مکاتبه فنی و تجاری

مکاتبه فنى يا تجارى و يا فنى - تجارى در محيطهاى کاري، امر رايجى است. مديران، مهندسين، کارشناسان و دانش‌کاران معمولاً نامه‌هاى علمى - فنى و ... زيادى مى‌نويسند اما غالباً از زمان به درستى استفاده نمى‌کنند. تقريباً حدود ۲۰ درصد از وقت اين افراد صرف نوشتن نامه‌ها و خواندن نامه‌هاى وارده مى‌شود. بنابراين اقتصاد انديشه، اقتصاد زمان و اقتصاد انرژى ايجاب مى‌کند که در انجام اين فعاليت رايج، با کارآيى بالا و با صرفه‌جويى عمل شود. مکاتبه فنى - تجارى معمولاً به منظورهاى زير انجام مى‌شود:

- طرح يک پرسش يا مشکل فنى و درخواست پاسخ يا راه‌حل

- پاسخ به نامه‌اى که پرسش يا مشکل فنى را مطرح کرده است

- معرفى يک توليد، يک سيستم، يک خدمت و ...

- درخواست يک سيستم، يک توليد، يک خدمت و ...

معمولاً شروع يک نامه و نوشتن بخش آغازين آن، دشوارتر از نوشتن قسمت‌هاى ديگر است. نخستين نوشتپار ( پاراگراف) نامه مى‌تواند نوعى مقدمه باشد که در آن به اهميت زمان، سرمايه‌گذاري، هزينه، کيفيت‌‌کار و ... اشاره مى‌شود. اما گاهى نياز به قسمت مقدمه هم نيست و به‌ويژه در مکاتبه فنى بهتر است صريحاً به موضوع اصلى پرداخته شود.

در نامه‌اى که به ‌منظور طرح يک مشکل و يا درخواست يک خدمت نوشته مى‌شود، بايد مسئله يا مشکل را به روشنى و به دقت مطرح و يا نياز به يک خدمت خاص را صريحاً بيان کرد. بايد در عين رعايت کوتاهى کلام، اطلاعات لازم را به خواننده داده شود تا بتواند بطور رضايت‌بخش پاسخ دهد. بهتر است نامه با جملات تشکر‌آميز پايان يابد، اما هرگز نبايد حاوى عبارات تعارف‌آميز، مبالغه‌آميز و يا مداهنه‌آميز و ... باشد.

اما در محيطهاى کاري، غالباً مديران، مهندسين و ... بايد در پاسخ به نامه‌هاى رسيده، نامه‌اى بنويسند. وقتى که در يک محيط فني، مشکل يا مسئله‌اى فنى مطرح مى‌شود ( شفاهى يا از طريق نامه)، ابتدا بايد تصميم گرفت چگونه بايد به آن پاسخ داد ( بهترين راه چيست؟): مکاتبه، تماس تلفني، ارسال يک تلکس يا نمابر يا نامه الکتريکى (E-Mail) . ملاقات حضورى و يا ترکيبى از بعض اين روش‌‌ها در واقع قبل از اقدام به مکاتبه، پاسخ پرسش‌هاى زير بايد روشن شود:

- آيا درخواست به‌گونه‌اى مطرح شده است که بدون اقدامات توجيهى ديگر، بتوان با مکاتبه به آن پاسخ داد؟

- آيا قبل از مکاتبه، اقدامات توجيهى خاصى لازم است؟ اى بسا با يک تماس تلفني، توجيه لازم به عمل آيد و احياناً پاسخ درخواست هم داده شود.

- آيا موضوع درخواست نياز به پيگيرى فورى دارد؟ در اين صورت طبعاً از روش‌هاى سريع‌تر بايد استفاده شود.

- آيا مذاکرات بيشترى لازم است؟ بررسى‌هايى بايد انجام شود؟ بازديدى بايد به‌عمل آيد؟ اگر بله، ملاقات حضورى راه بهتر است.

- بنابراين براى رعايت اقتصاد انديشه - زمان - انرژى بايد بدرستى فکر شود که آيا بهترين راه پرداختن به مسئله، واقعاً مکاتبه است؟ اگر چنين باشد، آنگاه بايد سريعاً عمل کرد.

- در نامه‌اى که در پاسخ به يک نامه نوشته مى‌شود، رعايت نکات زير توصيه مى‌شود:

- از همان اولين نوشتپار، بطور صريح وارد اصل مطلب شويد. البته گاه لازم است اولين نوشتپار حالت مقدمه داشته باشد که در اين صورت بايد با جملات مؤثر و جاذب نوشته شود.

- از نوشتن جملات نالازم در شرح و بسط موضوع نامه دريافتى اجتناب کنيد.

- از درج عبارات يا جملات تعارف‌آميز، مبالغه‌آميز و ... خوددارى کنيد.

- خلاصه و ناظر به موضوع اصلى و مؤثر بنويسيد.

- در آغاز، مشخصات نامه‌اى که پاسخ آن را مى‌نويسيد، قيد کنيد.

- به پرسش‌ها به ترتيب مطرح‌شدن پاسخ دهيد.

- به زبانى بنويسيد که خواننده بفهمد ( با توجه به سطح دانش و درک خواننده، بنويسيد)

- حتى‌الامکان نامه را با احساس بنويسيد( به‌هرحال مخاطب شما، انسان است و نه ماشين).

- از اصطلاحات و عبارات قديمى و معمولاً نالازم که در بعض نامه‌هاى ادارى ديده مى‌شود، اجتناب کنيد.

- پيوست‌هاى فنى يا تجارى را در همان پاکتى بگذاريد که نامه را مى‌گذاريد.

- نامه را با جمله يا عباراتى بيانگر اقدامى که مى‌توانيد انجام دهيد، پايان ببريد. مثلاً ارائه کمک بيشتر در صورت نياز، تماس تلفني، ملاقات حضورى و ....