ملاقات دوستانه با مدیرعامل

یکی از وظایف و مهارت‌های مدیران ایجاد ارتباط مطلوب با سهامداران شرکت است. بسیاری از آنها در ارتباط برقرار کردن با سرمایه‌گذاری و برخی دیگر در رابطه با فروشنده کالا موفق هستند. تعداد کمی هستند که ارتباط خوبی با کارمندان خود داشته باشند.
یکی از وظایف و مهارت‌های مدیران ایجاد ارتباط مطلوب با سهامداران شرکت است. بسیاری از آنها در ارتباط برقرار کردن با سرمایه‌گذاری و برخی دیگر در رابطه با فروشنده کالا موفق هستند. تعداد کمی هستند که ارتباط خوبی با کارمندان خود داشته باشند.
برنامه ملاقات دوستانه با مدیرعامل یکی از راه‌های جبران این اشتباه است.
برنامه ملاقات دوستانه به منظور بهبود بخشیدن به ارتباط میان مدیرعامل شرکت و گروه مهمی از سهامداران شرکت، یعنی کارمندان، طراحی شده است.
یکی از اثرات جانبی این برنامه دلگرمی و حمایت معنوی از کارکنان است. هر ماه یکبار یکی از کارمندانی که در حالت عادی موفق به ملاقات مدیر نمی‌شود را به نهار دعوت کنید.
این نهار می‌تواند در یکی از رستوران‌های نزدیک شرکت، در نهارخوری داخل شرکت و یا در دفتر مدیرعامل برگزار شود. میهمان‌ها می‌توانند یکی‌یکی و یا در گروه‌های کوچک چندنفره دعوت شوند.
کارکنان می‌توانند در مدت میهمانی هر سوالی در زمینه کاری از مدیر بپرسند. مدیر به پرسش‌های کارمندان پاسخ می‌دهد و موارد مورد سوال خود را از آنها می‌پرسد.
این مکالمات دوستانه به مدیرعامل شرکت فرصت می‌دهد تا موارد و نکات مورد سوال و حائز اهمیت در ذهن کارکنان را دریابد.
همچنین موجب می‌شود مدیر بتواند مسائل شرکت را از دیدگاه کسانی بررسی کند که در بطن مشکلات داخلی هستند و نقطه‌نظراتی متفاوت با نظرات یک مدیر دارند.
کارمندان هم موفق می‌شوند در مورد مشکلات و مسائل شرکت خارج از سیستم کاغذبازی اداری با مدیرشان صحبت کنند.
مدیرعامل در حالی میهمانی را به پایان می‌رساند که توانسته است به هدف خود یعنی آگاهی از اوضاع داخلی شرکت برسد. کارمندان با احساس بهتری نسبت به محل کارشان و مدیریت شرکت به سر کار می‌روند و نسبت به روسا و مسوولان خود دید مثبتی پیدا می‌کنند.
● نحوه برگزاری ملاقات دوستانه
تدارک یک میهمانی نهار با مدیرعامل، بستگی به فضا و اندازه، موقعیت و فرهنگ روابط در داخل شرکت دارد.
نمونه‌های فرضی چند جلسه میهمانی در زیر توصیف شده است. عناصر و جزئیات میهمانی که در نمونه توصیف شده است می‌تواند با توجه به شرایط شرکت شما تغییر کند.
● شرکت‌هایی در اندازه و حجم کم
ماهی یک بار، مدیر عامل یکی از افراد را به نهار دعوت می‌کند. اگر شرکت خیلی کوچک باشد، مدیر همه کارمندان را می‌شناسد و مستقیما کارمند مورد نظر را دعوت می‌کند. در شرکتی با حجم کمی بزرگتر، به فهرست اسامی پرسنل رجوع می‌کند. به یکی از رستوران‌های نزدیک می‌روند، میز آرامی در یک گوشه انتخاب می‌کنند و در مورد هر چیزی در شرکت باهم صحبت می‌کنند.
● شرکت‌هایی در اندازه متوسط
هر بخش از شرکت، یک نفر را برای میهمانی نهار با مدیر عامل انتخاب می‌کنند. مدیر هر بخش می‌تواند یک نماینده از پرسنل انتخاب نماید و یا اینکه از میان داوطلبان انتخاب کند. بعضی از بخش‌ها به پرسنل اجاره می‌دهند خودشان یک نفر از میان خود انتخاب کنند.
مدیر عامل موظف است یک میز یا اتاق آرام در کافی‌شاپ یا نهارخوری شرکت انتخاب نماید. موقعیت و محیط میهمانی باید خلوت و خصوصی باشد و کسی مزاحم مکالمات نشود. اما اگر مهمانی در شرکت است، موقعیت باید طوری باشد که ضمن آنکه کسی مزاحم نمی‌شود، آنچه در اتاق میهمانی می‌گذرد را ببینند. سایرین هم باید شاهد باشند اما از دورادور.
اگر شرکت قصد دارد این برنامه را کمی وسیع‌تر برگزار کند می‌تواند چندین کارمند از بخش‌های متفاوت دعوت کند. چندین مدیر از قسمت‌های مورد نظر هم می‌توانند حضور داشته باشند. اما نکته مهمی که مدیران بایستی به خاطر داشته باشند این است که آنها دعوت شده‌اند تا با کارمندانشان گفت‌وگو کنند، نه اینکه با مدیران قسمت‌های دیگر مشغول صحبت شوند.
● شرکت‌های بزرگ و برنامه‌های بزرگ‌تر
انتخاب افراد از طرف ادارات مختلف سازمان اعلام می‌گردد. این گروه‌های سه یا چهار نفره برحسب شایستگی و بهترین عملکرد پرسنل و یا به صورت چرخشی و به نوبت انتخاب می‌شوند. این افراد به دفتر مدیرعامل می‌روند تا در نهاری که تدارک دیده شده است شرکت کنند و فرصتی برای گفت‌وگو با وی داشته باشند.
در شرکت‌های بزرگ مدیران قسمت‌ها هم می‌توانند حضور داشته باشند. جلسه می‌تواند در سالن کنفرانس و یا در اتاق هیات‌رییسه برگزار گردد.
● اثرات مثبت جلسه
انتخاب کارمندانی که به میهمانی مدیرعامل دعوت می‌شوند به همان اندازه تاثیرگذار است که کارمندی را به عنوان پرسنل نمونه انتخاب کنید، با این تفاوت که میهمانی دوستانه مدیرعامل بسیار هدفمندتر و مفیدتر است از اینکه فقط اسم کسی را به عنوان کارمند نمونه بر روی تابلوی اعلانات نصب کنید و یا اینکه مثلا یک جای پارک نزدیک درب ورودی شرکت به او بدهید. در این میهمانی آنها این شانس را خواهند داشت که از نزدیک با تصمیم‌گیران و سیاست‌گذاران شرکت روبه‌رو شوند و چیزهایی از آنان بیاموزند. چیزهایی بسیار مهم درباره شرکتشان. مهم‌تر از آن، دیدار صمیمی با مسوولان در بالا بردن بازدهی فعالیت کارکنان در جهت اهداف و سیاست‌های شرکت موثرتر خواهد بود.
مدیرعامل بهره‌های دیگری هم می‌برد. وی می‌تواند به همه نشان دهد که تا چه اندازه به گروه سهامداران شرکت احترام می‌گذارد و مهم‌تر اینکه موفق می‌شود تا اطلاعات و اخبار شرکت را از سایر منابع نیز دریافت کند. اکثریت مدیران، در اطرافشان کسانی هستند که تنها نظرات رییس را تایید می‌کنند و چیزی جز «بله‌قربان» نمی‌گویند. در این شرایط، بسیار مفید خواهد بود اگر از منابعی غیر از این افراد هم نظراتی دریافت شود.
این برنامه به دلایل زیادی موردتوجه مدیران قرار خواهد گرفت. همچنین انگیزه، دلگرمی و اشتیاق کارمندان را در محیط کار افزایش می‌دهد. شما می‌توانید این میهمانی‌های دوستانه را در سطح پایین‌تر و مدیران بخش‌های کوچک‌تر هم اجرا کنید و توجه داشته باشید که تاثیر آن فقط در همان بخش بسیار چشمگیر خواهد بود.

مترجم: مریم صدیق‌زنده

منبع : روزنامه دنیای اقتصاد