اهمیت و وظایف یک واحد سازمانی

سازمانهای امروزی به عنوان سیستم های باز، به طور دایم در تعامل با محیط قرار دارند. این تعامل برای سازمانها بسیار مهم و حیاتی تلقی می شود و آنها را تحت تاثیر مسایل پیرامون قرار می دهد. از سوی دیگر، محیط فراروی سازمانها، محیطی متغیر و در حال تحول است به طوری كه نیاز به بازنگری در تمامی ابعاد سازمانی از قبیل ساختار، اهداف، وظایف، مجموعه قوانین و مقررات، شیوه های مدیریتی و سیستمها و روشهای انجام كار امری اجتناب ناپذیر خواهد بود. ضرورت و اهمیت این بازنگری در حدی است كه سازمانها ناگزیرند این مقوله را دایمی تلقی كرده و با شناخت و تجزیه و تحلیل مقتضیات، پارامترهای درونی خود را با آن تطبیق داده و از فرصتهای به وجود آمده بیشترین استفاده را ببرند. به این منظور سازمانهای پویا به تناسب نوع كار، محیط و ساختار، روشها و ابزارهای خاصی را برای دستیابی به اهداف خود به كار می گیرند. استفاده از الگوها و مدلهای گوناگون، افراد زبده و خلاق و تشكیل دپارتمانهای تخصصی از نیازهای سازمانهای بزرگ امروزی به حساب می آید و با استفاده از چنین ابزارهایی سازمانها، به ویژه سازمانهای تولیدی و صنعتی می توانند با اقتدار و پویایی بیشتر به فعالیت خود ادامه دهند.
●متدولوژی مطالعات و تدوین سیستمها و روشها
اگر مدیریت را برخوردار بودن از »توان، دانش، بینش و روش« بدانیم می توان مدیریت روشها را تشخیص ناكارآمدی شرایط حال و بازنگری در شرایط آینده تعریف كرد. با این تعریف از مدیریت روشها، به معرفی این دپارتمان و شرح وظایف آن می پردازیم.همان طور كه می دانید تغییرات محیط و تكنولوژی از عوامل اصلی لزوم بازنگری و به روز آوری روشها و فرایندهای انجام كار سازمان به حساب می آیند. هر اندازه سازمان بزرگتر و ساختار سازمان به لحاظ ماهیت و تنوع عملیات پیچیده تر باشد شكل گیری دپارتمان مستقل و تخصصی برای این امر گریز ناپذیرتر خواهد بود و این نقطه عطف، سرفصل تشكیل واحدهایی می شود كه با نامهایی از قبیل »مهندس صنایع«، »سیستمها و روشها«، »مهندسی روشها« و »روشها و تشكیلات« در سازمانهای مختلف مشغول فعالیت هستند.
●رئوس وظایف
وظایفی كه به طور آكادمیك بر عهده واحدهای یاد شده گذاشته می شود به شرح زیر دسته بندی شده است.
- مطالعه، بررسی و طراحی پروسه و روشهای صحیح انجام كار یا فرایندهای جدید در حوزه های مختلف اداری، تشكیلاتی و عملیاتی
- مهندسی مجدد یا عارضه یابی سازمان، ارایه راهكارهای بهبود عملكرد، افزایش توان رقابت و بازدهی سازمان
- تهیه گزارشهای مدیریت و تجزیه و تحلیل آمار و اطلاعات (هزینه ها، درآمدها)
- تهیه و ارایه دستورالعمل و روشهای اجرایی
- تهیه بخشنامه ها و آیین نامه (غالباً بخش دولتی)
- طراحی و بازنگری در چارت سازمانی، ساختار سازمانی و نیروی انسانی
- نظارت و مشاوره در اجرا و پیاده سازی طراحها و آیین نامه های تصویب شده
علاوه بر وظایف دسته بندی شده كه همگی مورد پذیرش بیشتر سازمانها قرار دارد در برخی از سازمانها وظایف دیگری از قبیل طرح ریزی بودجه و تشكیلات بر به عهده این واحدها گذاشته می شود.
●نگرش
به طور طبیعی واحدها و متخصصانی كه متولی تدوین و به روزآوری سیستمها و روشها می شوند، باید برای تهیه و تدوین هر روش یا فرایندی، به تمامی پارامترهای موثر در كار توجه كنند.
همچنین طراحان روش، بایستی به اطلاعات وسیعی از كار و اجزای آن اشراف و دسترسی داشته باشند چرا كه عوامل متعددی در طراحی یا به روز آوری یك روش یا فرایند دخیل و اثر گذارند.
●رئوس اطلاعات مورد نیاز به شرح زیر است.
الگوها و مدلهای فرایندی روز دنیا، الگوها و مدلهای جاری در سازمان، ویژگی ها و قابلیتهای نیروی انسانی، برنامه ریزی، اهداف و سیاستهای عالی سازمان، ساختار، اندازه و پیچیدگی سازمان، قوانین و مقررات تصویب شده در سازمان و ضوابط و مقررات كشوری و نهادهای ذیربط ملی و بین المللی.
تردیدی نیست كه هدف از تغییر یا تدوین سیستم های فرایندی و الگوهای عملكرد، افزایش بهره وری و توانمندی سازمان است. اما این امر به معنی كاهش هزینه ها و یا سوددهی آنی و سریع نیست. ممكن است برخی از رویه های تدوین شده، خود موجب ایجاد و افزایش هزینه ها شود. اما بایستی در طراحی یك روش، به درستی تعیین شود كه با اتخاذ رویه جدید و با پذیرش هزینه های ناشی از آن، چه آثار مثبتی انتظار میرود و اثربخشی و بازدهی طرح در كجا و به چه اندازه پیش بینی شده است.
●تركیب نیروی انسانی
بخشها و واحدهای سازمانی كه به امر مطالعات و تدوین سیستمها و روشها مشغول هستند معمولاً دارای تركیبی از متخصصان و كارشناسان در رشته های مختلفند. نوع تخصص و دانش كارشناسان این واحدها تا حد زیادی به اهداف و ساختار و ماهیت عملیاتی سازمان مربوط می شود. سازمان هایی كه فعالیت آنها ماهیت خدماتی دارد و نوع فعالیتشان اداری و تشكیلاتی است (مانند بیشتر سازمانهای دولتی). متخصصین تدوین سیستمها از بین افراد مجرب و تحصیل كرده در رشته های اداری و تشكیلاتی همانند رشته های مدیریت، علوم ادرای، كامپیوتر و دیگر رشته های مشابه انتخاب می شوند. اما در سازمانها و موسسات صنعتی یا تولیدی كه كار و فعالیت آنها از جنبه های مختلف و متفاوت خدماتی- صنعتی تشكیل یافته، متولیان امر علاوه بر اینكه بایستی در رشته های یاد شده دارای تخصص و تبحر باشند، لازم است از علوم فنی و مهندسی نیز بهره مند بوده و با مفاهیم مهندسی با گرایش های مربوط به فعالیت سازمان آشنا باشند.
●سلسله مراتب
از نظر سلسله مراتب سازمانی، مسئول ارشد واحد سیستمها و روشها زیر نظر مستقیم مدیریت ارشد سازمان انجام وظیفه می كند. تاكید بر رابطه مستقیم بدین علت است كه سیاستها و اهداف رهبری سازمان به سرعت و با دقت به واحدهای مطالعاتی منتقل می شود و امكان انحراف از سیاستها و اهداف را در طراحی و تدوین روشها به حداقل می رساند. همچنین ابهامات و موانع احتمالی موجود در طراحی و تدوین روشها، با ایجاد ارتباط مستقیم به سرعت رفع و تعیین تكلیف می شود.
●ابزار و روشهای انجام كار
ابزار و روشهای مورد استفاده در طراحی و بازنگری سیستمها و روشها تقریباً ساده است. در بررسی و تدوین یك روش انجام كار ابتدا مطالعات میدانی شامل مشاهده فرایند، مصاحبه، مطالعه اسناد و مدارك و تاریخچه، توزیع پرسشنامه، شناسایی منابع و نیروی انسانی به عنوان مقدمه كار انجام می پذیرد و اطلاعات لازم جمع آوری می شود. در مرحله بعد، اطلاعات جمع آوری شده از نظر در جه اعتبار و سَنَدیّت مورد بررسی قرار گرفته و پس از استخراج پارامترهای اصلی و موثر، جلسات بحث و بررسی با حضور كارشناسان و در صورت نیاز عوامل ذیربط سایر واحدها تشكیل می شود.
همزمان با شكل گیری طرح اولیه، با استفاده از علوم و فنون تجزیه و تحلیل آماری و نرم افزارهای مهندسی، تاثیرات فنی و مادی طرح، مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد و اثربخشی آن در دراز مدت و یا كوتاه مدت مورد سنجش قرار گرفته و میزان همسویی طرح با اهداف و سیاستهای سازمان تعیین می شود. در انتهای كار، طرح تكمیلی به همراه گزارش فنی و تفصیلی به منظور تصویب نهایی به مسئولین ارشد سازمان ارایه می شود.
●واگذاری ماموریتها
تردیدی نیست كه برای بهره برداری بهتر از منابع و امكانات و تكنولوژی در حال گسترش، سازمانها به تقویت و پشتیبانی از فعالیتهای سیستماتیك و هماهنگ روی خواهند آورد. سازمانهای بزرگ ناگزیر از ایجاد واحدهایی هستند كه با نگاهی جامع و كامل عوامل موثر بر سرنوشت سازمان را زیر نظر گرفته و با تدوین و ارایه روشها، اصول و طرحهای بلند مدت، سازمان را برای دستیابی به اهداف خود یاری رسانند. برای رسیدن به چنین اهدافی واگذاری ماموریتهای زیر به واحد سیستم ها و روشهای سازمانها توصیه شده است:
- اجرا، گسترش و استقرار موازین استانداردهای ملی و بین المللی
- بازنگری، به روز آوری و نگهداری روشها و دستور العمل های اجرایی و نظارت بر اجرای آن.
- بازنگری و اصلاح فرایندهای مختلف سازمانی
- تهیه و تدوین طرحها و لوایح جدید، متناسب با تغییرات تكنولوژی و عوامل محیطی
- تعریف و پیاده سازی پروژه ها و مدلهای بازسازی سازمان از قبیل مهندسی مجدد (BPR) مدل سامان دهی محیط كار (۵S) مدل كاهش هزینه ها (۶ SIGMA) مدل تعالی سازمانی (EFQM) و مدل بهبود مستمر (QFD) .
- بازنگری و طراحی ساختار سازمانی (چارت سازمانی و شرح وظایف)
- تهیه و ارایه گزارش های اطلاعات مدیریت شامل گزارشهای آماری و تحلیلی عملكرد، نقاط ضعف و قوت، فرصتها و تهدیدها و چشم انداز آینده
- نظارت وكنترل بر اجرای مصوبات سازمانی
- جستجو و معرفی علوم و دانش نوین مدیریت، كیفیت و بهره وری

تحقیق و تهیه: شهروز شكاری