به روزرسانی سایت: ۱۰ نکته کاربردی برای روابط عمومی‌ها

اینکه روابط عمومی وب‌سایتی به‌روز شده داشته باشد خوب است اما چندان سرگرم‌کننده نیست.
بسیاری از كارورزان روابط‌عمومی‌ وب‌سایت‌های خود را به‌روز نمی‌کنند، بلکه وب‌مسترها هستند كه این کار را انجام می‌دهند، كارورزان ممکن است مسئول فراهم کردن مواد اولیه یا اطلاعاتی باشند كه روی سایت قرار می‌گیرد اما تا آنجایی‌که می‌تواند عملی شود.
از آنجا که من وب سایت خودم (www.online-pr.com) را شخصاً اداره و نگهداری و پشتیبانی می‌کنم، مجبور بودم نكاتی را درباره پشتیبانی آن یاد بگیرم.
در اینجا۱۰ مورد را که روابط‌عمومی‌های حرفه‌ای جدا از آنکه وب‌سایت‌های سازمان خود را خود به‌روز می‌کنند یا نه باید بدانند، بیان می‌شود.
۱- وب سایت شما کارت تجارت یا بروشور مؤسسه شماست: هیچ وسیله ارتباطی دیگری مثل وب سایت در تمام ساعات روز و هفت روز هفته حضور دائمی ندارد و نمی‌تواند به هر نقطه جهان گسترش یابد. پس وب‌سایت شما باید مخزن تمام و هر نوع اطلاعات درباره شما که مایلید مشتریان، خریداران، سرمایه‌گذاران و سایرین بدانند، باشد. خویشتنداری و اعتدال یک سنت نیست. هر چه بیشتر شما ازخود بگویید اعتبار شما بیشتر خواهد شد.
۲- پشتیبانی وب‌سایت نکته اصلی برای روابط‌عمومی‌هاست: هیچ‌کس سایتی را که لینک‌های آن کار نمی‌کنند یا اطلاعات آن به‌روز نیست و فاقد اطلاعاتی است که باید باشد، دوست ندارد.
شما كه نمی‌خواهید بروشورها و کارت‌های تجاری قدیمی با آدرس‌ها و شماره تلفن‌های غلط را به دیگری بدهید.در حالی‌که وب‌سایت‌های بزرگ درباره مسئله پشتیبانی بسیار تیزبین و دقیق هستند، وب‌سایت‌های کوچک و متوسط اینچنین نیستند. تعدادی از اینگونه وب‌سایت‌ها متعلق به آژانس‌های روابط‌عمومی هستند و این در نوع خودمایه خجالت است.
به‌طور مطلوب، نگهداری و به‌روزرسانی سایت روزانه انجام می‌شود اما تعدادی اگر نه بیشتر اینگونه سایت‌ها، وب‌سایت‌های هستند که اطلاعات کمی دارند و کمتر دیده می‌شوند.لذا نیاز نیست که اغلب به‌روز شوند. با وجود این نباید اجازه داد یک‌هفته بگذرد و سایت به روز نشود.
یک راه برای یادآوری قراردادن یک تابع اعلام زمان روی سایت برای شما و بازدید کنندگان است با این عنوان كه "این سایت آخرین بار در تاریخ.......... به‌روز شده‌است".
من در بحث با همکارانی که معتقد بودند غالباً نیاز نسیت یک‌ سایت به‌روز شود، آنان را متقاعد کردم که اشتباه می‌کنند. محصول روز بودن واقعیتی‌است كه در وب هم به اندازه میوه‌فروشی‌ها با آن سر و كار داریم. در واقع بازدید کنندگان مایلند در مورد دقیق بودن آنچه مطالعه می‌کنند، آسوده خاطر باشند.
۳- ساده بگیرید: ساختار وب سایت می‌تواند به‌طور غیر ضروری پیچیده باشد و در این صورت به روز کردن آن وقت زیادی می‌گیرد. به‌همین دلیل من طراحی ساده سایت را ترجیح می‌دهم. از هنگامی‌که من خودم همه چیز را در online-pr.com انجام می‌دهم وقت زیادی برای کدها یا طرح‌بندی‌های پیچیده ندارم. سایت من می‌توانست زیباتر به نظر برسد درحالی‌كه الان به‌دلیل سادگی‌اش محدود شده‌، اما من می‌توانم خیلی سریع‌ آن را به‌روز کنم. توجه داشته باشید چطور سایر وب‌سایت‌ها خصوصاً جستجوگرها به سوی طرح‌بندی‌های ساده حرکت می‌کنند.
۴- از بین رفتن لینک‌ها: در هر سایت لینك‌هایی به داخل یا خارج سایت وجود دارند و واقعیت این ‌است كه هرچه لینک به منابع بیرونی بیشتر باشد نیاز بیشتری بهتوجه در به‌روز کردن لینك‌ها وجود دارد.online-pr.com بیش از دو هزار لینک دارد و در هر زمان دو درصد آنها بد است. این در حالی است که این رقم بهتر از رقم متوسط بسیاری از سایت‌های تجاری است که تا ۴ درصد لینک بد دارند، این راضی‌کننده نیست اما کار زیادی درباره آن نمی‌توان کرد. لینک‌های خارجی بدون
هیچگونه اخطاری و هشداری ناپدید می‌شوند.
۵- مردم به شما نمی‌گویند: من مدت‌هاست از بازدید‌کنندگان می‌خواهم وقتی یک لینک از بین می‌رود به من اطلاع دهند. اما اکثر آنها این کار را نمی‌کنند. واقعیت این است که بازدیدکنندگان سایت معتقدند این وظیفه مالک/ اپراتور سایت است که سایت را به‌روز کند. نباید از آنان انتظار داشت که این کار را برای شما انجام دهند. به ‌هر حال آنها درست می‌گویند. وقتی شما تمایلی به پشتیبانی سایت ندارید چرا سایت دارید؟ وقتی بازدیدکنندگان لینک‌های از بین رفته پیدا می‌کنند آنچه اتفاق می‌افتد بسیار ساده است. آنها سایت را ترک می‌کنند. اما اینکه آیا آنها
دوباره برمی‌گردند سؤال دیگری است.
۶- برنامه‌های کنترل‌ لینک کافی نیستند: یک ابداع ضروری برای پشتیبانی وب‌سایت، یک برنامه اتوماتیک کنترل‌کننده لینک است. این برنامه نرم‌افزاری‌است که در تمام سایت شما می‌گردد و بر روی همه لینک‌ها کلیک می‌کند و سپس گزارش می‌دهد که آیا لینک کار می‌کند یا خیر. اگر شما مسئول یک وب‌سایت هستید نیاز به یک کنترل‌کننده لینک دارید. اما افسوس، یک کنترل‌کننده لینک چنانچه شما به منابع بیرونی لینک می‌شوید کافی نیست. از آنجا که وب‌سایت من به‌طور وسیعی به منابع بیرونی لینک می‌شود، دریافته‌ام که بهتر است هر از گاهی به داخل لینک‌ها رفته و کلیک کنم. به این دلیل که ممکن است لینک کار كند اما سایت حاوی لینك ممکن است تغییر یافته یا حتی جایگزین شده باشد و در نتیجه نشانی آن کاملاً متفاوت باشد. در واقع
تنها راه آگاهی از لینك‌های بد کلیک کردن و نگاه کردن است.
۷- کنترل صحیح نویسی و دستور زبان: دستور زبان بد و املای غلط
کلمات، در وب سایت به راحتی دیده می‌شوند. آنها همچنین چیزهایی درباره شما می‌گویند
که شما مایل نیستید گفته شود. اشتباه طبیعی‌است: ما همه انسانیم؛ اصل این است که
وقتی اشتباه را یافتید به سرعت آن را از اصلاح کنید. اجازه ندهید یک هفته یا بیشتر، یا تا زمان به‌روز رسانی بعدی در آنجا بماند. بازدیدکنندگان تعجب خواهند کرد که چرا یک اشتباه آشکار در سایت خود دارید.
۸- از اشتباهات طراحی سریعا" خلاص شوید: گاهی به‌علت طراحی اولیه ضعیف یا کد غلط، یا خراب بودن برخی چیزها ممکن است یک صفحه وب بد به‌نظر برسد. سریعاً اشكال را‌ برطرف کنید. اینکه در سایت، یك اشتباه آشکار را بدون توجه رها کنید تا همه آن را ببینید امتیاز خوبی نیست.
۹- دقت نظر: "من مرتكب اشتباه شدم." یک توضیح سریع ممکن است کمکی برای بیان این مطلب باشد. ماه‌ها گزارش می‌شد تعدادی از لینک‌های داخلی در سایت من دیگر کار نمی‌کند. من کاری برای این مسئله نکردم، و این گزارش را نادیده گرفتم. تصور می‌کردم این گزارش اشتباه است. خوب اینگونه نبود و من وقتی نرم افزار قالب‌بندی html را به‌روز کردم این مشکل حل شد. تنها یک حرف در صفحه index از "index.htm" به "index.html" تغییر کرد. این یک حرف کوچک در سراسر وب‌سایت بیش از یک‌صد لینک که بازدیدکنندگان را به صفحه اولیه می‌برد، را ناکار آمد می‌کرد. این مسئله روزها طول کشید تا من بگردم و لینک‌های صدمه دیده را پیدا کنم و اصلاح
کنم.
۱۰- همه‌چیز به‌هم متصل هستند: فرض اینكه صفحات وب از هم جدا هستند، ساده است. به‌عنوان مثال شما می‌توانید چیزی را در یک صفحه تغییر دهید بی‌آنكه نگران باشید چه تأثیری بر صحفه‌های دیگر می‌گذارد. این تنها قسمتی از واقعیت است. با حذف یک صفحه ممكن است لینک‌هایی را در index یا منوی سایت بشکنید. همین اتفاق وقتی صفحه‌ای را جابه‌جا می‌كنید می‌افتد. چون كاربر دیگر نمی‌داند کجا باید به‌دنبال آن بگردد. در طی سال‌های اداره سایتم هر زمان صفحه‌هایی را اضافه و یا حذف كردم، لینک هایی را در سراسر سایت از بین برده‌ام.
یك وب‌سایت چیزی سرسری نیست. وب‌ از ابزار قدرتمندی‌است که روابط‌عمومی‌ها در
اختیار دارند.

نویسنده : James L. Horton
واحد تحقیق و توسعه گروه نرم افزاری روابط عمومی الکترونیک
مترجم: سارا جعفری

منبع : پایگاه تخصصی روابط عمومی الکترونیک