سیستم اطلاعات مدیریت

"در عصر حاضر اطلاعات و میزان نفوذ اطلاعاتی است که میتواند قدرت یک جامعه را بیان کند" در سالهای اخیر و با توجه به نظریه های مختلف آقای "جک ولش" قدرتمندترین مدیر اجرایی ایلات متحده، عدم رضایت از جایگاه کنونی و نیاز به دگرگون سازی است که میتواند پویایی و فعال بودن یک سازمان را بیان کند و راه را برای فردایی روشن تر هموار نماید.
عصر حاضر با ظهور الکترونیک و کامپیوتر که تمامی جهات زندگی بشر را تحت تاثیر خود قرار داد، سبب شد تا فرایند اطلاعاتی گذشتگان همچون استفاده از چاپار و کبوتر و پیک بناچار از یادها برود و بشر متمدن امروزی بخصوص در کشورهای پیشرفته جهت بهنگام بودن و استفاده هر چه بیشتر از امکانات موجود عصر دیجیتال، به شبکه های کامپیوتری در سطوح مختلف داخل سازمانی، درون شهری، کشوری و یا بین المللی روی آورده اند.
با توجه به هزینه های هنگفت بروکراسی درون و بیرون سازمانی، و نیز به جهت مدیریت دقیق و کارآمد، چاره ای جز حرکت در مسیر تکنولوژی واستفاده بهینه از امکانات روز همچون "سیستمهای اطلاعات مدیریت" یا بطور خلاصه "سام" وجود ندارد. با این دیدگاه و در راستای بهره وری هر چه بیشتر از حداقل امکانات در جهت پیشبرد اهداف عالیه نظام در خدمت رسانی به ملت شریف، مطالبی را در رابطه با ایجاد سیستم هماهنگ اطلاعات مدیریتی در سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران بیان میدارم که امید است سبب ایجاد جهش کوانتمی در این سازمان گردد و عملا سازمانی داشته باشیم با عنوان سازمان بدون مرز و شناخته شده در سطوح مختلف ملی و بین المللی در راستای Globalization. کلیدواژه ها: سازمان مرکزی تعاون روستایی– ICT و سیستم اطلاعات مدیریتی – مدیریت بهینه و مدیریت زمان مقدمه: سازمان مرکزی تعاون روستایی که بر اساس قانون عهده دار امر هدایت، نظارت و حسابرسی شبکه گسترده تعاونیهای روستایی و کشاورزی می باشد، دارای ۲۹ شعبه در استانها، ۲۳۴ نمایندگی در شهرستانها، ۱۲ مدیریت و ۲۵ اداره در مرکز بوده که جمعا دارای۵۹۹۲ پست سازمانی بوده که فعلا با تعداد ۲۹۲۰ نفر پرسنل در کل کشور وظایف محوله را انجام می دهد. شبکه تعاونیهای روستایی و کشاورزی با داشتن تعداد ۴۹۴۵ شرکت تعاونی ( شامل شرکتهای تعاونی روستایی ، کشاوری و روستایی زنان ) و تعداد ۳۳۸ اتحادیه تعاونیهای روستایی و کشاورزی با زیرپوشش داشتن ۴۶۴/۳۹۷/۵ نفرعضو و ظرفیت انباری و ذخیره سازی محصولات کشاورزی به میزان ۴۴۹/۲۰۸/۲ تن و روند افزایشی آن و نیز داشتن حدود ۱۱۰۰۰ فروشگاه تعاونی مصرف در اقصی نقاط روستایی کشور عهده دار تهیه ، توزیع و نگهداری محصولات و کالاهای مختلف و متنوع میباشد به نحویکه میتواند ۴۰ درصد جمعیت کشور ( روستاییان ) را تحت پوشش خود قرار بدهد ونیازهای کالائی آنها را در ابعاد معیشتی و حرفه ای تامین نم! اید و از سوی دیگر با وجود تعداد ۱۵۷ واحد تولیدی در سطح شبکه و قابلیت گسترش چندین برابر آنها ، ایجاد یک بازار قدرتمند تولید دراین شبکه امکان پذیر میباشد. شبکه تعاونیهای روستایی و کشاورزی با داشتن رقم قابل توجهی عضو با بکارگیری بیشتر و مناسبتر رهیافت فرد یعنی استفاده از پس اندازهای اندک اعضاء میتواند منابع مالی مورد نیاز جهت سرمایه گذاری در بخشهای مختلف تولیدی و خدماتی را با حداقل اتکاء به منابع مالی دولت فراهم سازد. ایجاد ارتباط سیستمیک و دو طرفه بین جامعه روستایی ( بعنوان یک سیستم پویا ) و محیط خارج آن. عوامل تولید نظیر اعتبارات، نهاده ها، نوآوریها ، تکنولوژیهای مناسب ، دانش و … بعنوان ورودیها توسط تعاونیها به داخل سیستم روستا وارد و از طرفی تولیدات بخش روستا و همچنین آمار و اطلاعات که برای برنامه ریزی محلی ، منطقه ای و ملی ضروری است خروجیهای سیستم روستا به شمار می آیند که از طرف تعاونیها به خارج از سیستم هدایت میشوند. در سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران و کلیه واحدهای تابعه اعم از اتحادیه های تعاونی روستایی – شرکتهای تعاونی روستایی، کشاورزی و زنان همواره در مراحل مختلف کاری و اداری خود از گذشته تاکنون جهت ایجاد ارتباط و تعامل همچون سایر سازمانها و اداره ها از روند و سیر بروکراسی تبعیت کرده اند که خود شامل مراحل مختلفی همچون نامه – پیام شفاهی و ... است. وظایف سازمان: وظایف سازمان عبارت است از هدایت ، حمایت و نظارت برشبکه تعاونیهای روستایی ، کشاورزی و روستایی زنان در قالب فعالیتهای هدایتی ، حمایتی و نظارتی. بطور کلی سیستم اطلاعات سازمان به دو بخش تقسیم میشود که در حال حاضر مورد اول از اهمیت بالایی برخوردار است.
اول سیستم اطلاعات مدیریت و دوم سیستم پردازش داده های اداری که بعنوان رکن خبره و هوشمند در تصمیم گیریهای موثر مدیریت، مورد نیاز خواهد بود. به جهت اهمیت موضوع و مدیریت بهینه تمامی اتحادیه ها وشرکتها در سطوح مختلف مدیریتی، نیاز شدید به ایجاد بستر و در نهایت سیستم یکپارچه مدیریتی بصورت ملی است که طی فازبندیهای متوالی کارایی خود را نشان خواهد داد.
در ابتدا نیاز اصلی سازمان بسترسازی است که خود شامل دو مرحله است: ۱- بسترسازی فیزیکی و تجهیز و تکمیل زیرساختهای شبکه ای ۲- بسترسازی فرهنگی و ارتقای سطح دانش افراد زیرمجموعه اعم از ستادی، استانی و ... برای مورد اول از زیرساختهای کلی مانند شبکه هایی با جفت سیم مسی – فیبرنوری – مایکروویو و ماهواره های مخابراتی می توان استفاده نمود. قابل ذکر است که مراحل اجرایی ایجاد شبکه درون سازمانی آغاز شده که در آینده نزدیک و در راستای مبحث جهانی سازی علاوه بر ارتباط مستقیم اطلاعاتی با سازمانهای زیرمجموعه درون استانی خواهیم توانست بطور اصولی و برنامه ریزی شده ای با مجامع بین المللی در ارتباط متعامل و پویا باشیم.
بسترسازی فرهنگی جهت ارتقای دیدگاه الکترونیک همکاران و افراد تحت پوشش این سازمان مرحله ای اساسی و قابل بحث است و در رابطه با اهمیت موصوع همین بس که بدون دارا بودن افرادی خلاق، پویا و آموزش دیده، ایجاد سیستم اطلاعات مدیریت در این سازمان به بیراهه خواهد رفت و چه بسا مشکلات، معضلات و هزینه های آتی چنین سیستمی به مراتب بیش از فواید آن گردد. با توجه به اینکه مسئولیت پذیری در این دوره به معنی آغاز کار وبسترسازی است وامروزه مدیریت بر اساس کیفیت باید پایه ریزی شود و نه بر طبق اهداف قبلی، لازم است ضرورت ایجاد و استفاده از منابع اطلاعاتی علمی را به صورت زیر تعریف کرده و بر اساس آن سیستم اطلاعات مدیریت را در سازمان مرکزی تعاون روستایی پایه ریزی نمود. ۱
▪ تحولات سریع تکنولوژی : خوشبختانه از برخی جهات و یا متاسفانه از جهات دیگر روند تحولات تکنولوژی ارتباطات بقدری است که برای تصمیم گیری دقیق جهت استفاده از نرم افزار و یا سخت افزارها در بسیاری موارد شبهاتی ایجاد میشود. بنابراین برای تضمین این که سازمان مرکزی تعاون روستایی بدون آگاهی، اسیر سیستمهای ناسازگار چه از لحاظ سخت افزاری و یا نرم افزاری نشود، باید ضمن تغییر تکنولوژی از اهمیت فزاینده برنامه ریزی غافل نباشد. ۲- کمبود پرسنل و مغزافزار سازمان: کمبود افراد تحلیل گر و برنامه ریزان آموزش دیده و نیز طولانی بودن دوره آموزش برای کارآمد ساختن افراد، عامل بازدارنده مهمی در ترویج سیستمهای اطلاعات است. ۳- نبود و یا کمبود سایرامکانات سازمانی: اینکه منابع مالی و مدیریتی در همه سازمانها محدود است و بخصوص نیاز به مهندسی مجدد سازمانی در ایران به شدت محسوس است و بعنوان نمونه در مورد تخصیص منابع مالی و اعتباری بطور مستقیم به مواردی همچون سیستمهای اطلاعاتی و یا بهره گیری از تکنولوژی دیجیتال، چرا که معمولا اعتبار آن از منابع دیگر تامین میشود. پس بررسی دقیق تاثیر و بازدهی این هزینه ها موضوعی حایز اهمیت بوده که خود میتواند عامل محرکی در جهت پیشبرد اهداف عالیه باشد و یا برعکس عامل بازدارنده در جهت شروع کار پروژه ای جدید. فنآوری اطلاعات چیست؟ فنآوری اطلاعات مجموعه‌ای شامل حداقل یکی از اجزای زیر است: ۱
▪ سخت افزار Hardware ۲- نرم افزار Software ۳-سیستمهای ارتباطی Telecommunication ۴- ایستگاه کار Workstation ۵-سیستمهای خودکارسازی Computer Controlled robots ۶- محصولات هوشمند Smart Products سامانه اطلاعاتی چیست؟ سامانه اطلاعاتی، یکی از نتایج حاصل از به کارگیری فن‌آوری اطلاعات است که به کمک آن اطلاعات مختلف رده بندی و طبقه بندی می‌شوند تا دوباره به کار گرفته شوند. انواع سامانه‌ها یا سیستم‌های اطلاعاتی به شرح ذیل می‌باشند:
ـ سامانه مدیریت محتوا Content Management System (CMS)
ـ سامانه مدیریت مستندات Document Management System (DMS)
ـ سامانه مدیریت اطلاعات Management Information System (MIS)
ـ سامانه پشتیبانی تصمیمگیری Decision Support System (DSS)
ـ سامانه اطلاعات اجرایی Executive Information System (EIS)
ـ سامانه پشتیبانی مدیریت Management Support System (MSS) >> DSS + EIS
ـ سامانه اطلاعات استراتژیک Strategic Information System (SIS)
بر اساس کارکردهای مختلف فن‌آوری اطلاعات، و ترکیب قابلیتهای آن، سامانه های اطلاعاتی شکل می‌گیرند. بدین لحاظ برای فهم نقش فن‌آوری در سازمان، باید ابتدا کارکردهای پایه آن را شناخت: کارکردهای پایه فن آوری اطلاعات (Basic Functions of IT) هر جا که فن‌آوری اطلاعات به کار گرفته می‌شود، حداقل یکی از عملیات زیر و معمولا ترکیبی از آنها اتفاق می‌افتد:
۱) تبدیل اطلاعات (Conversion) یعنی اطلاعات از یک شکل به شکل دیگر تبدیل میشوند (مثل پخش صدای شما از یک بلندگو، یا اسکن کردن متن یک قرارداد و تبدیل آن به قالب الکترونیک
۲) ذخیره سازی اطلاعات (Storage) مثل ذخیره صدای شما بر روی دیسک یا نوار یا ذخیره کردن اطلاعات
۳) پردازش اطلاعات (Processing) مثل محاسبه میزان کل گندم خریداری شده به وسیله کامپیوتر یا تراز حساب مالی در یک نرم افزار حسابداری
۴) تبادل اطلاعات (Communication) مثل مبادله اطلاعات از یک کامپیوتر به یک کامپیوتر دیگر
۵) تحلیل و همگرایی اطلاعات مثل نرم افزارهای هوشمند کنترل پارامترهای کشاورزی در سیستم گلخانه و یا طراحی صنعتی و الکترونیک. فن آوری های نوپدید (ٍEmerging Technologies) از ترکیب کارکردهای بالا، فن‌آوری‌های جدیدی پدید آمده است که به تنهایی هویت خاص خود را پیدا کرده‌اند و بسیار پیش می‌آید که یک طرح به کارگیری تکنولوژی در سازمان، یکی از اینها را به عنوان هدف طرح ذکر می‌کند (مثل طرح اتصال سازمان به اینترنت).
بعضی از این فن‌آوری‌ها به قرار ذیل هستند:
- چند رسانه ای (Mulimedia)
- شبکه های کامپیوتری (Computer Networks)
- بسته های نرم افزاری (Software Application/Trends)
- انبارهای داده (Data Warehouses)
- فن آوری بدون سیم (Wireless Technologies)
- سیستمهای هوشمند (Artificial Intelligence Systems)
- اینترنت برنامه ریزی فنآوری اطلاعات هر برنامه انتقال یا به کارگیری فن‌اوری به سازمان باید به سوالهای زیر پاسخ دهد:
- چه؟ (چه چیزی می‌خواهد در سازمان به کار گرفته شود
- کجا؟ (در چه بخش از سازمان یا برای کدام فعالیت
- چه وقت؟ - چقدر هزینه در ازای چقدر سود؟
- چگونه؟ (مراحل انجام کار چیست
- توسط چه کسی؟ (آیا با تکیه بر نیروهای داخل سازمان یا بیرون آن؟ و در میان شرکتهای بیرونی، کدام یک و چرا مناسبتر است؟( برای پاسخ دادن به این سوالها، به مرور نقش‌هایی که فناوری می‌تواند در یک سازمان داشته باشد می‌پردازیم: نقش فنآوری اطلاعات در سازمان - نقش پشتیبانی در این نقش، فعالیت اصلی و محوری سازمان بدون استفاده از فن آوری هـم انجام می‌شود، اما به کار گیری فن آوری به نحوه انجام فعالیت‌ها به شدت کمک می‌کند یا اینکــه آنها را توسعه می‌دهد. مثل به کارگیری سیستم مالی یا حسابداری برای سازمان که گرچـــه مـی‌توان همچـنان حساب و کتاب‌ها را در دفاتر داشت، اما کامپیوتر انجام عملیات حسابداری را تسهیل می‌کند. - نقش محوری فن‌آوری برای برخی سازما‌نها نقش محوری دارد به نحوی که بدون به کارگیری ان، اگر چه می‌توان به فعالیت ادامه داد، اما تفاوت بین به کارگیری و عدم به کارگیری فنـــاوری فاحــش است. مثل به کارگیری سیستم تایپ کامپیوتری در یک روزنامه یا انتشاراتی. امــروزه تقریبا بدون به کارگیری حروفچینی کامپیوتری، اداره یک روزنامه یا انتشار یک کتاب غیرممکن است. - نقش استراتژیک در نقش استراتژیک، اصولا ادامه فعالیت سازمان بدون به کارگیری فنــــآوری بی‌معنی است.
مثل شبکه ارتباطی برای خرید یا فروش محصولات تضمینی و یا به کارگیری کامپیــوتــر در سیستم بانکی. با توجه به موارد یاد شده سوالاتی بصورت زیر مطرح میگردد که قابل توجه است:
۱) تکنولوژی کامپیوتر در سازمان چگونه باید جذب شود؟
۲) مشکلات جذب این تکنولوژی چیست؟
۳) جهت برقراری هماهنگی و منطبق نمودن نیازهای اطلاعاتی سازمان و تکنولوژی حاضر، چه استراتژیهایی وجود دارد؟ بطور کلی محموعه ای از اطلاعات که تحت ضوابطی سازماندهی و بر اساس یکی از ساختارهای داده ای استاندارد، مرتب شده اند را پایگاه داده یا Data Base گویند. حال آنکه مجموعه اطلاعاتی که بدون هیچگونه ضوابطی گردآوری شده است را بانک اطلاعات یا Data Bank گویند.
سیستم مدیریت پایگاه داده ها یا Data Base Management System که به اختصار آن را DBMS گویند که امکان استفاده از پایگاه داده را بوجود می آورد. البته روشهای مختلفی جهت ایجاد سیستم مدیریت پایگاه داده وجود دارد که خارج از بحث بوده و فقط به اختصار به ذکر نام آنها میپردازم:
۱) HDBMS یاDBMS Hierarchical
۲) NDBMS یا Network DBMS
۳) RDBMS Relational DBMS
۴) ODBMS یا Object Oriented DBMS
۵) MDBMS یا Multi DBMS که امکان استفاده از سایرسیستمهای مدیریت پایگاه داده ای قدیمی و یا جدید را فراهم میاورد.
سیستم اطلاعات مدیریت، سیستمی است که با استفاده از یکی از DBMSها طراحی شود و خروجی DBMS را مشخص مینماید.یعنی سیستمی که کنترل و بازسازی اطلاعات را در دنیای محیطی و عملیات داخل سازمانی بر عهده دارد به طریقی که با سازماندهی و انتخاب داده های مناسب، اطلاعات و گزارشهای لازم را جهت تصمیم گیری دقیق، برنامه ریزی و کنترل برای رده های مختلف مدیریت آماده میسازد. قابل ذکر است که سیستم IMS یا "سیستم مدیریت اطلاعات" سیستمی است که قبلا اطلاعات را برای MIS آماده میکند. همچنین شایان ذکر است که بدلایل مختلفی همچون : - حجم پردازش اطلاعات زیاد توسط کامپیوتر - سرعت بالای پردازش - دقت زیاد در حالتی که عملیات MIS از حالت دستی خارج شده و بوسیله کامپیوتر انجام پذیر گردد به آن Computer Base Information System)) یا به اختصار CBIS گویند. بطور کلی MIS اطلاعات فوری و اضطراری را برای تصمیم گیری موثر، قطعی و صحیح در اختیار مدیریت قرار میدهد و میتوان گفت سه نیاز اصلی مدیریت را برطرف میسازد که شامل: - اطلاعات مورد نیاز روز - اطلاعات سریع - اطلاعات برای تصمیم گیری موثر البته میتوان اطلاعات MIS را بشرح زیرطبقه بندی کرد:
▪ اطلاعات تایید کننده وضعیت رضایت بخش سازمان
▪ اطلاعات حاکی از وجود مسایل و مشکلات
▪ اطلاعات خارج سازمان که بر سازمان اثرگذار است.
▪ اطلاعات داخلی که بیانگر اطلاعات داخلی سازمان است.
طبق برنامه ای که پیش بینی شده است محیط MIS سازمان مرکزی تعاون روستایی میتواند بوسیله LAN داخل سازمان پایه ریزی شود و سپس بوسیله WAN، MAN، و یا GAN در سایر نقاط اعم از اتحادیه مرکزی، سازمانهای تعاون واقع در مراکز استانها و اتحادیه های استانی قابل دسترس باشد که جهت کارایی بیشتر، ایجاد ابتکار و خلاقیت در سایر استانها لازم است که با هماهنگی سازمان مرکزی، سایر استانها بسته به نوع و میزان عمل خود در استان نسبت به طراحی، پایه ریزی و اجرای شبکه های اطلاعاتی لازم اقدام نموده تا در نهایت سازمان مرکزی بتواند با مدیریت بهینه الکترونیک خود به همه شهرها و روستاها ! دسترسی معقول و نظارت بهینه داشته و عملا با این کار پورتال (Portal)قوی و به روز سازمان مرکزی قابل استفاده خواهد بود و از هر نظر در خدمت مستقیم ملت عزیز و روستاییان شریف است ومسلما نیاز آنان بطور مستقیم به این بخش از بدنه دولت کمتر شده و بطور تعاملی همه شرکتها و روستاییان در ارتباط خواهند بود که زمینه ساز و بسترساز رفع مشکل روستاییان ومردم به دست خودشان خواهد بود. عناصر اطلاعاتی لازم در جهت ایجاد یک سیستم MIS کارآمد بصورت زیر تعریف میشود:
۱) سخت افزار(شامل شبکه – سرورها – و سایر تجهیزات جانبی است)
۲) نرم افزار(برنامه ای که نیازهای ارباب رجوع را به راحتی رفع نماید)
۳) پرسنل یا مغزافزار(شامل سه گروه برنامه نویس – کاربران نهایی – سرپرست پایگاه اطلاعاتی یا Administrator که رابط بین کارفرما و پایگاه است.)
۴) پایگاه اطلاعات
۵) روش ها و متدها(روشهایی که بر محیط عملیاتی حاکم است وکلیه امور بر اساس این روشها اجرا میشوند.
در جدول زیر یکسری مزایا و معایب پردازش داده و اطلاعات به روش پایگاه داده ای بیان میگردد: مزایا معایب داده ها بصورت تکراری ثبت نمیشوند. هزینه های نرم افزاری و کلا اجرایی بالایی دارد (البته فقط در ابتدای کار و قابل اغماض است نسبت به فواید آتی آن).
ایجاد تغییر در دستگاههای اطلاعاتی هیچگونه تغییری در روند اطلاعات نخواهد گذاشت و استقلال داده ای محفوظ خواهد ماند. چنانچه عملیات پشتیبانی از داده ها و اطلاعات بخوبی انجام نشود، منجر به ضایعات اساسی در سازمان خواهد شد.
در عملیات بروز کردن اطلاعات همه فیلدها بطور همزمان و مناسب با برنامه خود بروز شده و ناهماهنگی از این بابت پیش نخواهد آمد. چنانچه تغییرو یا پیشرفتی در منطق حاکم بر مدیریت داده ها پیش آید،مزایای آن به همه سیستم و برنامه ها خواهد رسید. بدلیل اینکه داده ها بصورت یکپارچه در سیستم نگهداری میشوند میتوان از ترکیب آنها اطلاعات جامع تری بدست آورد. متدولوژی انجام سیستمهای اطلاعاتی به دو دسته کلی ساختیافته و شی گرا تقسیم میشود که بطور کلی خصوصیات بارز یک متدولوژی یا فراروش نیرومند میتواند شامل مواردی ازقبیل زیر باشد:
▪ حداقل برای مدت زمان حدود ۷-۵ قابل استفاده باشد.
▪ در تعداد زیادی پروژه قبلا اجرا شده باشد و کارایی خود را نشان داده باشد(استاندارد آن بیش از ۱۰۰ پروژه می باشد).
▪ منابع و رفرنسهای آموزشی زیادی داشته باشد.
▪ با نیاز کاربران مطابقت داشته باشد.
▪ به مرور زمان تحویل گردد تا زمان لازم برای ویرایش و اصلاح را داشته باشد.
▪ در اکثر پروژه های اجرا شده، موفق بوده باشد.
نرم افزار "سام" چند دسته فعالیت را در سازمان به پیش میبرد که بعنوان نمونه میتوان ارتباطات با متقاضی، برنامه ریزی، تحلیل ریسک، مهندسی، و فیدبک متقاضی و یا ارباب رجوع را نام برد که باید حداقل از استانداردهای لازم پیروی کند و یکی از مهمترین آنان استاندارد ISO/IEC ۱۲۲۰۷ است. بصورت یک اصل و اساس مدیریتی میتوان نیازهای مدیریت امروز به "سام" را بصورت زیر تشریح کرد:
▪ برنامه ریزی
▪ سازماندهی
▪ رهبری و ایجاد انگیزه و خلاقیت
▪ گزارش دهی
▪ کنترل
۱) در برنامه ریزی طرح ها و سلسله مراتب سازمانی با هدف دستیابی به اهداف مشترک از قبل تعریف شده اند مانند طرح های بلند – میان و کوتاه مدت. برنامه ریزی برای نیل به اهداف با استفاده از منابع موجود و بهینه سازی هزینه ها از اولین وظیفه مدیریتی است.
۲) برای اجرای برنامه ها، نیاز به سازماندهی منابع فیزیکی، مادی و انسانی داریم بدین معنی که وظایف و مسئولیتها باید مشخص باشد بودجه تعیین و زمان تنظیم گردد( گرچه در مدیریت زمان و مدیریت دقیق بحث این است که به مدیران وافراد اعتماد داشت و زمان را از دست نداد). برای انجام این اعمال مدیریت نیاز به اطلاعات دقیق و کافی دارد از همه قسمتهای سازمان و امور ذیربط.
۳) تحقق پذیری برنامه ها از جمله وظایف مدیریت است. سازمان نیازمند است در جهت وظایف تعیین شده، فعالیت ها هماهنگ و هدایت شوند که در این رابطه ایجاد انگیزه در کارکنان حایز اهمیت است. در شرایط کنونی تنها وسیله ای که میتواند به بهترین وجه ارتباط موثر بین کارکنان سازمان را برقرار کند، چیزی جز "سام" ویا بعبارتی MIS نیست.
۴) برای پیگیری اقدامات انجام شده در زمینه امور اجرایی، کارکنان باید بطور مستمر پیشرفت کار را به مدیریت اطلاع دهند.
۵) چنانچه بتوان گزارش های لازم را به موقع به مدیریت ارائه داد، در زمان لازم مدیریت خواهد توانست در برنامه ریزی ها و بودجه بندی ها تجدید نظر نموده و عملا کنترل بهینه ای اعمال نماید و از اطلاعات که مایه قدرت هر مدیر است میتوان برای تحلیل بهتر اهداف سازمان استفاده نمود. عواملی که سبب شکست طرح اتوماسیون اداری و "MIS" سازمان مرکزی تعاونی روستایی میشود، بصورت خلاصه ذکر میگردد:
▪ عدم شرکت مدیران در برنامه ریزی و طراحی برنامه که ناشی از عدم باور آنها به "سام" و رویارویی با تکنولوژی جدیداست.
▪ عدم برنامه ریزی کافی
▪ عدم بکارگیری متخصصان کامپیوتر
▪ مزاحمت های کامپیوتری و عدم در نظر گرفتن سیاستهای لازم امنیتی شبکه سیاستهای امنیتی برای مقبله با تهدیدهای فنی و انسانی علیه امنیت شبکه اطلاعاتی سازمان باید تدارک دیده شود و در سطح مدیریت و کارکنان منتشر شود. برخی مزایای استفاده از "سام" شامل موارد زیر است: • حذف میزان هزینه قابل توجه اسناد و اقلام پردازش شده در سال(چاپ اوراق – کارت – سربرگ – فکس و کپی).
▪ زمان صرف شده جهت جمع آوری، کلاسه بندی و تجزیه و تحلیل داده های آماری بسیار کمتر میشود.
▪ عملیات پردازش داده ای و داده آمایی سریعتر و راحت تر صورت میگیرد.
▪ ماشین نویس و ماشین نویسی رله شده و کمتر نیاز به کاغذبازی است.
▪ هزینه سنگین ناشی از سرویس و یا خرید دستگاههای فتوکپی حذف میشود.
▪ عملیات بایگانی و آرشیو براحتی امکان پذیر بوده و حتی فضای بسیار کمی نیاز است جهت بایگانی اطلاعات بطوریکه عملا فضای دو سه اتاق بایگانی به اندازه یک کیس کامپیوتر کوچک خواهد شد.
▪ عملیات پستی و یا ارسال فکس منحل و فراموش خواهد شد.
▪ عملیات کنترلی و رفع ایراد هر یک از موارد ذکر شده خود نیز هزینه هایی را در بر خواهد داشت.
▪ از همه مهمتر وقت و زمان آزاد شده ناشی از مکانیزاسیون چشمگیر بوده و با ضرب کردن در میانگین زمانی حقوقی افراد، وقت بسیار زیادی بصورت فرصت غنیمت شمرده خواهد شد.
▪ رضایت ارباب رجوع و کارکنان.
▪ افزایش میزان بهره وری کارکنان بدلیل شفاف بودن روند و سیر کار و مشخص بودن ورودی و خروجی سیستم.
▪ ایجاد خلاقیت و ابتکار در سطوح مختلف.
▪ و بالاخره اینکه بوسیله "سام" در مبحث IT میتوان از "مدیریت زمان" که از ابزارهای مدیریت مدرن است، بهره جست ودر زمان کمتر کار بیشتر و با کیفیت تری انجام داد. نتیجه گیری: با این توصیف لزوم بکارگیری سیستم اطلاعات مدیریتی و سپس سیستمهای خبره جهت تصمیم گیریهای صحیح در کلیه امور مدیریتی سازمان مرکزی تعاون روستایی و سازمانهای استانی به روشنی واضح است و بنابراین ضرورت طراحی و بکارگیری سیستم مورد نیاز با توجه به تمهیدات مختلف زیرساختی اعم از شبکه کامپیوتری ساختیافته از لحاظ سخت افزار و نرم افزار مشخص و پرواضح است.
با این وجود ضرورت اجرای طرح ملی توسعه سیستمهای الکترونیکی و اتوماسیون اداری جهت سازمان مرکزی تعاون روستایی، سازمانهای استانی و سپس اتحادیه ها و شرکتها بخوبی محسوس بوده که طی برنامه زمانبندی مشخص حداکثر تا پایان سال ۱۳۸۳ قابل اجرا خواهد بود.

نویسنده : سعید فروردین

منبع : مرکز توسعه و تبادل دانش فناوری اطلاعات