هوشمندسازی دفاتر اسناد رسمی؛ پایان جعل اسناد و ارتقای امنیت خدمات

مراسم گرامیداشت روز دفاتر اسناد رسمی با حضور حجت‌الاسلام والمسلمین علی عبدالهی رئیس مرکز حفاظت و اطلاعات قوه قضاییه، حسن بابایی رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، امین حسین رحیمی وزیر دادگستری، غلامرضا ملا بیگی عضو حقوقدان شورای نگهبان و علی خندانی رئیس کانون سردفتران و دفتریاران مرکز روز ۶ دی در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برگزار شد.

حسن بابایی، رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در نشست گرامی داشت دفاتر اسناد رسمی گفت: به اختصار، اما با ذکر نکات اساسی، به بخشی از اقداماتی که در این چند سال اخیر در سازمان ثبت انجام شده اشاره می‌کنم؛ اقداماتی که بدون همکاری و همراهی کانون دفاتر اسناد رسمی، امکان تحقق نداشت. 

وی افزود: در دوران تحول و تعالی قوه قضاییه و بر اساس سند تحول قضایی، یکی از محور‌های بسیار مهم، بحث هوشمند سازی و الکترونیکی شدن فرایند هاست. زمانی که ما از بستر سنتی فاصله می‌گیریم و به سمت الکترونیکی شدن حرکت می‌کنیم، قطعاً یکی از آثار و برکات مهم آن، پیشگیری از وقوع جرائم است.

بابایی در ادامه بیان کرد: خوشبختانه بر اساس آمار‌های اخذ شده از حوزه معاونت اسناد، در سال‌های اخیر شاهد کاهش تخلفات بوده‌ایم. الحمدلله با هزینه و همکاری کامل کانون دفاتر اسناد رسمی، تمامی دفاتر فیزیکی اسناد رسمی کشور که امروز تعداد آنها به حدود ۱۳ هزار و ۹۰۰ دفترخانه رسیده است، به‌طور کامل آرشیو الکترونیک شده‌اند. این اقدام عظیم، با همت و تلاش خود دفاتر اسناد رسمی انجام شد؛ به‌گونه‌ای که بسیاری از همکاران حتی در ایام تعطیل، فعالیت‌های جاری خود را متوقف کردند تا آرشیو اسناد با کیفیت بسیار بالا انجام شود.

رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در ادامه نشست تاکید کرد: در اینجا لازم می‌دانم صمیمانه از تمامی دفاتر اسناد رسمی کشور قدردانی کنم. ان‌شاءالله در آینده نزدیک، نتایج و آثار مثبت این اقدامات بیش از پیش نمایان خواهد شد.

وی عنوان کرد: در حوزه توسعه سامانه‌ها و ارتباط وب‌سرویسی سازمان ثبت با دستگاه‌ها و نهاد‌های مختلف، تاکنون بیش از ۳۰ سامانه راه‌اندازی یا ارتقا یافته است. در این مسیر نیز دفاتر اسناد رسمی همکاری کامل و مؤثری با سازمان ثبت داشته‌اند. 

بابایی اعلام کرد: از سال ۱۴۰۱، شش پروژه مهم و زیرساختی در حوزه اسناد و املاک، ثبت شرکت‌ها، مالکیت معنوی و امور اداری آغاز شد. بسیاری از این سامانه‌ها امروز به بلوغ کامل رسیده‌اند و خدمات گسترده و مؤثری به مردم ارائه می‌دهند. تاکنون بیش از ۱۲۲ میلیون و ۳۸۳ هزار و ۱۲۹ فقره خدمات الکترونیکی توسط سازمان ثبت ارائه شده است که این آمار، نشان‌دهنده همکاری دوسویه، تعامل سازنده و ارتباط مطلوب سازمان ثبت با کانون دفاتر اسناد رسمی است.

رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در ادامه اظهار کرد: در آینده‌ای نزدیک، ان‌شاءالله شاهد رونمایی از سامانه‌های جدید، به‌ویژه در حوزه املاک خواهیم بود تا بتوانیم قانون الزام به ثبت رسمی معاملات را به‌نحو شایسته اجرایی و عملیاتی کنیم. بسیاری از تکالیف قانونی که از سال‌های گذشته باقی مانده بود، امروز در مسیر اجرا قرار گرفته است.

وی گفت: در حوزه کاداستر و املاک، در سال‌های گذشته عملاً سامانه‌ای قوی، فعال و پویا وجود نداشت؛ اما امروز سامانه کاداستر سازمان ثبت به‌صورت وب‌سرویس، خدمات به‌روز و دقیق را به بسیاری از دستگاه‌ها، سازمان‌ها و وزارتخانه‌ها ارائه می‌دهد. این تحول، زیرساخت بسیار مهمی برای ساماندهی حوزه زمین و املاک کشور ایجاد کرده است.

بابایی توضیح داد: در سال گذشته موارد انفصال سردفتران کمتر از ۱۰۰ فقره بوده است. این در حالی است که تنها در ۹ ماهه امسال، ۱۳ میلیون و ۷۰۴ هزار و ۲۷۵ فقره سند رسمی تنظیم شده و به‌طور متوسط ماهانه حدود یک میلیون و ۵۰۰ هزار سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی کشور به ثبت رسیده است. مقایسه این آمار با تعداد اندک محکومیت‌های انتظامی، نشان‌دهنده سلامت، دقت و تعهد سران دفاتر اسناد رسمی است.

رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بیان کرد: همچنین بر اساس گزارش‌های ارائه‌شده، در شش ماهه نخست امسال عملاً هیچ پرونده جعل جدیدی در دفاتر اسناد رسمی نداشته‌ایم و اگر موردی هم وجود داشته، مربوط به سنوات گذشته بوده است. این موضوع نتیجه اعتماد متقابل سازمان ثبت به مجموعه کانون‌ها و قاطبه دفاتر اسناد رسمی بوده و ما را بر آن داشت تا ارتباط و همکاری خود را بیش از پیش تقویت کنیم.

وی افزود: نخستین برون‌سپاری سازمان ثبت در حوزه اسناد رسمی، در سال ۱۳۱۶ انجام شد و دفاتر اسناد رسمی به‌عنوان پیشخوان‌های سازمان ثبت، خدمات را ارائه کردند. اکنون پس از ۸۸ سال، در قانون هفتم توسعه در ماده ۱۱۴، سازمان ثبت گام بسیار بزرگی برداشته و حوزه املاک را نیز به سمت برون‌سپاری هدایت کرده است. در این راستا، بحث استفاده از کارگزاری‌های فنی و مهندسی و بهره‌گیری حداکثری از ظرفیت دفاتر اسناد رسمی در دستور کار قرار گرفته است.

بابایی تصریح کرد: بر اساس آمارها، بیش از ۲۵ تا ۳۰ میلیون زمین و ملک قولنامه‌ای در کشور وجود دارد، در حالی که تعداد واحد‌های ثبتی ما کمتر از ۵۰۰ واحد است. اگر بخواهیم صرفاً با ظرفیت موجود واحد‌های ثبت، فرآیند تبدیل اسناد عادی به اسناد رسمی را انجام دهیم، این کار عملاً غیر ممکن خواهد بود. در مقابل، دفاتر اسناد رسمی با حضور سران دفاتر و دفتریاران، ظرفیت گسترده، تخصصی و قابل اتکایی هستند که می‌توانند نقش اساسی در ساماندهی حوزه املاک ایفا کنند.

وی افزود:در ادامه، لازم می‌دانم به دو چالش مهم اشاره کنم. نخست، آثار و تبعات منفی قانون تسهیل صدور مجوز‌های کسب‌وکار مصوب ۱۴ اسفندماه ۱۴۰۰ است. طی دو سال اخیر، جمعیت سردفتران کشور افزایش یافته، در حالی که کشور با رکود اقتصادی مواجه بوده، آمار تنظیم اسناد کاهش یافته، هزینه اجاره دفاتر و دستمزد کارکنان به‌شدت افزایش پیدا کرده است.

بابایی افزود: امروز دفترخانه‌هایی داریم که عملاً در معرض آسیب قرار گرفته‌اند. دفترخانه‌ها در تامین هزینه های جاری خود دچار مشکل هستند، تنها دو راه پیش روی خود می‌بیند؛ یا تعطیلی دفترخانه یا لغزش به سمت تخلفات و جرائم. این یک زنگ خطر جدی است.

وی بیان کرد: سردفتری را نمی‌توان صرفاً یک کسب‌وکار تلقی کرد؛ سردفتری یک منصب حاکمیتی است که افراد پس از اختبار، گزینش و طی مراحل قانونی، با ابلاغ از سوی ریاست قوه قضاییه عهده‌دار آن می‌شوند.

بابایی تاکید کرد: امروز سران دفاتر، رؤسای کانون‌ها و همکاران ما در ستاد، شبانه‌روز در حال نظارت، بازرسی و کنترل هستند، اما افزایش بی‌رویه ظرفیت بدون ضابطه، می‌تواند بنیان این نظام را متزلزل کند.

وی تاکید کرد: چالش دوم، موضوع توسعه و امنیت سامانه‌هاست. بر این اساس و نتیجه این اقدامات، ارتقای قابل توجه امنیت سامانه‌ها بود؛ به‌گونه‌ای که علی‌رغم حملات سایبری گسترده به سامانه‌های دولتی، اطلاعات بیش از ۴۵ میلیون رکورد املاک سازمان ثبت بدون آسیب باقی ماند.

رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در پایان عنوان کرد: در اجرای قانون الزام، به دلیل عدم تخصیص اعتبارات لازم، اگر همراهی کانون دفاتر اسناد رسمی نبود، اجرای این قانون با چالش جدی مواجه می‌شد. این همکاری، ضمن حفظ امنیت داده‌ها، موجب ارائه خدمات سریع، ارزان و به‌موقع به مردم شد؛ به‌طوری که امروز شاهد رضایتمندی بیش از ۸۰ درصدی مراجعان هستیم.