مدیر و گزارشگری

۱ – مدیر و گزارشگری
گزارشگری از مهم‌ترین وظایف مدیران است. مدیر گزارش می‌نویسد، گزارش می‌خواند، یا کارکنان خود را در تهیه‌ی گزارش راه‌نمایی می‌کند.پس مدیر باید بتواند گزارش خوب را از گزارش بد بازشناسد. باید بلد باشد گزارشی را خلاصه کند یا بر آن مقدمه بنویسد.آشنایی مدیر با فن گزارشگری، نقش مهمی در برانگیختن دیگران به افزایش کارآیی گردش اطلاعات در سازمان دارد.
۲ – گزارش اداری
پیامی است آراسته، ناب و حاوی اطلاعات واقعی که برای کمک به تصمیم‌گیری (یا حل یک مسئله) از یک بخش سازمان به بخش دیگر فرستاده می‌شود.
۳ – دسته‌بندی گزارش‌ها
رسمی – غیررسمی
خبری – تحلیلی
عمودی – افقی
درونی – بیرونی
نوبه‌ای – موردی
۴ – گام‌های اصلی
همواره مخاطب خود را درنظر داشته باشید.
هدف‌های گزارش را مشخص کنید.
درباره‌ی محتوای گزارش برنامه‌ریزی کنید.
اطلاعات و مطالب لازم را فراهم آورید.
گزارش را متناسب با شرایط موجود بیارایید.
پیش‌گفتار گزارش را بنویسید.
همواره کیفیت کار را مدیریت کنید.
۵ – مخاطب خود را درنظر آورید.
فضای فکری و سطح معلومات مخاطبان را بشناسید.
میزان آشنایی مخاطبان را با موضوع بسنجید.
جنبه‌های گوناگون گزارش خود را با فضای ذهنی، سطح دانش و میزان آشنایی مخاطبان با موضوع، سازگار کنید.
۶ – هدف خود را تعیین کنید
چرا گزارش می‌نویسید؟
گزارش شما چه مسئله‌ای را حل خواهد کرد؟
میل دارید بعد از خوانده شدن گزارش چه اتفاقی بیفتد؟
۷ – برنامه بریزید
چه می‌خواهید بگویید؟
با کدام بیان؟
طبق کدام استاندارد؟
از کدام منابع و مراجع؟
کمک لازم دارید؟ از چه کسی؟
چه‌قدر وقت لازم دارید؟
۸ – گزارش آرایی
چکیده‌ی گزارش را در نخستین صفحه بیاورید.
برای گزارش‌های بیش از چند صفحه، فهرست بسازید.
بدنه‌ی گزارش را تا حد امکان کوچک نگاه دارید.
جمع‌بندی، نتیجه‌گیری و توصیه‌ها را در پایان بیاورید.
اطلاعات تفصیلی را در پیوست‌ها بگذارید.
از جلوه‌های دیداری و نموداری مناسب کمک بگیرید.
۹ – فصل‌بندی
گزارش‌های دراز یا پیچیده را به چند بخش اصلی و فرعی بشکنید.
تعداد بخش‌ها: کم‌تر، بهتر.
ساختار بخش‌ها را موازی و هم‌ساز نگاه دارید.
۱۰– پیش‌گفتار
در پیش‌گفتار، راه ورود مخاطب به گزارش را بگشایید.
پیش‌گفتار را کوتاه نگاه دارید.
در پیش‌گفتار به نکات کلیدی اشاره کنید.
پیش‌گفتار را آخر از همه بنویسید.
۱۱– نکات کلیدی در پیش‌گفتار
نتیجه‌ی گزارش، سفارش‌ها، هشدارها
دلایل تهیه‌ی گزارش
شیوه‌ی تهیه‌ی اطلاعات و پردازش آن‌ها
اشاره به ساختار گزارش (در صورت نیاز)
هر موضوعی که به‌طور اخص به مخاطب مربوط می‌شود
یاد پدیدآوردندگان اصلی گزارش
اشاره به مدارک مهمی که گزارش بر آن استوار است
۱۲ – کیفیت در تمام لحظه‌ها
ارزش گزارش شما درنظر مخاطب به‌میزان ارزشی است که شما برای آن قایلید. انتظار نداشته باشید به گزارشی که با سهل‌انگاری گردآمده توجه شود.
مرجع: سازمان مدیریت فرا-سمینار تبادل پیام در سازمان‌ها

منبع : سازمان‌ فرهنگی فرا