمی شامل:

تخفیفات دائمی به تورها، آژانس‌ها، شرکت‌ها، ادارات در خصوص (تخفیفات به میهمانان ایرانی، خارجی آنها) تخصیص سریال به آن و ثبت و دسته‌بندی و گزارشات آنها از قبیل تاریخ اعطای تخفیف میزان استفاده آنها از این مجوز و نیز درآمد حاصل از آن و . . . نام میهمانان مشمول تخفیف و . . . تخفیفات متفرقه شامل تخفیفاتی که مدیریت به میهمانی خاص اعطا می‌کند شامل امکان تخصیص سریال به آن و کنترل آن و نیز گزارشات آن و امکان استفاده چند اتاق از یک تخفیف و نیز تهیه گزارشات آن جهت ارائه به مدیریت. امکان تهیه گزارش از اتاق‌هائی که بعد از ساعت ۱۴ توسط کاربر صندوق تسویه شده‌اند و تعیین اینکه آیا درصد شارژ اضافی ۵۰% تا ساعت ۱۸ و ۱۰۰% از ساعت ۱۸ ببعد وصول شده است یا خیر و چرا؟

ـ مباحث کلی صندوق شامل:

رجوع کنید به اتاق‌ها، هم شماره بودن رجیستر کارت و فولیو مهمان، کنترل بدهی مهمانان، اقلام اضافی فولیو مهمانان، تسریع در خروج مهمان (هر اتاق با زدن سه کلید) و تفکیک اتوماتیک بدهی مهمان و بدهی تور و انتقال آن به صورت‌حساب نسیه تور به گونه‌ای که کاربر دخالتی در آن ندارد، برگ خروج مهمان، برگ پارکینگ، برگ شناسائی، عملیات صندوق کلیه دریافت‌ها و پرداخت‌ها چه از مهمانان و چه از تورها یا رزروها، نگهداری حساب‌های تورها شرکت‌های طرف قرارداد، گزارشات تور، وضعیت تورهای مقیم در هتل و سرگروه‌های آنها، و وضعیت آنها در روزهای قبل اتاق‌ها و تعداد نفرات آنان و مبالغ پرداختی، کنترل کارکرد فروش به تور یا شرکت‌های طرف قرارداد بر اساس اتاق شب مبلغ و میهمانان.

نمایش کلی آنان نمایش و چاپ فولیوهای یک تور طی بازه تاریخی، صدور صورت‌حساب‌های خاص جهت ارائه به تور، طبقه‌بندی تورها بر اساس سرفصل‌های (سفارتخانه‌ها، وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، شرکت‌ها، فدراسیون‌ها و . . .) بر طبق تعداد زیرگروه، اعتبارحساب، مانده حساب، وضعیت و . . . حساب‌های کارکنان، اعمال اتوماتیک تخفیفات اتوماتیک غذای رستوران‌ها و تلفن و لاندری هتل به کارکنان، انتقال اتوماتیک بدهی کارکنان به سیستم حقوق و دستمزد جهت محاسبه و . . . نگهداری حساب‌های فانکشن‌ها.

جشن‌ها و مهمانی‌های هتل، سالن‌های اجتماعات، پیش دریافت‌ها و گزارشات مربوط به آن، عملیات بانک‌ها و تورها شرکت‌ها رزرو بنکوئت پرسنل و عملیات حساب‌های واسط و اینترنت هتل، کنترل مرکزی و . . . ثبت‌های هزینه هتل، تاکسی سرویس، رسید صندوق‌های صادره، سریال‌های نقدی رزرو، ثبت اقلام اضافی درآمد به تور شرکت کنترل تخفیفات ثبتی براساس تنوع مراکز درآمدی و مدیر دستوردهنده، و . . .

امکان ارائه همزمان صورت‌حساب میهمان به دوصورت (فارسی و لاتین) یا هر فرمی که میهمان در زمان خروج بخواهدو یا تبدیل آن طبق درخواست میهمان. محاسبه اتوماتیک و تفکیک پلان‌های مختلف هتلداری و تغییر آن توسط اپراتور و یا ایجاد پلان جدید برای سرعت در تسویه میهمان بدون دخالت کاربر و تفکیک صورت‌حساب تور و میهمان همزمان. امکان ثبت عملیات بانکی برای ثبت حواله‌ها و پرداخت‌هائی که به میهمان می‌شود و یا تورها و آژانس‌ها که در سیستم پذیرش حساب نسیه دارند و نیز انتقال این اقلام در سیستم پیش‌نویس سند حسابداری هتل و طبعاً بالانس اتوماتیک اسناد.

ـ مباحث کلی رزرویشن:

ثبت رزرواسیون شامل نوع رزرو، نوع مهمان، چاپ، تور شرکت، افتخاری بودن مهمان، پلان‌ها، V.I.P، تخفیف اعطائی به مهمانان تور یا مهمانان walking، طریقه رزرو، تعداد، تاریخ ورود و خروج فارسی و لاتین، ساعت، شماره پرواز، مدت اقامت، ورود از شهر، وسیله سفر، IT NUMBER، نوع اتاق‌ها، تخت اضافی، بیعانه ریالی و دلاری، شماره قبض صندوق، رزرو فعال یا WAITING LIST، پیغام‌های اضافی و . . .

رجوع کنید به اتاق‌ها، لیست رزروها، صندوق رزرو، گزارشات رزرو تور یا شرکت رزروکننده حال و آینده تعیین رزروهای فعال یا انتظار تور شرکت، گزارش از درصد اشغالی رزرو برای حال و آینده و با رزروهای انتظار و معمولی، گزارش از رزروهای تخفیف‌دار، گزارش از NOSHOW و درصد تخفیف اعطائی توسط مدیریت هتل به رزرو NOSHOW.

ـ سیستم کنترل کاربران نرم‌افزارها:

از آنجائی که کار هتل شبانه‌روزی است و نرم‌افزارها می‌بایست تمامی امکانات را برای عملیات جاری و احیاناً رفع اشتباهات و یا . . . به کاربر ارائه دهند و برای آنکه مدیران هتل نیز بتوانند کنترل دقیقی روی روند جاری هتل داشته باشند نرم‌افزارهای خاصی جهت ارائه این خدمات طراحی شده تا تمامی عملیات کاربران را اعم از ثبت و یا اصلاح با ذکر تاریخ و نام کاربر و . . . ثبت نموده و دسته بندی و ارائه نمایند در ذیل به گوشه‌ای از این موارد برای بخش پذیرش اشاره می‌شود.

ثبت و تغییر محتویات رجیستر کارت، ارائه تخفیفات به مهمان و هرگونه عملیاتی که باعث شود از مهمان کمتر دریافت شود، تصحیحات انجام شده در صندوق، کسر شارژ اتاق، تغییر اتاق موقت به پر، اتاق‌های مهمان خارجی، چاپ نسخه بیشتر اتاق‌ها، کسر شارژ هنگام بستن اتاق‌ها، کسر مبالغ دریافتی تورها، لیست و زمان بلوک شدن اتاق‌ها، ثبت و تغییر مشخصات همراهان مهمان، تغییرات درصد تخفیف اتاق، تغییر تعداد نفرات رجیستر کارت اتاق، گزارش از لیست سیاه داده شده به کاربران پذیرش، گزارش از رزروهای گروهی پذیرش شده و . . . تاریخ بستن اماکن، تغییر مجوزهای تخفیف مدیران، کلیه مخارج به سرگروه.

گزارشات عملکرد کاربران تأسیسات شامل ورود خروج اصلاحات اعمالی روی Order تغییرات پرسنل چاپ‌های انجام شده، گزاشات کنترلی رستوران، گزارش از سریال چاپ رستوران و چاپ تیکت آشپزخانه، گزارش از بن‌های تغییرداده شده بعد از چاپ صورت‌حساب، تصحیح اقلام صندوق رستوران و . . . گزارش از غذاهای انتقالی به اتاق.

گزارشات تلفن، کنترل عملکرد کاربران تلفن، گزارش از تلفن‌های تعیین وضعیت نشده، ورود و خروج از وضعیت دریافت اتوماتیک تلفن، چاپ چک‌های بیشتر از یک‌بار، خلاصه عملکردها. ضمناً مدیریت هتل بدون حضور فیزیکی می‌تواند کلیه کارکنان هتل را کاملاً کنترل کند (مثلاً می‌تواند گارسن‌ها و کارکرد آنها را که در ساعت کاری کارهائی که انجام داده‌اند رابه راحتی کنترل کند) و . . . و نیز گزارشات خلاصه عملیات فروش، ریز عملیات فروش مراکز درآمدی هتل ریز عملیات (متفرقه، فروش اتاق، سرویس اتاق، رستوران‌های هتل، لاندری، ریز عملیات H/C و تفکیک مدیران دارای مجوز، تخفیفات به تفکیک مدیران، کسر شارژها، عوارض).

گزارش از سریال چاپ فولیوی اتاق و ترتیب تکرار، گزارش از ترازبودن فولیوها و صورت‌حساب‌ها، تست مانده حساب فولیوی اتاق تست مانده حساب فولیوی تور تست مانده حساب فولیوی رزروی تست مانده حساب فولیوی کارکنان تست مانده حساب فولیوی فانکشن‌ها تست مانده تاریخی بنکوئت، تست بالانس فولیوهای اتاق تور و . . . با ترازحسابداری فرم ۱و۲، مغایرت دریافت و پرداخت نقد صندوق با فولیوی اتاق، مغایرت اقلام واریزی به تور و مانده حسابداری، نمایش اقلام پاس نشده صندوق‌ها و فولیوها، مغایرت اقلام واریزی به تور و مانده حسابداری فرم ۲، کنترل بالانس تراز حسابداری طی بازه تاریخی.

ـ گزارشات کاربران رزرو:

ورود و خروج، تغییر نوع رزرو گارانتی، تغییر نوع مهمانان ایرانی و خارجی، تغییر نوع چاپ فولیو رزرو، تغییر کد تور سریال رزرو، تغییر افتخاری بودن مهمان، تغییر پلان، تغییر درصد تخفیف رزرو، تغییر شرح رزرو، تغییر تاریخ‌های ورود و خروج رزرو، شهر ورود، وسیله سفر، تغییر IT رزرو، آدرس رزرو، تغییر تعداد اتاق، نوع، قیمت یا شماره اتاق‌های رزرو، تغییر مبالغ پیش دریافت‌ها، رزروکننده، تغییر پیغام‌های خاص رزرو، انتقال به رزرو جدید، گزارش از رزروهای ابطالی، اخطار دوبل بودن ثبت برای جلوگیری اشتباهات کاربر برای ثبت مجدد یک مهمان، عدم ثبت مهمان در WAITING LIST عدم ثبت مهمان در رزرو فعال و . . .

گزارش از کلیه عملیات انجام شده بر روی یک رزرو اعم از ثبت تغییر یا انتقال یا ابطال که بدین طریق کنترل کاملی بر روی هر رزرو به‌دست می‌آید. گزارش از رزروهای ودیعه‌دار NOSHOW شده گزارش از در صد اشغالی و رزروهای نوشو شده. گزارشات درصد اشغالی ماهانه فارسی فارسی و لاتین، گزارشات تخفیفات مستتر در اتاق‌ها، گزارش از رجیسترهای مغایر با تورهای تخفیف‌دار و . . .

ـ خانه‌داری:

مباحث تمیزی اتاق، خسارت اتاق، آماده نبودن اتاق، اعلام عدم نظافت اتاق توسط مهمان، عدم استفاده مهمان از اتاق، لیست مهمانان خارج شده، رجوع کنید به خانه‌داری، اعلام مغایرت خانه‌داری و پذیرش توسط سیستم، اشیاء گم شده و پیدا شده در هتل، اعلام خرابی اتاق به تأسیسات، ثبت اقلام مصرفی خانه‌داری در اتاق‌ها، اتاق‌های (ooo) خارج از سرویس، اتاق‌های تحت تعمیر، اموال خانه‌داری، ساعتی که اتاق خارج شده و چند ساعت پس از خروج نظافت شده یا اتاق خسارت دیده.

ـ کاست کنترل:

تعیین مبلغ نهائی (تمام شده) غذاهای ارائه شده در رستوران‌ها و خدمات غذائی که اطلاعات اولیه را از انبارها اقتباس می‌کند، گزارشات فارسی و لاتین درصد مخارج غذای رستوران، خلاصه گزارش فروش رستوران و قیمت تمام شده مترتب با آن، گزارش از میزان مصرف مواد خام مصرفی بر اساس فروش انجام شده در رستوران‌ها، انتقالی رستوران‌ها، گزارشات کلی درصد مخارج کل خدمات غذائی به سه روش جهت کاست.

ـ تأسیسات:

کنترل خرابی‌های اعلام شده و ثبت تعمیرات انجام شده کنترل کارکرد پرسنل تأسیسات، لیست اقلام مصرفی ناشی از تعمیر تأسیسات، کنترل موجودی انبار تأسیسات.

ـ رستوران‌ها:

چاپ تیکت آشپزخانه، چاپ تیکت انتقالی از رستوران‌های دیگر، انتقال صورت‌حساب‌های نسیه به اتاق، تور، افراد، یا پرسنل و اعمال تخفیفات اتوماتیک بر اساس دستورالعمل و میزان مصرف، ثبت به هزینه هتل، ثبت صورت‌حساب‌های بلاتکلیف و ثبت جشن‌ها و مهمانی‌های انجام شده در رستوران، گزارشات فروش تفکیکی فروش، سود ناشی از فروش رستوران‌ها، گزارشات عملکرد گارسن‌ها، گزارشات اشغالی رستوران‌ها، گزارشات مغایرت صبحانه رستوران‌ها و . . .

ـ بنکوئت:

مباحثی چون انعام‌ها، پیشخدمت، گل، عکاس، فیلمبرداری، کرایه سالن و قوانین آن، حمل و نقل، فوق‌العاده ایام، موزیک، شعبده‌باز و دیگر مسائل ذکر شده. قابلیت‌های به‌وجود آمده در لینک‌شدن با سیستم تلفن (استفاده از نرم‌افزارخاص).

ـ تلفن:

انتقال اتوماتیک تلفن به اتاق‌ها، تعیین وضعیت تلفن‌های واحدهای اداری، انتقال بعضی از تلفن‌ها به اتاق بر اساس درخواست مهمان، تورها، شرکت‌ها و یا پرسنل و ارائه تخفیفات مخصوص پرسنل، گزارشات درآمدی هتل و . . . با ورود مهمان صفر تلفن اتاق باز شده و با خروج مهمان صفر اتاق نیز بسته خواهد شد بنابراین هیچ تلفنی از دست نخواهد رفت.

سیستم تلفن که در هتل لاله سرعین با سفارش اینجانب انجام شده سیستم لینک شده با نرم‌افزار هتلداری می‌باشد و از قابلیت‌های دیگری مثل اتاق‌های نظافت شده، اتاق‌های خسارت دیده شده توسط مسافرین یا به مجرد ورود مسافر صفر تلفن باز شود (چنانچه نام مسافر لاتین ثبت شود ۲ صفر باز شود اگر نام مسافر به ایرانی زده شود یک صفر باز شود و به مجرد خروج میهمان صفر تلفن اتاق بسته خواهد شد) و یا به مجرد برداشتن گوشی از هر اتاق نام میهمان روی مانیتور دیده می‌شود و دیگر نیازی به سیستم خانه‌داری نخواهد بود چون با خود گوشی‌های تلفن اتاق‌ها می‌توان عملیات خانه‌داری مثل انجام نظافت، خسارت، اعلام پربودن اتاق و یا خالی‌بودن اتاق را برای انجام مغایرت خانه‌داری و پذیرش به‌وجود آورد.

هر زمان که اتاق نظافت شد همان لحظه خانم خانه‌دار با گرفتن شماره خاصی به سیستم تلفن اعلام نظافت را می‌کند و همان لحظه اپراتور پذیرش می‌فهمد که اتاق نظافت شده (به‌طور اتوماتیک اتاق‌ها عوض می‌شود) و مهمان را به اتاق هدایت می‌کند (این مورد بیشتر در زمان‌های شلوغی هتل اتفاق می‌افتد) بسیاری نکات دیگر حدود ۵۰ مورد مهم و لازم در هتل.

ـ تشریفات:

ثبت و محاسبه رزرو میهمانی‌ها، فانکشن‌ها و مسائل مترتب با آن، رزروهای گارانتی‌دار، کنترل غذای مصرفی قرارداد، منوی غذای رستوران، بنکوئت، سرویس سمعی و بصری اجاره سالن و قوانین ترکیبی آن، اماکن و . . .

ـ قصابخانه و قنادی:

این سیستم به‌عنوان واسط انبارها و بخش خدمات غذائی استفاده می‌شود.