کاربرد اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش در کتابخانه های دانشگاهی

امروزه اینترانت بعنوان یکی از موثرترین ابزارهای مدیریت دانش شناخته شده است. این مقاله گزارشی است از بکارگیری اینترانت در سه کتابخانه دانشگاهی آفریقای جنوبی که با نمونه گیری هدفمند انتخاب شده اند. مدیریت دانش و اینترانت بصورت مختصر با استفاده از متون موجود تعریف شده اند.مزایای اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش و همچنین مندرجات یک اینترانت مورد بحث قرار گرفته اند.بررسی درباره مدیریت دانش و کاربرد اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش در سه کتابخانه دانشگاهی با یافته های متون پیشین مقایسه شده است. بدیهی است که آگاهی عمیقی نسبت به اهمیت مدیریت دانش و سودمندی اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش وجود دارد. گرچه از قابلیتهای اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش بطور کامل استفاده نشده است.
● مقدمه
اینترانت و مدیریت دانش مفاهیم جدیدی نیستند. بسیاری از سازمانها دریافته اند که اینترانت میتواند کارکنان‌شان را قدرتمند سازد. اینترانت همچنین میتواند سبب ارتقای مزیت رقابتی سازمان شده، روحیه کارکنان را بالا برده و روابط بین مشتریان و ارائه دهندگان خدمات را بهبود بخشد. همچنین اینترانتها راههای نوینی برای مدیریت و ارتباط بین داده ها، اطلاعات و دانش ایجاد میکنند. بررسی متون نشان میدهد که بکارگیری اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش در شرکتهای حقوقی و محیط های تجاری مورد بررسی قرار گرفته است. اما بکارگیری اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش در کتابخانه های دانشگاهی مخصوصا در آفریقای جنوبی بسیار کم مورد تحقیق واقع شده است.
بنابراین هدف این مقاله تعیین میزان کاربرد اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش در کتابخانه های دانشگاهی آفریقای جنوبی است. یافته های تحقیق در دیگر سازمانها مثل سازمانهای تجاری که در متون یافت شده اند بعنوان پیشنیه این پژوهش در نظر گرفته شده اند. بر اساس متون، مدیریت دانش و اینترانت بطور مختصر تعریف شده اند. مزایای اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش و نیز مندرجات یک اینترانت مورد بحث قرار گرفته اند. نظرات درباره مدیریت دانش و کاربرد اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش در سه کتابخانه دانشگاهی آفریقای جنوبی بترتیب با یافته های متون پیشین مورد مقایسه قرار گرفته اند.این مقاله بطور اخص به سه کتابخانه دانشگاهی در آفریقای جنوبی می پردازد که با نمونه گیری هدفمند انتخاب شده اند و بخاطر محفوظ ماندن نامشان از آنها با عنوان کتابخانه A, B, C نام برده میشود. در نمونه گیری هدفمند محقق ترجیح میدهد نمونه ای انتخاب کند که کاملا" مبتنی بر دانشش از جمعیت و اهداف تحقیق باشد.هنگام طراحی تحقیقی از کتابخانه های دانشگاهی بزرگ که اینترانتها را بکار میگیرند، آسانترین راه بدست آوردن نمونه ای از چنین کتابخانه ها، انتخاب کتابخانه هایی است که در بکارگیری اینترانتها شناخته شده اند و تمایل به شرکت در تحقیق دارند. تحقیق براساس این فرضیه است که چنین نمونه ای نماینده همه کتابخانه دانشگاهی است که اینترانت را بکار گرفته اند. در طی پژوهش، مصاحبه های فردی با نمایندگان کتابخانه ها انجام شد.
●ارزش مدیریت دانش برای کتابخانه های دانشگاهی
گروه گارتنر (۲۰۰۰) مدیریت دانش را چنین تعریف کرده است: " مدیریت دانش رشته‌ای‌است که رهیافتی یکپارچه را برای تشخیص، تسخیر، ارزیابی، بازیابی و اشتراک همه موجودی اطلاعات یک سازمان ارائه میکند. بلکمب (۱۹۹۹) مدیریت دانش را تسخیر، اشتراک، استفاده و تولید نظام مند دانش برای افزودن ارزش به سازمان تعریف میکند. همچنین مدیریت دانش به تشخیص، تهیه و گردآوری، توسعه، حل مساله، استفاده، ذخیره و اشتراک دانش برای ایجاد رهیافتی برای تبدیل دانش نهان به عیان برمیگردد.
در راستای هدف این مقاله و بر اساس تعاریف بالا، مدیریت دانش می‌تواند بعنوان فرایند تشخیص، احاطه، اشتراک و بهره برداری از هر دو نوع دانش نهان و عیان تعریف شود. بمنظور تعیین ارزش اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش در سه کتابخانه دانشگاهی، ضروری است که استنباط آنان از مدیریت دانش تعیین گردد. در جدول یک تعاریفی که این سه کتابخانه دانشگاهی از مدیریت دانش ارائه داده اند آمده است.
تعاریفی که این سه کتابخانه ارائه داده اند مشابه تعاریف بدست آمده از متون است. همچنین واضح است که آنان کاملا" دریافته اند که مدیریت دانش چیست. علاوه بر درک آنان از مدیریت دانش، استنباط آنان از ارزش مدیریت دانش نیز مورد آزمایش قرار گرفت.مدیریت دانش ضروریست. در متون، نویسندگان مختلف تأکید می‌کنند که ارزش مدیریت دانش در سازماندهی دانش است بطوریکه افراد و خود سازمان را قادر می سازد که تا حد ممکن کارآمد عمل کنند. شوارتزوالدر(۱۹۹۹) اشاره میکند که مدیریت دانش ارزشمند است به این دلیل که به سازمانها کمک میکند تا از دانسته های موجودشان استفاده کرده و هوشمندانه تر و سریعتر عمل نمایند و درآمد بیشتری کسب کنند. مدیریت دانش به احاطه دانش و خرد و تجربیات باارزش افزوده کارکنان درون یک سازمان و تسهیل بازیابی دوباره آنها و نگهداری آنها بعنوان دارایی سازمان می پردازد (پرز، ۱۹۹۹). مدیریت دانش منابع و قابلیتهای دانش سازمان را کنترل میکند تا سازمان را قادر به یادگیری و انطباق با محیط های متغیر سازد. مدیریت دانش همچنین فرایندهای مداوم یادگیری و فراموش شده را تسهیل کرده و بنابراین اطمینان میدهد که نیاز برای تحمیل تغییرات بنیادی بالا به پایین به حداقل رسیده است.
استفاده و اشتراک دانش باعث ارتقای خدمات کتابخانه ها خواهد شد. ملهوترا (۲۰۰۰) میگوید: مدیریت دانش کتابخانه ها را قادر می سازد که به سازماندهی و دسترس پذیری منابع ناملموسی که به کتابداران و مدیران در انجام وظایف کاری شان کمک میکند بپردازند. شانهونگ (۲۰۰۰) میگوید: مدیریت دانش تزریق خونی جدید در فرهنگ کتابخانه است که منجر به اعتماد متقابل، تبادل باز، مطالعه، اشتراک و توسعه مکانیزم طراحی دانش کتابخانه هاست. دیلن (۱۹۹۹) همچنین اظهار میدارد که ارزش مدیریت دانش در اینست که میتواند بعنوان یک نقطه مرکزی بهره برداری از تکنولوژی برای افزودن ارزش به بسیاری از محیط های پردازش اطلاعات عمل کند. این مطلب بخصوص در مورد دانشگاهها و کتابخانه ها صدق میکند.
چنانچه مدیریت دانش در کتابخانه ها بکار گرفته شود، دانش فردی به دانش سازمانی تبدیل شده و بطور گسترده ای در سرتاسر کتابخانه جاری گشته و بطور صحیحی بکار گرفته میشود. مدیریت دانش میتواند به کارکنان کمک کند تا خروجی هایی تولید کنند که در حوزه مهارتها، استعدادها، افکار و نظراتشان باشد و تصمیم گیری در مسائل استراتژیک، رقبا، مشتریان، کانالهای توزیع، محصولات و خدمات را بهبود بخشد. کتابخانه های دانشگاهی سازمانهای یادگیرنده نیز هستند. اگر مدیریت دانش درون این کتابخانه ها رخ دهد، ارزشمندی بسیاری برای ایجاد و نگهداری یک فرهنگ یادگیری میتواند داشته باشد. مدیریت دانش برای ارتباطات داخلی نیز سودمند است: در حالیکه کارکنان دانش خود را با همکارانشان به اشتراک می گذارند، همزمان از یکدیگربرای برآوردن نیازهای مراجعان یاد میگیرند. نظرات سه کتابخانه دانشگاهی درباره ارزش مدیریت دانش در جدول ۲ آورده شده است.هرسه کتابخانه مورد بررسی از اینکه مدیریت دانش چیست و نیز ارزش آن برای اشتراک و استفاده از دانش آگاه بودند. این مطلب با بررسی تعاریف آنان از مدیریت دانش که در جدول یک آمده است و ارزش مدیریت دانش که در جدول ۲ نشان داده است اثبات میشود.
● تعریف و ارزش اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش
برای ترغیب افراد به اشتراک دانش، باید در آنان انگیزه ایجاد کرده و با ابزارهای لازم تجهیزشان نمود. با فراهم آوردن ابزارهای صحیح و راهنمایی، فرد قادر خواهد بود که فرایند اشتراک دانش را به کارآمدترین شکل ممکن انجام دهد. امروزه اینترانتها بعنوان یک از مؤثرترین راههای اشتراک دانش و اطلاعات در سازمانها شناخته شده اند. آنها بعنوان نظامهای عصبی و گردشی برای یک شرکت عمل کرده و از فرایندهای کسب و کار و نیز جریان اطلاعات حمایت میکنند.(کیم، ۲۰۰۳). بنابراین لازمست که اینترانت تعریف شده و ارزش آن بعنوان یک ابزار مدیریت دانش تعیین گردد.
تعریفی که پارکس(۲۰۰۱) از اینترانت ارائه میدهد چنین است: یک شبکه کامپیوتر خصوصی مبتنی بر استانداردهای تبادل داده ها و تکنولوژیهای اینترنت عمومی.کاری و استانسیچ (۲۰۰۰) اینترانت را بعنوان یک شبکه کامپیوتری خصوصی درون یک سازمان که فقط به کاربران مشخصی اجازه دسترسی میدهد معرفی میکند. بلکمور (۱۹۹۷) اینترانت را بعنوان وسیله ای برای بهره برداری از تکنولوژیهای اینترنت درون یک محیط کامپیوتری سازمانی برای کمک به پیشرفت بسمت مرور همزمان منابع آموزشی درون اینترنت و تولید شده در خود سازمان توصیف میکند.
خلاصه تعاریف فوق الذکر تعریف ذیل را بدست میدهد:
اینترانت شبکه ای است که از مفاهیم اینترنت و تکنولوژیهای درون یک سازمان سود می جوید تا آنانرا برای اشتراک دانش میان کارکنان دسترس پذیر سازد. علاوه بر آن، چنین دانشی بطور الکترونیکی ذخیره شده و دسترسی به آن اغلب بوسیله رمز عبور کنترل میشود.اینترانتها به روشهای بسیاری سازمانها را منتفع میکنند. مزایای اصلی بشرح ذیل است:
▪ سازگاری: دانش عیان بصورت واحد میتواند در معرض دید همه کارکنان قرار داده شود. نیازی نیست که نگران تهیه چندین کپی از اطلاعات تاریخ گذشته و گرداندن آنان در سازمان باشید. اینترانت همیشه و تا زمانیکه شبکه وصل است در دسترس خواهد بود.▪ تعامل: پدید آمدن ابزارهای توسعه وب مثل جاوا و شاک ویو، دامنه وب سایتها را گسترش داده است. میتوان گروههای مباحثه، آزمونهای درک مطلب و دیگر روشهای ارتباط متقابل را ایجاد نمود.
روزآمدی آسان و کم هزینه: با استفاده از اینترانت،میتوان به آسانی و با صرف هزینه های نه چندان گزاف انتشارات آنلاین را روزآمد نمود. روزآمد کردن را میتوان بهنگام نیاز به کرات انجام داد.
▪ تعامل کاربرپسند: یک اینترانت معمولا" از تعاملی استفاده میکند که مرور مطلب و کلیک را پشتیبانی میکند. چنانچه کارکنان بتوانند به آسانی به اطلاعاتی که بدنبالش هستند دست یابند بیشتر تمایل به جستجوی اطلاعات خواهند داشت. یادگیری یک اینترانت آسان است.
▪ تمرکز: کارکنان میتوانند به اطلاعات پایگاه اطلاعات مرکزی در تمام زمانها و از تمام مکانهای جغرافیایی دسترسی داشته باشند.
▪ سادگی ایجاد و نگهداری: یک اینترانت میتواند با حداقل دانش برنامه نویسی ایجاد و حفظ شود. همین که بدنه اصلی قرار داده شد، کارکنان پشتیبان در یک دپارتمان خاص میتوانند بآسانی روزآمدترین اطلاعات را قرار دهند.
▪ همراهی با نیروی انسانی: همچنانکه کارکنان جوان بیشتر و بیشتری وارد کار میشوند، در جریان تکنولوژی جدید قرار گرفتن بطور فزاینده ای مهم میشود. کارکنان بدلیل عادت کردن به یادگیری از طریق رسانه های الکترونیکی، تمایل کمتری به دریافت اطلاعات آموزشی چاپی یا اسلایدی خواهند داشت. کارکنان میتوانند از اینترانت برای یادگیری از یکدیگر استفاده کنند.
▪ انعطاف: یک اینترانت به فرد امکان دسترسی به پایگاههای اطلاعاتی سازمان میدهد و برای یک کاربر از راه دور امکان دسترسی به دانش در دسترس را از محل کار خودش ایجاد می نماید.
▪ خدمات بهینه: استفاده از اینترانت روشهای ارائه خدمات را بهبود می بخشد.
▪ سرعت بیشتر: تا زمانیکه شبکه کار میکند، دانش میتواند به آسانی و با سرعت دسترس پذیر باشد.
آسانی استفاده در دسترسی و انتشار اطلاعات: انتشار کار تحقیقی افراد با قرار دادن آن در اینترانت و دسترس پذیر ساختن آن برای دیگران آسان است.
▪ بهنگام بودن: بسته به ترافیک اینترانت و رویارویی با مشکلات فنی جدی، پیغامها بموقع تحویل داده میشوند.
▪ درستی: اطلاعات و داده ها توسط افراد تأمین میشوند و بین دو درخواست تغییر نخواهند کرد. اطلاعات و داده ها برای همه کاربرانی که به آنها دسترسی دارند یکسان و درست باقی خواهند ماند.
▪ حفظ درختان: اینترانت گامی بسوی جامعه بدون کاغذ است. هر چه اینترانت بیشتر پیشرفت کند، کاغذ کمتری مصرف خواهد شد.
▪ مؤثر و کارآمد بودن: استفاده از اینترانت، تجدید نظر و ارزیابی فعالیتهای سازمان را می طلبد که در نوع خود تجربه ای گرانبهاست.
از آنچه که در بالا گفته شد روشن میشود که چنانچه اینترانت بنحو بهینه مورد استفاده قرار گیرد میتواند به ابزار مدیریت دانش برای تسهیل ارتباطات و اشتراک دانش میان سازمانهایی مانند کتابخانه های دانشگاهی را تبدیل شود.اینترانتهای مبتنی بر وب شبکه کارپایه متقاطع(Cross-platform network) ایجاد میکنند که به گروههای کاری امکان میدهد تا با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و به اشتراک اطلاعات و تقسیم وظایف و پیگیری آنها پرداخته و پروژه های پیچیده را به انجام رسانند. به این ترتیب کارکنان مطلع تر شده و قادر خواهند بود تصمیماتی بهتر و سریعتر در حیطه وظایفشان اتخاذ نمایند. همچنین اینترانت حاوی رایج ترین اطلاعات و دانش در قالبی است که دسترس پذیری، روزآمد سازی، توسعه و کاوش آنها بسیار آسان است.اینترانتها گامی بزرگ در گذار بسمت اداره بدون کاغذ هستند- کارکنان میتوانند بجای بروکراسی کاغذی سنتی که کند است و نگهداری اش پرهزینه است به اطلاعات بصورت الکترونیکی دسترسی داشته و آنها را منتقل کنند.
هر سه کتابخانه مورد بررسی نشان دادند که اینترانت میتواند یک ابزار باارزش مدیریت دانش باشد. اینترانت بعنوان سپارشگاه دانش عیان کتابخانه ها عمل میکند . اسناد و مدارک اصلی با قرار گرفتن در اینترانت میتوانند در معرض دید کلیه کارکنان قرار گیرند. علاوه بر آن کتابخانه Aاشاره کرد که ارزش اینترانت در تسهیل ارتباطات درون سازمانی و کاهش مصرف کاغذ است.کتابخانه C اهمیت اینترانت را درپیشبرد اشتراک دانش و در نتیجه کمک به کارکنان در انجام بهینه امور ذکر کرد.اما برای اینکه اینترانت واقعا" مفید واقع شود، مندرجات آن باید مرتبط، صحیح، اطلاع دهنده و روزآمد باشد.
● محتویات یک اینترانت
محتویات یک اینترانت موتور محرکه آن بعنوان یک ابزار مدیریت دانش است. برای اینکه اینترانت مفید به حال سازمان باشد، مندرجات آن باید روزآمد و در راستای علایق کارکنان باشد. کیم (۲۰۰۳) مینویسد: یکی از بزرگترین اشتباهات شرکتها این است که در طراحی سایت، مطالبی را می گنجانند که مایلند کارکنانشان بدانند نه مطالبی که خود کارکنان مفید یافته اند. محتویات اینترانت بستگی به نیازهای کارکنان دارد و بنابراین از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است. گرچه، رابینسون (۱۹۹۹) تأکید میکند که از آنجا که اینترانتها رسانه هایی فوق العاده برای اشتراک دانش هستند، دستکم باید دارای مکانهای مباحثه و تابلوهای اعلانات باشند. او اضافه میکند که محتویات اینترانت باید بدقت مدیریت شود تا:همیشه تازه و روزآمد باشد و روی اشتراک بهترین تجربیات و چگونگی انجام کار تمرکز کند.جوسیلینن (۱۹۹۹) نیز اظهار میدارد که روزآمد بودن و معتبر بودن اطلاعات در دسترس در اینترانت حیاتی است.
به اعتقاد برخی نویسندگان، اطلاعات ذیل باید در اینترانت در دسترس باشد:
▪ اخبار: کلیه مطالبی که به کارکنان مربوط میشود.
▪ راهنماها: فهرستی از اطلاعات تماس با کارکنان
▪ بودجه سالانه: بودجه سالانه ای که سازمان مادر تعیین کرده است.
▪ گزارشها: گزارش فعالیتها، جلسات، کسب و کار و سمینارها
▪ توافق نامه ها: مثلا" بین موسسه و دلالان یا مشتریان
▪ بایگانی ها: سپارشگاههای اطلاعات ذخیره و سازماندهی شده بمنظور بازیابی آسان
▪ خط مشی ها: اصول عملیات سازگار شده یا پیشنهاد شده توسط سازمان
▪ قالبهای نامه ها: بصورت مرکزی نگهداری شده و میتواند تکمیل شود. اطلاعات میتواند بصورت الکترونیکی یا چاپی فرستاده شود.
▪ اطلاعات مدیریت: پیامهای مدیریت سطوح بالا را میتوان در اینترانت دسترس پذیر ساخت.
مواد آموزشی: مواد آموزشی و خط مشی ها میتواند با استفاده از منابع الکترونیکی واقعی در دسترس قرار گیرد.
▪ مجلات الکترونیکی: منظور مجلاتی است که بصورت آنلاین در دسترس هستند یا در یک فرمت الکترونیکی ذخیره شده اند.
▪ فرمها: شامل فرمهای درخواست کار، کارآموزی، حضور و غیاب کنفرانسها
مکانهای مباحثه: ابزارهایی که ارتباط تعاملی را از طریق اینترانت تسهیل نموده و به همه کاربران امکان میدهد که در دانش یکدیگر سهیم شوند.
▪ تابلوهای اعلانات: یک منبع اطلاعاتی است که آگاهی نامه ها، خبرها، اخبار کوتاه و آگهی ها را در خود جای میدهد.ـ نکات قابل توجه: شامل پیشنهادها، توصیه ها، نظرات و نیز هر مطلب جالب دیگری که کارکنان مایل باشند به اطلاع دیگران رسانده شود.اقلام اطلاعاتی ذکر شده بالا باید در اینترانت گنجانده شود تا به آن عمق بدهد. علاوه بر آن، موارد فوق الذکر به اشتراک دانش کمک میکنند.اطلاعات باارزش میتواند در بایگانی ها ذخیره شده و در مواقع لزوم بازیابی شود. دسترس پذیری چنین اطلاعاتی میتواند باعث صرفه جویی در زمان شده و بهره وری را افزایش دهد.چون مثلا" برای گرفتن فرمهای مرخصی لازم نیست کارمندان محل کارشان را ترک کنند بلکه براحتی میتوانند فرمها را از کامپیوترهایشان در دفتر کارشان بارگذاری کنند.همچنین به کارمندان این امکان داده شده است که نظرات خود را با دیگر همکارانشان در میان بگذارند.
● براساس آنچه گفته شد، عوامل ذیل باید هنگام مقایسه محتویات اینترانت سه کتابخانه دانشگاهی مورد مطالعه در نظر گرفته شود:
▪ مندرجات اینترانت کتابخانه های مورد بررسی تا چه حد با آنچه که در متون ذکر شده همخوانی دارد؟
▪ مندرجات اینترانتها تا چه حد با استفاده کنندگان از آنها ربط دارد؟
▪ روزآمدی مندرجات اینترانتها چگونه است؟
جدول سه مندرجات اینترانتهای کتابخانه های مورد بررسی را با آنچه که در متون ذکر شده مقایسه میکند.
گرچه هر سه کتابخانه اظهار داشتند که از محتویات اینترانتشان راضی هستند، آنچه از جدول سه بر می آید این است که محتویات اینترانت هر سه کتابخانه بسیار محدود بود. کتابخانه های A وB بترتیب فقط حاوی هفت و چهار مورد از ۱۵ مورد ذکر شده در بالا بودند. در حالیکه کتابخانه C فقط حاوی دو مورد در اینترانتش بود. هیچکدام از سه کتابخانه واجد حداقل الزامات یک اینترانت که رابینسون ذکر میکند (۱۹۹۹) نیست. همچنانکه قبلا" گفته شد، رابینسون تأکید میکند که برای اشتراک دانش اینترانت دستکم باید دارای مکانهای مباحثه و تابلوهای اعلانات باشد. بجز خط مشی هایی که در اینترانتهای سه کتابخانه در دسترس بودند، فقط اینترانت کتابخانه Aشامل اقلامی باارزش جهت تصمیم گیری مؤثر بود، مثل اطلاعات مدیریت و بودجه .علیرغم این واقعیت که اینترانتهای کتابخانه های Aو Bاطلاعات هسته ای را که در متون به آنها اشاره شده است پوشش نمیدهند، اقلام اطلاعاتی دیگر منحصر بفردی از فعالیتهای کتابخانه ها در اینترانتهای دو کتابخانه گنجانده شده است. (به جدول ۴ نگاه کنید). کتابخانه C اساسا" فقط حاوی پیوندهایی به دیگر منابع نظیر بانکهای اطلاعاتی و مجلات الکترونیکی بود. تنها اطلاعات اضافه دیگری که در اینترانت کتابخانهC موجود بود اطلاعاتی درباره خدمات کتابخانه بود که بیشتر برای کاربران کتابخانه مفید بود تا کارکنان آن.بر اساس اطلاعات بدست آمده از کتابهای مهمان(Guest books) اینترانتها، کارکنان کتابخانه های A و B به کرات به اینترانتها مراجعه کرده اند. در حالیکه کارکنان کتابخانهC بندرت به اینترانت مراجعه کرده اند. حتی وقتی که از وجود آن آگاه شده اند.طی مصاحبه ها معلوم شد که مندرجات کتابخانه های A وB بطور هفتگی روزآمد میشود در حالیکه مندرجات کتابخانه C قدیمی بود و بیش از سه ماه از آخرین به روز رسانی اش میگذشت.
از تحلیل مندرجات، تناوب به روز رسانی و مراجعه کارکنان به اینترانت، استنباط میشود که کتابخانه های A و B اینترانتی کارآمد و معقولانه داشتند. مراجعه مکرر کارکنان به اینترانتهای این دو کتابخانه نشان میدهد که مندرجات اینترانت باید مرتبط با نیازهای اساسی کارکنان باشد. ربط با به روز رسانی منظم بیشتر تقویت شده بود. بدلیل مندرجات محدود و عدم به روز رسانی منظم، اینترانت کتابخانه C جذاب و مرتبط برای کارکنانی که بایستی از آن استفاده میکردند نبود. بنابراین میتوان نتیجه گرفت که کتابخانه C از توان بالقوه اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش استفاده نکرده بود.
● کاربرد اینترانت در اشتراک دانش سازمانی میان کارکنان
بسته به نوع کتابخانه، یک اینترانت میتواند برای اهداف متفاوت و به روشهای گوناگون مورد استفاده قرار گیرد. وینر (۱۹۹۹) اشاره میکند که کتابخانه ها برای مقاصد ذیل از اینترانت استفاده میکنند:
برای تأمین پشتیبانی از ارتباطات و اطلاعات صحیح برای استفاده جامعه داخل کتابخانه.
نایت (۲۰۰۲) به بهبود ارتباطات و اشاعه اطلاعات در کتابخانه ها بعنوان مزایای اینترانت برای کتابخانه ها اشاره میکند.علاوه بر آن، نشان داده شده است که یک اینترانت خوب میتواند تعاملی باشد. بدین ترتیب کارکنان کتابخانه قادر خواهند بود که دانششان را به اینترانت وارد کنند. (استیونس، ۱۹۹۶). همه کارکنانی که به اینترانت اتصال دارند و اختیارات انجام چنین کاری را دارند باید به آن از هر کامپیوتر متصل به شبکه دسترسی داشته باشند. (میرز، ۱۹۹۹).
همانطور که نشان داده شد، همه سه کتابخانه مورد مطالعه اینترانت را بکار گرفته اند. گرچه، گستره استفاده آنها متفاوت بود.
کارکنان کتابخانه A اینترانت را برای نیل به مقاصد ذیل بکار گرفته اند:
▪برای کسب اطلاعات درباره قسمتهای مختلف کتابخانه
▪برای اخذ اطلاعات پایه ای مثل یک سیاهه برای تعطیلات آخر هفته، اعلانهای کنفرانسها، اخبار فروش و منابع آموزشی
▪برای دسترسی به بانکهای اطلاعاتی از طریق اینترانت
▪برای اخذ آخرین اخبار درباره کارکنان
▪برای گرفتن دستنامه های فهرستنویسی و رده بندی
▪برای توضیح دادن برخی خط مشی ها، مثل خط مشی تهیه و گردآوری و
▪برای گرفتن فرمهای درخواست حضور در کنفرانس
در کتابخانه B کارکنان اینترانت را برای مقاصد ذیل بکار گرفته بودند:
▪اخذ اطلاعات روزمره مثل روند چگونگی انجام دادن وظایف معین (مثلا" چگونگی ثبت نام دانشجویان دیگر مؤسسات)
▪دسترسی به صورتجلسات و رؤس مطالب گردهمایی ها
▪اخذ دستنامه ها (مثل دستنامه های فهرستنویسی)
▪گرفتن رمز عبور پایگاههای اطلاعاتی مختلف و
▪گرفتن گزارشهای سالانه در جنبه های مختلف (مثل گزارش مالی)
همچنانکه قبلا" اشاره شد، کارکنان کتابخانه C بندرت از اینترانت استفاده میکردند فقط برای دستیابی به پایگاههای اطلاعاتی و مجلات الکترونیکی و نیز دسترسی به خط مشی کتابخانه مورد استفاده قرار میگرفت.از مطالب بالا روشن میشود که استفاده از اینترانتها در هر سه کتابخانه بستگی به انواع اقلام اطلاعاتی موجود در آنها داشت. این اقلام اطلاعاتی هستند که موجب میشوند استفاده از اینترانتها محدود شود و یا افزایش یابد. بنابراین میتوان نتیجه گرفت که اگر محتویات یک اینترانت منطبق با آنچه که در متون به آنها اشاره شده است باشد، مشتاقانه تر مورد استفاده قرار خواهد گرفت.اینترانتهای هر سه کتابخانه مورد مطالعه از طریق کامپیوترهای متصل به شبکه در دسترس کارکنان بودند.اما، همه کارکنان اجازه نداشتند که دانششان را به اینترانت وارد کنند. کارکنان مسئول اینترانتها تنها کسانی بودند که میتوانستند عمل حذف و یا افزودن اطلاعات به اینترانت را انجام دهند. این مسأله تأثیری بسیار منفی روی عملکرد مکانهای مباحثه و تابلوهای اعلانات و نیز اشاعه اطلاعات میان کارکنان گذاشت.
●● نتیجه گیری و پیشنهادات
مدیریت دانش و اشتراک دانش میتوانند به کتابخانه ها در بهبود کیفیت خدماتشان و نیز ایجاد و حفظ فرهنگ فراگیری کمک کنند. امروزه اینترانتها بعنوان یکی از کارآمدترین روشهای اشتراک دانش و اطلاعات در سازمانها شناخته شده اند. اینترانتها بعنوان یک ابزار مدیریت دانش به افراد امکان میدهند که آگاه تر بوده و قادر به اخذ تصمیمات بهتر و سریعترباشند.هدف این مقاله ارائه گزارشی از گستره استفاده از اینترانت در کتابخانه های دانشگاهی آفریقای جنوبی بود که از اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش استفاده میکردند. گرچه سه کتابخانه دانشگاهی مورد مصاحبه نمیتوانند بعنوان نماینده همه کتابخانه های دانشگاهی آفریقای جنوبی در نظر گرفته شوند، روشن است که آگاهی عمیقی از اهمیت مدیریت دانش و ارزش اینترانت بعنوان یک ابزار مدیریت دانش در کتابخانه ها وجود دارد. علاوه بر آن، گرچه محتویات و استفاده از اینترانت ممکن است از کتابخانه ای به کتابخانه دیگر متفاوت باشد، نتایج تحقیق حاضر نشان دارد که کتابخانه های دانشگاهی بطور کامل از توان بالقوه اینترانت استفاده نکرده اند.مندرجات یک اینترانت موتوری است که اینترانت را بعنوان یک ابزار مدیریت دانش به پیش میبرد.برای اینکه محتوا واجد ارزش باشد، اینترانت باید روزآمد بوده و در راستای نیازهای کارکنان باشد.مقایسه مندرجات و کاربرد اینترانتها در سه کتابخانه با محتوای پیشنهاد شده در متون نشان میدهد که اینترانت هر سه کتابخانه مسیر طولانی را در جهت بهینه سازی باید بپیمایند.با در نظر گرفتن مندرجات پیشنهاد شده، مزایای اینترانتها و همچنین نیازها و علایق کاربران، اینترانت در کتابخانه های دانشگاهی میتواند بعنوان یک ابزار ارزشمند برای مدیریت دانش و اشتراک دانش گسترش داده شود.

نوشته: همیلتون مفیدی، ردا سنیمان
ترجمه: مریم صراف زاده

منبع : نما مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران