مهندسی مجدد منابع انسانی از طریق فناوری اطلاعات

یكی از ویژگیهای محیط امروزی افزایش سطوح رقابت است .موسساتی كه خواهان افزایش سهم بازار خود و كسب سود و منافع هستند باید خود را با تغییرات محیط موجود وفق دهند . از این رو تغییرات بسیاری در روشهای كسب و كار در حال شكل گیری است . یكی از آنها فرایند مهندسی مجدد كسب و كار است كه به عنوان بازاندیشی اساسی و طراحی دوباره و بنیادی فرایندهای كسب و كار به منظور بهبود چشمگیر معیارهای عملكرد امروزی تعریف شده است . یكی از زمینه سازان بالقوه فرایند مهندسی مجدد كسب و كار فناوری اطلاعات است . اگر چه فناوری اطلاعات امكان دستیابی به پیشرفتهایی را در زمینه فرایند مهندسی مجدد فراهم می سازد اما به تنهایی كافی نیست . این مقاله با نگرشی جامع به فرایند مهندسی مجدد منابع انسانی و مفهوم فناوری اطلاعات، كاربرد فناوری اطلاعات در مهندسی مجدد دپارتمان منابع انسانی و مزایا و معایب آن را شرح خواهد داد.
در حال حاضر ما در عصری به سر می بریم كه تغییرات آن به مراتب بنیادی‌تر از تغییر و تحولات انقلاب صنعتی است و از همین رو سازمانها برای حفظ بقا و حضور خود در عرصه رقابت ناگزیر به دگرگونی و استفاده از تازه‌ترین دستاوردهای فناوری برای دستیابی به بالاترین سطح بهبود تواناییهای خود و كاركنان خود هستند.
مهندسی مجدد سازمانها را می توان از جهات مختلف محصول تكامل طبیعی و عملی استراتژی های كاربردی برخی از رویكردهای مدیریتی اخیر دانست كه تاثیر عمده ای بر نحوه نگرش مدیریت و دگرگونی سازمانها داشته است .
این رویكردهای جدید شامل «مدیریت كیفیت جامع (TQM)» ، «تمركز بر روی مشتریان» و جدیدترین آنها «مهندسی مجدد فرایندها (BPR)» هستند. مهندسی مجدد سازمانها یك رویكرد كل نگر است كه طی فرایندی، استراتژی رقابت سازمان را با پردازشهای درونی و كاركنان آن مرتبط می كند. این ارتباط از طریق به كارگیری جدیدترین ابزارهای ارتباطی برقرار می شود.
در هر سازمانی این باور وجود دارد كه تحقق اهداف عالی سازمان در گرو برخورداری از منابع انسانی كارآمد و بهره‌ور است. تمام سازمانها برای سازگاری با تغییرات محیطی لازم است به طور مداوم نسبت به توسعه و بهسازی نیروی انسانی ، تجهیزات، فناوری، قوانین و مقررات و فرهنگ سازمان اقدام كنند.
● مفهوم مهندسی مجدد
«همر» و «چمپی» مهندسی مجدد فرایند كسب و كار را اینگونه تعریف می كنند : «بازاندیشی بنیادین ، طراحی نو و ریشه ای فرایندها برای دستیابی به پیشرفتی شگفت انگیز در عملكرد براساس معیارهایی نظیر هزینه ، كیفیت ، خدمات و سرعت.»
واژگان كلیدی در این تعریف عبارتند از :
۱ - بنیادین : شیوه اصلی كار شركت چیست؟
۲- ریشه ای: تمامی روندهای كاری و ساختار های موجود باید فراموش شوند و شیوه‌های جدید كار كردن كشف شوند. تغییرات سطحی مفید نیستند و تغییر باید در ریشه عملی شود.
۳- شگفت انگیز: باید به تغییرات چشمگیر و خارق‌العاده دست یافت نه بهبودهای جزئی و اندك .
۴- فرآیندها: طراحی مجدد باید بر فرایندها متمركز باشد نه بر وظایف ، شغلهای افراد یا ساختارها . ‍‍‍[‍‍۳]
در نتیجه یك سازمان باید با پشت سر نهادن روندهای كاری قدیمی كار را از نو شروع كند. مهندسی مجدد در كانون خود بر فرایندها متمركز است . «داونپرت» و «شورت» فرایند را مجموعه ای از وظایف تعریف می‌كنند كه به طور منطقی با یكدیگر در ارتباط هستند و برای دستیابی به یك نتیجه كاری تعریف شده اجرا می شوند. فرایندها ، سلسله فعالیتهایی هستند كه مشتركا نتیجه ارزشمندی را برای مشتری به بار می آورند. [۴‍‍‍‍‍‍]
با توجه به این تعاریف ، مهندسی مجدد تحولات تدریجی را نمی پذیرد و با در نظر گرفتن دگرگونیهای پر شتاب فناوری، بازار و اقتصاد، دگرگونیهای بنیادین و شدید را مد نظر قرار می دهد . این دانش تمام روشهای سازماندهی، مدیریت تحول و ابزارهای مهندسی صنایع را مورد استفاده قرار می دهد تا بر ویرانه سازماندهی بوروكراتیك (دیوان سالاری ) ، سازمانهای نوین فرایندگرا و انعطاف‌پذیر را بسازد. [۷‍‍‍‍‍‍[
● مهندسی مجدد در منابع انسانی
درصورتی كه در سازمان شما فعالیتهای روزانه به طور كارا و مؤثر انجام نمی شود، ‌دپارتمان منابع انسانی اولین جایی است كه باید مهندسی مجدد در آن شروع شود. این روشی است كه مدیران شــــركتهایی چون AT&T و هیولت – پاكارد به كـــــار گرفته اند.
در حالی كه بسیاری از متخصصان منابع انسانی به طور مؤثر در حال بهره برداری از فناوری اطلاعات به منظور مهندسی مجدد فرایندهای منابع انسانی هستند ، بسیاری دیگر هنوز تصویر مبهمی از مهندسی مجدد دارند. اینكه مهندسی مجدد چیست ؟ چه كــاری می تواند انجام دهد؟ و چه مشكلاتی ممكن است در حین اجرا رخ دهد؟ . [۱]
مهندسی مجدد معمولا برای توسعه ، تولید ،‌ لجستیك ،‌توزیع یا در بعضی مواقع جهت حمایت كردن از مشتریان و فروشندگان هدف گذاری می‌شود اما به ندرت برای اجرای آن در قسمتهای مالی و منابع انسانی تلاش می‌شود. به هر حال، منابع انسانی مجموعه ای از سیستم ها و فرایندهایی است كه قادر است بزرگترین سرمایه شما را بالفعل كند. [۲‍‍‍‍‍‍]
نیاز به كاهش هزینه ، ارائه خدمات با كیفیت‌تر و تغییر فرهنگی سه عامل اصلی جهت آغاز فعالیتهای مهندسی مجدد منابع انسانی هستند.
محیطهای كسب و كار رقابتی در حال افزایش ،‌ بسیاری از كارشناسان منابع انسانی را به سختی تحت فشار قرار می دهند تا هزینه های اجرایی منابع انسانی را كاهش دهند،‌ خدمات با كیفیت تری تحویل دهند و فرهنگ سازمانی رقابتی تر و مؤثرتری ایجاد كنند.
به منظور افزایش سرعت و صحت تصمیمات مرتبط با افراد و فراهم آوردن خدمات منابع انسانی به موقع و با كیفیت ، فرایندها و سیستم های اطلاعاتی منابع انسانی بسیاری از شركتها احتیاج به یك بازنگری اساسی دارد. در حقیقت فرایند مهندسی مجدد وظایف منابع انسانی را همراستا ، اتوماتیك و یكپارچه می‌كند ، در نتیجه یك مزیت رقابتی قدرتمند برای سازمان فراهم می‌آورد. [۱]
● گامهای مهندسی مجدد
معمولا فرایند مهندسی مجدد از طراحی تا اجرا شامل چهار فاز است:
مرحله ۱- نیاز سنجی: اغلب ، فعالیتهای مهندسی مجدد زمانی شروع می‌شود كه شركتها از وضعیت موجود ناراضی هستند یا از طرف فرایندها و سیستم های موجود جهت پاسخ به فرصتهای تجاری جدید یا به دست آوردن اهداف خاص تحت فشار هستند ، در حقیقت مهندسی مجدد به عنوان ابزاری برای به دست آوردن اهداف كسب و كار جدید یا نشان دادن مشكلات كسب و كار استفاده می شود.
در این مرحله شركتها باید قبل از صرف زمان و منابع جهت شروع فعالیت به دو پرسش اساسی پاسخ دهند:
۱- چرا مهندسی مجدد لازم است؟
-۲ چگونه مهندسی مجدد برای به دست آوردن اهداف كسب و كار با استراتژی كلی سازمان منطبق می‌شود؟
مرحله ۲- حمایت و پشتیبانی از سوی مقامات بالای سازمان: بدون حمایت فعال و مستمر مدیریت ارشد ، یك فعالیت بنیانی مثل مهندسی مجدد دیر یا زود شكست خواهد خورد .در مهندسی مجدد منابع انسانی مجریان رده بالای منابع انسانی نیاز به حمایت قوی از طرف مدیران ارشد سازمان دارند.
بعد از كسب حمایت از طرف مدیریت ارشد سازمان معمولا در این مرحله تصمیمات لازم با توجه به ماموریت فعالیت مهندسی مجدد ، حوزه كاری این فعالیت و منابع مورد نیاز جهت كار اتخاذ می‌گردد.
مرحله ۳- تشكیل تیم راهبری: تیم راهبری متشكل از مدیران ارشد منابع انسانی، مدیران MIS ، مدیران میانی و مشاوران خارجی معمولا در این مرحله تشكیل می‌شود.
● وظایف تیم راهبری
۱)درك ارتباطات كلیدی مشتریان / كاربران در فرایندها؛
۲)ترسیم كردن فرایندهای جاری و محدودیتهای سیستم؛
۳)هدف گذاری هزینه ای/ خدماتی جدید برای فرآیندها؛
۴)شناسایی فرایندهایی كه باید مهندسی مجدد شوند و ایجاد یك طرح اجرایی فاز بندی شده.
در این مرحله تیم راهبری می‌تواند مسیر كلی مهندسی مجدد را تعیین كرده و مشاوران و فروشندگان درخواستهای سخت افزاری و نرم افزاری را انتخاب كند.
مرحله ۴- تشكیل تیم های اجرایی: تیم های اجرایی برای خلق راه حل جهت هریك از فرایند های هدف گیری شده تشكیل می‌شوند. در این مرحله افراد تیم ، فرایند موجود را شناسایی كرده و راه حلهای چندگانه برای فرایند ایجاد می‌كنند، برای هر راه حل تحلیل سود- هزینه انجام می‌دهند و در نهایت ساختار ،‌نیروی انسانی و نیازهای سیستمی فرایند انتخاب شده را تعیین می‌كنند.
طرحهای عملی برای تست آزمایشی ، نصب تجهیزات ، تغییر ،‌آموزش و استخدام نیز در این مرحله فرمول بندی و اجرا می‌شود.در نهایت فعالیتها و فرایند های اصلی باید پیاده سازی و اجرا شوند تا پیشرفت و اثر تجاری فعالیتهای مهندسی مجدد نمایان شود. [[۱
به عنوان مثال تیم اجرایی مهندسی مجدد منابع انسانی را می توان به صورت ۶ تیم سازماندهی كرد كه عبارتند از :
۱- تیم ارتـــباطی كاركنان كه مدیریت برنامه های ارتباطات را بر عهده دارند و مراقب هستند تا خطوط ارتباطی همیشه باز و آزاد باشد؛
۲- تیم آموزش و كارآموزی كه توجه اصلی خود را حول برنامه‌های آموزش رهبری و آموزشهای تكنیكی متمركز می‌كند؛
-۳ تیم های متفاوت برنامه‌ریزی كه مسئول برنامه ریـــزی سمینارها ،‌ارائه خدمات مشاوره ای به همه كاركنان برای رسیدن به هوشیاری ،‌درك و پذیرش همه گونه تنوع و تفاوت هستند؛
-۴ تیم برنامه ریزی و تعیین استراتژی پژوهشهای نیروی انسانی كه تضمین كننده همسویی و پشتیبانی كامل سیستم‌های پژوهشی از استراتژی های شركت به شمار می آید؛
-۵ تیم برنامه ریزی نیروی كار كه مسئولیت ایجاد رابطه ای موثر و مفید با اتحادیه های كارگری و همچنین آماده كردن كاركنان برای دگرگونیهای آینده نظیر تیم های خودگردان و فناوریهای جدید را به عهده دارد؛
-۶ تیم ارائه خدمات به كاركنان كه مسئولیت اداره امور حقوق و مزایای كاركنان ، طرحهای تشویق و بهره و‌ری ، مطالعات و بررسیهای مرتبط با كاركنان و تامین خدمات تخصصی و مشاوره ای مرتبط با موضوعهای نیروی انسانی را بر عهده دارد.
● شش عامل كلیدی در موفقیت فعالیتهای مهندسی مجدد منابع انسانی
-۱ همراهی و حمایت مدیریت ارشد سازمان: پشتیبانی مدیر اجرایی ارشد سازمان نقش اساسی در موفقیت مهندسی مجدد دارد. بر این اساس لازم است جلسات پی در پی و منظمی با حضور مدیریت ارشد در طول این فعالیت برگزار شود.
۲ - چشم انداز و مدل واضح و روشن برای تغییرات در منابع انسانی: ارتباط روشن بین مدل كسب و كار و طراحی مجدد منابع انسانی و وضوح استراتژی های تجاری، ‌ارزشها و موقعیت رقابتی سازمان نقش بسزایی در پیشرفت فرایند مهندسی مجدد منابع انسانی دارد؛
۳- ارتباطات شفاف ، صادق و پیاپی: برای اینكه افراد مرتبط با فعالیت مهندسی مجدد با ماهیت كار آشنا شده و آن را به خوبی درك كنند لازم است تا در موقعیتهای مختلف و به صورت حضوری و رو در رو در مورد آن بشنوند و اطلاعات كسب كنند؛
۴- توانمند سازی كارمندان و مدیران: باید به مدیران و كارمندان اختیارات لازم داده شود تا مسئولیت نتایج كارهایشان و هدفهای مورد نظر را قبول كنند؛
۵- تغییر در سیستم های حمایتی (پاداشها ، ارزیابی ، طراحی مجدد شغل و ...):
-۶ اختیار و قدرت دادن به تیم های مهندسی مجدد و پاسخگو نگاه داشتن آنها جهت هدفهای روشن و قابل اندازه گیری. [۱]‍‍‍‍‍‍
مفهوم فناوری اطلاعات: با توجه به حضور در عصر اطلاعات ، آنچه توجه همه شركتها و سازمانها را به خود جلب كرده است سرمایه‌گذاری در فناوری اطلاعات و بهره‌وری حاصل از آن است.
براساس تعریف،‌ فناوری اطلاعات (IT) عبارت است از مجموعه ابزارها، تجهیزات ، دانش ، روش و مهارت استفاده از آنها در تولید ،‌انتقال و جابه جایی ، پردازش و مصرف اطلاعات . [۶[
دامنه علوم مرتبط با این فناوری بسیار گسترده و وسیع بوده و مباحثی نظیر علوم رایانه و مهندسی نرم افزار ، مخابرات ، ‌سیستم های اطلاعاتی مدیریت ، سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS) ،‌هوش مصنوعی(AI)، مدیریت اطلاعات ،‌مهندسی دانش ،‌فناوری چند رسانه ای ،‌ روباتیك و پایگاههای اطلاعاتی اینترنتی را شامل می‌شود.
این فناوری نوظهور بسیاری از عرصه‌ها را تحت تاثیر خود قرارداده است كه از جمله آنها می‌توان به تولید و صنعت و فعالیتهای خدماتی- پشتیبانی اشاره كرد.
● نقش فناوری اطلاعات در فرآیند مهندسی مجدد
فناوری اطلاعات در مهندسی مجدد نقش عمده ای ایفا می‌كند ، فناوری به تنهایی و به صورت انتزاعی نمی تواند موجب تغییر و تحول باشد. اما با وجود این ،‌فناوری می‌تواند تاثیر بسیار قوی و گسترده ای از خود به جا بگذارد ،‌ خصوصا وقتی كه به نحو صحیح و مطلوبی با یك برنامه مهندسی مجدد ریشه‌ای كه قصد تبدیل سازمان سنتی مبتنی بر فعالیت به سازمان مبتنی بر تیم متمركز ،‌حول نیازهای مشتریان و تغییر نظام فعالیتی به نظام راهبری فرایند را دارد ،‌عجین شده باشد.
فناوری اطلاعات به ایجاد تغییرات در سازمانها كه آن هم عمدتا تغییراتی در ماهیت كار ،‌ادغام وظایف سازمانی و تبدیل نیروهای رقابتی است كمك می‌كند. فناوری اطلاعات می تواند در ایجاد تغییرات به مهندسی مجدد یاری برساند و از این رو می‌توان آن را در حكم تسهیل كننده مهندسی مجدد تلقی كرد. لذا طراحی مجدد فرایندها اغلب به وسیله كمك گرفتن از فناوری اطلاعات صورت می‌گیرد. در اغلب حالات، فناوری اطلاعات مهمترین عامل توانایی بخش مهندسی مجدد است.
آنچه كه امروز دانستن آن درباره نقش فناوری اطلاعات اهمیت دارد این است كه فناوری اطلاعات تنها چگونگی انجام كارها را دگرگون نمی‌كند بلكه تعریف اقتصاد ، تجارت و رقابت را هم تغییر داده است. [۷[
همواره پروژه مهندسی مجدد به نیازهای اطلاعاتی جدید نیازمند است و شاید لازم باشد كه به منظور رفع این نیازمندیها فناوری جدید به كار گرفته شود.
امروزه اجرای فرایند مهندسی مجدد منابع انسانی با استفاده از فناوری اطلاعات در بخشهای مختلفی همچون حقوق و دستمزد ، گزینش و استخدام ، آموزش ، ارزیابی عملكرد ، پاداش دهی و پیاده سازی فرهنگ سازمانی نقش عمده ای را در راستای دستیابی اهداف ایفا می‌كند.
از آنجا كه واژه فناوری اطلاعات بسیار گسترده است و جنبه های بسیاری را شامل می شود، می توان به كاربرد آن در فعالیتهای منابع انسانی از جنبه های مختلف اشاره كرد:
۱- تجهیزات و سیستم‌ها، ۲ – نرم افزارهای كاربردی، ۳ – اینترنت، ۴ – اینترانت، ۵ – واقعیت مجازی، ۶ – آموزش از راه دور.
●● نتیجه گیری
با وجود تحولات گیج كننده فناوری نوین ، تا زمانی كه دپارتمان منابع انسانی هنوز به حفظ روشهای سنتی خود ادامه می‌دهد ، به سختی می توان انتظار تغییر و تحولی بنیادین در آن را داشت. اگر دپارتمان منابع انسانی هنوز به ساختار فعالیتی و سلسله مراتب سنتی خود چسبیده باشد، مطالب ارائه شده در این مقاله ، پیرامون فناوری اطلاعات ،‌قادر به ایجاد هیچگونه تغییر و تحولی در این قبیل دپارتمانها نخواهد بود. اصول پیشنهادی «آدام اسمیت» و «فردریك تیلور» در زمینه سازماندهی بر مبنای فعالیت و سلسله مراتب، در زمان خود اصول كاملا صحیحی به نظر می رسیدند، زیرا منطبق با سطح فناوری عصر خود طراحی شده بودند و از عمر آنها چندین دهه و حتی در مواردی یك قرن می گذرد. تا زمانی كه دپارتمان منابع انسانی روشهای سنتی خود را كنار نگذارد و به مهندسی مجدد بنیادین خود نپردازد ، فناوری جدید تنها در حد رویاها و صرفا روی كاغذ وجود خواهد داشت. همچنان كه فناوری به سوی آینده گام بر می‌دارد و رقبا به تطبیق سازمان خود با فناوری جدید می‌پردازند ،‌ سازمانهایی كه نمی خواهند دست به تغییرات بنیادین بزنند راهی جز ترك عرصه رقابت نخواهند داشت و در این وادی نقش دپارتمان منابع انسانی از اهمیت دو چندان برخوردار است.

منابع
[۱]: Yeung ,Arthur , Reengineering through information technology, Human resources planning , June ۱۹۹۵.
http://www.reengineering.com/articles/ju۱۹۶/humanresource.htm[۲] :
[۳]: Hammer, M :Champy , J, Redesign of the Business , Barcelona , Spain :Parramon , ۱۹۹۴.
[۴]: Davenport ,T. H. Short , J.E ,"The New Iindustrial Engineering :Information Ttechnology and Business processRedesign", Sloan Management Rreview , Summer ۱۹۹۰.
[۵]:The California strategic Human Rresources partnership,
"Hewlett-Packard: Appling world – class information Technology to people Management." Quarterly profile , Spring۱۹۹۴.
[۶]:http://www. Interact…/E۱۴۹۵۸D۹۳۶۷B۶۱۴۸۸۵۲۵۶۸۲..۲۳ff۵۱? Open document.
[۷]: محمد رضا نوده فراهانی ، مصطفی پرخوان رازلیقی ، نقش فن آوری اطلاعات در فرآیند مهندسی مجدد كسب و كار ، ماهنامه تدبیر، شماره ۱۳۳، خرداد ۱۳۸۲.
- آزاده شاهی بیك: لیسانس مهندسی صنایع – كارشناس
-- لیلا هاشمی: لیسانس مهندسی صنایع - كارشناسمنابع
[۱]: Yeung ,Arthur , Reengineering through information technology, Human resources planning , June ۱۹۹۵.
http://www.reengineering.com/articles/ju۱۹۶/humanresource.htm[۲] :
[۳]: Hammer, M :Champy , J, Redesign of the Business , Barcelona , Spain :Parramon , ۱۹۹۴.
[۴]: Davenport ,T. H. Short , J.E ,"The New Iindustrial Engineering :Information Ttechnology and Business processRedesign", Sloan Management Rreview , Summer ۱۹۹۰.
[۵]:The California strategic Human Rresources partnership,
"Hewlett-Packard: Appling world – class information Technology to people Management." Quarterly profile , Spring۱۹۹۴.
[۶]:http://www. Interact…/E۱۴۹۵۸D۹۳۶۷B۶۱۴۸۸۵۲۵۶۸۲..۲۳ff۵۱? Open document.
[۷]: محمد رضا نوده فراهانی ، مصطفی پرخوان رازلیقی ، نقش فن آوری اطلاعات در فرآیند مهندسی مجدد كسب و كار ، ماهنامه تدبیر، شماره ۱۳۳، خرداد ۱۳۸۲.
- آزاده شاهی بیك: لیسانس مهندسی صنایع – كارشناس
-- لیلا هاشمی: لیسانس مهندسی صنایع - كارشناس

منبع : ماهنامه تدبیر