چند ساعت در شبانه‌روز زمان لازم دارید؟

زمان را نمی‌شود مهار کرد اما راهیابی وجود دارد که می‌توانید با استفاده از آب زمان را تحت کنترل خود درآورید:
● برنامه‌ریزی
با برنامه‌ریزی می‌توانید بهره‌برداری بیشتری از زمان بکنید. برنامه‌ریزی به معنای بالا رفتن یکی یکی از پله‌ها است. برنامه‌ریزی مانع از این می‌شود تا شما اشتباهاً هوس کنید از پله اول به پله دهم بپرید و سرنگون شوید. برنامه‌ریزی مانند یک چراغ‌قوه فاصله میان پله‌ها را برایتان روشن می‌کند، وقتی شما توانستید بدون عقب‌نشینی یا احیاناً توقف در راه رسیدن به هدفی که دارید حرکت کنید. قطعاً در وقت هم صرفه‌جوئی خواهد شد؛ زیرا از درباره کاری، وقفه در کار، یا توقف کل عملیات در امان هستید.
برنامه‌ریزی نه تنها در اداره امور سازمان‌ها لازم است بلکه لزوم آن در امور خانوادگی حتی موارد جزئی و کم‌اهمیت زندگی نیز احساس می‌شود، به‌عنوان مثال شما قصد دارید به یک سفر خارج از کشور بروید. نردبان شما دارای چنین پله است که باید یکی یکی از آنها بالا بروید:
۱) پله اول: تصمیم‌گیری.
۲) پله دوم: تهیه هزینه سفر.
۳) پله سوم: تهیه گذرنامه.
۴) پله چهارم: اخذ ویزا.
۵) پله پنجم: خرید بلیط.
۶) پله ششم: بستن چمدان‌ها این مراحل به ترتیب ذکر شده باید انجام گیرد. اگر شما قبل از اینکه تصمیم قطعی به سفر بگیرید، بلیط بخرید یا چمدان آماده کنید یا گذرنامه بگیرید و سپس از رفتن منصرف شوید. قطعاً زمان و انرژی شما به شدت تلف می‌شود، برنامه‌ریزی از عواملی است که خطر اتلاف زمان را تا حد زیادی کم می‌کند.
● تقسی کار برای استفاده بهینه از زمان
آیا شما از آن جمله افرادی هستید که دوست دارند همه کارها را خودشان انجام بدهند؟ اگر شما یک خانم خانه‌دار یا یک مدیر هستید بهتر است بدانید تقسیم کار از اصول اولیه کنترل زمان است. ممکن است این تصور شما درست باشد که دیگران نمی‌توانند کار را به‌خوبی شما انجام بدهند و به اندازه شما مهارت ندارند اما در نظر داشته باشید تا وقتی‌که به کسی فرصت ندهید هیچ چیز یاد نمی‌گیرد. (قطعاً شما هم تا چندی قبل ماهر نبوده‌اید و دیگران برای کسب تجربه به شما فرصت داده‌اند و اکنون مهارت لازم را به‌دست آورده‌اید).
● یک آزمایش ساده
در یک روز تعطیل که قصد دارید خانه را تمیز کنید از همسرتان بخواهید تا نطافت حیاط و انبار را بر عهده بگیرد، دخترتان اتاق خواب‌ها را مرتب و خانه را گردگیری کند. پسرتان پنجره‌ها را تمیز کند و جارو بکشد و خودتان یک غذای خوشمزه برای نهار آماده کنید، می‌بینید که ظرف کمتر از ۳ ساعت همه کارها انجام شده است.
یک پرسش: تصور کنید اگر مدیری بخواهد خودش جوابگوی تلفن‌ها باشد، نامه‌ها را تایپ کند، جلسات را هماهنگ نماید، با مشتریان قرار بگذارد و ... چند ساعت در شبانه‌روز زمان لازم دارد؟
قطعاً بیش از ۲۰ ساعت وقت نیاز دارد تا به تمام این امور در طی یک روز رسیدگی کند که البته این امری محال است، اما با تفویض اختیار به دیگران ۸ ساعت هم کافی است.
● داشتن اطلاعات ضروری برای صرفه‌جوئی در زمان
بدون داشتن اطلاعات لازم دست زدن به یک کار، چه آسان و چه سخت اشتباه محض است. زیرا داشتن اطلاعات ناقص به روند کار لطمه می‌زند و زمان و انرژی را هدر می‌دهد. متأسفانه تعداد زیادی از مردم بدون داشتن اطلاعات کامل، دست به کارهائی می‌زنند که جریان آنها به راحتی ممکن نیست.
● تشویق
تشویق باعث دلگرمی، شادمانی و احساس امنیت در اطرافیان و نزدیکانتان شده و در نهایت به افزایش سرعت انجام کارها می‌انجامد. اگر چهرهٔ اطرافیان خسته، کسل و بی‌تفاوت به‌نظر می‌رسد یا در انجام کارها کند و بی‌حوصله هستند، مطمئن بشید که به یک مشوق نیاز دارند. تشویق، اشکال متفاوتی دارد، بعضی از افراد دوست دارند حرف‌های دلگرم‌کننده بشنوند. برخی دوست دارند نامه‌های تشکرآمیز دریافت کنند یا در مقابل جمع از آنها تقدیر بشود و عده دیگری مایل هستند در قالب پاداش، از آنها قدردانی به‌عمل آید. به خاطر داشته باشید هنر یک فرد موفق آن است که خصوصیات اطرافیان را بشناسد و براساس آن تشویقشان کند، اگر این هنر راداشته باشید که با خانواده یا همکارانتان ارتباط مناسبی برقرار کنید قطعاً در جل باعتماد آنها موفق می‌شوید و بدین طریق بر سرعت انجام کارها می‌افزاید و بیشترین استفاده را از زمان می‌برید.

دکتر محمد سیدا

منبع : ماهنامه طمطراق