مدیر و گزارشگری

۱ – مدیر و گزارشگری
گزارشگری از مهم‌ترین وظایف مدیران است. مدیر گزارش می‌نویسد، گزارش می‌خواند، یا كاركنان خود را در تهیه‌ی گزارش راه‌نمایی می‌كند.
پس مدیر باید بتواند گزارش خوب را از گزارش بد بازشناسد. باید بلد باشد گزارشی را خلاصه كند یا بر آن مقدمه بنویسد.
آشنایی مدیر با فن گزارشگری، نقش مهمی در برانگیختن دیگران به افزایش كارآیی گردش اطلاعات در سازمان دارد.
۲ – گزارش اداری
پیامی است آراسته، ناب و حاوی اطلاعات واقعی كه برای كمك به تصمیم‌گیری (یا حل یك مسئله) از یك بخش سازمان به بخش دیگر فرستاده می‌شود.
۳ – دسته‌بندی گزارش‌ها
رسمی – غیررسمی
خبری – تحلیلی
عمودی – افقی
درونی – بیرونی
نوبه‌ای – موردی
۴ – گام‌های اصلی
همواره مخاطب خود را درنظر داشته باشید.
هدف‌های گزارش را مشخص كنید.
درباره‌ی محتوای گزارش برنامه‌ریزی كنید.
اطلاعات و مطالب لازم را فراهم آورید.
گزارش را متناسب با شرایط موجود بیارایید.
پیش‌گفتار گزارش را بنویسید.
همواره كیفیت كار را مدیریت كنید.
۵ – مخاطب خود را درنظر آورید.
فضای فكری و سطح معلومات مخاطبان را بشناسید.
میزان آشنایی مخاطبان را با موضوع بسنجید.
جنبه‌های گوناگون گزارش خود را با فضای ذهنی، سطح دانش و میزان آشنایی مخاطبان با موضوع، سازگار كنید.
۶ – هدف خود را تعیین كنید
چرا گزارش می‌نویسید؟
گزارش شما چه مسئله‌ای را حل خواهد كرد؟
میل دارید بعد از خوانده شدن گزارش چه اتفاقی بیفتد؟
۷ – برنامه بریزید
چه می‌خواهید بگویید؟
با كدام بیان؟
طبق كدام استاندارد؟
از كدام منابع و مراجع؟
كمك لازم دارید؟ از چه كسی؟
چه‌قدر وقت لازم دارید؟
۸ – گزارش آرایی
چكیده‌ی گزارش را در نخستین صفحه بیاورید.
برای گزارش‌های بیش از چند صفحه، فهرست بسازید.
بدنه‌ی گزارش را تا حد امكان كوچك نگاه دارید.
جمع‌بندی، نتیجه‌گیری و توصیه‌ها را در پایان بیاورید.
اطلاعات تفصیلی را در پیوست‌ها بگذارید.
از جلوه‌های دیداری و نموداری مناسب كمك بگیرید.
۹ – فصل‌بندی
گزارش‌های دراز یا پیچیده را به چند بخش اصلی و فرعی بشكنید.
تعداد بخش‌ها: كم‌تر، بهتر.
ساختار بخش‌ها را موازی و هم‌ساز نگاه دارید.
۱۰– پیش‌گفتار
در پیش‌گفتار، راه ورود مخاطب به گزارش را بگشایید.
پیش‌گفتار را كوتاه نگاه دارید.
در پیش‌گفتار به نكات كلیدی اشاره كنید.
پیش‌گفتار را آخر از همه بنویسید.
۱۱– نكات كلیدی در پیش‌گفتار
نتیجه‌ی گزارش، سفارش‌ها، هشدارها
دلایل تهیه‌ی گزارش
شیوه‌ی تهیه‌ی اطلاعات و پردازش آن‌ها
اشاره به ساختار گزارش (در صورت نیاز)
هر موضوعی كه به‌طور اخص به مخاطب مربوط می‌شود
یاد پدیدآوردندگان اصلی گزارش
اشاره به مدارك مهمی كه گزارش بر آن استوار است
۱۲ – كیفیت در تمام لحظه‌ها
ارزش گزارش شما درنظر مخاطب به‌میزان ارزشی است كه شما برای آن قایلید.
انتظار نداشته باشید به گزارشی كه با سهل‌انگاری گردآمده توجه شود.

منبع : سازمان‌ فرهنگی فرا