مروری بر مفاهیم دولت الکترونیک

رشد و توسعه فناوری اطلاعات و مزایای زیاد کاربرد این فناوری در بهبود روند ارائه خدمات سازما‌ن‌های دولتی، سبب گرایش دولت‌ها به این فناوری و حرکت به سمت پیاده‌سازی دولت الکترونیک شده است. در این مطلب با مروری بر مفاهیم و اصطلاحات رایج در زمینه دولت الکترونیک مقدمه‌ای اجمالی بر این مبحث بیان می‌گردد.
● تعاریف و اصطلاحات
▪ دولت الكترونیك (E- Government):
دولت الكترونیك استفاده از فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی به منظور ارائه خدمات دولتی، به صورت بهنگام و مستقیم به شهروندان، در ۲۴ ساعته شبانه روز و ۷ روز هفته است. دولت الكترونیك به افراد تسهیلات لازم جهت دسترسی مناسب به اطلاعات و خدمات دولتی و فرصت‌های گسترده‌تر برای مشاركت در فرایندها را ارائه می‌نماید.
▪ ذی‌نفع (Stakeholder):
افراد، سازمان‌ها و گروه‌های خاصی هستند كه به نحوی به طرح‌ها و برنامه‌های دولت علاقه‌مند هستند و تصمیمات دولت برای آنها اهمیت دارد و به عبارتی در فعالیت‌های دولتی ذی‌نفع هستند؛ مانند كارفرمایانی كه مصوبات دولت در مورد حداقل حقوق كارگران برای آنها از نظر كاری و حرفه‌ای دارای اهمیت است.
▪ مشتری (Customer):
استفاده‌كننده از سرویس‌های دولتی را مشتری می‌گویند، مانند بازنشستگانی كه حقوق بازنشستگی دریافت می‌كنند و یا افرادی كه برای معالجه به كلینیك‌های دولتی مراجعه می‌نمایند.
▪ شهروند (Citizen):
فردی با حقوق و مسئولیت‌های تعریف‌شده و معین در جامعه؛ این حقوق شامل حق رأی، حق اظهار نظر آزاد و … می‌شود. افرادی كه در انتخابات شركت كرده و رأی می‌دهند و یا اشخاصی كه در یك تجمع سیاسی سخنرانی می‌كنند، مشتریان دولت نیستند؛ بلكه شهروندانی هستند كه در فعالیت‌های جامعه شركت می‌كنند.
▪ بنگاه (Business):
شركت‌های تجاری و خصوصی بوده كه از یك سو با دولت و سازمان‌های دولتی و از سوی دیگر با مصرف‌كنندگان (consrmers) یا مشتریان در ارتباط هستند. تمامی شركت‌ها از زمان تأسیس شركت برای ثبت و امور مالی و مالیاتی و رعایت استانداردها و قوانین و … با دولت و ارگان‌های اداری در ارتباط هستند. همچنین برخی شركت‌ها به عنوان پیمانكار با دولت در تعامل هستند مثل شركت‌هایی كه برخی پروژه‌های عمرانی دولت را بر عهده می‌گیرند.
● ساختار و روابط دولت الکترونیک
در واقع ستون‌ اصلی دولت الكترونیك، ارتباطی است كه دولت با شهروندان، بنگاه‌های اقتصادی، كاركنان و سایر مؤسسات دولتی برقرار می‌سازد و این ارتباطات است كه روح دولت الكترونیك را تشكیل می‌دهد. در این قسمت سعی می‌كنیم ابعاد مختلف دولت الكترونیك و روابط بین آنها را بشناسیم. دولت الكترونیك برای سرویس‌دهی به شهروندان، واحدهای خصوصی و سازمان‌های دولتی دیگر، از مجراهای مختلفی استفاده می‌كند كه این خود به روابطی مابین دولت و اركان جامعه می‌انجامد كه تحت عناوین زیر دسته بندی می‌شوند:
▪ G۲E:
رابطه دولت با شهروندان كه طی آن دولت سرویسی را به شهروندان ارائه می‌دهد‌. در اینجا شهروند به عنوان عضوی از جامعه كه حق او استفاده از سرویس‌های دولت الكترونیك است، این خدمات را به صورت رایگان دریافت می‌كند.
▪ G۲B:
رابطه‌ای بین دولت و بنگاه‌های تجاری وخصوصی است كه طی آن دولت سرویسی رابه آن سازمان یا شركت خصوصی ارائه می‌دهد. به عنوان مثال می‌توان به مزایده‌ای كه از طرف دولت در اینترنت به اجرا گذاشته می‌شود و شركت‌های خصوصی از طریق اینترنت در این مزایده شركت می‌كنند اشاره كرد. خدماتی از قبیل ارائه مجوز وگواهی‌نامه‌ها، انجام خرید و فروش كالاها، خدمات وغیره دراین بخش انجام می‌گیرد.
▪ G۲G:
رابطه‌ای بین سازمان‌های درون دولت و یا بین دولت‌های مختلف كه طی آن، هریك از این سازمان‌ها یا دولت‌ها می‌توانند به دیگری سرویس دهند و یا روابطی در زمینه‌های مختلف داشته باشند. اكثر امور اداری دولت به نحوی به هم مربوط هستند. بدین معنی كه اطلاعات یك سازمان یا بخش مورد استفاده، از سرعت و اطمینان كافی برخوردار نیست. به همین دلیل نیاز به اتصال سازمان‌های مختلف دولتی احساس می‌شود.
▪ G۲E:
رابطه بین دولت با كارمندانش است و شامل سرویس‌هایی است كه از طرف دولت به كارمندان اداری سازمان‌های مختلف دولتی در رابطه با كار و شغل آنها ارائه می‌شود. این سرویس‌ها می‌توانند شامل امور مالی، حقوقی و مالیات و … مربوط به كارمندان باشد. رسیدگی به نحوه عملكرد كارمندان و ارتباطات داخلی یك سازمان دولتی جهت كاهش كاغذبازی و جلوگیری از اتلاف زمان و افزایش كارایی سازمان دولتی نیز می‌تواند از جمله كاركردهای GE باشد.
با توجه به روابطی كه مطرح شد ارتباطات دیگری در جهت مخالف نیز بین دولت و اركان جامعه وجود دارد كه می‌توان به یكی از آنها اشاره كرد:
▪ C۲G: عبارت است از ارتباطی میان دولت و مردم كه طی آن شهروندان اطلاعاتی را به دولت ارائه می‌دهند. به عنوان مثال در یك رأی‌گیری الكترونیكی فرم‌ها و آرائی كه شهروندان به دولت ارائه می‌دهند؛ یك ارتباط C۲G را به وجود می‌آورد.
● ویژگی‌های دولت الکترونیک
هدف دولت الكترونیك ارائه خدمات بهتر، با هزینه، كمتر و اثر بخشی بیشتر است؛ ولی نمی‌توان استاندارد مشخصی برای سایر ویژگی‌های آن معرفی كرد، زیرا هر دولتی می‌تواند با توجه به نیازهای جامعه خودش نظام دولت الكترونیك را پایه‌ریزی كند.
▪ (S (SMALL:
دولت الكترونیك نباید گستردگی بیش از حد داشته باشد؛ تا بتواند از اتلاف نیروی انسانی و سرمایه جلوگیری كند. بنابراین بهتر است دولت‌های بزرگ به دولت‌های محلی كوچك‌تر تقسیم شوند.
▪ (M(MORAL:
دولت الكترونیك باید مقید به اخلاق بوده و حریم اطلاعات خصوصی شهروندان را حفظ نماید.
▪ (A (AUDITABLE:
دولت الكترونیك باید نسبت به فعالیت اجتماعی، اقتصادی و سیاسی كه انجام می‌دهد جوابگو باشد؛ بدین معنی كه شهروندان بتوانند تا حد امكان از روند پیشرفت این فعالیت‌ها آگاهی‌های لازم را كسب كنند.
▪ (R (RESPONSIBLE:
دولت الكترونیك باید در صورت بروز مشكلاتی ناشی از فعالیت‌هایش به مردم پاسخگو باشد.
▪ (T (TRANSPARENT:
دولت الكترونیك باید از موضع شفافی در رابطه با امور شهروندان برخوردار باشد.
● مراحل تكامل دولت الكترونیك
در جریان گسترش كمی و كیفی سرویس‌هایی كه دولت الكترونیك به جامعه ارائه می‌دهد، دولت از مراحل مختلفی عبور می‌كند كه می‌توان آنها رابه چهار مرحله تقسیم كرد:
▪ به وجود آمدن وب‌سایت‌های دولتی كه شامل اطلاعاتی درمورد سازمان‌های مختلف دولتی است.
▪ ایجاد وب‌سایت‌های دولتی كه شامل اطلاعات سازمان‌ها دریك محیط تعاملی هستند.
▪ ایجاد وب‌سایت‌هایی كه به سرویس‌گیرندگان این اجازه را می‌دهند كه بتوانند به اطلاعات شخصی مورد نیاز خود دست یابند.
▪ گسترش وب‌سایت‌ها و شبكه‌هایی كه دائماً به شهروندان خدمات می‌دهند و شامل سازمان‌های بسیار زیادی هستند كه توسط این شبكه به یكدیگر متصل شده‌اند.
مراحل پیشرفت دولت الكترونیك و سرویس‌های ارائه‌شده در هر مرحله در شكل زیر به نمایش درآمده است.
سازمان ملل برای ارزیابی پیشرفت كشورها در برپایی دولت الكترونیك پنج مرحله زیر را شناسایی نموده است:
۱) مرحله نوظهور
طی این مرحله تعدادی وب‌سایت ساده و مستقل از هم توسط دستگاه‌های دولتی ایجاد می‌شود كه بر روی آنها اطلاعاتی محدود و پایه‌ای گذاشته می‌شود.
۲) مرحله تکامل‌یافته
در این مرحله بر تعداد سایت‌های دولتی افزوده می‌شود. در این مرحله اطلاعات غنی‌تر و پویا هستند و تغییرات با تواتر بیشتری درسایت‌ها اعمال می‌شوند.
۳) مرحله تعاملی
در این مرحله كاربران از فرم‌های الكترونیكی استفاده می‌كنند و از طریق اینترنت با مقامات دولتی برای انجام كارهای خود تماس برقرار كرده و درخواست‌ها و قرار ملاقات‌های خود را به صورت on line تنظیم می‌نمایند.
۴) مرحله تراكنش
طی این مرحله كاربران می‌توانند پرداخت هزینه خدمات و یا انجام تبادلات مالی را از طریق شبكه و‌ به صورت امن انجام دهند.
۵) مرحله یكپارچه
طی این مرحله كلیه فعالیت‌های دولتی به صورت یكپارچه بر روی شبكه اینترنت ارائه خواهد شد.
● موانع گسترش دولت الكترونیك
از میان موانع گسترش دولت الكترونیك، می‌توان به سه مورد اصلی اشاره كرد كه عبارتند از: فرهنگی، سازمانی و محدودیت منابع.
▪ عوامل فرهنگی
ـ موقعیت كنونی
بررسی دولت‌ها و مطالعات اولیه آنها برای به اجرا درآوردن طرح دولت الكترونیك نشان داده است كه مشكل اصلی ایجاد وتوسعه دولت الكترونیك، تكنولوژی نیست، بلكه مشكل اصلی در این است كه آیا فرهنگ جامعه آمادگی پذیرش تغییرات بسیار زیادی كه ایجاد خواهد شد را دارد یا خیر.
این تغییرات تأثیر اصلی خود را بر كارمندان دولتی خواهند گذاشت. بررسی‌ها نیز نشان می‌دهد كه عده‌ای از كارمندان دولت با تغییرات سریع در نظام اداری مخالفند. درحالی كه عده‌ای دیگر با آن موافق بوده و از آن استقبال می‌كنند.
برای راضی كردن عموم مردم نیز باید جامعه را متقاعد كرد كه انتقال اطلاعات به قدر كافی امن هست وحریم خصوصی افراد كاملاً رعایت می‌شود. در ساختار سازمانی یك دولت الكترونیك‌، كارمندان به جای جلوگیری از خطر و ریسك دركارهای اداری به مدیریت ریسك می‌پردازند.
درچنین محیطی افراد به خلاقیت و نوآوری در كارهای اداری تشویق می‌شوند. همچنین در جامعه اطلاعاتی پیشرفته، شهروندان و واحدهای خصوصی به امنیت سیستم دولت الكترونیك اطمینان داشته و اكثر امور خود را از طریق آن انجام می‌دهند، در چنین فضایی دولت نیز از خلاقیت و نوآوری حمایت می‌كند.
ـ راه رسیدن به محیط فرهنگی مطلوب
عملی ساختن دولت الكترونیك بیش از هر چیز، به مدیریت و راهبری بسیار كارآمد نیاز دارد. این هیأت‌مدیره تنها از متخصصان IT تشكیل نمی‌شوند؛ بلكه در این هیأت افرادی با تخصص‌های اقتصاد، مدیریت و جامعه‌شناسی نیز حضور خواهند داشت. گام اصلی بعدی تنظیم یك برنامه همه جانبه برای ادامه عملی ساختن دولت الكترونیك است.
▪ عوامل سازمانی و اداری
ـ موقعیت كنونی سازمان‌ها وادارات
درحال حاضر، ادارات دولتی دارای روابط بین سازمانی نیستند و این به دلیل فقدان یك شبكه الكترونیكی مناسب بین آنها است. مسئولان این سازمان‌ها نیز تنها به مدیریت در حوزه درون‌سازمانی عادت كرده‌اند و ارتباط بین سازمان‌های مختلف می‌تواند مشكلاتی را برای آنها ایجاد كند. روش تصمیم‌گیری بالا به پایین نیز عامل دیگری است كه به مشكلات مدیریتی دامن زده است.
ـ ساختار اداری مطلوب دولت الكترونیك
در یك نظام دولتی الكترونیك، موانع و حصارهای بین سازمانی برداشته می‌شود و دولت از یك نظام بسته و محتاط به یك نظام باز كه در آن نوآوری حرف اول را می‌زند تبدیل می‌شود.
ـ راه رسیدن به ساختار اداری مطلوب
یكی از راه‌های مؤثر می‌تواند دادن پاداش به كارمندان و مدیرانی باشد كه به جا افتادن دولت الكترونیك در سازمان خود كمك می‌كنند. حتی برخی دولت‌ها ارگان‌های خاصی را جهت دنبال كردن این موضوع تاسیس كرده‌اند در همین حال به موازات این فعالیت‌ها، متخصصان IT درحال ساختن زیر بنای لازم برای مرتبط ساختن ارگان‌های مختلف به یكدیگر خواهند بود.
● كمبود منابع
ـ وضعیت حاضر
همان‌طور كه گفته شد در حال حاضر- درجوامع پیشرفته‌ای مثل ایالات متحده - كمبودی از لحاظ منابع تكنولوژیك احساس نمی‌شود؛ اما كمبود نیروی انسانی متخصص چه از لحاظ فنی و چه از نظر مدیریتی یك مشكل عمده در راه سرعت بخشیدن به روند تغیر به دولت الكترونیك به شمار می‌رود. از طرفی به دلیل نو و بدیع بودن این موضوع در واقع می‌توان گفت كه هیچ نیروی مدیریتی با تجربه‌ای، برای پیاده‌سازی دولت الكترونیك در سطح جامعه وجود ندارد.
ـ وضعیت مطلوب برای پیاده سازی دولت الكترونیك
یك موج جدید از افراد تحصیل‌كرده در فناوری اطلاعات و مدیریت وارد دولت مركزی خواهند شد. از طرفی بهتر است دولت تا حد امكان به وسیله آموزش و حقوق بیشتر به جذب افراد شایسته از بین كاركنان فعلی دولت اقدام كند؛ زیرا این افراد با ساختار دولتی و اداری آشنایی بیشتری دارند.
ـ راه رسیدن به وضعیت مطلوب
گرچه استخدام مدیرانی كه توانایی‌های گسترده‌ای در فناوری اطلاعات دارند، یك اقدام اساسی و اصولی محسوب می‌شود؛ اما آموزش مدیران قدیمی و استفاده از آنها این مزیت را دارد كه این افراد می‌توانند درهزینه‌ها صرفه‌جویی كرده و اعتبارات مازاد را برای بهبود كیفیت زیرساخت‌های تكنولوژیك دولت الكترونیك به كار گیرند.

محمد‌رضا محمودی‌منش
احسان منوچهری

منبع : دانشجویان