خود نوسازی سازمان

خودنوسازی مفهومی است که مدیریت فرایند تغییر را به ذهن متبادر می کند. این مفهوم قابلیتهای درک و شناسایی مسائل تازه، تبیین اهداف کلی، ارائه راه حلهای گوناگون و اجرای راه حل انتخابی را افزایش می دهد. سازمانهای خود نوساز دارای سه مشخصه عمده هستند:
۱) وجود فرهنگ حمایت کننده از تغییر ،
۲) تدوین مقررات در جهت تغییر
۳) وقت شناسی در حل مسائل.
مفهوم خود نوسازی محور تفاوت توسعه سازمانی و بهبود سازمانی است. در توسعه سازمانی است که به دنبال اصلاح و تغییر رفتار کارکنان، خود نوسازی نیز تشویق می شود. به منظور طراحی و اجرای تغییر سه جهت گیری راهبردی عمده وجود دارد:
۱) راهبردهای عقلایی – تجربی
۲) اقتداری- اجباری
۳) هنجاری – بازآموزی. خود نوسازی را می توان در طی ۱۰ مرحله خلاصه کرد که شامل :
▪ تعیین طرح،
▪ اجرا،
▪ استمرار،
▪ حفظ روحیه،
▪ نظم دهی پدیده ها،
▪ پایان دادن به وضعیت موجود،
▪ بازسازی،
▪ انتقال ،
▪ خود نوسازی
▪ کسب تجربه
● مقدمه
اداره چرخه تغییر، یک فرایند «خود نوسازی» است . اولین بار مفهوم « خود نوسازی سازمان » توسط لیکرت (۱۹۶۱). به‌طور جامع توصیف شد. لیپیت ( ۱۹۶۹) شیوه سنجیده ای از فرآیندهای نوسازی را تشریح و خاطر نشان کرد که هر سازمانی مانند انسان دارای چرخه زندگی است که از زمان کودکی آغاز می شود و تا پایان دوران پیری ادامه می یابد و در هر دوره نیازهای نوسازی متفاوتی را طلب می کند. کریم نیا (‌۲۰۰۱) معتقد است «نباید خودنوسازی را با خود سازماندهی یکی دانست. خودنوسازی پدیده ای است که تنها در دنیای موجودات زنده قابل رویت است، در صورتی که خود سازماندهی ایجاد نظمی است در بی نظمی و در بهم ریختگی در تمام موجودات اعم از زنده و غیر زنده».
خود نوسازی شرکتها و موسسات به عنوان یک موضوع با اهمیت در مدیریت استراتژیک مطرح است، زیرا یک عنصر اساسی در توانمندسازی سازمانها جهت بقا و ادامه رقابتها در هر زمان محسوب می شود. برنامه ریزی برای خود نوسازی یک نیاز همیشگی هر سازمانی است و چالش دائمی آن خواهد بود تا ازطریق آن بتواند تغییرات را بپذیرد، ابهام و پیچیدگیها را تحمل کند، نوآور و انعطاف پذیر باشد. (‌لایلز و همکاران، ۱۹۹۲) هر سازمانی که از انعطاف پذیری برخوردار نباشد تأثیر منفی را در خود نوسازی سازمان برجای خواهد دید. (دی تا و ریچارد هاری، ۲۰۰۵) خود نوسازی موجبات اعتماد به نفس و مولد بودن افراد در سازمان را فراهم می سازد. مولد بودن توسط هاردین ( ۱۹۹۲) به عنوان فرآیندی تعریف شده است که از طریق آن ما می آموزیم که از علائق و آرزوهایمان پیروی کنیم و تغییر را پیاده کنیم. به زعم وی مولد بودن به ما کمک می کند که خطرات خودشیفتگی و رکود را از خود دور کنیم، زیرا یاد می گیریم به شیوه هایی جدید که افق دید ما را توسعه می دهد حیات خود را دنبال کنیم. گودلد ( ۱۹۷۵) معتقد است فرایند خود نوسازی شایستگیهای زیر را افزایش می دهد:
۱) درک و شناسایی مسائل تازه.
۲) تبیین اهداف کلی، ویژه و اولویتها.
۳) یافتن راه حلهای گوناگون.
۴) به مرحله اجرا گذاشتن راه حل انتخابی
رامی (۱۹۹۸) بیان می کند که مجموعه مهارتهای رهبری استراتژیک شامل رهبری فردی، رهبری عمومی و رهبری سازمانی است و یکی از عناصر مهم در رهبری فردی، خود نوسازی است. از نظر وی هر رهبری برای خود نوسازی لازم است سوالات زیر را مد نظر قرار دهد:
۱) چه تغییرات مثبتی مسیر را برای حفظ سلامت وی در فرآیند خود نوسازی هموار می سازند؟ چگونه باید از این سلامتی که در برقراری روابط با محیط موثر است مراقبت کرد؟ چگونه شرایط فیزیکی موجود روی عملکرد کاری او تأثیر می‌گذارند؟
۲) چه فعالیتهایی می توانند به توسعه درک ایشان ازدنیای اطراف کمک کنند؟ او باید چه مهارتها و دانشهایی را در خود ارتقا دهد؟ چگونه می توان شوق کسب این نوع دانش را برانگیخت؟
۳) چگونه می توان آرامش را در فرایند خود نوسازی برقرار کرد؟ آیا به قدر کافی در حین خود نوسازی حس آرامش وجود دارد؟
۴) آیا اولویتهای وی در شیوه زندگی او انعکاس خواهد یافت؟
در تصمیم گیری اینکه آیا نیازی برای تغییر یا انتقال وجوددارد یا نه، باید به موارد زیر نیز توجه کرد: اگر این مسیر تغییر را ادامه بدهیم چه اتفاقی خواهد افتاد؟ آیا این همان چیزی است که ما واقعاً آن را برای خودمان می خواهیم؟ آیا آمادگی لازم برای پذیرفتن پیامدهای آن چیزی را که هم برای خودم و هم برای دیگران انتخاب کرده ایم را داریم؟ (هاردین، ۱۹۹۲).
● ویژگیهای سازمان خود نوساز
زالتمن و همکاران وی (۱۹۷۷) معتقدند سازمانهای خود نوساز دارای ویژگیهای زیر هستند.
۱) وجود فرهنگ حمایت کننده از انطباق پذیری و پاسخگو به تغییرات.
۲) تدوین مقررات سنجیده ای که از طریق آن کارکنان در فرایندهای مسئله گشایی منظم، مشارکت جویانه ودقیق درگیر شوند.
۳) چنین سازمانی تنها به منابع انرژی و ایده های داخلی خود برای حل مسئله اتکا نمی‌کند. بلکه می داند چه وقت، چه موقع و چگونه از منابع و ایده های مناسب برای حل مسئله خود استفاده کند.
● خود نوسازی و توسعه سازمانی
مفهوم خود نوسازی محور تفاوت میان توسعه سازمانی و بهبود سازمانی است (‌آونز، ۲۰۰۴). توسعه سازمانی این عقیده را که تحلیل تدریجی سازمان امری اجتناب ناپذیر است، رد می کند. اگر بخواهیم مسئله را با دید مثبت مورد توجه قرار دهیم، پی خواهیم برد که سازمان قادر است خصوصیات خود نوسازی را توسعه داده، توان خود را افزایش دهد، با تغییر سازگار شود و رسیدن به اهداف را سرعت بخشد. مفهوم خود نوسازی، سازمان را به عنوان نظامی که دستخوش حوادث اضطراری و فشارآور شده و به بن‌بست رسیده است، نمی بیند، بلکه به سازمان به عنوان نظامی می نگرد که قادر است روی محیط خود تأثیر فزاینده ای بگذارد و با بالا بردن توان خود با شرایط جدید سازگاری حاصل کند و مشکلات جدید را در طول زمان حل نماید. شاید نکته مهمتر آن باشد که سازمان با افزایش توانایی خود، هدف مداری و جهت گیری خود را توسعه می دهد. این دیدگاه نظام پرتحرکی است که سرشار از نشاط، خلاقیت و حیات است.
مفهوم توسعه سازمانی حاکی از آن است که در نظام سازمانی باید چنان شرایط، مهارتها و فرایندها و به طور کلی فرهنگی حاکم شود که توسعه مستمر سازمان را در طول زمان تضمین کند. این اصطلاح به تکنیک هایی که موجب بالا بردن توانایی خود نوگرایی سازمان می شود اطلاق می‌شود. بهبود سازمانی از منظر دیدگاه « درون به برون» و یا « واکنشی» قابل بررسی است. در این دیدگاه سازمان به بررسی پیامدهای ناشی از وضع موجود می پردازد و به آنچه که در سازمان اجرا می شود و نیاز به ترمیم و اصلاح دارد توجه می کند. در صورتی که در توسعه سازمانی پیامدهای ناشی از وضع مطلوب مورد بررسی قرار می گیرد، این نوع نگرش، یک دیدگاه « برون به درون» یا « فراکنشی» را تداعی می کند. بنابراین در توسعه سازمانی به جای پاسخهای ترمیمی، طیفها و پاسخهای جدید برای حال و آینده مطرح می شود. توسعه سازمانی به دنبال آن است که با آموزش کارکنان نسبت به اصلاح و تغییر رفتار آنان در مسیرهای شغلی مهم، خود نوسازی را تشویق کند. از این رو یکی از ویژگیهای توسعه سازمانی، در نظر گرفتن « تغییر برنامه ریزی شده » است که باید طرح آن از نظر جامعه مورد نظر، تنظیم برنامه زمانی، تخصیص منابع لازم برای اجرا، در نظر گرفتن شرایط خاص سازمان به طور کامل مورد بررسی قرار گیرد و مشخص شود.
بنابراین توسعه سازمانی نه تنها یک پاسخ به تغییراست، بلکه یک گرایش راهبردی تغییر اعتقادات، نگرشها، ارزشها و ساختار سازمان دهی است تا آنجا که می تواند با تکنولوژی جدید وچالشهای نو بهتر سازگار شود. (بنیس، ۱۹۶۹)
تلاشهای توسعه سازمانی باید به صورت دراز مدت در نظر گرفته شود ومفهوم خود نوسازی را ارائه کند و فرایند را قادر سازد که ابتدا به مسائل ظاهراً سطحی و سپس به مسائل محوری بپردازد. بدین ترتیب توسعه سازمانی یک عمل ضربتی نیست که پاره ای از بحرانهای محدود و نامعین را التیام بخشد و سپس به پایان برسد.
● راهبردهای خود نوسازی
رابرت چن (۱۹۶۷) معتقد است که به منظور طراحی و اجرای تغییر سه جهت گیری راهبردی عمده وجود دارد:
۱) راهبردهای عقلایی – تجربی : برپایه این مفهوم استوار است که تغییر می‌تواند از طریق مدل تولید و مصرف دانش
(kpu) و مدل تحقیق، توسعه، اشاعه و پذیرش (RDDA) که به کشف و اختراع نظام مدار ایده های بهتر، در دسترس تر و مطلوبتر برای سازمان منجر می شود، توسعه یابد. طرفداران این راهبرد اغلب از مشکلاتی که در فرایند ایجاد فعالیتهای جدید در سازمان پیش می آید نگران هستند. نمونه ای از این مشکلات به شرح زیر است:
الف) بی توجهی به ایده های جدید.
ب) مقاومت در برابر ایده های جدید.
ج) تغییر شکل ایده یا فعالیت جدید به نحوی که زمان اجرای آن به طور قابل ملاحظه ای تغییر کند.
۲) راهبردهای اقتداری – اجباری : که بر پایه استفاده از تهدید و مجازات جهت وادار کردن سازمان به تغییراستوار است. در این مورد باید توجه داشت که رضایت در تصمیم گیری سازمانی بدیهی است و به معنای اتخاذ پاسخهای عملی برای خواسته‌ها است. اما نباید هنگامی که تقاضاهای ضد و نقیض مطرح است در صدد بود که پاسخهای کاملاً موثری دریافت داشت.
۳) راهبردهای هنجاری – بازآموزی : برپایه این ایده استوار است که با اصلاح تواناییهای مسئله گشایی سازمانها، می توان در آنها تغییر ایجاد کرد. این امر مستلزم تغییر هنجارهای سازمان از هنجارهایی است که معمولا ًدر سازمانهای سلسله مراتبی یافت می شود و باید با هنجارهای خلاق و مسئله گشا جایگزین شود. این فرایند به فرایند خود نوگرایی سازمانی تعبیر می‌شود. تکنیک ها و فرایندهای ایجاد خود نوگرایی سازمانی بر توسعه مهارتهای روز افزون اعضای سازمان در مطالعه و تشخیص نظام‌دار مسائل سازمانی و یا رفع مشکلات آنها متمرکز است.
از نظر هودسون ( ۱۹۹۱) اداره چرخه تغییر (خود نوسازی) با در نظر گرفتن مهارتهای زیر در غالب ۱۰ مرحله قابل اجراست:
۱) تعیین طرح یا برنامه خود نوسازی : طرح یک پایگاهی جهت به ظهور رساندن دیدگاه است.
۲) اجرای طرح: که مستلزم تعهد فردی و سازمانی و در نظر گرفتن رسالت سازمانی است.
۳) استمرار و تداوم در اجرای طرح: تداوم، مستلزم داشتن هنر حفظ ساختار حیاتی موفقیت آمیز است و دانستن اینکه چطور بینش قوی خود رادرهنگام اجرای طرح حفظ کنیم.
۴) حفظ روحیه در هنگام برخورد با ناکامی: که نیازمند انطباق با کاستیها، احساسات منفی در ساختار فعلی است که به طور فزاینده ای برای فرد و سازمان مضر هستند.
۵) نظم دهی پدیده ها: معین کنید چه چیزی حفظ شود، حذف شود، تغییر کند و یا چه چیزی اضافه شود.
۶) توان تغییر دادن ساختار موجود : مستلزم توانایی جداشدن از ساختار قبلی با رعایت جوانب حق شناسی نسبت به گذشته سازمان است که می تواند شما را برای در نظر گرفتن اولویتهای بعدی رها و آزاد سازد.
۷) توانایی بازسازی : این عمل می تواند مورد استفاده قرار بگیرد، در صورتی که ساختار فعلی( در سازمان و فرد) بتواند از طریق تغییرات بسیار ویژه بهبود یابد.
۸) انتقال و استحاله: انتقال به درون یک ساختار حیاتی جدید، نیاز به هماهنگی قبلی دارد که در طی آن ارزشهای اساسی آشکار می شود و از ساختار ایستا رهایی می یابیم.
۹) خود نوسازی : این مرحله شامل یک تجدید حیات ، اعتماد به نفس، ارزیابی جدید از موضوعات اصلی و اعتقادات و تقویت امیدواری و تحقق اهداف است.
۱۰) توانایی کسب تجربه : خلاقیت، یادگیری، خطر پذیری و تعاملات حسی از مقصد را تقویت می کند و توانایی خلق ساختار جدیدی را بالا می برد.
استیونز (۱۹۹۱) جهت رضایت از زندگی فردی و سازمانی که از پیامدهای خود نوسازی است به سه استراتژی مهم اشاره می کند:
۱) تجزیه تحلیل شرایط جاری : عواملی چون در نظر گرفتن انتظارات متغیر، حوادث پیش بینی شده یا نشده، انتظارات دیگران، بحرانهایی که در اواسط کار پیش می آید، شرایط و موقعیتهای دیگران که شرایط جاری را تحت تأثیر قرار می دهند را شامل می شود.
۲) در نظر گرفتن شیوه هایی جهت از بین بردن نارضایتیها و ناکارآمدیها: جهت اخذ هر شیوه ای لازم است ریسک پذیری، فشارها، اهداف، ارزیابیهای مالی و درآمدی، فرصتها و تجهیزات کاری در نظر گرفته شود.
۳) تعیین شود که چه کاری انجام خواهد شد. شیوه های خود ارزیابی، تکوین اهداف، جمع آوری اطلاعات و تصمیم گیری به کارگرفته شود.
● اقدامات عملی برای تضمین سلامتی سیستم خود نوسازی
۱) ترس را در سازمان خود از بین ببرید: برخی کارها ممکن است به نتیجه نرسد. اگر هراس در سازمان وجود داشته باشد هیچ کس به خود نوسازی نخواهد پرداخت.
۲) خود نوسازی را به عنوان جزئی از سیستم ارزیابی عملکرد افراد مطرح کنید.
۳) برای درک اعضا از آن و درک نقش خود در آن فرآیند خود نوسازی را مستند سازی کنید.
۴) تیم های خود نوسازی را در سازمان تشکیل دهید و آنها را به ابزارها و چارچوبهای کاری مشخص مجهز کنید.
۵) اطمینان حاصل کنید تمامی اعضای سازمان، استراتژی کلی سازمان را درک کرده‌اند و همچنین کلیه تلاشهای خود نوسازی در راستای استراتژی کلی سازمان است.
● نتیجه گیری
اگر سازمانها به خود واگذار شوند، عموماً روی ثبات تأکید می ورزند و در مقابل تغییر مقاومت می کنند. بنابراین باید آنها را به تغییر واداشت. خودنوسازی مفهومی است که رابطه نزدیک با تحول و تغییر دارد. سازمانهای نوگرا عمدتاً با سه مؤلفه
۱ ) وجود فرهنگ حمایت کننده از تغییر،
۲ ) سوق افراد به سمت مشارکت‌جویی در فرایندهای مسئله گشایی و
۳ ) مدیریت زمان، قابل تفکیک اند. خودنوسازی سازمان براین ادعاست که تغییر موثر را نمی توان بر سازمانها تحمیل کرد. بلکه باید توان و شایستگی درونی را برای حل مستمر مسائل در آنها بهبود بخشید و توسعه داد.
برنامه ریزی برای انتقال به یک ساختار جدید هم در افراد و هم در سازمان نیازمند آن است که به کاری که از نو شروع کرده ایم از طریق یادگیری جدید و کشف اولویتها متعهد شویم، چیزی را که نمی خواهیم رها کنیم، یک جا نایستیم و به سمت و سوی تعهدات جدید گام برداریم و به کار خود ادامه دهیم. بنابراین « متعهد شدن » ، « رها سازی خود» ، « از جای خود حرکت کردن» و « ادامه دادن » از عوامل مهم و ضروری برای خود نوسازی است.

منابع
۱) Likert, Rensis . " New Patterns of Management". New York: McGraw – Hill Book Company, ۱۹۶۱.work life counseling, ۱۹۹۱. (ED ۳۴۱۸۱۷).
۲) Lippitt. Gordon L. "Organizational Renewal: Achieving viability in a changing world" New York : Appleton- Canlury- crofts, ۱۹۶۹.
۳) کریم نیا، مسعود.« برخی قوانین کلی اولوسیون - تئوری شناخت». (۲۰۰۱) آدرس اینترنتی www. Iran-emrooze. de
۴) Lyles, Marjorie, A . Near, Janetp. ENZ Cothy A. " A Simulation For teaching skills Relating to Organizational " ۱۹۹۲( http://proquest. Umi. Com).
۵) Datta, Avimanyn. Sukumar Ray chaudnuri. " Modeling the Effect of Rigidity in ORganizationl Structure on Organizational self – Renewal and Knowledge Diffusion
( ۲۰۰۵). http:// econwpa . wustl . edu/
۶) Hardin,P. P Waht Are you Doing with the Rest of Your life? San Rafael , CA : New world Library , may ۱۹۹۲.
_ دکتر قربانعلی سلیمی: دانشیار دانشگاه اصفهان
_ _ ناهید نادری: دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت آموزش

منبع : ماهنامه تدبیر