برآورد هزینه های آموزش الکترونیکی

● مقدمه
سؤالی که همواره در ارتباط با تهیه پروژه های آموزش الکترونیکی مطرح می شود این است که انجام یک پروژه چقدر هزینه خواهد داشت؟ پاسخ به این سؤال چندان آسان نیست و بسیار شبیه به این است که پرسیده شود ساخت یک منزل مسکونی چقدر هزینه دارد؟ روشن است که پاسخ به این سؤال همواره این است که "بستگی دارد!". زیرا عوامل تعیین کننده هزینه ساخت یک خانه بسیار متنوع هستند مانند لزوم یا عدم لزوم تسطیح زمین، سطح زیربنا، تعداد اتاقها، نقشه و کیفیت مصالح، نوع کف پوشها، نوع و تعدادکمدها و کابینت ها، نوع محوطه سازی حیاط وحتی جدول زمانی ساخت (آیا یک پروژه فوری است و باید در یک محدوده زمانی کوتاه به اتمام برسد یا خیر). به شیوه مشابه، هزینه اجرای یک پروژه آموزش الکترونیکی نیز به عوامل مختلفی بستگی دارد. عوامل مؤثر در هزینه اجرای یک پروژه آموزش الکترونیکی برای پیش بینی بودجه لازم برای اجرای یک پروژه آموزش الکترونیکی باید حداقل به سؤالات زیر پاسخ داده شود: نحوه ارائه دوره آموزش الکترونیکی مورد نظر چگونه است؟ از طریق CD-ROM است یا وب؟ اگر از طریق وب است، برای چه پهنای باندی باید طراحی شود؟ موضوع دوره آموزشی چیست؟ مدت زمان پیش بینی شده برای اتمام دوره توسط یک دانشجوی متوسط چقدر است؟ یا برای تدریس موضوع درس به چند صفحه وب نیاز است؟
آیا در پروژه مورد نظر از صوت، فیلم، تصاویر متحرک، نمودار وگرافهای پیچیده استفاده خواهد شد؟
نابع درسی چگونه تأمین خواهند شد؟ آیا متون درسی از پیش آماده شده اند؟
آیا دسترسی به متخصصین در زمینه مورد نظر به راحتی امکان پذیر است؟
آیا در پروژه امکان ارتباط متقابل با دانشجو در نظر گرفته شده است یا خیر؟
پروژه باید چه زمانی شروع و چه زمانی تکمیل و ارائه شود؟
آیابرای انجام پروژه به خدمات خاص از قبیل برنامه نویسی، تهیه کلیپ های صوتی و تصویری، کنترل کیفیت، بسته بندی و تکثیر (اگر بر روی CD-ROM باشد) نیاز است؟ به کمک اطلاعات فوق می توان بطور تقریبی بودجه مورد نیاز برای انجام پروژه را تخمین زد. هرچند که برای محاسبه و پیش بینی دقیقتر هزینه نیاز به اطلاعات جزئی تری می باشد. تخمین سرانگشتی هزینه انجام یک پروژه آموزش الکترونیکی هرچند پاسخ به این سؤال که اجرای یک پروژه آموزش الکترونیکی چقدر هزینه دربر خواهد داشت چندان ساده نیست، اما روشهایی وجود دارد که با استفاده از آن می توان تخمینی سرانگشتی از این هزینه ها بدست آورد. معمول ترین روش تخمین هزینه ها بدین صورت است که گفته می شود برای ساخت یک ساعت برنامه آموزشی چند رسانه ای برای ارائه از طریق CD-ROM تقریبا" به ۶۰۰ نفرساعت کار نیاز است که شامل تمام مراحل تهیه از قبیل طرح درس، صوت و تصویر، برنامه نویسی، کنترل کیفیت و مدیریت پروژه می باشد. برای تهیه برنامه مشابه اما بدون استفاده از صدا و تصویر، (مناسب برای وب) کار مورد نیاز حدود ۳۰۰ نفرساعت یعنی نصف حالت قبل تخمین زده می شود. بیشتر ارائه دهندگان خدمات آموزش الکترونیکی در آمریکا، برای هرساعت کار ۱۰۰ تا ۱۲۵ دلار دریافت می کنند. بنابراین تهیه یک CD-ROM آموزشی چند رسانه ای یک ساعته، بین ۶۰ تا ۷۵ هزار دلار هزینه دربردارد و هزینه تهیه یک ساعت برنامه آموزشی بدون صدا و تصویر برای ارائه از طریق وب یا کامپیوتر بین ۳۰ تا ۴۰ هزار دلار خواهد بود. بسیاری از تحقیقات صنعتی غیر رسمی انجام شده، ارقام فوق را تأیید می کنند. بعنوان مثال، انجمن آموزش و توسعه آمریکا هزینه تهیه یک ساعت برنامه آموزشی چندرسانه ای را بیش از ۶۵ هزار دلار اعلام کرده است.
اشکالات برآورد هزینه از طریق محاسبه ساعت هرچند که قیمت گذاری بر اساس ساعت بسیار معمول و متداول است، اما این شیوه محاسبه خالی از اشکال نیست. مسئله اساسی این است که "یک ساعت درسی" واقعا" چیست و چگونه قابل اندازه گیری است؟ از آنجا که در آموزش الکترونیکی سرعت مطالعه توسط دانشجو تعیین می شود، ممکن است که یک دانشجوی کند، یک برنامه آموزشی یک ساعته را ظرف دوساعت به اتمام رساند، در حالی که دانشجوی دیگری همان مطالب را در مدت نیم ساعت بیاموزد. یک برنامه آموزشی خوب، باید به گونه ای طراحی شده باشد که قابلیت انطباق با توانایی های دانشجو را داشته باشد.
یکی از راههای حل این مشکل، پرسیدن سؤالاتی در ارتباط با نکات کلیدی مطرح شده در هر بخش از درس پیش از شروع آن است تا در صورتی که دانشجو آن مطالب را بلد باشد، دیگر نیازی به مطالعه آن قسمت نداشته باشد. این امر می تواند طول مدت دوره آموزش را برای برخی دانشجویان بسیار کم کند. پیچیدگی مطالبی که قرار است آموزش داده شود و استراتژی آموزشی انتخاب شده عوامل مهی در تعیین تعداد ساعات آموزش می باشند. طبیعی است که ساخت یک برنامه یک ساعته شبیه سازی جراحی قلب باز نیاز به وقت و هزینه بسیار بیشتری نسبت به یک برنامه ساده آموزش مقدماتی ویندوز دارد. بسیاری از کارهای طراحی و نوشتن برنامه های کامپیوتری مورد نیاز برای یک دوره آموزش الکترونیکی یک ساعته یا ۲۰ ساعته یکسان است.
مانند طراحی صفحه عنوان، صفحه ورود دانشجو و همچنین طراحی اینترفیس گرافیکی که کاربر باید با آن کار کند. بنابراین، اشتباه است که بگوییم چون ساخت یک دوره آموزشی یک ساعته ۶۰ هزار دلار هزینه دارد، پس هزینه ساخت یک دوره چهار ساعته ۴ برابر یعنی ۲۴۰ هزار دلار خواهد بود. چون هرچه تعداد ساعات برنامه آموزشی بیشتر باشد، هزینه متوسط هرساعت کاهش می یابد. روش قیمت گذاری دیگری که می توان به جای روش ساعتی از آن استفاده کرد، قیمت گذاری بر اساس تعداد صفحات است. بسیاری از تولیدکنندگان برنامه های آموزشی چندرسانه ای به ازای ۱۲۰ تا ۱۵۰ صفحه یا "فریم"، ۶۰ هزار دلار دریافت می کنند. اما اشکالاتی که در روش قیمت گذاری بر اساس زمان آموزش وجود داشت، در اینجا هم وجود دارد. یک صفحه واقعا" شامل چقدر اطلاعات است؟ اگر در یک صفحه یک کلیپ صوتی ۳۰ ثانیه ای و در صفحه دیگر یک کلیپ ویدیوئی ۵ دقیقه ای پخش شود، آیا هزینه تهیه هردو به یک اندازه است؟
آیا منوها، صفحات راهنمای مطالعه، فهرست اصطلاحات و امثال آن در شمارش تعداد صفحات باید محاسبه شوند؟
صفحاتی که دارای سؤالات تعاملی هستند و دانشجو پاسخ خود را در آن می نویسد و سپس صفحه دیگری به نمایش در می آید که نتیجه را به وی نشان می دهد چگونه باید محسوب شوند؟ یک صفحه، دوصفحه یا سه صفحه؟ قیمت گذاری ساده تنها بر اساس ساعت یا تعداد صفحات بسیاری از پارامترهایی را که تنها در حین یا پس از اتمام یک پروژه نمایان می شوند را بخوبی پوشش نمی دهد. درچنین برآوردهای خامی، عواملی مانند کیفیت آموزش، تعداد تصاویر، گرافها و کلیپ های صوتی و تصویری بخوبی قابل محاسبه نیستند. غالبا"، پروژه های آموزشی مبتنی بر تکنولوژی که بر اساس یک پروپوزال سه صفحه ای تصویب و اجرا می شوند، کاملا" منطبق با آنچه در ذهن کارفرما بوده است از آب در نمی آید و کارفرما ممکن است به دفعات درخواست اعمال تغییراتی در برنامه ساخته شده را بنماید. مثلا" ممکن است کارفرما انتظار قابلیت تعاملی بسیار بیشتری نسبت به آنچه اجرا شده را در ذهن داشته باشد یا انتظار داشته باشد که از امکانات چند رسانه ای به میزان خیلی بیشتری استفاده شود.
این امر موجب کاهش سود تولید کننده می شود و احساس می کند که پروژه باید مجددا" قیمت گذاری شود. چگونه یک پروژه باید قیمت گذاری شود؟ برنامه های آموزشی مبتنی بر تکنولوژی، مستلزم استفاده از بسیاری افراد با تخصص های مختلف مانند برنامه نویسان، نویسندگان، هنرمندان، متخصصین صوتی و تصویری و مدیران پروژه است. دقیقترین روش محاسبه هزینه یک پروژه، محاسبه کلیه قسمتهای آن و تخمین تعداد ساعات کار هریک از اعضای تیم است. با بدست آوردن این ساعات و ضرب آن در نرخ دستمزد هر ساعت کار هریک از متخصصین فوق، هزینه تمام شده پروژه بدست می آید. روشهای ارزیابی طرح های آموزش الکترونیکی مانند سایر مؤسسات و بنگاههای اقتصادی، مؤسسات ارائه دهنده دوره های آموزش الکترونیکی نیز لازم است اطلاعات دقیقی در مورد هزینه ها و منافع اقتصادی انجام این پروژه ها داشته باشند. برای این منظور، روشهای متفاوتی وجود دارد که در اینجا به مهمترین آنها اشاره می شود: نسبت هزینه- منفعت نسبت هزینه- منفعت روش ساده ای برای محاسبه نرخ بازده سرمایه گذاری در برنامه های آموزش الکترونیکی است و نشان می دهد که هر ریال سرمایه گذاری در این زمینه چند ریال بازدهی خواهد داشت. روش محاسبه این نسبت بصورت زیر است:
که در آن CBR نشان دهنده نسبت منفعت-هزینه، B نشان دهنده منفعت اقتصادی ناشی از اجرای پروژه آموزش الکترونیکی و C نشان دهنده هزینه های اجرای پروژه آموزش الکترونیکی می باشد. تحلیل نقطه سر به سر برای آموزش الکترونیکی انجام یک محاسبه ساده در مورد میزان صرفه جویی در هزینه ها هرچند که نتیجه آن مثبت باشد نه کافی است و نه بیان کننده همه واقعیت ها است. چون پروژه های آموزش الکترونیکی نوعا" بسیار گران قیمت تر از آموزش توسط مدرس هستند و معمولا" پیش از دو تا سه سال از زمان آغاز پروژه، منافع اقتصادی آن مشهود نخواهد بود. استفاده از تحلیل نقطه سر به سر، زمان دقیق شروع سود دهی پروژه را نشان خواهد داد. این روش، همچنین تعیین می کند که تعداد دانشجویان می بایست چند نفر باشد تا درآمد های حاصله هزینه ها را پوشش دهد و ارائه دهنده خدمات آموزش الکترونیکی به اصطلاح، به نقطه سر به سر برسد. شیوه انجام تجزیه و تحلیل نقطه سربه سر برای آموزش الکترونیکی به شرح زیر است:
که در آنTCE کل هزینه های آموزش الکترونیکی، n تعداد کل دانشجویان و CPSE هزینه توزیع آموزش الکترونیکی به ازای هر دانشجواست در رابطه بالا، TCC کل هزینه های آموزش در کلاسهای سنتی درس، n تعداد کل دانشجویان و CPSC هزینه ارائه آموزش در کلاس های سنتی درس به ازای هر دانشجواست. درنهایت، نقطه سربه سر که در رابطه زیر با BEP نشان داده شده است؛ برابر خواهد بود با: محاسبه نرخ بازگشت سرمایه گذاری تجزیه و تحلیل نرخ بازگشت سرمایه گذاری که به اختصار ROI خوانده می شود، یکی از شاخص های معروف مالی است که کاربردهای بسیار زیادی دارد و بیان کننده میزان بازگشت سرمایه بر حسب درصد بوده و بصورت زیر محاسبه می گردد: که در آن منافع کل با TB ، کل هزینه ها با TC و نرخ بازگشت سرمایه گذاری با ROI نشاد داده شده است. نکته مهم در انجام دقیق تحلیل بالا در نحوه تعیین فایده های حاصل از آموزش الکترونیکی است. این منافع کدامند و چگونه باید اندازه گیری شوند؟ در پاسخ باید به ۵ مورد زیر اشاره نمود:
۱) کارایی: آموزش موجب افزایش سرعت انجام کارها می شود. بعنوان مثال، یک متصدی پاسخگویی تلفنی به مشکلات مشتریان و خریداران در یک شرکت، پس از گذراندن یک دوره آموزشی، با فراگیری نحوه پرسیدن سؤالات کلیدی و نکته های مهم در ارتباط با مسائل مطروحه توسط مشتریان؛ مدت هر مکالمه تلفنی را کاهش می دهد و خواهد توانست در هر شیفت کاری به تعداد بیشتری تلفن پاسخ دهد.
۲) اثربخشی: آموزش موجب انجام بهتر کارها می شود. بعنوان مثال، یک مسؤل کارگزینی ممکن است پس از گذراندن یک دوره آموزش نحوه انجام مصاحبه های استخدامی، همان اندازه که قبلا" وقت صرف انجام مصاحبه با متقاضیان استخدام می کرد وقت صرف کند با این تفاوت که پس از آموزش می تواند افراد مناسبتری را استخدام کند.
۳) اجتناب از هزینه: درصورت استفاده از آموزش الکترونیکی، پولی که دیگر لازم نیست برای مسافرت، اقامت در محلی دیگر و همچنین عدم حضور در سر کار صرف شود به عقیده برخی صاحب نظران نه بعنوان صرفه جویی در هزینه بلکه بعنوان اجتناب از هزینه تلقی می شود.
۴) رضایت مشتریان:نحوه تأثیرگذاری آموزش بر ارتباط بین کارکنان با مشتریان ممکن است در ارتباط با اثربخشی آموزش ارزیابی شود اما این دو دقیقا" یکی نیستند. زیرا در نتیجه آموزش ، به دلیل برخورد مناسب تر و انجام بهتر کارها توسط کارکنان نظر مشتریان در مورد سازمان بهتر شده و موجب جلب بیشتر آنان شود.
۵) تحول کاری: ممکن است از طریق آموزش، مطالبی فراگرفته شود که بتواند موجب تغییرات بنیادین و ریشه ای در نحوه عملکرد کارکنان شود. ارزیابی نتیجه این گونه تغییرات همواره کار آسانی نیست.

منبع : مرکز اسلامی آموزش از راه دور