روی خط آموزش چگونگی کیفیت بخشیدن به شوراهای آموزشگاهی

امروزه نیز ثابت شده كه شوراها، مهمترین وسیله برای مدیران است، زیرا به وسیله آن می توانند از كاركردهای سازمان (نقاط قوت و ضعف) اطلاع یابند و تمهیدات لازم را برای رفع نقاط ضعف و تقویت نقاط قوت به كار گیرند.
همان طور كه می دانید بازسازی و نوسازی دانش و اطلاعات معلمین از وظایف مهم مدیریت آموزشی است.
هر مدیر آموزشی لازم است ضمن انجام فعالیت های مختلف به آموزش نیروی انسانی خود توجه و اهتمام خاص بورزد. آموزش ضمن خدمت از اساسی ترین نیازهای آموزش و پرورش جامعه است. در حال حاضر آنچه تحت عنوان آموزش ضمن خدمت نامیده می شود كلاس ها و جلساتی خارج از محیط كار و با شرایطی كاملا غیرطبیعی و دور از واقعیت ها و مشكلات محیط كار است. در حالی كه آموزش ضمن خدمت مجموعه آموزش هایی است كه فرد را با دانش و علوم جدید آشنا كند و در حل مشكلات شغلی توانمند سازد.آموزش ضمن خدمت در مدارس می تواند با مخارج بسیار كم و به طور ملموس در شكلهای مختلف ارائه گردد كه یكی از آنها جلسات شورای آموزگاران است كه در بسیاری از كشورهای جهان از اهمیت و ارزش خاصی برخوردار است. در طی این جلسات بسیاری از مشكلات مدرسه، معلمین و دانش آموزان حل می شود و بر دانش و اطلاعات حرفه ای معلمین افزوده می گردد. شورا ی معلمان تشكلی است جهت شناخت روحیات و تبادل دانش و اطلاعات و به ما می فهماند كه تا چه حد از اهداف و برنامه ها و شیوه تدریس و محتوای كتاب های درسی آگاهیم. شورا افراد را به یكدیگر نزدیك می كند و انسان به گروه و آموزشگاه احساس تعلق می كند.
از دیگر فواید شورای آموزگاران می توان فعال كردن نظام آموزشی و بهره گیری از توانمندیهای اشخاص و بالابردن كیفیت كارآیی نیروی آموزشی و نیز حل مشكلات تحصیلی و دشواری های فردی و گروهی نام برد.
اهمیت و ضرورت شوراها را به راحتی می توان در قرآن یافت. آنجا كه پیغمبراكرم(ص) كه اشرف مخلوقات بوده و با علم خدایی اش از تمام امور این دنیا و آن دنیا آگاه بوده است به خاطر اهمیت دادن به شوراها در هر امری با اصحاب مشورت می كردند.
امروزه نیز ثابت شده كه شوراها، مهمترین وسیله برای مدیران است، زیرا به وسیله آن می توانند از كاركردهای سازمان (نقاط قوت و ضعف) اطلاع یابند و تمهیدات لازم را برای رفع نقاط ضعف و تقویت نقاط قوت به كار گیرند. بنابراین، برای آن كه یك مدیر بتواند از شوراهای مدرسه خود حداكثر بهره را داشته باشد باید به نكات زیر توجه كند:
● فایده شوراها
۱) شوراهای مدرسه محل خوبی برای شناخت، ارائه راه حل و ایجاد روحیه همكاری بین همكاران مدرسه است.
۲) شوراهای مدرسه وسیله خوبی برای تبادل اطلاعات، افكار و اندیشه ها است.
۳) شوراهای مدرسه، محلی برای بازگو كردن، تجزیه و تحلیل و بررسی اهداف تعلیم و تربیت در كل و اهداف و مشكلات مدرسه در جز می باشد.
۴) شوراهای مدرسه، عامل مهمی برای افزایش معلومات و مهارت های معلمان است.
۵) شوراهای مدرسه به روشن شدن و تعیین حدود و مسئولیت ها در مدرسه كمك می كند.
۶) شوراهای مدرسه، نوعی احساس و قبول مسئولیت، اعتماد به نفس و رضایت شغلی برای معلمان به وجود می آورد.
۷) شوراهای مدرسه، محل مناسبی برای ارتقاء سطح كار گروهی و تمرین مشاركت در مدرسه است.
۸) شوراهای مدرسه، وسیله پرارزشی برای هدایت و راهنمایی معلمان جوان و آماده سازی معلمان جدید استخدام است.
۹) شوراهای مدرسه، بهترین مركز آموزش ضمن خدمت به حساب می آید.
۱۰) شوراهای مدرسه، با مطرح كردن مسائل جدید و نو می تواند باعث افزایش سطح خلاقیت و نوآوری معلمان و كاركنان مدرسه شود.
۱۱) شوراهای مدرسه، باعث رشد شخصیت، خود رهبری، اعتماد به نفس و بلوغ فكری افراد می شود.
زمان و مكان و امكانات
۱۲) زمان شروع و خاتمه جلسات باید از قبل مشخص، و به اطلاع شركت كنندگان برسد.
۱۳) جلسات شورا، باید رأس ساعت شروع و خاتمه یابد.
۱۴) زمان جلسات نباید به حدی باشد كه باعث خستگی شركت كنندگان شود.
۱۵) حتی المقدور از گذاشتن جلسات در روزهایی كه بعد از آن تعطیلی وجود دارد، خودداری شود.
۱۶) مكان جلسات باید از قبل مشخص باشد و آدرس آن به اطلاع مهمانان خارج سازمان رسانده شود.
۱۷) مكان جلسات، باید فضای كافی و متناسب با تعداد اعضای شركت كننده داشته باشد.
۱۸) مكان جلسات، باید از امكانات لازم مانند صندلی، میز، وسایل سمعی و بصری و... برخوردار باشد.
۱۹) مكان جلسات، باید از نظر روشنایی، درجه حرارت، رنگ و تمیزی در حد مطلوب باشد.
۲۰) جلسات نباید در مجاورت خیابان ها و یا مكان های پرسرو صدا تشكیل شود.
۲۱) در صورت لزوم امكانات لازم از قبیل كاغذ، خودكار و... در اختیار شركت كنندگان قرار گیرد.
۲۲) طرز قرارگرفتن شركت كنندگان در جلسه، باید به صورتی باشد تا ارتباط كلامی و دیداری بین اعضا به راحتی برقرار شود.
۲۳) در صورت امكان، جلسات در مكان های مختلف برقرار شود، زیرا این امر تنوعی برای جلسات و انگیزه ای برای شركت كنندگان است.)
۲۴) باید پذیرایی مناسب از شركت كنندگان در جلسات مهیا باشد.
۲۵) مكان جلسه باید در جایی باشد تا از رفت و آمد بی مورد افراد به دور باشد و غیراز شركت كنندگان، كسی به آن مكان رفت و آمد نكند.
۲۶) ریز برنامه های شورا، باید از قبل مشخص و در اختیار شركت كنندگان قرار گرفته یا درجای مشخص نصب شود.
ویژگی های موضوع های جلسات
۲۷) موضوع یا موضوع های جلسه، باید از قبل مشخص و در اختیار شركت كنندگان قرار گیرد تا آنها بتوانند با مطالعه عمیق و علمی خود، فعالانه در جلسات شركت كنند.
۲۸) موضوع های جلسه باید طوری مطرح شود تا رغبت و انگیزه افراد حاضر در جلسه را به خود جلب كند.
۲۹) موضوع های طرح شده باید مرتبط با مشكلات موجود بوده و بتواند رفع مشكل كند.
۳۰) موضوع های مطرح شده، باید با زمان بروز مشكلات متناسب باشد.
۳۱) موضوع مطرح شده باید به دانسته های حاضران بیافزاید تا بتوانند به وسیله آن مشكلات خود را كم یا حل كنند و نیز وقت خود را تلف شده ندانند.
۳۲) سطح و بار علمی جلسه باید به گونه ای باشد كه تمامی اعضا بتوانند از آن بحث استفاده كنند.
۳۳) در صورت تخصصی بودن بحث، از امكانات و توضیحات لازم برای روشن شدن موضوع بهره گرفته شود.
۳۴) موضوع های مطرح شده باید به گونه ای باشد كه در پایان جلسه بتوان آنها را جمع-بندی نموده و از آنها نتیجه-گیری كرد.۳۵) تنوع موضوعات مطرح شده، باید به حدی باشد كه از اغتشاش ذهنی شركت كنندگان جلوگیری شود.
۳۶) باید از وسایل كمك آموزشی مختلف، برای تفهیم و جذابیت موضوع استفاده شود.
۳۷) موضوعات مطرح شده به گونه ای باشد كه علاوه بر حل مشكلات، باعث افزایش سطح كیفی و كمی دانش و مهارت های معلمان شود.
۳۸) موضوعات مطرح شده باید به گونه ای باشد كه در بالا بردن خلاقیت و ابتكار شركت كنندگان موثر باشد.
۳۹) لازم است مسائل اجرایی و تذكرات در پایان جلسات طرح شود تا مانعی برای بحث های اصلی جلسه بوجود نیاید.
۴۰) از بحث موضوعات تكراری، سطحی و خسته كننده خودداری شود.
۴۱) منابع مورد استفاده موضوعات، توسط سخنران، مشخص شود تا در صورت لزوم شركت كنندگان بتوانند جهت مطالعه عمیق تر به آنها مراجعه كنند.
۴۲) مطالب مورد بحث در جلسه طوری مطرح شود كه از حیطه قدرت تصمیم گیری خارج نباشد.
وظایف رئیس یا اداره كننده جلسه
۴۳) اداره كننده جلسه، باید زودتر از سایرین در جلسه حضور داشته باشد.
۴۴ باید راس ساعت مقرر، جلسه را شروع كند.
۴۵) خود به موضوع جلسه آگاهی كافی داشته باشد و مطالعه كند تا بتواند ضمن اداره جلسه، فرصت های مناسب را نیز جهت ارائه نظرات دیگران ایجاد كند.
۴۶) خوش برخورد، با حوصله، بی طرف، مجرب و دارای ظرفیت باشد.
۴۷) به نظرات و فرد گوینده توجه كامل داشته باشد و با دقت به اظهارات آنها گوش كند.
۴۸) به همه افراد جلسه وقت اظهارنظر بدهد.
۴۹) فضایی را به وجود آورد تا همه اعضا به راحتی بتوانند اظهارنظر بكنند.
۵۰) از جدل و بحث های دو یا چند نفره كه موجب اتلاف وقت می شود، جلوگیری كند.
۵۱) از بحث های مطرح شده یادداشت بردارد تا بتواند از آنها برای اداره كردن بحث كمك بگیرد.
۵۲) توانایی جمع بندی مسائل مطرح شده را داشته باشد.
۵۳) از تمسخر افراد یا نظریات آنها حتی به شوخی جلوگیری كند و اجازه ندهد جلسه به شوخی های دوستانه تبدیل شود.
۵۴) از سخنرانی بی مورد خود یا فرد دیگری كه از بحث خارج شده به طور مودبانه جلوگیری كند.
۵۵) نباید نظر یا نظرهای عده ای را تایید و نظر یا نظرهای عده دیگر را رد كند.
۵۶) باید با تمهیدات لازم، از برخوردهای بین اعضا جلوگیری كند و هرجا لازم است متذكر شود كه همه در ابراز عقاید خود پیرامون بحث، آزادند.
۵۷) نقش میانجی را داشته باشد و به مسائل بوجود آمده دامن نزند.
۵۸) به انتقادهای سازنده افراد احترام بگذارد و از انتقادهای مخرب جلوگیری كند.
۵۹) با ایجاد انگیزه، همه اعضا را درگیر بحث كند تا دیگران از نظرات همه مطلع شوند.
۶۰) با توجه به زمان، طوری برنامه ریزی كند كه موضوعات مطرح شده به نتیجه گیری بیانجامد.
۶۱) نباید اجازه دهد خود یا فرد دیگری متكلم وحده باشند.
۶۲) نباید با توجه به سمت خود، نظر و عقیده اش را به دیگران تحمیل كند.
۶۳) نباید با توجه به موقعیت خود آمرانه صحبت كرده یا امر و نهی كند.
۶۴) بهتر است به منظور ایجاد انگیزه و اشتیاق به اظهارنظر و درگیر شدن همه حاضران در بحث، پس از شنیدن نظریات (مخالف یا موافق) از آنها تشكر كند .
۶۵) نباید جلسه را زودتر از سایرین ترك كند و یا در وسط جلسه رفت و آمد كند.
۶۶) باید به موقع ختم جلسه را اعلام كند مگر این كه حاضران به ادامه آن راغب باشند.
وظایف شركت كنندگان در جلسه
۶۷) شركت كنندگان، باید حداقل پنج دقیقه قبل از شروع جلسه در محل حضور به هم برسانند.
۶۸) شركت كنندگان، باید دستور جلسه را از قبل مطالعه كرده و فعالانه در بحث شركت كنند.
۶۹) باید با مطالعه پیرامون موضوع یا موضوعات جلسه، با آگاهی لازم در جلسه شركت كنند.
۷۰) وقت جلسه را مغتنم شمرده و از جلسه حداكثر استفاده را ببرند.
۷۱) همان طور كه دوست دارند هنگام صحبت به آنها توجه شود و سخنانشان را گوش دهند، آنها نیز باید با توجه كامل به سخنان دیگران گوش دهند.
۷۲) شركت كنندگان، باید نظم جلسه را رعایت كنند و سعی نكنند با شوخی های بی مورد نظم جلسه را به هم بریزند.
۷۳) با مطالعه علمی درباره مطالب یا موضوعی كه به عهده گرفته اند، مطالب پرمحتوا و غنی را ارائه كنند.
۷۴) از سخنرانی كردن بپرهیزند و با توجه به وقت خود، نكات اساسی و اصلی بحث را عنوان كنند.
۷۵) از بحث های بی مورد، حاشیه ای، جدل و یا شوخی دوستانه خودداری كنند.
۷۶) فرصت بحث كردن را به دیگران بدهند و بدانند كه وقت جلسه برای همه است.
۷۷) از انتقادهای بی جا، جبهه گیری و دشمنی با نظر یا شخص خاصی خودداری كنند.
۷۸) از تمسخر دیگران خودداری كنند و به عقاید آنها، حتی اگر خلاف نظر خودشان بود، احترام بگذارند.
۷۹) دیدی باز داشته و پذیرای عقاید دیگران باشند و در ارتباط با عقاید خود، در صورت اثبات نادرستی آنها پافشاری نكرده و اصرار نورزند.
۸۰) در صورتی كه نظرهایشان در سخنرانی مورد انتقاد دیگران قرار گرفت، ناراحت نشوند و نظم جلسه را به هم نزنند.
۸۱) نباید قصد تحمیل عقیده خود را به دیگران داشته باشند.
۸۲) برای روشن شدن بحث خود، از مثال های مختلف، توضیحات لازم و یا وسایل كمك آموزشی استفاده كنند.
۸۳) از بحث های دیگران یادداشت بردارند تا بتوانند از آنها برای ارائه نظریات خود استفاده كنند.
۸۴) تجربیات موفق خود را برای دیگران مطرح كنند تا معلمان تازه كار و دیگران از آنها استفاده كنند.
۸۵) از طرح یا توضیح مطالب تكراری در جلسه خودداری كنند.
۸۶) شركت كنندگان، نباید مقام و موقعیت شغلی و علمی خود را به منظور تحمیل عقیده و یا مطرح كردن خود بیان نمایند.
۸۷) باید به تصمیماتی كه در جلسه گرفته می شود، احترام بگذارند و خود را مسئول پیگیری و انجام آن بدانند.
۸۸) تا پایان جلسه و تهیه و تنظیم صورتجلسه و امضای آن، در محل جلسه حضور داشته باشند.
ویژگی های صورتجلسه
۸۹) صورتجلسه باید همان موقع یا بلافاصله پس از خاتمه جلسه تنظیم شود تا نكات مهم بحث فراموش نشود.
۹۰) تمام مسائل و نظرهای موافق و مخالف مطرح شده در شورا باید در صورتجلسه آورده شود.
۹۱) نكات قید شده در صورت جلسه باید روشن و واضح باشد تا تصمیم گیرنده به سادگی بتواند تصمیم بگیرد و مجری نیز بتواند به خوبی تصمیمات را به اجرا درآورد.
۹۲) حاصل تجزیه و تحلیل بحث ها و نظرهای اعضای شركت كننده باید در قسمت نتیجه صورتجلسه ذكر شود و تصمیمات گرفته شده نیز در قسمت مربوط به خود در صورتجلسه قید گردد.
۹۳) باید نام مجریان تصمیمات گرفته شده، در صورتجلسه قید گردد تا آنها خود را موظف به پیگیری و انجام آنها بدانند و نیز محلی در صورتجلسه برای ثبت نتایج پیگیری و اقدامات انجام شده در ارتباط با تصمیمات، در نظر گرفته شود.
۹۴) اسامی حاضرین و غایبین در صورتجلسه قید گردد. پس از خاتمه جلسه نیز، متن صورتجلسه برای حاضران قرائت شود.
۹۵) صورتجلسه باید به امضا حاضران برسد تا ضمانت اجرایی پیدا كند.
ویژگی تصمیمات اخذ شده
در شورا
۹۶) تصمیمات گرفته شده، باید واضح، مناسب، قابل قبول، راهگشا و قابل اجرا باشد.
۹۷) باید جوابگوی مسائل آنی و آتی مدرسه باشد.
۹۸) تصمیم گیرنده، بهتر است اعضای جلسه را در تصمیم گیری دخالت دهد تا آنها رغبت بیشتری به پیگیری و انجام آنها داشته باشند و از ارائه مواردی كه تصویب آنها از پیش معلوم است، خودداری كند.
۹۹) برای هر یك از تصمیمات گرفته شده، یك یا چند نفر مجری انتخاب می شود تا مسئولیت پیگیری و به انجام رساندن آنها را به عهده گیرند.
۱۰۰) پیگیری لازم، جهت حصول نتیجه و نیل به هدف، باید انجام شود.

منیژه زینالی

منبع : روزنامه کیهان