سه شنبه, ۱ خرداد, ۱۴۰۳ / 21 May, 2024
مجله ویستا
ادب و نزاکت رادر ایمیلهای خود رعایت کنید
وقتی با كسی صحبت میكنیم، انتظار داریم كه طرف مقابل قواعد رفتاری خاصی را در نظر داشته باشد، و آدابِ معاشرت متقابل را رعایت كند. همین موضوع در عرصهی اینترنت نیز مصداق دارد.
در اینجا چند نكتهی ظریف وجود دارد كه با رعایت آنها در ایمیلهای خود، میتوانید هر چه بهتر با دیگران ارتباط برقرار كنید.
به طور خلاصه و شفاف، موضوع نامهی خود را در سطر "موضوع" یا Subject ذكر كنید.
نامههایی كه موضوعات مشخصی داشته باشند، راحتتر طبقهبندی میشوند و بر اساس اولویتشان دستهبندی میگردند.
از CC (به معنی رونوشت به:) استفاده نكنید اگر میخواهید رونوشت نامهی خود را برای چندین نفر ارسال كنید، از CC استفاده نكنید. رعایت این نكته مخصوصاً در محل كار لازم است.
این روزها از در و دیوار ایمیل میبارد و همه از اطراف و اكناف، ایمیلهای بسیار زیادی دریافت میكنند. نامههای بیمورد، آزار دهنده هستند. اگر فقط عدهی معدودی باید واقعاً پیغام شما را دریافت كنند، نامه را فقط برای آنها ارسال كنید.
به همین سیاق، هنگام جوابدادن به یك ایمیل، به همهی گیرندگان آن، جواب ندهید. با انتخاب Replay to All یا چیزی شبیه آن، هنگام جوابدادن به یك نامه ممكن است كل شركتتان را به دردسر بیندازید.
هنگام ارسال یك پیغام برای تعداد زیادی از افراد كه لزوماً یكدیگر را نمیشناسند، از BCC (به معنی رونوشتهای محرمانه به:) استفاده كنید.
درست همان طور كه دادن شماره تلفن یك شخص به دیگران بدون اطلاع او، كار مؤدبانهای شمرده نمیشود، دادنِ آدرسِ ایمیل اشخاص نیز به دیگران عمل پسندیدهای نیست. برای نمونه، وقتی یك ایمیل را به ۳۰ نفر میزنید و از To یا CC برای خطاب قراردادن آنها استفاده میكنید، كل آن ۳۰ نفر نشانی ایمیل یكدیگر را خواهنددید. با استفاده از BCC، هر گیرندهی نامه فقط دو نشانی را در متن نامه میبیند- نشانی خودش و نشانی شما را.
پیغامهای خود را موجز و مختصر كنید. فقط افراد كمی از خواندن مطالب روی نمایشگرِ كامپیوترشان لذت میبرند، و تعداد خیلی كمتری از خواندن آنها روی نمایشگر كوچك گوشیهای تلفن همراهشان. هركس كه به یك پیغام یا ایمیل مفصل بر میخورد، فوراً آن را دور میریزد.
● فرستادنِ پیوستها
كاربران بیشتر ادوات بیسیم فاقد نرمافزارهای لازم برای بازكردن پیوست و ضمایم ایمیلها هستند. از طرف دیگر، پیوستها مَحمل مناسبی برای انواع و اقسامِ انگلهای اینترنتی به شمار میروند. بنابراین خودتان را با فرستادن پیوست به زحمت نیندازید. این روزها كسی به پیوستها اعتنا نمیكند.
از این كه نامهی خود را فقط با حروف بزرگ بنویسید، اجتناب كنید. تماماً استفاده از حروف بزرگ، مثل این است كه دارید فریاد میزنید! درعین حال خواندنِ چنین نامههایی خیلی دشوار است.
از نوشتن چیزی كه در ملاءِ عام به زبان نمیآورید، بپرهیزید! هركس میتواند به سادگی نامهی شما را به جای دیگری بفرستد، حتا تصادفی. اگر اطلاعات شخصی یا محرمانهی كسی را افشا كرده باشید، این موضوع میتواند شما را در وضعیت دشواری قرار دهد. اگر واقعاً نمیخواهید كس دیگری در جریان چیزی كه نوشتهاید، قرار بگیرد، به فكر استفاده از تلفن باشید و از خیر ایمیل بگذرید.
از شكلك یا smiley استفاده كنید تا مطمئن شوید سوءتفاهم پیش نمیآید.
شكلكها معمولاً در نامههای شخصی به كار میروند و به هیچ وجه مناسب مكاتبات اداری نیستند. اگر فكر میكنید با استفاده از یك شكلك، پیغامتان را بهتر میفهمید، از آن شكلك استفاده كنید. منتها بعضی وقتها خودِ این شكلكها نیز موجب سوءتفاهم میشوند. برای مثال، خیلی بیادبی است كه یك مطلب پیشپا افتاده یا تحقیرآمیز بنویسید، و سپس در آخر جملهتان یك شكلك خندان بگذارید!
از فرستادن ایمیل برای جمع كثیری از افراد خودداری كنید، مگر آنكه یك دلیل موّجه برای این كارتان داشته باشید.
ایمیلی را كه یكباره به دست گیرندگان زیادی میرسد، ممكن است جزو ایمیلهای فلّهای یا spam به حساب بیاورند. درحال حاضر،چیزی منحوستر از ایمیلهای فلهای وجود ندارد.
از فرستادن ایمیلهای زننده و مبتذل خودداری كنید! همانطور كه از اسمشان پیدا است، ایمیل مبتذل یك نوع پیغام توهینآمیز است كه موجب ناراحتی طرف مقابل ، و رنجش و آزردگی وی میگردد.
برای احترام گذاشتن به مخاطبِ خود، اسمتان را در پایین نامه قید كنید.هر نامهای كه بفرستید، نشانی ایمیل شما را نیز در بر خواهد داشت، منتها ممكن است گیرندهی آن نفهمد كه آدرس برگشتی به شخصِ شما تعلق دارد. مخصوصاً اگر با اسم واقعی شما تفاوت داشته باشد.
نامهی خود را غلط گیری كنید! برای آنكه مطمئن شوید املای كلمات را درست نوشتهاید، یك بار به دقت آن را مرور كرده و یا با غلطگیر خودِ نرمافزار ایمیل، املای كلمات را بررسی نمایید.
▪ آخرین نكته...
یاد گرفتن آداب و اصولِ ایمیل، ممكن است مدتها طول بكشد. نگذارید ترس از اشتباه كردن، سد راهتان شود. تمام كسانی كه با اینترنت سروكار دارند و تازه ادعاشان هم میشود، یك روز، «هِر» را از «بِر» تشخیص نمیدادند و نمیتوانستند با چند متر آن میشود یك دست كت و شلوار دوخت.
بنابراین، جرئت داشته باشید و در راه آموختن، تجربه كنید.
منبع : ماهنامه کامپیوتر
نمایندگی زیمنس ایران فروش PLC S71200/300/400/1500 | درایو …
دریافت خدمات پرستاری در منزل
پیچ و مهره پارس سهند
تعمیر جک پارکینگ
خرید بلیط هواپیما
سید ابراهیم رئیسی سیدابراهیم رئیسی رئیس جمهور رئیسی سقوط بالگرد رئیسی ایران شهادت بالگرد تبریز حسین امیرعبداللهیان دولت سیزدهم شهادت رئیسی
تهران کنکور هواشناسی شورای شهر تهران شهرداری تهران تعطیلی مدارس هلال احمر سانحه بالگرد رئیسی پلیس سیل قوه قضاییه بارش باران
قیمت خودرو قیمت دلار قیمت طلا بورس خودرو یارانه بازار خودرو دلار حقوق بازنشستگان بازنشستگان ایران خودرو سایپا
شهادت رئیس جمهور سینمای ایران پیام تسلیت تلویزیون لیلا حاتمی سریال آیت الله سید ابراهیم رئیسی سینما شعر رسانه ملی نمایشگاه کتاب زری خوشکام
کنکور ۱۴۰۳ گوگل دانش بنیان تجهیزات پزشکی دانشگاه تهران تلسکوپ فضایی هابل باتری
رژیم صهیونیستی ترکیه جنگ غزه اسرائیل فلسطین غزه روسیه امیرعبداللهیان آمریکا چین حماس اوکراین
فوتبال پرسپولیس استقلال لیگ برتر رئال مادرید باشگاه پرسپولیس لیگ برتر ایران لیگ برتر انگلیس فدراسیون فوتبال بازی باشگاه استقلال منچسترسیتی
هوش مصنوعی مایکروسافت تبلیغات سامسونگ اپل ناسا نمایشگاه ایران هلث موبایل آیفون
سرطان سزارین رژیم غذایی آلزایمر طول عمر زایمان افسردگی فشار خون مغز انسان دیابت