یکشنبه ۳۰ اردیبهشت ۱۳۹۷ / Sunday, 20 May, 2018

سازماندهی، بنیاد مدیرتی و تشکیلات اداری


سازماندهی، بنیاد مدیرتی و تشکیلات اداری
سازماندهی یكی از چند اصل مدیریتی است كه اجرای آن به وسیله مدیران سبب تسهیل در انجام امور خواهد شد.
در مقاله زیر كه به وسیله فریده پرویش از كاركنان شركت برق منطقه ای خراسان تدوین شده مساله سازماندهی در ساختار سازمانی مورد بحث و بررسی قرار گرفته است.
برای موفق بودن در مدیریت نیاز به سازماندهی مناسب است یك مدیر باید سیستم سازمانی را برای اجرای برنامه‌ها طراحی و ایجاد كند. سازماندهی فرایند تفویض و هماهنگی وظایف و منابع برای رسیدن به اهداف است (Lussier ۱۹۹۷, ۱۰).
سازماندهی به عنوان شناسایی و طبقه‌بندی فعالیتهای مورد نیاز، گروهبندی فعالیتهای ضروری در اهداف قابل حصول، اختصاص گروهی از فعالیتها به یك مدیر و تفویض اختیار به او برای سرپرستی آنها و فراهم‌كردن هماهنگی افقی و عمومی در ساختار سازمانی تعریف می‌شود (Koontz ۱۹۹۰, ۱۰۸).
سازماندهی فرایند اطمینان یافتن از وجود منابع ضروری فیزیكی و انسانی برای انجام دادن برنامه‌ها و رسیدن به اهداف سازمانی است. فرایندی كه شامل مشخص كردن فعالیتها، تقسیم كار به شغلها و
وظایف مشخص و شناسایی روابط اختیار میان گروهها و اشخاص است. جنبه دیگر سازماندهی گروهبندی فعالیتها در داخل بخشها است (Dubrin ۱۹۹۰,۱۵).
عصر ما عصر سازمانهای بزرگ و پیچیده است و مدیر امروز باید از چگونگی سازماندهی و نحوه ایجاد این سازمانها و اصلاح و تغییر آنها آگاه باشد. برای نیل به هدفها، سازماندهی گامی ضروری است و به كمك این فعالیت است كه هدف كلی و ماموریت اصلی سازمان در قالب هدفهای جزئی‌تر و وظایف واحدها شكسته شده و تحقق آن میسر می‌شود. در سازماندهی وظایف و اختیارات و مسئولیتهای واحدها و پست‌ها مشخص شده و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آنها معین می‌شود. سازماندهی فعالیت مستمر و مداومی است كه مدیر همواره با آن روبرو است و منحصر به طراحی سازمان در ابتدای آن نمی‌شود.
●فرایند سازماندهی
می‌توان به سازماندهی به عنوان یك فرایند نگاه كرد كه در این صورت سازماندهی شامل مراحل زیر است:
۱- ایجاد اهداف سازمان
۲- تنظیم هدفهای پشتیبانی، برنامه‌ها و خط مشی‌ها
۳- تشخیص و طبقه‌بندی فعالیتهای ضروری برای تحقق آنها
۴- گروهبندی فعالیتها در پرتو منابع انسانی و امكانات مادی قابل دسترس به بهترین وجه
۵- تفویض اختیار مناسب به سرپرست هر گروه برای انجام دادن كارها
۶- پیوند گروهها به صورت افقی و عمودی از طریق جریان اختیارات و اطلاعات
(Koontz. ۱۹۹۰, ۱۴۷)
نظریه‌پردازان كلاسیك می‌گویند كه كوتاهی در تعریف دقیق روابط سازمانی موجب كاهش كارایی و بروز ابهام و سردرگمی در سازمان می‌شود، بنابراین، هرچه وظایف و فعالیتهای افراد و گروههای كاری سازمان به طور دقیق‌تری تعریف شوند، انجام وظایف سازمانی آسانتر و بهتر خواهد شد. براساس این، دیدگاه تنظیم ساخت سازمان، باید طی مراحلی معین و ضمن رعایت اصولی كلی انجام می‌پذیرفت. طبق نظریه‌های كلاسیك، برای سازماندهی باید مراحل چهارگانه‌ای به شرح زیر طی شود:
مرحله اول: تقسیم كل سازمان در قالب چند بخش عمده (تقسیم‌بندی افقی)، از طریق طی مراحلی به شرح زیر است:
الف) تقسیم‌بندی كارها و فعالیتها با توجه به وظایف عمده سازمان
ب) طراحی اداره‌ها
ج) طراحی واحدهای پشتیبانی.
مرحله دوم: ایجاد ارتباط میان سطوح سازمانی با توجه به اختیارات آنها (تقسیم‌بندی عمودی)، از طریق طی مراحلی تحت عنوان ارائه طرح سلسله مراتب سازمانی، تعیین حیطه نظارت افراد، مشخص كردن حوزه سرپرستی افراد با رعایت اصل وحدت فرماندهی انجام می‌شود، تنظیم روابط رئیس و مرئوس، تعیین نوع و حدود اختیارات افراد، تنظیم روابط صف و ستاد و تعیین میزان تمركز و عدم تمركز نیز از دیگر مراحل ایجاد ارتباط بین سطوح سازمانی است.
مرحله سوم: مرتبط ساختن مراتب سازمانی (تركیب افقی) نیز از طریق طی مراحلی نقش تدوین راهنمای سازمان، تعیین وظایف تخصصی، تدوین رویه‌های كاری، تشكیل گروههای كار دائمی و شوراها و تشكیل گروههای كاری موقت به انجام می‌رسد.
مرحله چهارم: نیز شامل جایابی برای كاركنان و تثبیت نیروها، از طریق مراحلی است كه این مراحل شامل: تقسیم كار بین افراد، تدوین شرایط احراز هر شغل، تدوین شرح مشخصات شغل و تدوین قوانین و مقررات موجود است.
●مبانی سازماندهی
قبل از هر چیز باید تاكید كرد كه در سازماندهی هیچ طریقی به عنوان بهترین راه وجود ندارد كه در تمام سازمانها یا موقعیتها عملی باشد. الگویی كه برای سازماندهی به كار می‌رود به موقعیتها و همچنین به اعتقادات مدیرانی بستگی دارد كه تصور می‌كنند الگوی خاصی در وضعیت یا موقعیت معین، آنها را یاری خواهد كرد.
طرح كلاسیك سازماندهی از زمانی كه مدیریت به عنوان یك رشته در دانشگاهها مورد توجه واقع شد وجود داشته است. طرح كلاسیك عبارت است از یك ساختار سازمانی دارای نظام سلسله مراتب رئیس و مرئوس به شكل هرم كه در واقع سیستم پیچیده‌ای از مكانیزمهای مختلف، قوانین و مقررات و روشها است. این سیستم به طور ماهوی دارای نظم و انضباط است و مسئولیتهای افراد برحسب رتبه‌شان در سلسله مراتب سازمانی معین شده است.
طرحهای كلاسیك سازماندهی شامل: سازماندهی بر مبنای وظیفه، سازماندهی بر مبنای محصول، سازماندهی بر مبنای فرایند، سازماندهی بر مبنای ارباب رجوع یا مشتری و سازماندهی بر مبنای ناحیه جغرافیایی است.
در سالهای اخیر نوع جدیدی از سازماندهی مورد نظر قرار گرفته است كه در آن حداقل تقسیم وظایف به طور رسمی دیده می‌شود و بیشتر ماهیت غیر رسمی دارد كه می‌توان آن را سازماندهی پروژه‌ای یا ماتریسی نامید.

فریده پرویش
كارشناس تكشیلات برق منطقه‌ای خراسان

منبع : پیک برق

مطالب مرتبط

سازمان های فوق کارامد

سازمان های فوق کارامد
شاید بتوان گفت که فقدان به کارگیری نخبگان در مدیریت کشور یکی از ضعفهای عمده مدیریت به شمار میرود. از همین رو در این مقاله سعی شده که با نگاهی به سازمان های پیشرو، به ویژگی ها و دلایل عدم استفاده از آنان اشاره نماییم.
یکی از این دلایل بها دادن مدیریت ارشد به عمل کردن به جای تفکراست. این نگرش باعث می شود که اجرا، به مراتب بیش از پدید آوردن ایده های پیشرو اهمیت پیدا کند. بنابراین مدیران ارشد در سازمان های خود از افرادی استفاده می کنند که قابلیت های آنها بیشتر مبتنی بر توانایی انجام کار می باشد. در این حالت حتی در صورتی که در مراحل تصمیم گیری و برنامه ریزی هیچ اشتباهی رخ ندهد در نهایت به نتیجه و محصولی در حد معمول و متعارف دست خواهیم یافت. اما این نتیجه نیز با توجه به این که حدود هفتاد درصد از پروژه ها مطابق با برنامه ریزی خود عمل نمی کنند، فرضی محال است.
از دیگر دلایل میتوان به تحقیقی که در سازمان های کوچک و بزرگ انجام گرفته است اشاره نمود، محققان دو شاخص توانمندی کاری و محبوبیت را در قالب پرسش ذیل برای مدیران مطرح کردند:
آیا شما دوست دارید با یک عوضی توانمند ( فردی که دانش فراوان دارد ولی کار با اولذت بخش نیست) کار کنید یا یک احمق دوست داشتنی ( دانش زیادی ندارد اما همراهی با او لذت بخش است) ؟
جالب است بدانید که آنان در عمل همکاران خود را از میان دسته دوم انتخاب کرده بودند زیرا اغلب مدیران دسته اول را تافته هایی جدا بافته و افرادی مغرور، خود محور، حساس، عصبی و خاص می پندارند که همکاری با آنها پر از دردسر و چالش است و فضای همکاری را به یک مسابقه مشت زنی تبدیل خواهند کرد. حتی بعضی از مدیران راهبری چنین گروهی را غیر قابل تصور می دانند. بنابراین بیشتر آنها به تشکیل تیم هایی از افرادی که بتوان به راحتی با آنان کار کرد روی می آورند و نتیجه چنین رویکردی حتی در بهترین حالت صد البته متوسط و معمولی خواهد بود.
از یک تیم کلاسیک جز نتایج کلاسیک بر نمی آید. اما امروزه کشور ما به چیزی بیشتر از نتایج معمول و کلاسیک نیاز دارد. لذا سازمان های موفق در تحقق این امر به تشکیل تیم هایی دست زده اند که توانسته اند به نتایج فوق العاده ای دست یابند. از جمله این سازمان ها می توان به Norsk Hydro ، غول انرژی اشره کرد. در سال ۲۰۰۲ شرکت هایدرو سرمایه‌گذاری عظیمی بر روی سایت بزرگ اکتشاف نفت (Bloc۳۴)در آنگولا انجام داد که با شکست مواجه شد و مدیریت ارشد مجبور بود شکست شرکت را برای بازارهای اقتصادی و سرمایه توجیه نماید ، در غیر این صورت ارزش سهام هایدرو به شدت سقوط می کرد. مدیران ارشد این شرکت دریافتند که این مشکل بحرانی تر از آن است که بتوان با روش های رایج و متداول با آن روبرو شد.
با آنکه شرکت هایدرو ً محیط طبیعی مناسبی برای ظهور یک تیم نخبه نبود، اما بر خلاف رویه معمول برای نجات شرکت برترین متخصصین را از جای جای شرکت در قالبی گروهی بسیار قدرتمند گرد هم آورد.
وی‍ژگی های تیم نخبگان
تیم های نخبگان با قوانینی متفاوت از سایر گروه ها به ایفای نقش می پردازند. در تیم نخبگان، تفکر بیشتر از عمل اهمیت دارد. افراد تیم ترسو یا خجالتی نیستند. آنان به خاطر توانمندی ها ، مهارت و اراده شان برای هجوم به درون چالش ها در شرایطی سخت و پرفشار می توانند در راستای تحقق اهداف تیم بکوشند. اینان می خواهند که فعالیت های مخاطره آمیز را به رویارویی بخوانند تا آنها را از مسیر یکنواختی و همیشگی بیرون بکشد. آنها به چالش های مبهم و بحث برانگیز عشق می‌ورزند و همیشه خطر رویارویی با آن و حتی تخریب موقعیت شغلی و شهرت خویش را در صورت شکست پروژه پذیرا هستند. ریسک فشار بیشتری را بر تیم اعمال می نماید و افراد نخبه حداکثر توان خویش را در ایجاد نوآوری های خارق العاده به کار می گیرند.
علیرغم چینین قابلیت هایی اغلب مدیران تعمداً از تیم های نخبگان پرهیز می کنند چرا که اگر موقعیت خود را در خطر نبینند گمان می‌کنند انتخاب چنین تیمی خطرات و ریسک بزرگی در پی خواهد داشت.
تیم‌های سنتی در لوای "ما" فعالیت می کنند و عقیده جمع را فراتر از آزادی فردی می دانند. در این تیم ها صمیمیت بین افراد فقدان استعدادهای لازم را تا حدی جبران می کند و اعضای آن افرادی با رفتار و منش پسندیده و مبادی آداب هستند، اما در تیم نخبگان فردیت ها به تمامی داخل شده و عقیده جمع خارج می گردد. همچنان که پروژه پیش می رود نخبگان فردیت خود را به نتیجه نهایی گروه تسلیم نموده و از قالب خودمحوری بیرون خواهند آمد. فضای کار تیم نخبگان خلاف تیم های سنتی از سرعت سرسام آوری برخوردار است و همه افراد متمرکز بر کارشان می‌باشند. فشار بیش از حد محیط، جدل‌ها و برخوردهایی را در بین افراد به وجود می‌آورد. اما وقتی برای عصبانیت و درگیری وجود ندارد. این فضای کاری بی وقفه، انرژی و پویش ایده ها را می آفریند
تیم های متداول اغلب فضایی گسیخته و پراکنده دارند و از دور کنترل می شوند. اینان تنها گاهی اوقات برای بحث و تبادل نظر گردهم می آیند. چنین عملکردی بیشتر اوقات به خوبی پاسخگو خواهد بود اما هنگامی که تغییرات بزرگ و نتایجی عالی مورد نظر باشد، شرایط کاری استاندارد از امتیاز کمی برخوردار خواهد بود. در تیم نخبگان، بازیکنان برجسته به یکدیگر انرژی می دهند و ایده های یکدیگر را با گفتگوهای رو در رو، پر بار و همیشگی، در فضاهای کوچک شکوفا و بارور می سازند. تماس های تلفنی و جلسات مرسوم آن را منقطع نمی سازد.
● ویژگی های رهبران تیم نخبگان
عملکرد رهبران تیم های رایج، حتی آنهایی که بر روی پروژه‌های بزرگ کار می کنند، معمولاً بر همدلی و توافق بنا شده است و اهدافشان پایین نگه داشتن سطح تنش، رعایت زمان بندی پروژه ها و به بار آوردن نتایج قابل قبول می باشد اما چنین رهبرانی در تیم های نخبه نباید به هیچ وجه انتظار داشته باشند که چنانچه اظهارنظری کردند به دلیل مدیر بودنشان همانند تیم های سنتی تکریم شوند. بلکه در تیم نخبگان ارزش هر فرد به توانایی ها و استعدادهای فردی او خلاصه می گردد و اظهار نظر آنان قطعاً بی پاسخ نخواهد ماند.
رهبران تیم نخبگان از مهارت‌ها و توانمندی‌های فوق العاده‌ای برخوردارند و کار آنها کمک به افراد تیم برای دستیابی به حداکثر قابلیت فردی در جهت اهداف گروه می‌باشد. بدترین کار در حق افراد مستعد و مستقل، سرکوب کردن قابلیت های فردی آنان است. رهبران این تیم‌ها به خلاقیت و استعدادهای آنها بسیار بها می‌دهند تا به اهداف از قبل تعیین شده دست یابند. از مهارت های ویژه و متمایز رهبران تیم نخبگان می توان به متعادل ساختن نیاز افراد برای جلب توجه، بلندپروازی، نوآوری و شرایط سخت و غیرقابل تغییر پروژه اشاره کرد. به این دلیل، چنین رهبرانی نقش های متفاوتی را ایفا کرده و از فنون مدیریتی متفاوتی بهره می گیرند یعنی چیزی کاملاً متفاوت و متمایز از آنچه رهبران تیم های سنتی بدان می پردازند.
به همین ترتیب هایدرو نیز حادثه Bloc۳۴ را به مزیت خود تبدیل ساخت. توضیحات مدبرانه ای که تیم نخبه این شرکت ارائه کرد مفسرین بازار را تحت تاثیر قابلیت پاسخگویی و سریع خود در برابر نگرانی های بازار قرار داد. شرکت تحسین و تمجید خبرگزاری ها را پاداش گرفت و از شر هرگونه تخریب اقتصادی در امان ماند.
مدیران ارشد اگر می خواهند از متوسط ها رها شوند، هرگز نباید از بکارگیری بهترین ها بهراسند. آنها بایداجازه دهند هویت فردی نخبگان آشکار شود و رشد یابد و بحث و گفتگوهای پرتنش و هیجان را تشویق کنند تا شاهد جرقه های اندیشه باشند.
اگر ذهن های عالی و مغزهای برجسته را به سازمان خود راه دهید و بگذارید که به هم بپیوندند و بیافرینند، نتیجه حتماً درخشانترین و عالیترین خواهد بود.

وبگردی
حمله ماموران شهرداری به پلیس راهور!
حمله ماموران شهرداری به پلیس راهور! - حمله ور شدن ماموران سد معبر شهرداری به ماموران راهنمایی رانندگی
دستگیری معروف ترین شرور تهران، در ۵۰۰ متری مرز ترکیه
دستگیری معروف ترین شرور تهران، در ۵۰۰ متری مرز ترکیه - شرور سطح یک که در آخرین اقدام خود یکی از دوستانش را در منطقه ولنجک به قتل رسانده بود؛ در ۵۰۰ متری مرز ترکیه دستگیر شد.
لحظه ریزش وحشتناک کوه در جاده هراز!
لحظه ریزش وحشتناک کوه در جاده هراز! - ریزش ناگهانی کوه که توسط مسافران به ثبت رسیده است...!
همسر محسن افشانی با ریش و سبیل در استادیوم آزادی دستگیر شد
همسر محسن افشانی با ریش و سبیل در استادیوم آزادی دستگیر شد - قبل از شروع بازی تیم‌های پرسپولیس و الجزیره یکی از بازیگران سینما کشورمان قصد داشت به همراه همسرش وارد ورزشگاه آزادی شوند که این دو نفر توسط نیروهای انتظامی بازداشت شدند.
فیلم | خسرو معتضد: جسد مومیایی قطعا متعلق به رضاخان است
فیلم | خسرو معتضد: جسد مومیایی قطعا متعلق به رضاخان است - فیلم - در ویدئوی زیر بخشی از صحبت های خسرو معتضد، مورخ را می شنوید که نتیجه تحقیقاتش را درباره مومیایی پیدا شده در حرم حضرت عبدالعظیم بیان می کند.
پهلوانان این روزهای ما
پهلوانان این روزهای ما - تصویری زننده و به شدت ناراحت کننده بر جا مانده از مسابقه انتخابی تیم ملی کشتی ایران که به کتک کاری و جنجال کشید. خانواده عبدولی باز هم پای ثابت این درگیری بود که چهره ورزش پهلوانی ایران را تیره کرد
(ویدئو) تشویق اصغر فرهادی در جشنواره کن توسط بزرگان سینمای جهان
(ویدئو) تشویق اصغر فرهادی در جشنواره کن توسط بزرگان سینمای جهان - در این ویدئو تشویق اصغر فرهادی و پنه لوپه کروز، خاویر باردم و دیگر عوامل فیلم «همه میﺩﺍنند» در جشنواره کن توسط بزرگان سینمای جهان را مشاهده می‌کنید.
فیلم حجوم داعشی‌های حاتمی کیا به یک مرکز خرید و وحشت و اعتراض مردم
فیلم حجوم داعشی‌های حاتمی کیا به یک مرکز خرید و وحشت و اعتراض مردم - عوامل فیلم «به وقت شام» روز گذشته با حضور عجیب و رعب آور در پردیس سینمایی کوروش مردم را وحشت زده کردند. در این حرکت تبلیغاتی بازیگران نقش داعش، با گریم و پوشش داعشی ها، سوار بر اسب راهی پردیس سینمایی کوروش شدند و با حضور در مرکز خرید و فودکورت مجموعه، رفتارهای عجیبی نشان دادند که باعث وحشت و اعتراض مردم شد.
تصاویر مخفی از بزرگترین مرکز فروش مواد مخدر در جنوب تهران / فیلم
تصاویر مخفی از بزرگترین مرکز فروش مواد مخدر در جنوب تهران / فیلم - این گزارش حاوی تصاویری از بزرگترین مرکز فروش و مصرف مواد مخدر در جنوب شرق تهران است که مخفیانه ضبط شده‌است.
کشتار اسب‌های کولبران / فیلم
کشتار اسب‌های کولبران / فیلم - متاسفانه طی یک ماه گذشته دستکم سه نوبت و هر نوبت دستکم 30 اسب باربر متعلق به کولبران در جنگل میرآباد شهرستان اشنویه با شلیک گلوله از پای درآمده‌اند.
سید احمد خمینی معمم شد
سید احمد خمینی معمم شد - سید احمد خمینی فرزند آیت‌الله سید حسن خمینی در حضور جمعی از علما و پدر و پدربزرگ خود در حسینیه جماران معمم شد.
دختران پرسپولیسی با ریش و سبیل در ورزشگاه آزادی!
دختران پرسپولیسی با ریش و سبیل در ورزشگاه آزادی! - امروز عکسی از 5 تماشاگر بازی روز گذشته در رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی منتشر شده که نشان می‌دهد 5 دختر جوان با گریم‌های عجیب و حرفه‌ای خودشان را به عنوان پسر جا زده و وارد ورزشگاه شده‌اند.
اگر با وجود این مشکلات ملت قیام کند همه ما را به دریا خواهد ریخت
اگر با وجود این مشکلات ملت قیام کند همه ما را به دریا خواهد ریخت - از ملتی که ستون فقراتش شکسته انتظار مقاومت دارید؟ بسیاری از کشور فرار کردند یا جای فرار خود را فراهم آوردند اما ما جای فرار نداریم
جنجال ویدیو دختر بازیگر روی کول بازیکن پرسپولیس!
جنجال ویدیو دختر بازیگر روی کول بازیکن پرسپولیس! - عکس و ویدیویی منتسب به ستاره پرسپولیس فرشاد احمدزاده و ترلان پروانه بازیگر سینما و تلویزیون در فضای مجازی منتشر شده است. عجب پاپراتزی‌هایی داریم!