سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی

مدير غرفه بايد براساس اهداف تعيين شده مشخص نمايد که چه کارهائى در چه زمانى و توسط چه کسانى بايد انجام شود. او با تقسيم کار دقيق، وظايف هر يک از اعضاء را روشن و آنها را در قبال انجام وظايف خود مسؤول مى‌نمايد. او بايستى از مدتى قبل از شروع کار غرفه اطمينان داشته باشد که کل غرفه براساس طرح و برنامه، برپا خواهد شد و کليه موارد و ملزومات، آماده به کارگيرى مى‌باشند. عصر روز قبل از شروع کار مدير غرفه بايستى نحوه کار و راهنمائى‌هاى لازم را به پرسنل غرفه بدهد. برنامه روزانه مسؤوليت هر فرد را مشخص مى‌کند. همچنين برنامه استراحت چرخه‌اى افراد نيز بايد قبلاً تعيين شده باشد. مى‌توان با بحث روزانه در صبح‌ها يا عصرها تک‌تک اعضاء در جريان روند کار غرفه قرار داد با برنامه‌ريزى و سازمان‌دهى دقيق مى‌توان انتظار داشت که:

- غرفه تجارى هميشه تميز و منظم باشد.

- هيچ‌گونه کاهشى در موجودى‌هاى غرفه رخ ندهد.

- تمام امکانات تکنيکى صحيح و سالم عمل نمايند.

- جوّ غرفه هميشه دوستانه باشد.

- مسائل احتمالى فوراً حل شوند.

- مديريت از کيفيت کارکنان مطلع باشد.

- مذاکرات انجام شده با بازديدکنندگان نوشته و تجزيه و تحليل شود.

- رَوند نيل به اهداف تعيين شده روزانه کنترل شود.

- مشتريان و بازديدکنندگان مى‌دانند با چه کسى چه موقع مى‌توانند تماس حاصل نمايند.