وقتی کارمندان مضطرب می شوند

ERP مخفف كلمات Enterprise Resource Planing است و Enterprise مهمترین بخش آن است. در واقع ERP تلاش می كند تا تمام دپارتمانها و فعالیتها بر روی یك نرم افزار هدایت كننده به صورت متمركز و یكپارچه قرار گیرد.
این نرم افزار تمامی نیازهای كلیه دپارتمانها از جمله كاركنان بخشهای مالی، منابع انسانی و انبار را جوابگو است. در حالت عادی هر یك ازاین واحدها نرم افزارهای كاربردی خود را دارند كه كاركنان واحد بر روی آن به ثبت اطلاعات می پردازند ولی تمامی آنها در یك سیستم گردآوری شده به طوری كه پایگاه داده مركزی جایگزین هر یك از پایگاه داده های مجزا شده و اطلاعات به سهولت جریان یافته و بین واحدها توزیع می شود.
برای واضح تر شدن قضیه موضوع را با یك نمونه توضیح می دهیم: وقتی مشتری سفارش خود را به یك سازمان اعم از تولیدی، خدماتی و... ارائه می دهد این سفارش، به صورت برگه سفارش سفری از این دپارتمان به دپارتمان دیگر در سراسر سازمان را آغاز می نماید، اغلب بارها به ترتیب تأیید وصحه گذاری می شود و مدتها در هر یك از دپارتمانها معطل شده و یاحتی مفقود می شود و یا اشتباهاتی در حین عمل پیش می آید و در واقع هیچ كس در سازمان نمی داند كه این سفارش در چه مرحله ای است و در كدام دپارتمان قرار دارد و مثلاً كاركنان واحد مالی نمی توانند وارد سیستم گردش عملیات انبار شده و ببینند كه آیا سفارش برای مشتری ارسال شده است یا خیر؟ كه اغلب حتی باعث نارضایتی مشتریان می شود.
با استقرار ERP سیستم های قدیمی مستقر در امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار با یك نرم افزار مركزی كه هر بخش آن بین واحدهای مختلف توزیع شده جایگزین می شود. دپارتمانهای مالی، تولید و انبار نرم افزارهای مورد نیاز خودشان را خواهند داشت اما فرقی كه دارند این است كه با هم ارتباط داشته و پرسنل دپارتمان مالی می توانند جریان سفارشات را تا زمان ارسال برای مشتری پیگیری نموده ومشاهده كنند.
ارائه دهندگان این نرم افزار به گونه ای سیستم را طراحی می كنند كه هر سازمان با توجه به نیاز خود، آن قسمت هایی را كه می خواهند خریداری نماید. مثلاً بعضی سازمانها ممكن است بخواهد ماژولهای مرتبط با دپارتمان های مالی یا منابع انسانی را تهیه كرده و بقیه ماژولها را در زمان دیگری خریداری نمایند.
ERPچگونه به توسعه فعالیتهای كسب و كار كمك می نماید؟مثالی كه آورده شد نشان می دهد كه این نرم افزار بهترین امیدواری در جهت ارتباط مابین فرایند و شناسایی موقعیت سفارش مشتریان در هر یك از مراحل اقدام است به همین دلیل هم است كه اغلب از آن به عنوان پشتیبان های پشت صحنه نام می برند.
دقت كنید كه ERP فرایند فروش را برعهده ندارد و ارائه دهندگان آن نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری را جهت به انجام رساندن این امر اختصاص می دهند در واقع نرم افزار ERP پس از دریافت سفارش مشتریان از اولین مرحله تا آخرین مرحله را هدایت و تمامی مسیر جریان را تحت كنترل و نظارت دارد.
وقتی كارشناسان خدمات مشتریان سفارشی از مشتری را در این سیستم وارد می نمایند تمامی اطلاعات مورد نیاز برای ارسال سفارش وجود دارد از جمله میزان اعتبارات تخصیص یافته و استفاده شده، میزان موجودی انبار و زمان ارسال در بخش حمل و نقل سفارشات.
كاركنان در دپارتمانهای مختلف می توانند جریان اطلاعات را دیده و به ثبت بپردازند هر كدام مرحله كاری خود را روی اسناد انجام می دهند و به طور اتوماتیك به واحد دیگر ارجاع می شود به این ترتیب می توان سفارش را به راحتی در سراسر سازمان مسیریابی نموده و مشتریان به موقع و سریعتر اجناس درخواستی خود را دریافت دارند ERP در سایر حوزه ها از جمله بهره وری نیروی انسانی و گزارشات گردش مالی نیز همین طور شگفتی ساز خواهد بود.
●چرا پروژه های ERP منجر به شكست می شوند؟
ERP بهترین طریقه انجام وظایف را در هر بخش سازمانی ارائه می دهد اما شما ممكن است كاركنانی داشته باشید كه با متد و روش خود روی نرم افزارها كار می كنند و ممكن است با روش جدیدی كه در سیتسم جایگذاری شده، مخالف باشند. بهتر است ابتدا یكی از آنها در هر واحد به روی سیستم كار نماید اگر نتیجه مثبت باشد پیاده سازی پروژه در مرحله اول موفق بوده اما اگر خواستار تغییر در روشهای داخلی سیستم باشند باید بگوییم كه پروژه شكست خواهد خورد و مخالفت های پنهان و آشكار در برابر نصب و اجرای سیستم شروع خواهد شد و هزینه های بالای منتج از تغییر ساختار سیستم به خواسته های مدیران و كاركنان، سازمان را همچون با تلاق در خود فرو خواهد برد!داستانهای وحشتناكی خواهید شنید كه همه از ایجاد تغییرات دلخواه در هسته مركزی ERPبه وجود آمده، اگر سازمان در برابر تغییرات حاصل از ERP ایستادگی كند آنگاه است كه سازمان دچار توقف خواهد شد و این پایان كار است.
●هزینه های پنهان ERP چیست؟
غیر از قیمت اصلی سیستم سایر هزینه های آشكار و پنهان به قرار زیر است:
۱ - آموزش :
هزینه های آموزش بالاست چرا كه كاركنان اغلب نیاز به آموزش فرایندهای جدیدی دارند بدتر اینكه شركتهای آموزشی نیز نمی توانند كمكی به شما نمایند آنها بیشتر بر آموزش نحوه به كارگیری نرم افزار تمركز دارند نه روشهای كاری مرتبط با فعالیتهای حرفه ای شما، حتماً برنامه آموزشی برای آن دسته از فرایندهایی كه با اجرای ERP تأثیر خواهند پذیرفت برقرار نمایند. به خاطر داشته باشید كه كاركنان دپارتمان مالی از همان نرم افزاری استفاده می نمایند كه پرسنل امور انبارها كار می كنند، در واقع اطلاعاتی كه وارد می نمایند به روی هر دو سیستم تأثیر می گذارد. پس درنظر داشته باشید كه سرمایه گذاری زیاد روی آموزش نحوه به كارگیری بسیار مهم است.
۲ - یكپارچه سازی و آزمایش:
آزمایش ارتباط ما بین بستر نرم افزاری ERP و سایر نرم افزارهای موجود نیز هزینه جداگانه ای خواهد داشت. شما ممكن است نرم افزارهای اصلی دیگری همچون تجارت الكترونیك و زنجیره تأمین و نرم افزارهای فرعی همچون باركد داشته باشید كه بخواهید با ERP مرتبط سازید اما پیشنهاد می شود كه جهت ارتباط بهتر و هماهنگی بیشتر چنین نرم افزارهایی را هم از ارائه كنندگان ERP تهیه نمایید و در هنگام آزمایش از آموزش غافل نشوید!
۳ - سفارش سازی :
هزینه های دیگری نیز جهت یكپارچه سازی متحمل خواهید شد كه غیرقابل اجتناب هستند از جمله تغییر در هسته مركزی نرم افزار. این وضعیت زمانی پیش می آید كه سیستم نمی تواند فرایندهای كاری شما را هدایت نماید و تصمیم می گیردكه با تغییر در سیستم به آن چیزی كه می خواهید دست یابید.این كار به معنی بازی با آتش است و باعث تغییرات در سایر بخشهای مرتبط خواهد شد و چون تغییرات باید در ورژنهای جدید نیز انجام شود ممكن است درست عمل نشود و فروشنده نیز دیگر نتواند شما را پشتیبانی نماید و این شروع كابوس های شبانه است.
۴ - تبدیل داده ها:
انتقال اطلاعات سازمان از جمله سوابق مشتریان، عرضه كنندگان و داده های طراحی از سیستم های قبلی به ERP نیز هزینه هایی در بر خواهد داشت.
۵ - تجزیه و تحلیل داده ها:
اغلب داده های سیستم ERP باید داده های سیستم های خارجی به منظور تجزیه و تحلیل تلفیق شوند و كسانی كه با حجم بالایی از دیتاها سر و كار دارند باید جهت ذخیره این دیتاها در بودجه پیاده سازی مبلغی را اختصاص دهند.
به روزآوری روزانه تمام دیتاهای تلفیق شده با سایر سیستم ها بسیار مشكل و زمان بر است و سیستم های ERP به خوبی نمی توانند تغییر روزانه در این اطلاعات را پشتیبانی نمایند.
یك راه حل گران این است كه برنامه به صورت اختصاصی انجام پذیرد. نتیجتاً حتماً قبل از طرح ریزی بودجه، حجم اطلاعاتی كه مورد نیاز است مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و سنجیده شود.
۶ - تیمهای مشاوره:
زمانی كه كاربران سیستم در پیاده سازی به مشكل بر می خورند نیاز به مشاوره های پرهزینه پیدا می كنند برای اجتناب از این كار شركتها باید اهداف مشخصی برای هر كدام از تیمهای مشاور داشته باشند و تمامی موارد مورد نظر باید به وضوح در قرارداد قید شود تا در هنگام اجرا مورد پیش بینی نشده ای منجر به افزایش این دسته از هزینه ها نگردد.
۷ - امكان از دست دادن كاركنان نخبه:
كاملاً روشن است كه پیاده سازی موفقیت آمیز ERP به افرادی كه تیمهای پیاده سازی را تشكیل می دهند بستگی دارد (از جمله كاركنان واحدهای اجرایی و سیستمهای اطلاعاتی)
این نرم افزار بسیار پیچیده است و تغییرات كسب و كار و موفقیت آن به هر یك از این افراد بستگی دارد و سازمان پس از اتمام كار پروژه باید آمادگی جابه جایی و از دست دادن این دسته از پرسنل را داشته باشند. شركتهای مشاوره ای و سایر شركتها كه دنبال جذب اینگونه پرسنل هستند با حقوق و مزایای بالاتر از آن چیزی كه شما می توانید پرداخت كنید به آن پیشنهاد می دهند سعی كنید با روشهای مختلف از جمله پرداختهای جانبی آنها را حفظ نمایید.
اما اگر اجازه بدهید آنها بروند، شركتهای مشاوره ای آنها را جذب كرده و شما در صورت نیاز به خدماتشان شاید مجبور شوید حتی تا دو برابر پرداختهای قبلی هزینه نمایید.
۸ - كار تیم های پیاده سازی هیچ گاه تمام نمی شود:
اغلب سازمانها تمایل دارند كه تیمهای پیاده سازی ERP را بعد از اتمام پروژه به كارهای دیگر بگمارند. نرم افزار نصب می شود تیمها شكل می گیرند اما بعد از اتمام پروژه افراد نمی توانند به راحتی به سركار خود بازگردند حالا دیگر تیم پیاده سازی افراد بسیار با ارزشمند هستند چون كاملاً با نرم افزار خو گرفته اند و در ارتباط با فرایندهای سازمان و ارتباطشان با سیستم جدید حتی از كاركنان واحدهای مرتبط مسلط تر هستند. شركتها دیگر نمی توانند اینگونه نیروها را به مشاغل قبلی بر گردانند چرا كه كارهای بسیاری پس از راه اندازی سیستم باید انجام پذیرد تنها استخراج اطلاعات به منظور نوشتن گزارشات مورد نظر ممكن است تا یك سال طول بكشد.
۹ - انتظار دستیابی سریع به نتیجه:
یك اشتباهی كه شركتها بعد از پیاده سازی نرم افزار مرتكب می شوند این است كه انتظار داشته باشند بلافاصله در فرصت كوتاه به منافع حاصل از آن دست یابند. چنانچه اغلب سیستمها تا مدتی كار نكنند منافعشان و میزان تأثیراتشان بر روی فرایندهای سازمان مشخص نمی شود و اعضای تیم پروژه پیاده سازی نیز تا زمانی كه تلاششان به نتیجه مورد نظر نرسد پاداش خود را دریافت نخواهند كرد!
۱۰ - سقوط ERP :
ERP به خاطر تغییراتی كه در سازمانها ایجاد می كند مورد انتقاد قرار می گیرد. در بررسی های اخیر مشاورین دیلویت یك چهارم از ۶۴ شركت فروچون ۵۰۰ پس از پیاده سازی ERP دچار مشكل در عملكردشان شده اند اما رقم واقعی بالاتر از این عدد است!
عمده ترین دلیل آن این است كه همه كارها با آن روشی كه قبلاً انجام می پذیرفته بسیار متفاوت است و وقتی كاركنان نمی توانند كارشان را به مهارت گذشته انجام دهند مضطرب می شوند و كسب و كار سازمان دچار مشكل خواهد شد.
●چه قدر زمان برای پیاده سازی پروژه ERP لازم است؟
شركتهایی كه می خواهند سیستم ERP را پیاده نمایند چندان آسوده نخواهند بود. وقتی ارائه دهندگان ERP به این سؤال شما جواب می دهند: به طور متوسط ۳ تا ۶ ماه ، فریب نخورید! واقعاً این زمان بسیار كم است. اگر واقعاً جایی در این زمان پیاده سازی شده حتماً یا سازمان كوچك بوده یا فراینده پیاده سازی مربوط به یك بخش یا بخشهایی از سازمان بوده است و یا فقط بخشی از آن(به طور مثال بخش مالی) پیاده سازی شده است. اما یك نكته را فراموش نكنید پیاده سازی صحیح و تأثیرات شگرف آن روی كسب و كارتان بسیار مهم تر است تا زمان پیاده سازی، چرا كه برای راه اندازی صحیح حتی ممكن است بین ۱ تا ۳ سال زمان نیاز باشد!
ترجمه و تدوین : پیمان نادری
)

منبع : روزنامه ایران