ساختارهای جدید سازمانی

محیط پویا، پیچیده و تحولات گسترده به خصوص در زمینه تكنولوژی اطلاعاتی، تغییــــرات در ساختارهای سازمانی را اجتناب ناپذیر ساخته است.
درجهت پاسخگویی و تطبیق با نیازهای محیطی، شكلهای جدید سازمانی به وجود آمده اند تا ضمن تقویت هماهنگی افقی و ایجاد ساختها و فرایندهای سازمانی ساده و روان، موجبات رضایت مشتریان داخلی و خارجی را فراهم كنند. یكی از مهمترین ویژگیهای مشترك این ساختارها، تامین منابع از خارج سازمان (OUT SOURCING) وارتباط افقی آنهاست.
باتوجه به تغییرات و تحولات و پیشرفتهای اخیر در محیط رقابتی دیدگاه سازمانها و شركتها تغییر پیدا كرده است و این تغییرات و تحولات چنان سریع هستند كه هیچ شركتی یا سازمانی نمی تواند به تنهایی همه كارها را خود انجام دهد. از آنجا كه هزینه سرمایه گذاری موردنیاز جهت تحقیق و توسعه، طراحی محصول، انتقال فرایند و جایگزینی ابزار جدید بسیار بالاست و به سازمانها و شركتهایی كه شدیداً از ادغام عمودی بهره می گیرند اجازه نمی دهد كه توان رقابتی خود را در تمام فعالیتها حفظ كنند. سازمانها و شركتها بهتر است به استراتژی تامین منابع از خارج سازمان روی آورند.
تامین منابع از خارج سازمان یعنی اینكه كالاها و خدماتی كه قبلاً در داخل سازمان تهیه می شد، از دیگران خریداری شود و از خدمات آنها استفاده گردد.
● لذا جهت پاسخ به نیازهای محیطی شكلهـای جدید ساختار سازمانی به وجود آمده اند كه مهمترین ویژگیهای مشترك آنها عبارتند از:
▪ تامین منابع از خارج سازمان؛
▪ وجود ارتباطات شبكه ای بین بخشها و واحدها؛
▪ مرزهای سازمانی منعطف؛
▪ تكیه بر كاركنان دانشی.
به گفته هدبرگ (HEDBERG) سازمانهای جدید واژه هایی هستنـــد كه برای تشریح جنبه های جدید سازمانها مورداستفاده قرار گرفته اند. (GUMMESSON, ۱۹۹۶, PP.۳۵-۳۶) قدرت سازمانهای جدید در توانایی تركیب منابع خود با منابع سازمانهای دیگر است و دیگر توانائیهایی كه این سازمانها را از سازمانهای دیگر متمایز می سازد، رشد و تغییر بسیار سریع است. برای اینكه اینگونه سازمانها عمر طولانی و موجودیت بلندمدت داشته باشند بایستی یك قلب و هسته یا شایستگی محوری داشته باشند كه در مركز اصلی اینگونه سازمانها قرار می گیرد. این هسته محوری معمولاً ممكن است محصول منحصر به فرد، خدمت خاص، توانایی خلاقیت، روش بازاریابی ویژه و قدرت مالی بالا باشد.
از آن هسته مركزی و محوری یك تاروپودی از ائتلافهــــا، اتحادها و قراردادها به وجود می آید و باعث گسترش مرزهای سازمانی گشته و با ســـــایر سازمانها ادغام می گردد. باتوجه به بیان و توصیف تفاوت ساختارهای جدید با سنتی و ویژگی مشترك سازمانهای جدید در ذیل این ساختارها یا سازمانها جدید به طور جداگانه بیان شده و تشریح می گردند.
● سازمانهای شبكه ای
تلاش سازمانهای شبكه ای بر پیشگیری از مشكلات و خلاقیت در مزیتهای رقابتی بازار، متمركز است. ساختارهای شبكه ای حداقل شامل سه شكل مختلف است.
۱ ) داخلی
۲ ) باثبات
۳ ) پویا
▪ شبكه داخلی: برای دستیابی به منابع بازار و كارآفرینی و خلاقیت بدون استفاده از منابع خارج از سازمان طراحی می شود و مدیران این ساختارها درجهت تنظیم قیمت و نوآوری و خلاقیت تشویق می گردند. شبكه های داخلی به وسیله جنرال موتورز از دهه ۱۹۸۰ به كار گرفته می شوند.
▪ شبكه باثبات: انعطاف پذیری را در زنجیره ارزشی یك شركت یا سازمان بالا می برد و در این گونه ساختارها و شبكه ها دارائیها معمولاً متعلق به بیش از یك شركت است، اما به یك كسب و كار خاص تخصیص می گردند. اغلب یك گروهی از فروشندگان و عرضه كنندگان در اطراف شركتها و سازمانها هستند كه ورودی شركت را تامین و خروجی اش را توزیع و به فروش می رسانند. برای مثال شركت بی.ام.و بین ۵۵ و ۷۵ درصد از هزینه های تولیدی را به بیرون از سازمان واگذار كرده است و از خدمات دیگران استفاده می كند.
▪ ساختارهای شبكه ای پویا: در محیط های رقابتی متغیـــــر و متحول به كار گرفته می شوند و این گونه ساختارها تخصص و انعطاف پذیری را توسعه می دهند. مثلاً شركتهای اسباب بازی، مستلزم استفاده از منابع خارج از سازمان هستند.
● ساختـــارهای شبكه ای چهار ویژگی عمده ای دارند:
▪ سازمانهای مستقلی هستند كه هریك وظایفی چون تولید، بازاریابی و طراحی محصول را به عهده دارند؛
▪ كارگزار (BROKER) یا یك مركز هماهنگی وجود دارد كه این گروهها را با یكدیگر منطبق ســاخته و درجهت اهداف تعیین شده بسیج می كند؛
▪ مكانیسم های بازار اجزای شبكه ها را با یكدیگر منطبق می سازند؛
▪ سیستم های اطلاعاتی با اطلاعات شفاف اجـــــزای شبكه را همـــــاهنگ می سازند. (IBID, P.۳۳۳)
● سازمانهای ستاره ای شكل یا خوشه ستاره ای
سازمانهایی كه ساختار ستاره ای شكل دارند، دائماً هسته خود را مهندسی مجدد و منسجم می سازند و بدین وسیله سرمایه ها و ظرفیتهای معنوی مهم خود را حفظ می كنند. این ساختارها متناسب با شركتها و سازمانهایی هستند كه شایستگیها و قابلیتهای محوری بسیار گرانبها و پیچیده دارند و دارای محصولات متنوع و بازارهای ندگانه مستقل هستند.
در این سازمانها، موسسه مركزی با گره ها (NODE) یا مراكز كوچك پایین دستی پیمانهایی شكل می دهد تا بدین وسیله از مراكز كوچك با دانش، مهارتها و منابع محوری خود حمایت كرده تا هریك از این مراكز در بازارهای خود نوآوری و كارآفرینی داشته باشند و ممكن است این مركز كوچك نیز به نوبه خود ضمن دستیابی به شایستگی محوری پاره ای از امور را به دیگران واگذار كنند.(QUINN, ۲۰۰۰, P.۲۶)
به عنوان مثال، شركت ترموالكترون باتوجه به قابلیتهای محوری خود اگر در بازار با فرصتهایی روبرو گردد برای بهره برداری از آنها شركت جدیدی تاسیس و بخشی از سهام آن را مالك می شود. پس سازمانهای ستاره ای شكل بهترین عملكرد و اثربخشی را با استفاده از استـــــــراتژی تامین منابع از خارج سازمان می توانند داشته باشند البته مركزیت این گونه سازمانها دارای شایستگیهای محوری بوده و گره ها یا مراكز كوچكتر كسب و كارهای موقتی در بازارهای مختلف هستند.
● سازمانهای تارعنكبوتی
بهترین راه برای حصول اطمینان از جریان یافتن اطلاعات و دانش استفاده از خدمات دیگران یا تامین منابع از خارج سازمان است. مثلاً شركت آرتوراندرسن دفاتری در تمام نقاط دنیا دارد كه گروهی از متخصصان گردآوری كرده یا به عبارتی نیروی انسانی این شركت مبتنی بر كامپیوتر بوده كه اگر مشكلی برای مشتریانش به وجود آید. شركت متخصصان مختلف را از نــواحی مختلف به محل اعزام می كند. درضمن كارشناسان مختلف با استفاده از شبكه داخلی مطمئن شركت می توانند همزمان از نقاط مختلف دوردست به بررسی موضوع بپردازند.
سازمانهای تارعنكبوتی می توانند یك پشتیبانی تخصصی بر مناطق چندگانه جغرافیایی بدهند، ریسك سرمایه گذاری را كاهش داده و خلاقیت و نوآوری افراد را بالا برده و احتمال اختراعات انقلابی را افزایش دهند. شرط اولیه ایجاد و توسعه این مناسبات این است كه اهداف و تعهدات جنبه مشترك و یكنواخت پیدا كنند تا بدین وسیله سازگاری واحدها افزایش یافته و روحیه تفاهم بیشتر گردد.● سازمانهای پارندی
بعضی ها، این سازمانها را به عناوین دیگر مثل ســازمانهای سه وجهی و شبدری بیان كرده اند. در واقع این سازمان را برای اولین بار «چارلزهندی» در سال ۱۹۸۹ معرفی كرد. سازمانهای پارندی فعالیتهای غیراستراتژیك را در زنجیره ارزش مشخص و آنها را به واحدهای خارجی محول می كنند. با این شیوه عمل، هزینه های سازمان كاهش می یابد و نیروی مدیریت صرف فعالیتهای اصلی و اساسی می شود. سازمان پارندی (ODULAR ORGANIZATION) به مدیریت قدرت می دهد تا نیرو و توان خود را بر زمینه هایی متمركز كند كه سازمان دارای مزیتهای رقابتی است و به علاوه از امور جزئی و كم اهمیت خود را رها می سازد. (الوانی، ۱۳۷۷، ص ۲)
ساختار این نوع سازمانها، شبیه برگهای نوعی شبدر است كه شكل سه وجهی دارد. نخستین برگ نمایانگر كاركنان كلیدی سازمان و دومین برگ نمایانگر مقاطعه كاران خارجی و سومین برگ نشانگر نماینده كاركنان منعطف است.
كاركنان كلیدی شامل حرفه ای های باهوش و پراستعداد است كه ساعتهایی طولانی كار می كنند و دستمزد آنها نیز زیاد است. این افراد صاحب دانش سازمانی هستند و همین بخش این سازمان را از سازمانهای دیگر جدا و متمایز می سازد. به دلیل آنكه این بخش بسیار پرهزینه است، سازمان پیوسته درصدد كوچك كردن این قسمت و در عوض گسترش دادن قسمتهای دیگری است.
مقاطعه كاران، متخصصانی هستند كه كارهایشان را كاركنان كلیدی غیراساسی تلقی می كنند. این نوع كارها را خود سازمان نیز ترجیح می دهد كه افراد دیگری انجام دهند.
نیـــــروی كار منعطف شامل كارگران پاره وقت یا موقت است كه كارهای متفرقه سازمان را در مواقعی كه حجم كار سازمان در اوج خود قرار دارد انجام می دهنـــد. (منوریان، ۱۳۷۸، ص ۳۶)
● سازمان مجازی
واژه مجازی از مباحث كامپیوتر به عاریت گرفته شده است. در كامپیوتر به حافظه ای كه بیشتر در ظرفیت حافظه واقعی است، حافظه مجازی می گویند. در سازمان نیز باتوجه به اینكه از منابع بیرونی كه واقعاً به سازمان متعلق نیست، سازمانی به وجود آمده است به همین خاطر آن را سازمان مجازی می گویند.
پس سازمان مجازی عبارت است از شبكه موقت از شركتها شامل عرضه كنندگان، مشتریان و حتی رقبا كه در نقاط مختلف دنیا پراكنده بوده و با سرعت با همدیگر همكاری و ارتباط برقرار كرده تا از فرصتها استفاده كنند و در یك تلاش جمعی هریك از شركاء شایستگیهای محوری خود را ارائه می كنند تا عملیات به نحو احسن انجام شود آن چنان كه به هیچ وجه یك شركت به تنهایی از عهده آن برنیاید.(FATEHI, ۱۹۹۶, P.۴۰۲)
از دیدگاه دیگر، سازمان مجازی نمونه ای از سازمانهای آینده ای هستند كه در آنها پیچیدگی، وسعت و حجم عملیات به گونه ای است كه دیگر نمی توان آنها را به صورت سازمانی متمركز و واحد اداره كرد، بلكه برای ادامه كار آنها نیاز به سازمانهای دیگر است. درمجموع سازمانهایی كه با همه سازمان مجازی را تشكیل می دهند، هر سازمان اثربخشی خود را در ارتباط با سازمان دیگر به دست می آورد. آنچه به آنها معنی می بخشد نوعی اتفاق و اتحاد موقت است. سازمان مجازی بسیاری از فعالیتهای خود را از منابع خارجی تامین می كند و ساختاری را به وجود می آورد كه در آن به جای انجام وظایف سنتی در هر واحــــد داخلی واحدهای خارجی عهده دار انجام آن وظایف می گردند. (الوانی، ۱۳۷۷، ص ۲)
● سازمانهای تخیلی
طبق نظر هدبرگ سازمان تخیلی سیستمی است كه در آنجا منابع و فرایندهای ایجاد شده در خارج از محدوده مرز قانونی هدایت و اداره می گردند.(GUMMESSON, ۱۹۹۶, P.۳۵)
سازمان تخیلی دارای یك بنیه اساسی است كه متشكل است از:
▪ یك شركت هدایت كننده مركزی؛
▪ یك خیال پرداز و نقش استراتژیك وی (كه این خیال پردازی می تواند یك كارآفرین یا یك رهبر باشد)؛
▪ یك بینش كسب و كار تا شبكه را منسجم نگه دارد؛
▪ یك فرهنگ تخیلی منحصر به فرد؛
▪ یك مشتری پایه ای كه ازطریق محصول و سیستم تحویل و سفارش با شركت اصلی ارتباط دارد؛
▪ سیستم بازاریابی و سیستم پرداخت؛
▪ شركا(IBID, P.۳۵) ؛
● ویژگیهای سازمانهای تخیلی عبارت است از:
▪ بسیار بزرگتر از آن هستند كه در چارت سازمانی نمایان هستند؛
▪ بسیار پرمایه تر از آن هستند كه ترازنامه شان نشان می دهد؛
▪ سازمانهایی هستند كه در آن همراه با مشتری ایجاد ارزش می گردد و با مشتریان به عنوان اعضای معمولی سازمان رفتار می شود؛
▪ افراد و كاركنانی كه به استخدام این گونه سازمانها درمی آیند خیلی كمتر از افرادی هستند كه درگیرند.(IBID, P.۳۶)
● سازمانهای خوشه ای
سازمانهای خوشه ای (CLUSTER ORGANIZATIONS) سازمانهایی هستند كه در آن گروهی از افراد با هم كار می كنند تا مشكلات كسب و كاری را برطرف كرده یا یك فرایند جدیدی را تعریف و تدوین كنند و بعد از اینكه كارشان انجام شد، از هم جدا می شوند. پس سازمانهای خوشه ای مبتنی بر تیمها و گروهها هستند كه اعضای این تیمها ممكن است ازمناطق جغرافیایی مختلف باشند و ازطریق سیستم ارتباطات و اطلاعات با هم ارتباط برقرار كرده و با هم كار كنند.(APPLEGATE & CASH & MILLS, ۱۹۸۸, P.۱۳۰) در سازمانهای خوشه ای خوشه ها یا تیمها طراحی و ایجاد شده تا:
▪ جریان اطلاعات را سرعت بخشند؛
▪ زمان چرخه محصول را كوتاهتر سازند؛
▪ شركتها را به مشتریانشان نزدیك كنند؛
▪ كارایی و اثربخشی را افزایش دهند.(IBID, P.۱۳۱)
اساس این خوشه ها، سیستمهای كاری با مهارتهای چندگانه و منعطف هستند كه باتوجه به بینش و فلسفه وجودی شركت یا سازمان تشكیل شده و وظایفی را عهده دار می شوند. تعداد اعضای آنها از ۵ تا ۷ نفر یا از ۳۰ تا ۵۰ نفر هستند كه این به طبیعت كار بستگی دارد(WEISS, ۲۰۰۱, PP.۳۳۳-۳۳۶).
● نتیجه گیری
سازمانهای جدید به دلیل ضرورتهای تجاری بروز كرده اند و ركن اساسی آنها پیشرفت تكنولوژی اطلاعات و شبكه هاست. درحال حاضر، این سازمانها مناسب ترین انواع سازماندهی برای توسعه كسب و كارها هستند و این گونه سازمانها بهترین ابزار برای موفقیت كشورهایی محسوب می شود كه بخواهند از ساختارهای سلسله مراتبی به سمت اقتصاد باز حركت كنند و مهمترین ویژگی مشترك سازمانهای جدید استفاده از استراتژی تامین منابع از خارج سازمان است.
ازطرفی دیگر، برای اینكه سازمانها در این محیط متغیر، متحول، پویا و رقابتی بتوانند رشد بكنند و بقای خود را حفظ كنند از استراتژی تامین منابع از خارج سازمان استفاده می كنند. به این ترتیب، سازمانها یا شركتها فعالیت خود را بر روی شایستگی محوری متمركز می كنند و بقیه فعالیتها را به سایر سازمانها یا شركتها واگذار می كنند.
هرچند، سازمانها و روشهای سازماندهی جدید باتوجه به محیط پیچیده و متغیر در این دوره متنـــاسب هستند اما هنگام استفاده از این گونه ساختارها و روشهای سازماندهی جدید بایستی دقت كرد كه آن ساختار هماهنگ با سایر اجزای سازمان باشد.

منابع و ماخذ
۱ - EVERT GUMMESSON, RELATIONSHIP MARKETING AND IMAGINARY ORGANIZATIONS: A SYNTHESIS, JOURNAL OF MARKETING, VOL.۳۰, NO.۲, ۱۹۹۶.
۲ - WEISS, JOSEPH. W. ORGANIZATIONAL BEHAVIOR & CHANGE: MANAGING DIVERSITY, CROSS-CULTURAL, SOUTH-WESTERN, ۲۰۰۱.
۳ - JAMES BRIANQUINN, OUTSOURCING INNOVATION: THE NEW ENGINE OF GROWTH, SLOAN MANAGEMENT REVIEW, SUMMER ۲۰۰۰.
۴ - EVERT GUMMESSON, SERVICE۴ MANAGEMENT: AN EVALUATION AND THE FUTURE, INTERNATIONAL JOURNALOF SERVICE INDUSTRY MANAGEMENT, VOL.۵ NO.۱, ۱۹۹۴.
۵ - LYNDA M.APPLEGATE, JAMES CASHAND D.QUINN MILLS, INFORMATION TECHNOLOGY AND TOMORROW, S MANAGER, HARVARD BUSINESS REVIEW, NOVEMBER-DECEMBER, ۱۹۸۸.
۶ - FATEHI, KAMAL, INTERNATIONAL MANAGEMENT, NEW JERSEY: PRENTIC HALL INC, ۱۹۹۶.
۷ - عباس منوریان، سازمانهای متناسب با عصر اطلاعات، مدیریت دولتی و شماره ۴۵ و ۴۶، ۱۳۷۸. ۸ - الوانی، سازمان مجازی، مدیریت دولتی، فصلنامه علمی - كاربردی، شماره ۴۱ و ۴۲، سال ۱۳۷۷.
اكبر حسن پور: دانشجوی كارشناسی ارشد مدیریت دولتی دانشگاه تهران

منبع : ماهنامه تدبیر