۲۵ توصیه به کارمندها برای ساماندهی دفتر کار

۱) کشوهای میز کار خود را زود به زود مرتب کنید تا فضای خالی برای نگهداری وسایل خود به وجود آورید.
۲) سطح میز کار خود را تمیز و مرتب نگه دارید.
۳) از وسایل ضروری روی میز کار خود مثل کامپیوتر، تلفن، فاکس و ... به دقت محافظت کنید.
۴) اگر با بیش از یک نفر در اداره کار می کنید، برای هر شخص فایل مخصوص تشکیل دهید.
۵) فهرستی از کارهای ضروری خود را تنظیم کرده و روی میز کار خود قرار دهید.
۶) مکاتبات و ای میل های خود را با سه سرفصل برای بایگانی، برای مطالعه، برای تماس (مکاتبه یا تماس تلفنی) دسته بندی کنید.
۷) لوازم اداری خود را مثل گیره کاغذ، خودکار و مداد و... به طور تفکیک شده نگهداری کنید.
۸) از پوشه و کازیه های مناسب برای سروسامان دادن به کاغذهای روی میزتان استفاده کنید.
۹) کاغذها و وسایل شخصی خود را در یک کشوی مجزا نگهداری کنید.
۱۰) پوشه ها را براساس تاریخ دسته بندی و نگهداری کنید.
۱۱) برای نگهداری جزوات، مجلات، کاتالوگ ها و نظایر آن از جعبه های مخصوص نگهداری مجلات استفاده کنید.
۱۲) مقالات مهم مجلات و روزنامه ها را اسکن کرده و در کامپیوتر خود ذخیره کنید.
۱۳) سیستم بایگانی باید ساده و قابل دسترسی باشد.
۱۴) فایل ها و پوشه های خود را کدبندی رنگی کنید تا راحت تر به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنید.
۱۵) پوشه ها را خیلی پر نکنید چون ورق زدن و جست وجو در آنها وقت گیر و دشوار می شود.
۱۶) کشوها و قفسه های بایگانی را خیلی پر نکنید که جابه جا کردن پوشه ها و دسترسی به اطلاعات آنها دشوار می شود.
۱۷) پوشه ها و زونکن های حجیم را با سرفصل مشترک به چند زونکن تقسیم کنید.
۱۸) برچسب نام پوشه ها و زونکن را روی آنها و در جایی که به آسانی قابل رویت باشد، بچسبانید.
۱۹) به تماس های انجام شده در اسرع وقت پاسخ دهید. برای افرادی که با آنها تماس می گیرید و موفق به صحبت کردن با آنها نمی شوید پیام بگذارید و زمان تماس خود را در پیغام ذکر کنید.
۲۰) فضای کار خود را از هر چیز غیرکاری خالی کنید تا امکان بر هم خوردن تمرکز خود را کاهش دهید.
۲۱) مهرهای روی میز خود را دسته بندی کنید.
۲۲) همیشه نشانی و شماره تلفن رستوران های اطراف محل کار خود را در جایی نگه دارید تا در صورت نیاز به آنها دسترسی یابید.
۲۳) اگر در کار خود با شماره حساب های بانکی متعددی سروکار دارید، آنها را با رنگ های مختلف کدبندی کنید تا تشخیص هر یک آسان شود.
۲۴) در پایان هر پروژه کاری یا رویداد، مثل جلسات کاغذها و یادداشت های مربوط به آن را بایگانی و نگهداری کنید.
۲۵) در انتهای هر روز کاری و خصوصاً در پایان هر هفته میز کار خود را مرتب کنید تا روز بعدی با یک میز کار مرتب و تمیز کار خود را شروع کنید.

ستیلا باسقی

منبع : روزنامه سرمایه