مسائل مربوط به مدیریت مجموعه مجلات الکترونیکی

● چكیده:
در این مقاله مسائل اصلی مربوط به مدیریت مجموعه مجلات الكترونیكی كتابخانه نظیر انتخاب، بودجه بندی، تعیین خط مش، ارزیابی مجموعه و نگهداری/آرشیوسازی معرفی و بررسی می شوند. در مورد این كه نیروی انسانی و بودجه بندی مجلات الكترونیكی می تواند بر اساس رویكرد های موضوع—مداریا فرمت مدار یا تركیبی از این دو قرار گیرد، بحث می شود. مجلات الكترونیكی از طریق فرایند های یكسان سه مرحله ای شناسایی، ارزیابی و انتخاب كه جهت مجلات چاپی بكار می رود،‌ انتخاب می شوند. اكثر معیارهای سنتی مجلات چاپی قابل اعمال به مجلات الكترونیكی نیز می باشد ولی معیارهای دیگری نیز در موردآنها بكارمی رود. حذف و وجین مجلات الكترونیكی توسط این حرفه عنوان نشده است ولی در آینده با اهمیت تر فرض خواهد شد. لزوم ایجاد روش های جدید ارزیابی مشتری مدار كه بر دسترسی بجای مالكیت تأكید دارد، احساس می شود.
● مقدمه:
این مقاله مدیریت مجموعه مجلات الكترونیكی توسط كتابخانه ها را مطرح می كند. دراین مقاله هدف معرفی مسائل عمده و برانگیختن پرسش هاست بجای اینكه تحلیل جامع یا پاسخ های صریحی فراهم شود. در واقع، اكثر مسائل مهم در رابطه با مدیریت مجلات الكترونیك ممكن است در حال حاضر پاسخ های معینی نداشته باشد. در پیوست مقاله، یك كتابشناسی گزینشی بدون گزارمان از عناوین انگلیسی زبان مربوط به مجلات الكترونیكی با تأكید بر مدیریت آنها در كتابخانه ها وجود دارد.
هیچ تعریف قابل قبول استانداردی در مورد مجلات الكترونیكی وجود ندارد. این اصطلاح، پدیده های گوناگون بسیار متنوعی را در بر می گیرد. بعنوان مثال،‌ اكثر انواع متفاوت پیایندها هم اكنون یا در آینده نزدیك بصورت الكترونیكی قابل دسترس خواهند بود، نظیر: مجلات پژوهشی، مجلات عادی، روزنامه ها، خبرنامه ها و زاین های خود انتشار یافته[۲].
مجلات الكترونیك ممكن است تنها بصورت الكترونیكی باشند یا تنها نسخه الكترونیكی مجله ای كه قبلاً بصورت چاپی منتشر می شده باشند، یا بطور همزمان به شكل چاپی و الكترونیكی منتشر شوند. اصطلاح مجله الكترونیكی برای مجلاتی كه بصورت سی.دی.رام نظیر ادونیس[۳]، پیوسته نظیر دایالوگ[۴]، یا شبكه نظیر اینترنت یا بیت نت[۵] در دسترس اند، بكار می رود. مجلات الكترونیكی می توانند بصورت رایگان، پرداخت اشتراك، پرداخت برای هر بار استفاده، یا با مجوز دسترسی باشند. به بعضی از آنها تنها می توان بعنوان بخشی از بسته چند مجله ای اشتراك پیدا كرد در صورتیكه در بعضی از مجلات الكترونیكی مقالات بصورت جداگانه منتشر می شود. این مجلات یا در كامپیوتر محلی كتابخانه ذخیره شده اند یا از مكان دور قابل دسترس می باشند. پدیده های دیگر نظیر صفحات خانگی ناشر مجله در وب جهان گستر، سمینارهای آكادمیك یا لیست های مباحثه و خدمت دهنده های وب جهان گستر در تصویر كلی از انتشارات الكترونیكی، خصوصیات مجلات الكترونیكی را ندارند.
واضح و مبرهن است كه تنوع وسیع انتشارات الكترونیكی و تغییرات سریعی كه در مجلات الكترونیك توسط تكنولوژی، عناوین موجود و مقبولیت اجتماعی، اقتصادی و روانشناسی بر آنها تحمیل می شود، برنامه ریزی مدیریت مجلات الكترونیكی توسط كتابداران را چالش آور ساخته است. در واقع،‌ به نظر بعضی از افراد، برنامه ریزی مجلات الكترونیكی همانند تیراندازی كردن به سمت هدف متحرك است.
در سال های اخیر تعداد مجلات الكترونیكی گسترش وسیعی یافته كه با توجه به داده های بدست آمده از راهنمای مجلات،‌ خبرنامه ها و فهرست های آكادمیك[۶] كه بصورت سالانه از سال ۱۹۹۱ توسط انجمن كتابخانه های تحقیقاتی در واشینگتن دی.سی منتشر می شود، قابل مشاهده است. در اولین ویرایش سال ۱۹۹۱ این راهنما تعداد ۱۱۰ مجله الكترونیكی و خبرنامه فهرست شده بود((Strangelove & Kavocs, ۱۹۹۱, pp.۱-۳ درحالیكه ششمین ویرایش در سال ۱۹۹۶، ۶۸۹ عنوان مجله را در بر می گرفت(Mogge & Kavocs, ۱۹۹۶, pp.۳۹-۵۸۹) . این مورد بخوبی روشن است كه این روند در آینده ادامه خواهد داشت. بطوریكه در ۳ اكتبر۱۹۹۶جستجوی كلیدواژه "مجله الكترونیكی" در سی.دی.رام لایبرای لیترچر[۷] ۳۳۸ مدخل را بازیابی كرد كه این مورد سطح بالای علاقه كتابداران به این موضوع را نشان می دهد. اگرچه بطور نسبی مجلات الكترونیكی فرمت جدیدی بحساب می آیند، به نظر نویسنده اكثر عملكردهای سنتی كتابخانه نظیر انتخاب، سیاستگذاری، ارزیابی مجموعه، آموزش كاركنان و كاربران، فهرست نویسی، بودجه بندی و آرشیو سازی حفاظت در مورد مجلات الكترونیكی نیز بكار می رود. البته، این فهرست، جامع نمی باشد. این مقاله عملكردهایی كه به گسترش مجموعه/مدیریت مجموعه مربوط می شود خصوصاً انتخاب، ارزیابی مجموعه، آرشیو سازی/حفاظت و تعیین خط مشی را مورد خطاب قرار می دهد.
● انتخاب مجلات الكترونیكی
انتخاب یكی از اصلی ترین عملكردهای مجموعه سازی است. بعضی از سؤالات عمده در رابطه با انتخاب مجلات الكترونیكی در بخش های بعدی گنجانده شده اند.
▪ انتخاب یك مجله الكترونیكی چه مفهومی دارد؟
در متن های مختلف می تواند معانی متفاوتی دربرداشته باشد. برای یك مجله هزینه—مدار انتخاب به معنی اتخاذ تصمیم نسبت به پرداخت حق اشتراك یا پرداخت هزینه جهت اخذ مجوز دسترسی به آن مجله می باشد. انتخاب می تواند درمعنای تصمیم گیری جهت ایجاد دسترسی به یك مجله الكترونیكی از طریق گوفر یا سایت وب جهان گستر یك كتابخانه نیز بكار رود.
▪ كدام كارمند كتابخانه مجلات الكترونیكی را انتخاب می كند؟
دو رویكرد نظری برای این مسئله وجود دارد؛ یكی بر فرمت و دیگری بر موضوع استوار است. در رویكرد فرمت—مدار، انتخاب مجلات الكترونیكی توسط كارمندان جداگانه ای كه از مهارت كافی در زمینه منابع الكترونیكی و خودكار برخوردار هستند انجام می شود بجای اینكه توسط كارمندی كه مواد سنتی را انتخاب می كند انجام شود. مغایراً در رویكرد موضوع مدار، انتخاب مجلات الكترونیكی توسط همان كارمند مجموعه سازی كه به انتخاب منابع سنتی نیزمی پردازد انجام می شود. كتابشناس تاریخ مجلات الكترونیكی در موضوع تاریخ را انتخاب می كند و مجلات الكترونیك فیزیك نیر توسط متخصص موضوعی فیزیك انتخاب می شوند و به همین ترتیب. آشكاراً این طرح (یعنی فرمت در مقابل موضوع) یك امر ساده بشمار می رود و پژوهش های كمی كه انجام شده نشان می دهد كه كتابخانه ها تنوعی از رویكردها را بكار می برند. در حقیقت، كتابخانه می تواند از مدل تركیبی استفاده كند كه به ادغام انتخاب توسط هر دو نوع متخصص موضوع و فرمت بپردازد. كتابخانه آلبرت آر.مان دانشگاه كرنل، مدل "متخصص نوع "[۸] را توسعه داده كه به انتخاب منابع انواع خاص نظیر متن كامل، چند رسانه ها، فایل های عددی و ... می پردازند.(Demas, ۱۹۹۴) بررسی ماه ژانویه ۱۹۹۴ انجمن كتابخانه ها تحقیقاتی نشان می دهد كه مجلات الكترونیكی گرایش بیشتری به انتخاب شدن توسط كمیته ها را دارند و كمترتوسط كتابشناسان فردی گزینش می شوند. (Parang & Saunders, ۱۹۹۴, p.۵)
▪ چگونه انتخاب كنندگان آموزش می بینند؟
مسائل وابسته، مواردی از قبیل اینكه چه كسی آموزش می دهد، از چه روش های آموزشی استفاده می شود و محتوای آموزش چیست را در برمی گیرد. اینها مسائل مهمی هستند، اما نویسنده به آنها نمی پردازد. چرا كه مسئله آموزش در جای دیگر مورد بحث قرار گرفته است. بر حسب بحث قبلی، رویكرد فرمت-مدار انتخاب بطور منطقی آموزش كمتری را می طلبد چراكه مجلات الكترونیكی توسط كارمندانی كه مهارت الكترونیكی دارند گزینش می شوند در حالیكه رویكرد موضوع-مدار انتخاب، نیازمند آموزش بیشتری است زیرا متخصصان موضوعی ممكن است فاقد مهارت های الكترونیكی باشند. قابل ذكر است كه اسناد آموزشی كه در میت،‌ دانشگاه ساسكاچوان و كتابخانه های تكنولوژی ویرجینیا بكار می رود در منبع زیر یافت می شود:
SPEC Kit no.۲۰۱, Electronic Journals in ARL Libraries Policies and Procedures(Parang & Saunders, ۱۹۹۴, pp.۶۵-۷۴)
▪ از چه معیارهایی برای انتخاب استفاده می شود؟
مسئله عمده در اینجا این است كه معیارهای انتخاب مجلات الكترونیكی باید مشابه یا متفاوت از مجلات چاپی باشد. بررسی انجمن كتابخانه های دانشگاهی در سال ۱۹۹۴ كه قبلاً ذكر شد مشخص كرد كه ۵۴% از كتابخانه ها از معیارهای مشابه و ۴۳% از آنها از معیارهای متفاوت استفاده می كنند. به عقیده نویسنده اكثر معیارهای سنتی مجلات چاپی برای مجلات الكترونیكی نیزقابل استفاده است اما باید معیارهای دیگری كه برای رسانه های الكترونیكی نسبت به مواد سنتی منحصر بفرد است نیز استفاده شود. معیارهای انتخاب خاص بعداً مورد بحث قرار می گیرند.
▪ چگونه كتابخانه ها برای مجلات الكترونیكی بودجه بندی می كنند؟
این مورد در گذشته مسئله عمده ای نبود چرا كه مجلات الكترونیكی حداقل آنهایی كه در اینترنت بودند، رایگان بودند اما از زمانی كه ناشران دانشگاهی و تجاری نسخه های الكترونیكی هزینه مدار مجلات چاپی خود را منتشر كردند،‌بودجه گذاری از اهمیت بیشتری برخوردار می شود. مانند نیروی انسانی، در اینجا نیز رویكرد فرمت و موضوع برای بودجه گذاری مجلات الكترونیكی وجود دارد و مدل های تركیبی نیز امكان پذیر است. در ژانویه ۱۹۹۴، تنها ۱ مورد از ۳۴ كتابخانه (۳% از آنها) گزارش كردند كه از خط جداگانه ای در بودجه مواد خود برای مجلات الكترونیكی برخوردار هستند. (Parang & Saunders, ۱۹۹۴, p.۵)
▪ چه فرایند هایی در انتخاب مجلات الكترونیكی بكار می رود؟
به نظر نویسنده بطور مفهومی، در انتخاب مجلات الكترونیكی نظیر انتخاب مجلات چاپی از فرایند سه مرحله ای شناسایی، ارزیابی و انتخاب استفاده می شود. در مرحله اول، موجودیت عناوین خاص تعیین می شود—بطور واضح ابتدا باید از وجود آنها اطمینان حاصل كرد قبل از اینكه بتوان كار انتخاب را انجام داد. شناسایی مجلات الكترونیكی بخاطر عدم وجود یك ابزار كنترل كتابشناختی خوب از اینكه چه چیز در اینترنت قابل دسترس می باشد، مشكل است. ابزار مفید جهت این كار همان راهنمای ذكر شده قبلی است. از سایت های متعددی در وب جهان گستر جهت شناسایی مجلات الكترونیك می توان استفاده كرد نظیر سایت مجلات استرالیائی (حاوی لیستی بالغ بر ۱۲۰۰ مجله الكترونیكی استرالیائی مربوط به كتابخانه ملی استرالیا)؛ راهنمای سایت مجلات الكترونیكی: یك فرامنبع[۹] ( كه به بیش از ۳۵ مجموعه مجلات الكترونیكی دروب پیوند دارد)؛ فهرست ای-زاین جان لابوویتز [۱۰] (یك راهنما با بیش از۱۵۰۰ زاین الكترونیكی)؛ و نیوجور[۱۱] (كه بیش از ۳۰۰۰ عنوان را آرشیو می كند).
در مرحله دوم، به اعتقاد نویسنده مفهوم میكرو ارزیابی بجای مفهوم ماكرو كه به معنی ارزیابی یك عنوان خاص بجای كل مجموعه است بكاررفته است. ارزیابی خصوصیات ذاتی هر عنوان را مشخص می سازد—در ارزیابی از فاكتورهای سنتی نظیر محتوای موضوعی، زبان انتشار، صحت، جاری بودن، نمایه سازی، اعتبار نویسنده، اعضای كمیته ویراستاری، شهرت ناشر، داوری بودن مجله ، كیفیت تحقیقاتی كلی و مخاطب مجله استفاده می شود. به این معیارهای سنتی معیارهای بیشتری كه برای فرمت الكترونیكی منحصر بفرد هستند نیز نظیر: آیا مجله بصورت پیوسته، سی.دی.رام یا شبكه است؛ آیا به فرمت اسكی، پست اسكریپت، اچ.تی.ام.ال یا فرمت داده ای دیگری است، سازگاری فنی با تجهیزات كتابخانه، مقدار آموزش مورد نیاز، میزان نگهداری مورد نیاز، جواز دسترسی، رابط كاربر، اعتبار دسترسی، ثبات و آرشیو شدن مجله اضافه می شود.
همه این معیارها برای هر مجله الكترونیكی قابل كاربرد نیست ولی در اینجا بعنوان مثال های توضیحی بكار رفته است. در مرحله سوم،‌ مرحله انتخاب، در مورد اینكه آیا آن عنوان برای كتابخانه شما باید انتخاب شود یا نه تصمیم گیری می شود. عواملی نظیر نیازهای كاربران، برنامه درسی مؤسسه، اولویت های غیر رسمی مجموعه سازی، ملاحظات بودجه،‌ و رابطه آن عنوان با بقیه موادی كه هم اكنون در مجموعه هستند باید در تصمیم گیری انتخاب مورد توجه قرار گیرند. ارزیابی و انتخاب لزوماً با یكدیگر همبستگی ندارند.
ممكن است یك عنوان با كیفیت بی نهایت بالا بخاطر فقدان علاقه كاربران در بخش موضوعی یك كتابخانه انتخاب و گردآوری نشود. باید تأكید كرد كه اكثر معیارهایی كه در مرحله دوم و سوم مطرح می شوند معیارهای سنتی مجموعه سازی هستند كه برای هر فرمتی قابل استفاده می باشند.چندین دهه قبل فیلسوف علوم سیاسی اسپانیائی، ارتگای گاست[۱۲]،‌ در كتاب خود با عنوان مأموریت كتابدار[۱۳] (۱۹۶۱, p.۲۲ )بیان داشت كه مأموریت كتابدار این است كه از بین سیلاب وسیع كتابها، قسمت اندكی را كه با برآوردن نیازهای اطلاعاتی كاربران كتابخانه مرتبط است، برگزیند. هم اكنون كتابداران در رابطه با انتشارات الكترونیكی با مسئولیت مشابهی مواجه هستند—یعنی جداسازی مرتبط ترین منابع مورد نیاز كاربران خود از میان شمار عظیم اطلاعات در دسترس.
● فسخ اشتراك مجلات الكترونیكی
در ادبیات كتابداری این مورد مطرح نشده زیرا این حرفه هنوز با سؤالات اساسی نظیر انتخاب در حال تقلاست. با انتشار مداوم مجلات الكترونیكی هزینه—مدار،بی شك این مورد در آینده با اهمیت تلقی خواهد شد. اكثر معیارهای انتخاب كه در بالا مطرح شد می تواند در تصمیم گیری فسخ نیز بكار روند. مسئله عمده در اینجا این است كه در صورت فسخ یك مجله الكترونیكی، آیا كتابخانه تمامی آنها را از دست می دهد یا اینكه مجوز دسترسی مجلاتی كه برای آنها پرداخت شده برای كتابخانه باقی می ماند.
● وجین مجلات الكترونیكی
همانند فسخ، وجین نیز توسط حرفه كتابداری مطرح نشده است ولی این مورد نیز در آینده با اهمیت تلقی می شود خصوصاً زمانی كه مجلات الكترونیكی به مدت كافی منتشر شوندتاجائی كه از شماره های گذشته نگر برخوردار شوند. وجین می تواند مفاهیم متعددی دربرداشته باشد نظیر اتخاذ تصمیم در این مورد كه ایجاد دسترسی به مجلات از طریق گوفر یا سایت وب دیگری فراهم نشود یا اینكه آرشیو مجله بصورت محلی باشد یا جهت دسترسی بهن آرشیو خارجی هزینه پرداخت شود. در واقع، بطور نظری وجین كردن با آرشیو سازی مرتبط می باشد، از آنجا كه اتخاذ تصمیم در مورد توقف آرشیو سازی یك مجله الكترونیكی از نظر عملكردی معادل وجین كردن آن عنوان مجله محسوب می شود. معیارهای وجین كردن از این قرارند: نیازبه صرفه جوئی در فضای ذخیره سازی دیسك و هزینه ( كه این مورد مسئله ناچیزی نمی باشد)؛ دوام و ارزش علمی مجله و تغییر نیازهای اطلاعاتی كاربران. بیان شده كه آرشیو ساری بصورت غیرپیوسته بر روی نوارهای داده ای مغناطیسی كه توسط مركز كامپیوتر تنها در پاسخگوئی به درخواستهای كاربران بارگذاری می شود، با محول كردن مواد به مخزن دور یكسان تلقی می شود. (Neavill & Sheble, ۱۹۹۵, p.۱۵)
● مجلات الكترونیكی و ارزیابی مجموعه
در اینجا نویسنده ارزیابی را در مفهوم ماكرو بكار می برد كه به ارزیابی كل مجموعه تأكید دارد بجای مفهوم میكرو، كه قبلاً بكاررفت، كه بر ارزیابی مجله ای خاص تأكید داشت. دو مسئله عمده حل نشده، چگونگی شمارش مجلات الكترونیكی در آمار كتابخانه و نیاز به روشهای جدید ارزیابی مجموعه را دربرمی گیرد. دررابطه با مسئله اول، كتابخانه ها بطور سنتی تعداد پیایندهای جاری خود و تعداد كلی پیایندهائی را كه نگهداری می كردند، می شمردند. این داده ها در گزارش های سالیانه كتابخانه و همچنین برای ارزیابی مجموعه كلی و مجموعه خاص موضوعی استفاده می شد.
سؤال مهمی كه در اینجا وجود دارد این است كه كتابخانه جهت شمردن یك مجله الكترونیكی از میان اشتراكات جاری خود به چه نحو باید عمل كند.آیا باید جهت اشتراك یا جواز دسترسی هزینه پرداخت كند، فهرست نویسی كند،‌ شماره های پیشین را آرشیو كند، یا اینكه دسترسی به مجله را از طریق گوفر یا وب جهان گستر ایجاد كند؟ این مورد یكی از بی شمار سؤالاتی است كه در مورد مجلات الكترونیكی بی جواب باقی مانده است. به نظر نویسنده، چیزی كه ضرورت دارد روش استاندارد شده ای است كه توسط تمامی كتابخانه ها در تسهیل سازی مقایسه بین كتابخانه ها بطور ثابت بكار رفته است.
شاید انجمن كتابخانه ها ی تخقیقاتی بخاطر اینكه در چند دهه اخیر آمارهایی مربوط به تعداد اشتراكات پیایندها توسط كتابخانه های عضو خود منتشر كرده بتواند در این زمینه نقش پیشرو را ایفا كند. در رابطه با مسئله دوم، در طول چند دهه اخیر، گروهی از روش های ارزیابی برای مجموعه های سنتی كتابخانه توسعه یافته است،‌ بعنوان مثال: رویكرد استفاده از سیاهه وارسی[۱۴]،‌آمارهای مقایسه ای مجموعه ها، مطالعات مربوط به دسترسی، استانداردها، فرمولها و بازدید گروه كتابخانه های تحقیقاتی،‌این موارد تعدادی از معروفترین این روشها بشمار می روند. با وجود این، روشهای ارزیابی مجموعه منابع الكترونیكی كه بخوبی پابرجا و استوار باشند وجود ندارد. علاوه بر این،‌ اگر مبحث ارزیابی منابع الكترونیكی در ادبیات كتابداری مورد جستجو قرار گیرد تنها به مواردی در مورد ارزیابی در سطح میكرو(عنوانی خاص) برمی خوریم—یعنی چگونگی ارزیابی یك منبع الكترونیكی خاص—و موارد بسیار ناچیز یا هیچ چیز در مورد ارزیابی در سطح ماكرو—یعنی چگونگی تأثیر منابع الكترونیكی بر ارزیابی كل مجموعه یافت نخواهد شد.
بررسی پیشینه های مربوط به ارزیابی مجموعه در سال ۱۹۹۲ ممكن است در منبع Nisongers Collection Evaluation in Academic Libraries: A Literature Guide and Annotated Bibliography(۱۹۹۲) پیدا شود. بطور سنتی، روشهای ارزیابی مجموعه، به روشهای مجموعه-مدار یا كاربر-مدار تقسیم شده است. روش ارزیابی مجموعه-مدار برخود مجموعه تأكید دارد در صورتیكه در روش ارزیابی كاربر-مدار چگونگی برآورده شدن نیازهای اطلاعاتی كاربران تحلیل می شود. سه بعد اساسی در ارزیابی مجموعه: مالكیت، موجود بودن و دسترس پذیری است. مالكیت به اندازه گیری این مورد كه یك كتابخانه چه عناوینی را دربردارد می پردازد. موجود بودن مشخص می كند كه آیا یك عنوان خاص جهت استفاده زمانیكه كاربر به آن نیاز دارد موجود است یا خیر. دسترس پذیری میزان زمان لازم در بدست آوردن عنوان مورد نیاز كاربر خاص را بررسی می كند. وضوحاً،‌ مفهوم مالكیت ارتباطی به مجلات الكترونیكی ندارد، ولی موجود بودن و دسترس پذیری بطور حتم با این مسئله مرتبط هستند.
از آنجا كه ما به عصر الكترونیكی وارد می شویم، به نظر نویسنده در ارزیابی اینكه چگونه منابع الكترونیكی بطور مطلوب نیازهای مراجعه كنندگان را برآ ورده می سازند،‌لازم و ضروری است تا روش شناسیهای جدید و كاربر-مدار كه بر موجودیت و دسترس پذیری در مقابل مالكیت تأكید دارند، توسعه یابند.
● مسائل مربوط به آرشیو سازی/حفاظت مجلات الكترونیكی
بدلیل اینكه فرمت الكترونیكی فرمتی زودگذر و ناپایدار است،‌ مسئله آرشیو سازی و حفاظت دایمی انتشارات الكترونیكی مسئله بی نهایت دشواری را كه تا كنون حل نشده است را دربرمیگرد. سؤالات عمده پیرامون آرشیوسازی در بخشهای بعدی گنجانده شده است:‌
چه كسی آرشیو می كند؟
حداقل سه امكان وجود دارد كه در زیر به تفضیل مورد بحث قرار گرفته است.
● ناشران مجله الكترونیكی
بسیاری از ناشران، مجلات الكترونیكی را كه خود منشر می سازند آرشیو می كنند. بررسی ۱۹۹۴ انجمن كتابخانه های دانشگاهی نشان می دهد كه ۲۸% كتابخانه های بررسی شده به ناشر جهت آرشیوسازی وابسته اند.(Parang & Saunders, ۱۹۹۴,p.۹) مسئله ای كه در اینجا وجود دارد این است كه بسیاری از بررسی كنندگان معتقدند كه جهت آرشیو دائمی به ناشران نمی توان اتكاء كرد. یك ناشر ممكن است كه به یكباره ناپدید شده یا اینكه به این نتیجه برسد كه دیگر آرشیوسازی منابع الكترونیكی برای او سود مالی به همراه نخواهد داشت.
● كتابخانه های محلی
كتابخانه ها خود می توانند كار آرشیوسازی را انجام دهند. بطور سنتی آرشیوسازی مجلات چاپی توسط كتابخانه ها انجام شده است زمانیكه كتابخانه ها مجلات را صحافی می كردند؛ در نتیجه آرشیوكردن مجلات الكترونیكی توسط كتابخانه ها با توجه به این سابقه، ثابت است.
۳۹%‌ از كتابخانه های انجمن كتابخانه های تحقیقاتی گزارش كرده اند كه خود مجلات الكترونیكی را آرشیو می كنند(Parang & Saunders, ۱۹۹۴,p.۹). با این وجود آرشیو محلی می تواند برای كتابخانه كاملاً گران تمام شود و به تلاشهای تكراری منتهی شود از آنجا كه كتابخانه های متعددی مجلات مشابهی را آرشیو می كنند.● براساس همكاری های ملی یا منطقه ای
در طول دهه های گذشته،‌ كتابخانه ها بیشتر درباره مجموعه سازی تعاونی بحث كرده اند تا عمل. بعنوان انحراف از این موضوع، ممكن است پتانسیل مهمی برای آرشیوسازی تعاونی مجلات الكترونیكی وجود داشته باشد. ۳۶%‌ كتابخانه های انجمن كتابخانه های تحقیقاتی برای آرشیوسازی به اتحادیه ها متكی هستند. در اینجا باید تعدادی نمونه خاص از همكاریها در سطح ملی ذكر شود. كمیته همكاری های مؤسسه ای[۱۵] ( كه مركب از ده دانشگاه بزرگ بعلاوه دانشگاه شیكاگو و دانشگاه ایلینویز در شیكاگو است) از طریق مجموعه مجلات الكترونیكی سی.آی.سی خود برای آرشیوكردن مجلات الكترونیكی موجود در اینترنت اقدام می كند. مجموعه الكترونیكی كتابخانه ملی كانادا، مجلات الكترونیكی منشر شده در كانادا را آرشیو می كند. در نوامبر ۱۹۹۶ ا.سی.ال.سی، سرویس پیوسته مجموعه های الكترونیكی فرست سرچ[۱۶] را اعلام كرد كه به وسیله آن با پرداخت هزینه، دسترسی كتابخانه ها به آرشیو عناوین ومجلداتی كه برای آنها اشتراك معتبری دارند تأمین می شود.
● كدام مجلات الكترونیكی باید آرشیو شوند؟
همه مجلات چاپی از ارزش علمی و تحقیقاتی كافی كه حفظ آنها را از طریق صحافی ضمانت می كند، برخوردار نیستند. به همان صورت انتشارات الكترونیكی نیز ممكن است به اندازه كافی از خصوصیان علمی كه آرشیو كردن دائمی آنها را توجیه كند، برخوردار نباشند. در نتیجه، قسمتی از مسئولیت مدیریت مجموعه مجلات الكترونیكی به تصمیم گیری در مورد اینكه كدام مجلات باید و كدام نباید آ‌رشیو شوند،‌ دربرمی گیرد.
● از كدام فرمت برای آرشیوسازی باید استفاده شود؟
آرشیوسازی می تواند در فرمتهای متنوعی نظیر كاغذ، دیسك، میكروفرمت، سی.دی.رام، رسانه های دیداری یا كامپیوتری شده انجام شود. جزئیات فنی در رابطه با اینكه كدام روش آرشیوسازی برای مجله ای خاص مطلوب تر است و راه حل های خاص از حوزه و دامنه این مقاله فراتر است.
● ایجاد خط مشی مدیریت مجموعه مجلات الكترونیكی
تمامی مواردی كه در این مقاله مورد بحث قرارگرفت نظیر معیارهای انتخاب،‌ رویه انتخاب و آرشیوسازی بایستی در خط مشی مدون منعكس شود. در واقع، اغلب مواقع در فهرست های پستی با سؤالات كتابدارانی مواجه می شویم كه بدنبال مثالهائی از خط مشی های مجموعه سازی منابع الكترونیك دیگر كتابخانه ها هستند.
الیزابت فوتاس، در سومین ویرایش كتاب خود با عنوان رویه ها و خط مشی های مجموعه گستری[۱۷] ( ۱۹۹۵, p.۴) بر اساس بررسی خود از كتابخانه های عمومی و دانشگاهی ایالات متحده،‌ گزارش كرد كه اكثر كتابخانه ها خط مشی ثابتی برای مجلات الكترونیكی ندارند. نویسنده با نظر او موافق است، اگرچه در این مورد كتابداران بی تقصیر نیستند. نتیجه گیری او با این حقیقت كه در ژانویه ۱۹۹۴، تنها ۱۴% كتابخانه های انجمن كتابخانه های تحقیقاتی گزارش كردند كه دارای بیانیه مجموعه گستری در رابطه با دسترسی به مجلات الكترونیكی هستند، اثبات می شود.(Parang & Saunders, ۱۹۹۴,p.۹ )
● نتیجه گیری
در این قسمت نویسنده با استفاده از مشاهدات كلی پیرامون مدیریت مجموعه مجلات الكترونیكی توسط كتابداران نتیجه گیری می كند. به نظر نویسنده در آینده نزدیك تغییرات بنیادی تأثیرات خود را بر مدیریت مجموعه مجلات الكترونیكی خواهد گذاشت. در حال حاضر اكثر مجلات الكترونیكی بصورت رایگان هستند، ولی بی شك این مورد با توجه با اینكه ناشران تجاری و دانشگاهی به ارائه نسخه های الكترونیكی مجلات چاپی خود می پردازند، تغییر خواهد كرد. نتیجتاً، در بیشتر موارد عنوانی خاص ممكن است بطور همزمان در هر دو فرمت چاپی و الكترونیكی موجود باشد. بنابراین، كتابخانه ها بایستی در مورد اینكه تنها فرمت چاپی، تنها فرمت الكترونیكی یا به هردو مشترك باشند، تصمیم گیری كنند. اگر قدمی فراتر نهیم، یك كتابخانه از چهار گزینه برای فراهم كردن دسترسی كاربران به عنوان مجله ای خاص برخورداراست:
اشتراك نسخه چاپی، اشتراك نسخه الكترونیكی، اشتراك همزمان هر دو نسخه چاپی و الكترونیكی، یا بدون هیچ نوع اشتراك اما ارائه دسترسی از طریق امانت بین كتابخانه ای یا تحویل مدرك تجاری.
در حال حاضر مسائل حل نشده زیادی در مورد مجلات الكترونیك وجود دارد نظیر: كنترل كیفیت،‌كپی رایت، پذیرش علمی، نمایه سازی، كنترل كتابشناختی و هزینه، اینها تنها موارد مهم هستند. زمانیكه این مسائل حل شوند، مدیریت مجموعه مجلات الكترونیكی توسط كتابداران آسانتر می شود، اما ضمانتی وجود ندارد. در طول تاریخ بیست قرنی كتابداری،‌ كتابداران ناچار بوده اند كه فرمتهای جدید مواد را كنترل كنند. از ابتدا كتابخانه ها كتابهای اولیه و پیایند ها را بصورت چاپی گردآوری می كردند. میكروفرمها در طول دهه ۱۹۳۰ پدیدار شدند. درواقع،‌ بعضی پیش بینی كرده بودند كه میكروفرمها جایگزین كتابها و مجلات خواهند شد، اگرچه این مورد هیچ گاه به وقوع نپیوست(Birdsall, ۱۹۹۴, p.۸). مواد دیداری شنیداری در دوره بعد از جنگ جهانی دوم پدیدار شدند. در اواسط دهه ۱۹۸۰ كتابخانه ها به جمع آوری سی.دی.رام، نرم افزار كامپیوتری و فایل های داده ای ماشین خوان اقدام كردند. هم اكنون در اواخز دهه ۱۹۹۰ دو مورد از بزرگترین چالش ها را اینترنت و مجلات الكترونیك تشكیل می دهند. نكته اساسی این است كه كنارآمدن با فرمتهای جدید درحقیقت چیز جدیدی نیست—كتابداران مدتهای مدیدی است كه این كار را انجام می دهند. بالاخره، مجلات الكترونیكی باعث شده است تا كتابداربودن با چالش بیشتر، جالبتر و شادتر همراه باشد، اگرچه بعضی ها با این بیانیه مخالف هستند. درآخر، شما باید خوشحال باشید كه یك كتابدار هستید چراكه به احتمال زیاد با كتابداربودن پول دار نمی شوید.

توماس نیسونگر[۱]
مترجم:زهره زاهدی
E-mail: [e-mail]
دانشجوی كارشناس ارشد علوم كتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه شیراز
این مقاله ترجمه‌ای است از:
Thomas E. Nisonger(۱۹۹۷) Electronic journal collection management issues. "Collection Building", Volume ۱۶ Number ۲ ۱۹۹۷ pp. ۵۸-۶۵.
پانوشتها:
[۱] Thomas Nisonger
[۲] Self-Published Zines
[۳] Adonise
[۴] Dialog
[۵] Bitnet
[۶] Directory of Electronic Journals, Newsletters, and Academic Discussion Lists
[۷] Library Literature CD-ROM
[۸] Genre Specialist.
[۹] Ejournal Site Guide: a Meta Source
[۱۰] John Labovitzs E-Zine List
[۱۱] .NewJour
[۱۲] Ortegay Gasset
[۱۳] The Mission of the Librarian
[۱۴] Checklist Approach
[۱۵] Committee on Institutional Cooperation
[۱۶] Firstsearch Electronic Collection Online
[۱۷] Collection Development Policies and Procedures
فهرست منابع و مآخذ:
Abbott, T. (Ed.) (۱۹۹۴), Internet World’s on Internet ۹۴: An International Guide to Electronic Journals, Newsletters, Texts, Discussion Lists, and Other Resources on the Internet, Mecklermedia, Westport, CT.,
Bailey, C.W. (۱۹۹۲), "Network-based electronic serials", Information Technology and Libraries, Vol. ۱۱ pp.۲۹-۳۵.
Birdsall, W.F. (۱۹۹۴), The Myth of the Electronic Library: Librarianship and Social Change in America, Greenwood Press, Westport, CT.,
Bonario, S., Thornton, A. (۱۹۹۴), "Library-oriented lists and electronic serials", Microcomputers for Information Management, Vol. ۱۱ pp.۲۰۹-۲۶.
Butler, B. (۱۹۹۲), "Electronic editions of serials: the virtual library model", Serials Review, Vol. ۱۸ pp.۱۰۲-۶.
Butler, H.J. (Ed.) (۱۹۹۴), "Abstracts of papers presented at the International Conference on Refereed (Electronic) Journals, October ۱۹۹۳", Serials Review, Vol. ۲۰ pp.۲۱-۳۰.
Butler, K.A. (۱۹۹۴), "Red Sage: the next step in delivery of electronic journals", Medical Reference Services Quarterly, Vol. ۱۳ pp.۷۵-۸۱.
Caplan, P.L. (۱۹۹۴), "Controlling e-journals: the Internet resources project, cataloging guidelines, and USMARC", Serials Librarian, Vol. ۲۴.
Clement, G. (۱۹۹۴), "Evolution of a species: science journals published on the Internet", Database, Vol. ۱۷ pp.۴۴-۵۴.
Cochenour, D. (۱۹۹۶), "CICNet’s electronic journal collection", Serials Review, Vol. ۲۲ pp.۶۳-۸.
Cochenour, D., Moothart, T. (۱۹۹۵), "Relying on the kindness of strangers: archiving electronic journals on Gopher", Serials Review, Vol. ۲۱ pp.۶۷-۷۶.
Cook, B. (Ed.) (۱۹۹۲), The Electronic Journal: The Future of Serials-Based Information, Haworth Press, New York, NY
Cronin, B., Overfelt, K. (۱۹۹۵), "E-journals and tenure", Journal of the American Society for Information Science, Vol. ۴۶ pp.۷۰۰-۳.
Demas, S. (۱۹۹۴), "Collection development for the electronic library: a conceptual and organizational model", Library Hi Tech, Vol. ۱۲ No.۳, pp.۷۱-۸۰.
Duranceau, E et al, .
Duranceau, E.F. (۱۹۹۵), "Cataloging remote-access electronic serials: rethinking the role of the Opac", Serials Review, Vol. ۲۱ pp.۶۷-۷۷.
Duranceau, E.F. (۱۹۹۶), "Old wine in new bottles? Defining electronic serials", Serials Review, Vol. ۲۲ pp.۶۹-۷۹.
Dworaczek, M., Wiebe, V.G. (۱۹۹۴), "E-journals: acquisition and access", Acquisitions Librarian, No. ۱۲, pp.۱۰۵-۲۱.
Dykhuis, R. (۱۹۹۴), "The promise of electronic publishing: OCLC’s program", Computers in Libraries, Vol. ۱۴ pp.۲۰-۲.
Entlich, R. (۱۹۹۵), "Electronic chemistry journals: elemental concerns", Serials Librarian, Vol. ۲۵.
Futas, E. (۱۹۹۵), Collection Development Policies and Procedures
Grochmal, H.M. (۱۹۹۵), "Selecting electronic journals", College & Research Libraries News, Vol. ۵۶ pp.۶۳۲-۳.
Gusack, N., Lynch, C.A. (۱۹۹۵), "Special theme: the TULIP project", Library Hi Tech, Vol. ۱۳ No.۴, pp.۷-۷۴.
Harter, S.P., Kim, H.J. (۱۹۹۶), "Accessing electronic journals and other e-publications: an empirical study", College & Research Libraries, Vol. ۵۷ pp.۴۴۰-۵۶.
Hunter, K.A. (۱۹۹۳), "The changing business of scholarly publishing", Journal of Library Administration, Vol. ۱۹.
Keating, L.R., Reinke, C.E., Goodman, J.A. (۱۹۹۳), "Electronic journal subscriptions", Library Acquisitions: Practice & Theory, Vol. ۱۷ pp.۴۵۵-۶۳.
Lancaster, F.W. (Ed.) (۱۹۹۵), "Networked scholarly publishing", Library Trends, Vol. ۴۳ pp.۵۱۵-۷۵۶.
Lewis, S. (۱۹۹۵), "From earth to ether: one publisher’s reincarnation", Serials Librarian, Vol. ۲۵.
Lim, E.H.T. (۱۹۹۶), "Preprint servers: a new model for scholarly publishing?", Australian Academic & Research Libraries, Vol. ۲۷ pp.۲۱-۳۰.
Malinconico, M. (۱۹۹۶), "Electronic documents and research libraries", IFLA Journal, Vol. ۲۲ No.۳, pp.۲۱۱-۲۵.
Manoff, M., Dorschner, E., Geller, M. (۱۹۹۲), "Report of the electronic journals task force, MIT libraries", Serials Review, Vol. ۱۸ pp.۱۱۳-۲۹.
Manoff, M et al,
McKnight, C. (۱۹۹۳), "Electronic journals - past, present ... and future?", Aslib Proceedings, Vol. ۴۵ pp.۷-۱۰.
McMillan, G. (۱۹۹۳), "Electronic journals: access through libraries", in Saunders, L.M. (Eds),The Virtual Library: Visions and Reality, Meckler, Westport, CT, pp.۱۱۱-۲۹.
McMillan, G. (۱۹۹۲), "Technical processing of electronic journals", Library Resources & Technical Services, Vol. ۳۶ pp.۴۷۰-۷.
Mogge, D., Kovacs, D.K. (۱۹۹۶), Directory of Electronic Journals, Newsletters, and Academic Discussion Lists,
Naylor, B., Geller, M. (۱۹۹۵), "A prehistory of electronic journals: the EIES and BLEND projects", Advances in Serials Management, Vol. ۵ pp.۲۷-۴۷.
Neavill, G.B., Sheble, M.A. (۱۹۹۵), "Archiving electronic journals", Serials Review, Vol. ۲۱ pp.۱۳-۲۱.
Nisonger, T.E. (۱۹۹۲), Collection Evaluation in Academic Libraries: A Literature Guide and Annotated Bibliography, Libraries Unlimited, Englewood, CO.
Nisonger, T.E. (۱۹۹۳), "Electronic journals: post-modern dream or nightmare: report of the ALCTS, CMDS Collection Development Librarians of Academic Libraries Discussion Group", Library Acquisitions: Practice & Theory, Vol. ۱۷ pp.۳۷۸-۸۰.
Okerson, A. (۱۹۹۲), "Electronic journals: current issues", Quarterly Bulletin of the International Association of, Agricultural Information Specialists, Vol. ۳۷ Nos ۱-۲, pp. ۴۶-۵۴.
Ortega y Gasset, J. (۱۹۶۱), The Mission of the Librarian.
Parang, E., Saunders, L. (compilers) (۱۹۹۴), Electronic Journals in ARL Libraries: Policies and Procedures, SPEC Kit No. ۲۰۱, Association of Research Libraries, Office of Management Studies, .
Parang, E., Saunders, L. (compilers) (۱۹۹۴), Electronic Journals in ARL Libraries: Issues and Trends, SPEC Kit No. ۲۰۲, Association of Research Libraries, Office of Management Studies, .
Racine, D. (۱۹۹۲), "Access to full-text journal articles: some practical considerations", Library Administration & Management, Vol. ۶ pp.۱۰۰-۴.
Rooks, D.C. (۱۹۹۳), "Electronic serials: administrative angst or answer", Library Acquisitions: Practice & Theory, Vol. ۱۷ No.۴, pp.۴۴۹-۵۴.
Sasse, M., Winkler, B.J. (۱۹۹۳), "Electronic journals: a formidable challenge for librarians", Advances in Librarianship, Vol. ۱۷ pp.۱۴۹-۷۳.
Singh, J., Meadows, J. (۱۹۹۳), "Electronic serials for library and information specialists", Aslib Proceedings, Vol. ۴۵ pp.۲۳۴-۴۱.
Stoller, M.E. (۱۹۹۲), "Electronic journals in the humanities: a survey and critique", Library Trends, Vol. ۴۰ pp.۶۴۷-۶۶.
Strangelove, M., Kovacs, D. (۱۹۹۱), A., Directory of Electronic Journals, Newsletters, in Okerson.
Thorburn, C. (۱۹۹۲), "Cataloging remote electronic journals and databases", Serials Librarian, Vol. ۲۳.
Van Brakel, P.A. (۱۹۹۵), "Electronic journals: publishing via Internet’s World Wide Web", Electronic Library, Vol. ۱۳ pp.۳۸۹-۹۶.
Willis, K et al, .
Woodward, H.M. (۱۹۹۴), "The impact of electronic information on serials collection management", IFLA Journal, Vol. ۲۰ pp.۳۵-۴۵.
Woodward, H., McKnight, C. (۱۹۹۵), "Electronic journals: issues of access and bibliographical control", Serials Review, Vol. ۲۱ pp.۷۱-۸.
URLs for World Wide Web sites mentioned in text
Australian Journals = http://www.nla.gov.au/oz/ausejour.html
CIC Electronic Journals Collection = http://ejournals.cic.net
Ejournal SiteGuide: a MetaSource = http://www.library.ubc.ca/ejour
John Labovitz’s E-Zine List = http://www.meer.net
National Library of Canada’s Electronic Collection = http:// www.nlc-bnc.ca/eppp/e۳pe.htm
NewJour = http://gort.ucsd.edu/newjour

منبع : نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران