جانم برایت بگوید

نامه نگاری, اصول خاصی دارد, اما ناآشنایی با این اصول باعث خلق دستنوشته هایی می شود که گویا و تاثیرگذار نیست

«تصدقت گردم» و «فدایت شوم» گوهای عهد قاجار حالا در تاریخ گم شده‌اند، اما رد پایشان هنوز در حرف‌ها و نوشته‌های مردم امروز باقی است. شاید اینها تقصیر خودشان نبوده که تا این حد متملقانه حرف می‌زدند و می‌نوشتند، چون تا آنجا که به یاد تاریخ مانده انوشیروان ساسانی هم از آن نویسندگانی که در نامه اداری نیز مثل حرف زدن‌های کوچه و بازاری، سفره دلشان را باز می‌کردند و هر چه به ذهنشان می‌رسید روی کاغذ می‌آوردند، به ستوه آمده بود.

او آیین‌نامه‌ای را نوشت و در آن به مقامات دولتی و کارمندان سازمان‌های عمومی تاکید کرد در گزارش‌ها و نامه‌های اداری از تعارفات معمول دست بردارند، ملاحظات را کنار بگذارند، روشن بنویسند، لفاظی نکنند و به یاد داشته باشند اگر گزارش خلاف واقع بدهند بسختی مجازات می‌شوند.

پادشاهِ ۱۵۰۰ سال پیش دردسرهای نامه‌نویسی‌های اشتباه را این‌گونه حل کرد، اما با زوال ساسانیان، این آیین‌نامه نیز فراموش شد و اوضاع نامه‌نگاری ایران بتدریج به درجه‌ای از آشفتگی رسید که عده‌ای از محققان برای شیوه‌های نگارش و نامه‌نگاری در عهد معاصر ایران، عنوان شلختگی نوشتاری را انتخاب کردند.

رد پای این شلختگی و آشفتگی در لابه‌لای نامه‌های امروزی نیز پیداست. بیشتر ما با این‌که در کتاب‌های درسی مدرسه مان خوانده‌ایم چطور نامه اداری باید نوشت و چگونه باید بین محتوای آن با مضمون نامه‌های خانوادگی و عاطفی فرق گذاشت، بازهم هنگام نوشتن، مفاهیم را با هم مخلوط می‌کنیم و بدون رعایت اصول، گاه آنقدر از کلمات کلیشه‌ای و زائد و تعارف استفاده می‌کنیم که نه تنها نامه‌مان کمکی به پیشرفت کارمان نمی‌کند بلکه خودش چاله‌ای می‌شود و ما را به دست‌انداز می‌اندازد. هرچند امروزه دیگر با‌ آمدن اینترنت، ایمیل، چت، پیامک و... مردم کمتر به هم نامه می‌نویسند، اما هنوز افرادی پیدا می‌شوند که به نامه‌‌نویسی علاقه دارند و بیشتر ما هم مجبوریم برای انجام امور روزمره‌مان نامه اداری بنویسم، هرچند خیلی از اصول نامه‌نویسی نمی‌دانیم و به بیان دیگر سواد اداری‌مان پایین است. برای آگاهی بیشتر، تجدید خاطره و خالی نبودن عریضه چند نمونه نامه را با هم می‌گشاییم.

● از اعتراض تا عاطفه

اعتراض: تا به حال یک نامه قدیمی که به دست یکی از اهالی عهد قجر نوشته شده باشد، خوانده‌اید؟ اگر نخوانده‌اید، نامه آیت‌الله طباطبایی به مظفرالدین شاه خواندنی است.

آیت‌الله طباطبایی در این نامه می‌نویسد: «مملکت، خراب و رعیت، پریشان و گدا. این عمارت و مبل‌ها و وجوهات و املاک در اندک زمان از کجا تحصیل شده؛ تمام مال رعیت بیچاره است. این ثروت همان فقرای بی‌مکنت است که اعلیحضرت مطلعید.... هزارها رعیت ایران از ظلم حکام و ماموران به ممالک خارجه هجرت کرده، به حمالی و فعلگی گذران می‌کنند و در ذلت و خواری می‌میرند و... تمام این قضایا را از اعلیحضرت مخفی می‌کنند و نمی‌گذارند اعلیحضرت مطلع شده، در مقام چاره‌ای به سر آید.... حال سرباز که حافظ دولت و ملت است بر اعلیحضرت مخفی است. جزیی جیره و مواجب هم به آنها نمی‌دهند. پیشتر به عملگی و فعلگی قوتی تحصیل می‌کردند، آن را هم قدغن کردند و همه روزه جمعی از آنها از گرسنگی می‌میرند...»

عاطفه: آیا تا به حال یک نامه پر از عاطفه و احساس خوانده‌اید که ناگهان منقلب‌تان کند؟ این نامه یکی از نمونه‌های خوب است: «حال همه ما خوب است، ملالی نیست جز گم‌شدن گاه به گاه خیالی دورکه مردم به آن شادمانی بی‌سبب می‌گویند با این همه عمری اگر باقی بود طوری از کنار زندگی می‌گذرم که نه زانوی آهوی بی‌جفت بلرزد ونه این دل ناماندگار بی‌درمان. تا یادم نرفته است بنویسم حوالی خواب‌های ما سال پر بارانی بود. می‌دانم همیشه حیاط آنجا پر از هوای تازه باز نیامدن است، اما تو لااقل، حتی هر وهله، گاهی، هرازگاهی ببین انعکاس تبسم رویا شبیه شمایل شقایق نیست. راستی خبرت بدهم خواب دیده‌ام خانه‌ای خریده‌ام بی‌پرده، ‌بی‌پنجره، بی‌در، بی‌دیوار... هی بخند.»

می‌بینید که مضمون این دو نامه تا چه اندازه با هم فرق دارد؟ علت این است که هدف این دو نامه، قلم آن دو را متفاوت کرده و علت زیبایی هر دو نیز همین است. فکر می‌کنید اگر نامه اول به روش نامه دوم و نامه دوم به روش نامه اول نوشته می‌شد تا این حد جاذبه داشت؟

● نامه‌های دوستانه و عاطفی

دو دوست به هم نامه می‌نویسند، دو عضو خانواده در تکه کاغذی از دلتنگی‌هایشان می‌گویند هر دو می‌خواهند به زبان کلمات شرح دهند که چقدر به فکر هم هستند. اینها وقتی دست به قلم می‌شوند و نوشتن را شروع می‌کنند، ندانسته وارد نگارش نامه‌ای دوستانه و خانوادگی می‌شوند که البته ویژگی‌های خاصی نیز دارد.

این نامه‌ها نباید خشک و رسمی باشد و آمیخته به تعارف و تکلف بشود، بلکه برعکس باید پر از عاطفه و صمیمیت باشد. طولانی‌بودن برای این نامه‌ها یک عیب محسوب می‌شود. برای همین نویسنده باید از پرگویی پرهیز کند و البته دقت کند که نامه‌اش گرفتار کوتاه‌گویی و ابهام نیز نشود چون این دو ویژگی می‌تواند به سردی و بی‌اعتنایی نویسنده نسبت به شخص گیرنده تعبیر شود.

درست است که نامه‌های دوستانه و خانوادگی باید گویای احساسات قلبی نویسنده نسبت به گیرنده باشد، اما نمی‌توان به بهانه صمیمیت، اصول درست‌نویسی، پاراگراف‌بندی و نشانه‌گذاری را فراموش کرد. تمیز و مرتب‌بودن این نامه‌ها نیز به اندازه نامه‌های اداری اهمیت دارد و لازم است متن آن پس از اصلاحات، پاکنویس شود آن هم فقط با رنگ سیاه یا آبی، نه رنگ سبز و قرمز و مداد.

در بین انواع نامه‌ها نوع دیگری وجود دارد که نامه عاطفی است. این نامه‌ها اگر چه حامل لطف و مهربانی نویسنده آن است، اما چون در زمره نامه‌های اداری قرار می‌گیرد باید صریح، کوتاه و محترمانه باشد. نامه‌های تبریک از این جمله است؛ همان نامه‌های کوتاهی که شادمانی نویسنده را در مورد رویداد شادی بخشی که برای گیرنده نامه پیش آمده، بیان کند.

موضوع نامه‌های تبریک بسیار متفاوت است و هر فردی می‌تواند بنابر سلیقه‌اش منظور خود را با جملاتی که می‌پسندد بیان کند. این نامه‌ها به صورت چاپی در فروشگاه‌ها وجود دارد، اما اگر قرار است جملات تبریک را برای دوستی صمیمی بنویسیم بهتر است با دستخط خودمان باشد.

نامه‌های تسلیت نیز که از انواع نامه‌های عاطفی محسوب می‌شود شرایط مشابهی دارد، با این تفاوت که هدف از نگارش نامه‌های تسلیت، نشان دادن همدردی نویسنده با فردی است که به مصیبتی گرفتار شده است. نوشتن نامه‌های تسلیت شکل خاصی ندارد و سبک نگارش آن به سلیقه نویسنده بستگی دارد، اما اگر قرار است متن تسلیت در روزنامه چاپ شود بهتر است کوتاه باشد و از جملاتی مثل بازگشت همه به سوی اوست برای شروع آن استفاده شود.

● آداب رسمی‌نویسی

اسم نامه رسمی که می‌آید قلم روی کاغذ سست می‌شود. این سستی از دست‌های لرزان نویسنده‌ای است که نمی‌داند چطور به کلمات چفت و بست بزند و منظورش را برساند. آدم‌هایی را دید‌ه‌اید که برای نوشتن چند خط نامه اداری دست به دامن دیگران می‌شوند؟ اینها نسل خلف کسانی هستند که حرفه عریضه‌نویسی را رونق دادند و هنوز هم بازماندگانشان را می‌توان مقابل ساختمان‌های دادگستری پیدا کرد.

نامه اداری چیز ترسناکی نیست، اما شاید کلمات سنگین و مهجوری که هنوز بعد از چند دهه‌ در این نامه‌ها به کار می‌رود و کمتر کسی شهامت حذف آنها و جایگزین کردن کلمات به روز را دارد، سبب این ترس می‌شود.

«عطف به... مورخ... به استحضار عالی می‌رساند... تا اوامر مقتضی صادر شود» همه این واژه‌ها گویای کهنگی سبک نگارش نامه‌های اداری است که همچنان نیز کاربرد زیادی دارد و همچنان افراد ناآشنا به نگارش را از نوشتن منصرف می‌کند.

اما نامه اداری کار سختی نیست، به شرط این‌که اصول نگارش و آداب پیرامون آن را بدانیم. اولین گام، کاغذی است که برای نامه انتخاب می‌شود. این کاغذ باید تمیز، با ابعاد مناسب و از جنس مرغوب باشد نه این‌که مثلا از وسط دفتر مشق دانش‌آموزی کنده شده باشد.

کاغذی با ابعاد ۲۱ در ۳۰ سانتی‌متر برای نامه اداری مناسب است که حتما باید رنگ سفید داشته و متن آن با رنگ آبی یا مشکی نوشته شده باشد. در حاشیه نامه اداری باید فضای سفید خالی وجود داشته باشد که اگر از هر چهار سمت کاغذ، سه سانتی‌متر در نظر گرفته شود مطلوب است. هر نامه اداری باید پنج جزء داشته باشد: به نام خدا، اسم و سمت سازمانی گیرنده نامه، متن درخواست یا نامه، تشکر و قدردانی و مشخصات امضاکننده.

متن نامه اداری باید به صورت صریح و شفاف به موضوع مورد نظر نویسنده بپردازد، به طوری که گیرنده نامه با خواندن آن به طور کامل به مقصود او پی ببرد. البته این صراحت لهجه باید با احترام و لحنی حاکی از خواهش همراه باشد، چون در غیر این صورت ممکن است به واکنش گیرنده نامه منجر شود و تمام این مراحل بهتر است با کلماتی ساده که عامیانه نیست، پیش برود. در واقع متن نامه باید متناسب با شأن سازمانی فرد گیرنده باشد، یعنی همان کسی که نام و نام خانوادگی دقیق‌اش همراه سمت سازمانی او بالای نامه نوشته می‌شود.

متن نامه اداری نباید خط‌خوردگی داشته باشد. در ضمن در آن باید از نشانه‌های قراردادی مثل ویرگول, نقطه و گیومه و سایر علائم نگارشی درست و بجا استفاده کرد. وقتی متن نامه نوشته شد باید برای به پایان بردن درست کار، پایان‌بندی آن را نیز طبق اصول انجام داد، یعنی با بیان جمله‌ای که حاکی از تشکر است (بدون زیاده‌روی و اغراق)، نام و نام‌خانوادگی نویسنده و امضای او را نیز پای آن نشاند و امیدوار بود این نامه هر چه سریع‌تر در اداره مورد نظر به سرانجام برسد.

مریم خباز