| منظور از پيشنهاد طرح اوليه‌ايست که بايد از سوى متقاضيان اجراى پروژه به مديران و مسؤولان سازمانى که درخواست اجراى آن را دارد، تسليم شود. در واقع سازمانى که مايل است پروژه‌اى را به اجراء درآورد، درخواستى را مثلاً از طريق جرايد عمومي، مطرح مى‌سازد و طى آن اعلام مى‌دارد که در صدد است پروژه‌اى را به اجراء بگذارد. و از صاحبان شرکت‌ها و ... مى‌خواهد که پيشنهادات خود را در مهلت مقرر تسليم نمايند.
|
|
| شرکت‌ها يا سازمان‌هايى که در خود قابليت اجراى پروژه را سراغ دارند، بايد پيشنهاد خود را تهيه و آن را به مسؤولان سازمان متقاضى تسليم کنند. پروژه مى‌تواند در هريک از زمينه‌هاى علمي، فني، تحقيقاتى و ... باشد، مثلاً ساختن يک مجتمع ساختماني، ايجاد يک پل ، ... طراحى و پياده‌سازى يک سيستم اتوماتيزه و ...بديهى است که ممکن است مسئله رقابت نيز مطرح باشد، بويژه هنگامى که درخواست تسليم پيشنهاد، بصورت مناقصه صورت بگيرد و متقاضيان اجراى پروژه با يکديگر به رقابت مى‌پردازند. ولى حتى در پروژه‌هاى درون‌سازمانى نيز بايد پيشنهادى تهيه و به مديريت بخش مربوطه تسليم شود و لزوماً رقابتى هم مطرح نيست.
|
|
|
|
|
|
| پس از انجام مطالعات اوليه، پيشنهاد بايد تنظيم شود. هدف اصلى پيشنهاد عبارت است از:
|
|
| - به مسؤولان سازمان نشان دهد که منظور آنها بدرستى درک شده است ( منظور آنها به روشنى دريافت شده است).
|
|
| - آنان را مجاب کند که پيشنهاد دهندگان قادرند منظور آنها را بطور کلى مؤثر و کارآ برآورده کنند. در واقع پيشنهاد خوب به متقاضى مى‌گويد: چه کارى بايد انجام گيرد تا سازمان به اهدافش بهتر نايل شود و نيازهايش به احسن وجه، در محدوده امکانات، مرتفع گردد.
|
|
| پيشنهاد خوب بايد خصوصيات زير را داشته باشد:
|
|
| ۱. حاوى اطلاعات کافى در مورد راه حل پيشنهادى باشد ( به شرحى که در قسمت بعد خواهيم ديد).
|
|
| ۲. کامل بودن: به نحوى که سازمان دريافت‌کننده پيشنهاد با فقدان يا نقص اطلاعاتى در پيشنهاد مواجه نشود.
|
|
| ۳. روان و واضح بودن متن و موجز بودن آن ( در عين کامل بودن).
|
|
| ۴. ساختمند بودن: بخش‌هاى پيشنهاد، از نخستين تا انجامين، داراى ارتباط منطقى با يکديگر و با موضوع پروژه در خواست شده باشد.
|
|
| ۵. مجاب‌کننده بودن ( براساس مبانى علمى - فنيِ به‌هنگام و با توجه به امکانات و شرايط ).
|
|
| ۶. اطمينان‌بخش بودن.
|
|
| ۷. دقيق بودن (بدون آنکه به جزئيات کار پرداخته شود).
|
|
| ۸. نشان دهنده قابليت‌هاى پيشنهاد‌دهندگان و روش برخورد آنان با مشکل سازمان ( از نظر شيوه‌هاى جديد فنى که مى‌توانند بکار ببرند، تجربه، سوابق‌کاري، درجه صداقت و امانت‌کاري).
|
|
| ۹. داشتن آراستگى ظاهر و وضوح بصري.
|
|
|
|
| براى تنظيم پيشنهاد اجراى پروژه، مقدماتى لازم است به شرح زير:
|
|
| ۱. دريافت به موقع درخواست تسليم پيشنهاد.
|
|
| ۲. برقرارى ارتباط با سازمان متقاضى ( امکاناً قبل از اعلام رسمى درخواست ) و جمع‌آورى اطلاعاتى در مورد چند و چون منظور سازمان ...
|
|
| ۳. بررسى دقيق درخواست به منظور استخراج هر چه بيشتر اطلاعات لازم جهت تنظيم پيشنهاد.
|
|
| ۴. مطالعه محيط عملياتى ( در جوانبى که مربوط به موضوع پروژه مى‌شود).
|
|
| ۵. بررسى دقيق خواسته سازمان و اهدافش
|
|
| پس از اين مقدمات، اطلاعاتى بدست مى‌آيد و بايد چنان باشد که به تهيه‌کنندگان پيشنهاد، کمک کند تا پاسخ سؤالات زير را بيابند:
|
|
| - درخواست کننده کيست؟ ( خصوصيات کلى سازمان درخواست‌کننده)
|
|
| - محل سازمان کجاست؟ شرايط خاص آن چيست؟ ( شرايط جغرافيايي، محيطي)
|
|
| - چه پروژه‌هايى قبلاً در آنجا، توسط چه شرکتى و با چه هزينه‌اى اجراء شده است؟
|
|
| - موضوع درخواست دقيقاً چيست؟ ( چه پروژه‌اى قرار است اجرا شود).
|
|
| - نيازها و هدف‌هاى اصلى سازمان در اجراى پروژه چيست؟
|
|
| - چه خصوصياتى در پروژه از نظر مسؤولان سازمان حائز اهميت است؟ در واقع نکات اساسى منظورنظر و مورد تأييد سازمان چيست؟ از جمله:
|
|
| ٭ پايين بودن هزينه
|
|
| ٭ بالا بودن قابليت اطمينان
|
|
| ٭ بالا بردن سرعت عملياتي
|
|
| ٭ کوتاه بودن مدت اجراى پروژه
|
|
| ٭ ساده بودن طرح....
|
|
| - مهلت تسليم پيشنهاد چيست؟
|
|
| - آيا درخواست، فرم خاصى براى پيشنهاد ارائه شده است که بايد پيشنهاددهنده رعايت کند؟
|
|
| - سازمان متقاضى چه امکانات و تجهيزاتى در اختيار مى‌گذارد؟
|
|
| - محدوديت‌هاى سازمان کدامند؟
|
|
|
|
| در متن پيشنهاد، مطالب زير بايد بطرز روشن، گويا و در عين‌حال کوتاه و مؤثر، نوشته شوند:
|
|
| ۱. مقدمه: حاوى مطالبى موجز و روان در معرفى شرکت يا سازمان پيشنهاددهنده از نظر توانايى‌ها و تخصص‌ها، سوابق کارهاى انجام شده، تجهيزات و امکانات و ...
|
|
| ۲. شرح خواسته و منظور سازمان متقاضى و بيان روشن اهدافش
|
|
| ۳. شرح طرح پيشنهادي
|
|
| - طرح‌هاى ممکن
|
|
| - طرح پيشنهادى ( طرح بهتر)
|
|
| - ويژگى‌هاى طرح
|
|
| - مزاياى طرح
|
|
| - ميزان انعطاف‌پذير بودن راه‌حل
|
|
| - هدف‌هايى که تأمين مى‌شوند
|
|
| ۴. امکانات لازم براى اجراى پروژه ( نيروى انساني، تجهيزات و وسايل).
|
|
| ۵. شرح هزينه‌ها ( اقلام اساسى و بطورکلى هزينه برآورد شده).
|
|
| ۶. نحوه اجراى پروژه: مدت، زمان‌بندى و ...
|
|
| ۷. شرايط اجراى پروژه: شروع، ادمه، پايان و تحويل، و کارهاى لازم بعد از تحويل از قبيل خدمات پشتيباني، کنترل و ...
|
|
| ۸. جمع‌بندي: حاوى مطالبى کوتاه دال بر تأکيد بر درک درست مشکل يا هدف سازمان، مؤثر و کارآ بودن راه‌حل پيشنهادى در جهت رفع مشکل سازمان و نيل به اهداف آن و مقرون به صرفه‌بودن راه‌حل.
|
|
| توجه داشته باشيم که پيشنهاد، در اساس يک طرح اجراى کار است که بايد با طرح‌هاى ديگر رقابت کند. اين متن نشان‌دهنده ارائه‌کننده است براى بدست‌آوردن کار و از نظر کيفيت فني، قابليت‌هاى پيشنهاددهنده و قيمت اعلام شده مورد ارزيابى قرار مى‌گيرد و در صورت پذيرفته‌شدن، مبناى عقد قرارداد است. بنابراين پيشنهاد را بايد با دقت کافى و در نظر داشتن همه جوانب علمى - فني، اقتصادي، رقابتى و ... تنظيم و تسليم شود.
|
|
| در متن پيشنهاد اجراى پروژه‌هاى درون‌سازمانى نيز کم و بيش همين مطالب و معمولاً در فرم خاصي، نوشته مى‌شوند.
|
|
| اجزاء اين نوع متن بستگى به عواملى دارد از جمله حجم متن اصلى و پيوست‌ها ( زيرا پيشنهاد حتى ممکن است يک يا دو صفحه‌اى باشد) . اما بهتر است اجزاء زير را داشته باشد:
|
|
| - جلد
|
|
| - صفحه سفيد
|
|
| - صفحه عنوان
|
|
| - پيشگفتار
|
|
| - فهرست شکل‌ها و جدول‌ها
|
|
| - متن اصلى
|
|
| - پيوست‌ها
|
|
| - صفحه سفيد
|
